Koordination und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Pflege und Auswertung von Excellisten, Führen von Korrespondenzen im Namen des Leiters IT & Digital Services, Übernahme von unterstützenden administrativen Tätigkeiten

Erarbeiten von Ideen und Vorschlägen, Produktrecherche und Präsentationen, Kalkulation und Erstellen von Angeboten, Unterstützung unseres Key Accounts

Unterstützung des Sekretariats der Direktion bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Betreuung der Telefonzentrale, Post und E-Mails, Pflege des Terminkalenders und Organisation von Besprechungen, Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen, Führung einer Handkasse, Unterstützung bei der Verwaltung des Büro-, Lehr- und Ausstattungsmaterials, Ansprechperson für Mitarbeitende, Dozenten und Auszubildende

Sachbearbeitung und Koordination besonderer Themenstellungen für den Präsidenten der TUHH, Erstellung von Materialien und Dokumenten zur Vorbereitung von Veranstaltungen, Meetings und Sitzungen für den Präsidenten, Steuerung und Bearbeitung von Anliegen für den Präsidenten, professionelle Unterstützung im Office Management: Gästeempfang, Kalenderkoordination und Auskunftserteilung, Unterstützung des Präsidialbereichs durch die Vorbereitung und Protokollführung von Gremiensitzungen

Sachbearbeitung und Koordination besonderer Themenstellungen für den Präsidenten der TUHH, Erstellung von Materialien und Dokumenten zur Vorbereitung von Veranstaltungen, Meetings und Sitzungen im Zusammenhang mit Sonderaufgaben des Präsidenten, Steuerung und Bearbeitung von Anliegen für den Präsidenten, redaktionelle Erstellung und Aufbereitung von Inhalten zur Präsentation der Universität, professionelle Unterstützung im Office Management: Gästeempfang, Kalenderkoordination und Auskunftserteilung

Organisatorische und verwaltende Tätigkeiten, beispielsweise Terminmanagement und Beschaffung von Büro-/Verbrauchsmaterialien, Administrative Unterstützung des Dekanats, u. a. bei der Abwicklung von Personalmaßnahmen oder der Verwaltung der Hochschulkooperationen, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen, Unterstützung bei der Organisation von Workshops und weiteren Veranstaltungen, Kommunikation mit internen und externen Partner*innen, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Raumverwaltung und Gebäudemanagement der Standorte Kalk und Deutz

Terminkoordination, Terminvor- und -nachbereitung, Protokollführung sowie Wiedervorlagemanagement, Organisation von ressortinternen Abläufen, der Ablagestruktur sowie Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen und Mustern, Selbstständige Bearbeitung und Archivierung von Schriftverkehr sowie Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Beantragung von Soft- und Hardware sowie weiteren Berechtigungen, Pflege des Intranets für das Ressort FM

Bearbeiten des Postein- und -ausgangs und der Schlüsselausgaben und -rückgaben, Fuhrparkverwaltung für Dienstwagen in Neubrandenburg, beispielsweise Führerscheinkontrollen und Belehrungen, Terminvergaben für Dienstfahrzeuge und Sitzungsräume in Neubrandenburg über die Kalenderverwaltung in Outlook, Meldungen an den Bereich Interner Service – etwa Schäden am Gebäude oder von Mitarbeitenden festgestellte und gemeldete Defekte sowie Reinigungsabnahmen und entsprechende Reklamationsmeldungen entgegennehmen und weiterleiten, Empfang von Wartungsfirmen: Zutritt gewähren und gegebenenfalls Leistungsabnahmen oder Arbeitsscheine unterschreiben, Serviceaufgaben, wie zum Beispiel die Verteilung von Kopierpapier und Kalendern

Unterstützung bei der ordnungsgemäßen Buchführung, Enge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung, Vorbereitende Tätigkeiten rund um Löhne, Mini-Jobs und Abrechnungen, Vorbereitung von Anträgen für öffentliche Fördermittel, Stiftungen und Programme, Sammeln der nötigen Unterlagen und Achten auf Fristen, Sicherstellung, dass Verträge, Abrechnungen und Vereinsunterlagen gut strukturiert abgelegt sind – digital und griffbereit, Rechercheaufgaben übernehmen, Erstellung von Vorlagen, Organisation von Terminen

Wahrnehmung allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordination und Fristenmanagement, Elektronische Aktenführung sowie Daten- und Dokumentenmanagement, Erstellung und Bearbeitung von Schriftsätzen und Korrespondenzen, Organisation von Geschäftsreisen, Buchung der Zeiterfassung, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Direkte Zusammenarbeit mit der Klinikgeschäftsführerin bei der Bearbeitung klinikspezifischer oder Verbundprojekte, Zusammenarbeit mit Schnittstellen aller Bereiche der Klinik, Koordination von Informationsweitergabe, Organisationsaufgaben, Allgemeine administrative Tätigkeiten (Post, Korrespondenz, Terminplanung), Verbindungsstelle für externe Kommunikation

