Sicherstellung eines professionellen, einladenden physischen Arbeitsumfelds, Steuerung des täglichen Bürobetriebes (Telefon, Büroausstattung, Bestellungen, Postein- und ausgang), Zentrale*r Ansprechpartner*in für das Team, Dienstleister*innen, Gäste, Aufbau und Pflege von vertrauensvollen Arbeitsbeziehungen, Bestellungen von Arbeitsmaterialien, Bürozubehör, Snacks und Getränken, Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen (ggf. inklusive Catering-Bestellungen), Dokumentation und Pflege interner Abläufe sowie relevanter Unterlagen, Verwaltung und Organisation des Inventars (z.B. Arbeitsgeräte, Softwarelizenzen), Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Firmenevents (z.B. Weihnachtsfeier), Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Unterlagenvernichtung, Fluchtwege, ergonomische Arbeitsplätze, etc.), Enge Zusammenarbeit mit “Menschen & die Kultur”-Kolleginnen, um unsere Unternehmenskultur aktiv zu gestalten, Sammeln von Belegen und Übermittlung an die externe Buchhaltung (Erfahrungen mit “DATEV Unternehmen Online” von Vorteil), Sammeln von Informationen für die externe Buchhaltung für die Erstellung des Jahresabschlusses

Postbearbeitung bis Meeting-Vorbereitung inklusive Catering, Erste Anlaufstelle für Besucher und sorgt für einen professionellen Empfang, Administrative Aufgaben wie Dateneingabe, Digitalisierung und Dokumentenmanagement, Unterstützung bei operativen Themen wie Reiseplanung oder Eventorganisation

Mithilfe und Begleitung der Schüler im Alltag (Unterricht, Sport- und Schwimmunterricht, Betreuungszeiten, Ausflügen, Pausen und Ferienbetreuung), Mithilfe bei Ideenfindung und Planung, Unterstützung der Kinder bei allen Angeboten und Aktivitäten, Vorbereitungen und Begleitung der Mahlzeiten, Teilnahme und Vorbereitung an Festen

Übernahme aller anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben im Sekretariat, Professionelle Korrespondenz, Organisation und Koordination von Terminen und Fristen (Betriebsrats- und Ausschusssitzungen, Betriebs- und Abteilungsversammlungen, personelle Einzelmaßnahmen), Beschaffung von Büromaterialien sowie von Fachliteratur, Büchern und Zeitschriften, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Unterstützung im Zeitmanagement des Bereiches (Erfassung und Koordination von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Reisezeiten), Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Vorbereitung von Besprechungen und Organisation der Bewirtung, Organisation der Telekommunikation sowie des Postverkehrs (elektronisch und in Papierform), Verantwortung für das Dokumentenmanagement sowie die Pflege der Adressverwaltung, Bearbeitung und Pflege von Inhalten im Intranet

Assistenz des Vorstands, Pressespiegel erstellen und nachhalten, Erstellung von Präsentationen (Power Point), Erstellung von Projektberichten, Recherche und Zusammenstellung von Statistiken über unsere Projektländer und den deutschen Spendenmarkt, unterstützend bei der Spenderbetreuung: Bedankung am Telefon, Versenden von Informationsmaterial, Betreuung von Anlassspenden (Trauerfall, Geburtstag etc.), Vorbereitung der jährlichen Mitgliederversammlung, bei Bedarf Mitarbeit bei weiteren Fundraising-Maßnahmen und Veranstaltungen, Vertretung Sekretariat

Pflege und Aktualisierung des Personaleinsatzplans in Absprache mit dem Betriebsleiter, inklusive Überwachung der Arbeitszeiten der Monteure., Vereinbarung von Montageterminen mit Kunden telefonisch und Pflege eines aktuellen Terminkalenders., Verwaltung von Kundenaufträgen., Vorbereitung aller erforderlichen Unterlagen für die Einsätze der Handwerker., Übernahme administrativer Aufgaben wie Telefonannahme, Werkstatttermin- und Lagerverwaltung., Unterstützung der Serviceabteilung im organisatorischen Bereich des Tagesgeschäfts und Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe., Mithilfe bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Wartungs- und Serviceeinsätze unter Beachtung interner Abgabevorgaben., Sicherstellung der Verfügbarkeit von Arbeitskleidung, Materialien und Lebensmitteln am Standort.

