Aktive Kundenkommunikation für den Bereich Tele-Commerce, Erstellung und Versenden von individuellen Angeboten für die Bereiche Kaffee / Wasser und Vendorautomaten an unsere Interessenten sowie Bestandskunden, Nachverfolgung offener Angebote sowie proaktive Kontaktaufnahme mit dem Ziel einer Terminvereinbarung für unseren Direct Sales, Analyse und Optimierung des Angebotsprozesses in enger Zusammenarbeit mit dem Vertrieb für eine maximale Kundenzufriedenheit, Unterstützung bei der Bedarfsermittlung und Identifizierung neuer Vertriebschancen im Bereich Tele-Commerce

laufende Buchhaltung, Monats- und Jahresabschlüsse vorbereiten, Personalakten pflegen, Ein- und Austritte bearbeiten, Verträge bearbeiten, Bescheinigungen bearbeiten, monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereiten und durchführen, allgemeine Verwaltungs- und Backoffice-Aufgaben erledigen, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende in Personalthemen sein, Ideen einbringen, wenn Abläufe verbessert werden sollen

Ansprechpartner für Mieter, Erstellung von Mietverträgen, Umsetzung von Mieterhöhungen, Koordinierung von Reparaturarbeiten, Pflege der Mieterkonten in der Software DOMUS

Klientenverwaltung inkl. Abrechnung mit den Kostenträgern, Personalverwaltung

Telefonische Akquise von Neukunden und Projekten, Erstellung von Angeboten, Recherche zukünftiger Projekte, Zielstrebige Verfolgung bestehender Projekte zur Kundenzufriedenheit, Regelmäßige Kontaktpflege im Warenwirtschaftssystem

Verantwortung für das Büromanagement und allgemeine organisatorische Aufgaben an den Standorten gemeinsam mit 2 Kolleg*innen, Vertretung der Empfangsmitarbeiter*innen an den beiden Hauptstandorten und Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache, Verantwortung für die Materialbeschaffung, Verwaltung und -ausgabe an die Mitarbeitenden, Steuerung, Überwachung und Koordination externer Dienstleister*innen und Führen einer entsprechenden Dokumentation, Kaufmännische Unterstützung in der Fördermittelantragsstellung und in der nachgelagerten Dokumentation und Abrechnung

Kundenservice: Bearbeitung von Anfragen zu vertraglichen und abrechnungsrelevanten Themen, Vertragsmanagement: Verantwortung für Vertragsübernahmen, -verlängerungen und Überführung neuer Verträge in die Abrechnung, Abwicklung von Kündigungen und Abmeldungen, Prüfung und Bearbeitung offener Posten sowie Monats- und Sonderabrechnungen, Einleitung notwendiger Maßnahmen bei Klärungsbedarf und Kommunikation mit Schnittstellen, Analyse und Weiterentwicklung bestehender Prozesse zur Effizienzsteigerung, Durchführung von Prozessschulungen, Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, Durchführung von Datenkorrekturen und Optimierung der Abrechnungsqualität

Unterstützung bei personalrechtlichen Fragestellungen und bei der Erstellung von Auswertungen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Schriftverkehr, selbstständige Bearbeitung personalwirtschaftlicher Vorgänge vom Eintritt bis zum Austritt (z. B. Einstellungen, Vertragsänderungen, Beendigungen), Erstellung und Prüfung von Eingruppierungen nach TV-L, Pflege der Personaldaten/-akten, selbstständige Bearbeitung von Urlaubs-, Krankheits- und Mutterschutzangelegenheiten, Bearbeitung von Maßnahmen zur Personalgewinnung und Begleitung der Verfahren, Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen, dem Personalrat und externen Stellen

Telefonische & schriftliche Kommunikation, allgemeine Administration, Leistungsabrechnung & Datenpflege in Connext Vivendi, Verordnungsmanagement in Abstimmung mit der Pflegedienstleitung, Unterstützung der Geschäftsführung in Organisation & Kommunikation, Ansprechpartner für Mitarbeitende, Kunden, Klienten & Angehörige, Zusammenarbeit mit den zentralen aiutanda-Verwaltungsstellen