Unterstützung bei Bewerbung, Beratung und Vermittlung unserer Freiwilligen, insbesondere in der Bewerbungsphase, Erstellung und Aktualisierung von Infomaterialien und Serienbriefen, Begleitung von Online-Informationsveranstaltungen, Telefonische Beratung und Interviews mit Bewerber*innen, Pflege von Daten und Dokumentation, Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung der Teilnehmenden, Beantragung von Visa, Buchungen von Flügen, Dokumentenverwaltung, Seminarplanung und Meldungen bei Förderstellen, Vorbereitung von Verträgen, Akkreditierungsunterlagen und Erstellen von Statistiken, Versicherungsanmeldungen, Evaluationen, Versand von Bescheinigungen und Dokumenten, Unterstützung bei der Kommunikation mit Partnerorganisationen, Einsatzstellen und lokalen Koordinator*innen, Einsatzstellenakquise und -akkreditierung, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Teamprojekten

ziel- und lösungsorientierte Unterstützung der Abteilungsleitung und des Teams, Abteilungsorganisation & -planung: Koordination von Terminen und Meetings/ Veranstaltungen, Reisemanagement, Budgetpflege, Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen, inkl. Pflege der DEG-Informationssysteme und Tools (Portal), eigenständige Bearbeitung von Sachthemen, Koordination interner administrativer Prozesse und Werksstudierenden zur administrativen Unterstützung, Aufbereitung diverser Monitoringlisten

Übergreifende Koordination der Geschäftsführungsbüros an allen 3 Standorten inklusive Organisation der Korrespondenz und Termine der Geschäftsführung, sowie der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung interner und externen Sitzungen, Projektorganisation und -verantwortung für strategische/ operative und organisatorische Projekte und Unterstützung der Geschäftsführung bei konzeptionellen Aufgaben, Unterstützung des Controllings bei internen/ externen Reportings und der Erstellung von Business Cases, Vorbereitung sowie Steuerung der internen Kommunikation der Unternehmensführung und erster Ansprechpartner für die Teamleitungen des Clusters

Strukturierte Planung, Umsetzung und Steuerung aller Marketingmaßnahmen (Online, Print, Messen), Ausbau, Betreuung und Auswertung der Social Media Aktivitäten, Kreative Gestaltung und Umsetzung unserer Kommunikationsmedien unter Einhaltung des Corporate Designs, Employer-Branding Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit der Personalleitung, Pflege und Optimierung der Unternehmenshomepage inkl. Content-Erstellung, Erstellung und Bearbeitung von Foto-, Grafik- und Videomaterial, Unterstützung bei der Vorbereitung von interner und externer Kommunikation sowie Präsentationen

Verteilerpflege, Terminkoordination, Reiseplanung, Bearbeitung von Mail- und Telefonanfragen, Mitarbeit bei Protokollen und Präsentationen, Unterstützung bei Projekten der Koordinierungsstelle

Übernahme klassischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben im administrativen Bereich, Unterstützung der Team- und Bereichsleitung bei organisatorischen Abläufen innerhalb der Blutbank, Achten auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen bzw. setzen diese um, Mitwirkung bei qualitätsrelevanten Aufgaben, z. B. durch strukturierte Dokumentation und Datenerfassung, Hilfe bei der Organisation und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Übernahme weiterer organisatorischer Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

zentrale Verwaltungstätigkeiten und Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Funktion als Qualitätsmanagementbeauftragte/-r, Unterstützung beim Personalmanagement, Kommunikation mit den Standortleitungen und Zusammenarbeit vor Ort, Mitwirkung an öffentlichen Vergabeverfahren und am Aufbau neuer Einrichtungen

fachliche und administrative Unterstützung des Vorstands (z.B. Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Terminmanagement, Erstellung von Präsentationen), Projekt- und Prozessbegleitung im Namen des Vorstands, Schnittstellenmanagement zwischen Fachbereichen und Vorstand, ggf. Controllingaufgaben

Fungieren als Bindeglied zwischen Vorstand und der Evangelischen Stadtmission Freiburg e.V., Geschäftspartner*innen und Kolleg*innen, Unterstützung des Vorstands bei der Terminvor- und -nachbereitung und Vertretung der Assistenzkollegin, Eigenverantwortliche Betreuung und Verwaltung der stadtmissionseigenen sowie angemieteten und weitervermieteten Wohnobjekte, Unterstützung des gesamten Teams durch professionelle und strukturierte Arbeitsweise, Sicherstellung reibungsloser Abläufe und Erstellung von Protokollen, Freundlicher und höflicher Empfang der Gäste