Unterstützung der Teamleitung im operativen Alltag, Mitverantwortung für Organisation, Struktur und Abläufe, Ansprechpartner*in für das Team in anspruchsvollen Situationen, Sicherstellung von Qualität, Kommunikation und Zusammenarbeit, aufsuchende Versorgung von lebensverkürzend erkrankten Kindern und Jugendlichen, Begleitung in Krisensituationen und in der Finalphase, Beratung, Anleitung und Stabilisierung von Familien und Versorgenden, enge Zusammenarbeit mit Ärzt*innen und Netzwerkpartnern

Planung von Veranstaltungen mit internationalen Gästen, Umsetzung eigener Ideen, Recherche zu Klimaschutz, Jugendpartizipation, Frieden oder anderen Zukunftsthemen, Übernahme eigenständiger organisatorischer Aufgaben im Büroalltag und am Telefon, Unterstützung bei der Sichtbarmachung von Themen über Social Media, Mailings oder Website, Unterstützung bei der Koordination von Abläufen, von Reisebuchungen über Gästebetreuung bis zur Vorbereitung von Meetings, Ausprobieren, Mitdenken und Finden eigener Lösungen

Veranstaltungsorganisation vor Ort und online (Workshops, Diskussionen, jährlich stattfindendes mehrtätiges Netzwerktreffen): Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung, Kommunikation mit UNET-Fellows: Unterstützung der Koordinatorin bei der Vernetzung der Fellows in der Ukraine mit ZOiS-Mitarbeitenden, Unterstützung bei Planung von Besuchen der Fellows am ZOiS sowie Dienstreisen (Hotelreservierung, Organisation, Rückerstattungen), Pflege des UNET-Bereichs auf der ZOiS-Website, Unterstützung der Koordinatorin bei der Erstellung von Berichten für den Zuwendungsgeber, UNET-Beiträgen zur Wissenschaftskommunikation des ZOiS (Spotlights, Reports) sowie bei der Ablage und Archivierung von Projektdokumenten

Administrative und organisatorische Unterstützung des CTO einschließlich Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen, Protokollführung, Terminkoordination sowie allgemeine Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen sowie Veranstaltungen, Priorisierung und Koordination von eingehenden Informationen sowie Festlegung wichtiger To-dos, Tagesorganisation und Vorbereitung von Unterlagen, Organisation und Koordination betrieblicher Personalaufgaben für den CTO, Erstellung von aussagekräftigen Auswertungen und Vorlagen für Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Unterstützung bei Sonderprojekten

Administrative admission of outpatients, Organization of patient-oriented workflow, Planning and coordination of examination appointments, Preparation, follow-up, and assistance with diagnostic and therapeutic measures in the polyclinic, primarily in bronchoscopy, echocardiography, spiroergometry, and pacemaker outpatient clinic, Contribution to revenue assurance by ensuring proper and professional documentation of necessary data, Preparation, control, and securing of patient documents

Organisation und Koordination laufender Projekte, Kommunikation mit Partnerorganisationen, Dienstleistern und internen Teams, Recherche zu Gegebenheiten in Projektländern (politisch, sozial, wirtschaftlich), Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und Auswertungen, Unterstützung bei der Antragstellung, Unterstützung bei Dokumentation, Evaluation und Nachbereitung der Projekte, Administrative und organisatorische Tätigkeiten im Projektteam, Unterstützung bei der Prozessoptimierung &-digitalisierung

Unterstützung bei der Organisation, Begleitung und Moderation von Treffen der Mitglieder, Mitarbeit bei der Erstellung von Qualitätsleitfäden für den Bereich Frühkindliche Bildung, Aufbereitung fachlicher Informationen für Mitgliedsorganisationen, Unterstützung des Referats bei Projekten und Übernahme administrativer Aufgaben