Ansprechperson für Jedermann sein, Arbeiten mit Zahlen, Organisation, Aktive Mitarbeit in Teams, Kennenlernen von Rechnungen, Terminorganisation und Verträgen

Unterstützung der Personalbetreuung bei administrativen Aufgaben, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten in Personalsystemen, Erstellung von Standard-Schriftstücken (z. B. Bescheinigungen, Schreiben, Zeugnisse), Ablage und Verwaltung von Personalakten (digital und in Papierform), Vor- und Nachbereitung von Vertragsunterlagen, Mitwirkung bei der Terminorganisation und -koordination, Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Meldungen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Personalprozessen, Unterstützung bei Projekten aus dem Personalbereich

Telefonische Kundenbetreuung inkl. Erteilung von Preisauskünften und sonstigen Informationen, Annahme von Aufträgen und Bearbeitung bestehender Verträge, Erstellung und Bearbeitung von Angebotsunterlagen, Bearbeitung von Kundenbeschwerden und direkte Absprache mit der Disposition, Fachlich kompetenter Ansprechpartner für Fragen rund um Webshop und Kundenportal

Unterstützung bei der Tourenplanung, Terminierung der geplanten Touren mit unseren Kunden, Auftragsannahme, -abwicklung und -verfolgung von Reparaturen, Datenverarbeitung, Telefonische und persönliche Beratung unserer Kunden, Enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst

Klärung von Abrechnungsproblemen mit den Krankenkassen, Vorkontrolle der Rezepte auf Vollständigkeit, Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen, Scannen und Korrigieren von Rezepten, Telefonische Recherche von fehlenden Daten, Stammdatenpflege

Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen), Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten im Büro, Sicherstellung, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten, Planung und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen, Unterstützung von HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Beratung der Bewerber und Auszubildenden zu allen Ausbildungsangelegenheiten, Bearbeitung der Personalangelegenheiten der Auszubildenden im LFB, Organisation der Auswahlverfahren, Fördermittelmanagement Ausbildung, Praktika

Begleitung, Abrechnung und Controlling komplexer Projekte inkl. Erstellung von Reportings, Abweichungs- und Risikoanalysen, Vorbereitung und Aufbereitung von Finanzunterlagen für Fachbereiche, Vorstand und Gremien (z. B. Quartalszahlen, Hochrechnungen, Standardkalkulationen), Durchführung von Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Dokumentation gemäß Fördervorgaben, Entwicklung, Analyse und Monitoring von Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Einführung zentraler Verfahren, Unterstützung der Wirtschaftsplanung und bei Kalkulationen neuer Projektanträge

IT-Service Desk mit IT-Service Request Management, Incident Management und Problem Management inklusive Benutzerbetreuung sowie Installation und Betreuung lokaler Anwendungen auf dem Arbeitsplatz, Benutzerverwaltung und Rechtevergabe, Planung, Steuerung, Weiterentwicklung, Installation und Wartung von Arbeitsplatzrechnern (Windows, Office u.ä.) inklusive Überwachung und Sicherstellung der Arbeitsplatz-Sicherheit, Führen von Inventarlisten für die informationstechnische Hard- und Software, Unterstützung des zentralen Beschaffungswesens bei IT-Beschaffungen

Teil des Empfangsteams im operativen Tagesgeschäft., Erste Ansprechperson für Kunden, Besucher und Dienstleister., Bedienung der Telefonzentrale und Weiterleitung von Anrufen und Anfragen per E-Mail., Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Inhouse-Veranstaltungen., Unterstützung der operativen Einheiten (z. B. Buchhaltung, Reiseplanung) bei Bedarf in Einzelaufgaben.

Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten und Organisation von betrieblichen Abläufen und Terminen, Überblick über operative und Prozesse, dynamische Verbesserung der internen und externen Abläufe, Verantwortung für die Steuerung von Input- und Outputstoffströmen und enge Zusammenarbeit mit internen sowie externen Partnern wie Kunden und Lieferanten, Zentraler Ansprechpartner für alle Stoffstromthemen, Überwachung betrieblicher Kennzahlen, Analyse von Verbräuchen und statistische Aufbereitung, Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen in den Annahmekriterien und eigenständiges Einleiten von Gegenmaßnahmen