Erster Ansprechpartner für Bestandskunden, Bearbeitung von Anfragen, Kalkulation von Angeboten, Erstellung von Verträgen und Entsorgungskonzepten, Unterstützung des Außendienstes, Dokumentation von Kundenaktivitäten, Sicherstellung reibungsloser Kommunikation, Erkennung von Potenzialen, Entwicklung von Kundenbeziehungen

Bearbeitung des Auftragswesens und der Materialwirtschaft, Unterstützung bei der Koordination von Terminen und Besprechungen, Bearbeitung des Schriftverkehrs und der Post, Erstellung von Rechnungen und Überwachung des Zahlungsverkehrs

Koordination und Überwachung der Abwicklung von Reparatur- und Montageaufträgen, Verantwortung für den Auftrag von der Anlage bis zur Nachbearbeitung, Enge Kommunikation mit Kundendiensttechnikern, Servicepartnern und Kollegen, Koordination, Planung und Betreuung von Kundendiensttechnikern, Sicherstellung der Materialverfügbarkeit, Professionelles Auftragscontrolling

Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für unser Steuerbüro, Erfassen, Prüfen und Buchen der Wochenstundennachweise, Pflege und Verwaltung der Lohnkonten und Lohnliste, Verwaltung der Personalstammdaten inkl. Aktenanlage, Durchführung von An- und Abmeldungen sowie Einhaltung gesetzlicher Meldepflichten, Buchen von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) im Zeiterfassungssystem, Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, Digitalisierung der Personalakte, Abruf von SV-Net-, AU- und A1-Bescheinigungen, Organisation und Kommunikation mit dem Betriebsarzt

Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, wie z.B. die Postbearbeitung, Terminkoordination und allgemeiner Schriftverkehr, Sachbearbeitung, wie z.B. die Erfassung und Pflege der Kundenstammdaten in unserem System und die Erstellung von Ausgangsrechnungen, Nach Einarbeitung telefonische Betreuung und Beratung von Kunden und Partnern

Vertrauensvolle erste Anlaufstelle für Kolleg:innen und Anliegen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Ansprechpartner:in für Facility Management und Arbeitsschutz, Verantwortung für das Beschaffungswesen, Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung inklusive Rechnungsprüfung und Buchung, Spesenabrechnungen, Zahlungsverkehr und Buchung der Kontoauszüge, Unterstützung der Personalabteilung beim Onboarding, Offboarding und der Vertrags- und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei der Einhaltung von Datenschutz und Compliance, Unterstützung des Projektmanagement-Teams bei der Planung und Umsetzung von Projekten und der Prozessoptimierung

Freundliche und kompetente Beratung der Kunden am Telefon und per E-Mail, Kalkulation und Erstellung von Angeboten, Auftragsabwicklung und Bestellung bei Lieferanten, Betreuung eines festen Kundenkreises und Akquise neuer Kunden

Persönliche, telefonische und schriftliche Betreuung unserer Bestands- sowie Neukunden zu allen Themen rund um die Energie, Effiziente, professionelle und nachhaltige Bearbeitung sämtlicher Kundenanfragen in enger Abstimmung mit anderen Fachabteilungen, Verwaltung und Pflege von relevanten Kundendaten in einem modernen ERP-System, Eigenverantwortliche Erstellung und Plausibilisierung von Kundenabrechnungen

selbstständige Bearbeitung aller administrativen Personalangelegenheiten von der Einstellung bis zum Austritt, Beteiligung der internen Mitbestimmungsgremien im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit, Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten in arbeits- und tarifrechtlichen Fragen in deutscher und in englischer Sprache, Betreuung der Beschäftigten in steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten u.a. zur Gehaltsabrechnung, Mutterschutz, Elternzeiten, Monitoring von An- und Abwesenheiten, Erstellung von Personalkostenhochrechnungen von drittmittel- und haushaltsfinanziertem Personal, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung insbesondere Anlage der Personalstamm- und Gehaltsdaten bis zur Prüfung der Zahlläufe, Zahlbarmachung von Vergütungen über unser Abrechnungssystem SAP, Führen der digitalen Personalakten sowie Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, eigenständige Korrespondenz im Aufgabengebiet mit Sozialversicherungs- und Versorgungsträgern sowie Ämtern und Behörden, Mitgestaltung der Prozessoptimierung im Personalbereich sowie der Digitalisierung

Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung, Telefondienst, allgemeiner E-Mail-Versand, Terminmanagement, regelmäßige Pflege der Datenbank, bearbeiten der Abrechnungen sowie der dazugehörigen Ablage, Unterstützung bei der Organisation von Angeboten, Festen und sonstigen Veranstaltungen

Unterstützung des Teams bei Bürotätigkeiten in der Immobilienverwaltung

Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Dienstreisemanagement sowie das Nachhalten offener Geschäftsvorgänge, Koordination des Gleichstellungsteams und der Arbeitskreise sowie Unterstützung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von verschiedenen Dokumenten, Listen und Statistiken, Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen, Aktionen und Projekten sowie Unterstützung bei deren Durchführung, Pflege und Aktualisierung von Intranet-Inhalten des Gleichstellungsbüros, Informationszusammenstellung und Recherchen zu gleichstellungsrelevanten Themen, Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Monitoring des Abteilungsbudgets sowie der Bestellvorgänge und Rechnungsbearbeitung

Bürowirtschaft und -Organisation, Ressourcenverwaltung und -management, Buchhaltungsprozesse, Öffentlichkeitsarbeit, Kundenkontakte

Angebotserstellung auf Basis von Leistungsverzeichnissen sowie Bearbeitung von Nachtragsangeboten, Kaufmännische und technische Auftragsabwicklung im SAP-System, Kommunikation im VOB-Umfeld, inkl. Schriftverkehr mit Bauleitungen und Projektpartnern, Abstimmung mit unseren Fertigungswerken hinsichtlich Liefertermine, technischen Sonderlösungen und produktionsrelevanten Anforderungen

Organisation des Büroalltags, Übernahme administrativer Aufgaben und erste Anlaufstelle für interne sowie externe Anfragen, Koordination von Terminen für Meetings und Veranstaltungen - inklusive Vorbereitung aller Unterlagen und Information der Beteiligten, Überwachung der Finanzen, Analyse von Budgets und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten, Planung und Koordination interner Events, von Location-Auswahl bis zur Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Übernahme der kompletten Reiseplanung, Buchung sowie Abrechnung von Dienstreisen, Sicherstellen der Einhaltung von Arbeitssicherheits- und IT-Richtlinien und Unterstützung bei Schulungen, Aktive Mitarbeit an Einkaufsprojekten, Unterstützung bei der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen sowie Mitwirken an Prozessoptimierungen

Betreuung der Kunden, Bearbeitung individueller Aufträge, Erstellung von Angeboten, Verantwortung für das After-Sales-Management, Unterstützung der Außendienstkollegen und -kolleginnen im operativen Tagesgeschäft

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Erfassung, Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen, Bearbeitung offener Posten, Überwachen der Fälligkeitstermine, Durchführung wiederkehrender Zahlungen und Einzelüberweisungen, Allgemeine Büroorganisation zur Unterstützung der Bereichsleitung

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

Aufbau einer strukturierten Strategie zur Gewinnung von Auszubildenden in Tschechien und/ oder Polen, Kontaktaufnahme und Pflege von Kooperationen mit relevanten Institutionen (z.B. Arbeitsagenturen, Schulen), Repräsentation des Vereins auf öffentlichen Veranstaltungen, Übernahme von Vereinsaufgaben im Vertretungsfall, Aktive Mitarbeit sowie eigenständige Übernahme klar abgegrenzter Aufgabenpakete