Vorbereitung und Umsetzung der Akquise und Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt LLA (Lux Like Ausbildung), Mitarbeit bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung der Veranstaltungen im Rahmen von LLA (Auswahlverfahren, Mentoring-Programm, Gutachter*innen, Workshops, Bildungswochenenden, Einführungsseminare, Bildungsreisen, Online-Veranstaltungen, kollegiale Beratungen, Workshops an Schulen, Messen und Netzwerktreffen), Zu- und Mitarbeit bei der ideellen Förderung der Studierenden (Regionaltreffen, Bildungsreisen etc.), Unterstützung bei der Ehemaligenarbeit in Form von: Öffentlichkeitsarbeit und Aktualisierung von Informationen zur Ehemaligenarbeit, Netzwerkarbeit und Unterstützung von Arbeitsgruppen und Initiativen zwischen Ehemaligen und noch Stipendat*innen, Recherche und Konzeption zur vorhandenen Datenbank, Konzeption und Umsetzung für Abschlussakademie mit neuen Zielgruppen, Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Bereichen und Kolleg*innen

Zu- und Mitarbeit bei Veranstaltungen der unterschiedlichen Regionalreferate, Zuarbeit bei internationaler Öffentlichkeitsarbeit des Auslandsbereichs, Unterstützung in der Vorbereitung internationaler Polit-Briefings, Mitarbeit bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung der Tagung des Zentrums für Internationalen Dialog und Zusammenarbeit, eines großen internationalen Kongresses und eines internationalistischen Sommerfests, Unterstützung der linken Bildungsplattform L!NX, Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Bereichen und Kolleg*innen, Unterstützung bei Organisation der alltäglichen Büroarbeit, der Pflege von Datenbanken und der Projektdokumentation.

Koordination der Patientenannahme, Telefonische Patientenbetreuung, Management von Patiententerminen, Strukturierte und zuverlässige Dokumentation von Patientenakten, Aufgaben innerhalb der operativen Planung, Kommunikation mit niedergelassenen Ärzten und Vorbereitung von Arztbriefen, Administrative Aufgaben, Organisation des Bestellwesens

Eigenständige Organisation und Verwaltung des Kanzleialltags, Bearbeitung der Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten und Behörden, Fristenüberwachung und Aktenführung (digital und analog), Erstellung von Schriftsätzen nach Diktat, Kostenrechnung und Abrechnung nach RVG, Unterstützung der Rechtsanwälte in administrativen und organisatorischen Aufgaben

Accounting and monitoring of budget and revenues, Data and system maintenance of all relevant programs (DATEV, myTH, DUO, internal systems), Interface between clients, team, and external parties, Support for clients in the transition to digital processes in e-invoicing in the future, Creation, maintenance, and updating of orders in DATEV, Support for the secretariat and participation in the final process of annual financial statements and tax returns

Termin- und Reisemanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle, Follow-ups, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, vertrauliche Korrespondenz, Analyse und Optimierung von Executive-Office-Prozessen, Aufbau von Templates und Prompt-Bibliothek, Automatisierung von Standardaufgaben (Protokolle, Reports, Präsentationen), Mitarbeit an Digitalisierungs- und Change-Projekten im Unternehmen, Unterstützung bei bereichsübergreifenden Digitalisierungs- und Organisationsprojekten, Projekt-Tracking und Reporting, Aufbereitung von Kennzahlen und Marktinformationen, Unterstützung bei Beiratssitzungen und Gesellschafterversammlungen, Koordination ausgewählter Digitalisierungs- und Change-Management-Projekte, Kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen und KI-gestützten Arbeitsweisen im Executive Office

Erstellen von Pressespiegeln, Recherche, Archivierung, Erstellung von allgemeinem Pressematerial sowie von Pressemitteilungen, Vorbereitung von Pressekonferenzen und -terminen, Koordination und Beantwortung von Presseanfragen, Allgemeine Büroorganisation