Erster Ansprechpartner für Kunden - telefonisch, per E-Mail oder persönlich, Annahme von Aufträgen und Erstellung von Angeboten - von der ersten Anfrage bis zur fertigen Mietvereinbarung, Schnittstelle zu den Niederlassungen sowie zur Werkstatt und dem Außendienst, Organisation und Disposition von Terminen, Maschinen und Personal, Aktive Mitwirkung an der Optimierung von Prozessen, Verbesserung von Abläufen und Steigerung der Kundenzufriedenheit

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen

Debitoren und Kreditoren: Belege vorkontieren, Zuweisung von Kostenstellen, Kontrolle der täglichen Kassenabrechnung, Weiterleitung der Belege an ein buchendes Unternehmen, Buchungsüberprüfung, Kontenabstimmung und Klärung von Differenzen, Erstellen von speziellen Ausgangsrechnungen, Vertretungsweise Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Mitarbeit bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten und diverse Auswertungen, Dynamische Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Buchhaltung und des Berichtswesens

Mitarbeit bei der Erstellung und Pflege von Spezifikationen, Erstellen und Durchführen von Bemusterungsanforderungen für Artikel, Entwicklung und Durchführung fertigungsbegleitender Prüfungen sowie Erstellung von Prüfungsdatenblättern, Umsetzung von Qualitätsanforderungen im ERP-System unter Berücksichtigung relevanter Normen, Erstellung und Bearbeitung qualitätstechnischer Anforderungen, Bearbeitung von Reklamationen sowie Abstimmung mit Lieferanten, Implementierung von Maßnahmen und Kontrollen zur Sicherstellung der Produktqualität, Erstellung und Bearbeitung von 8D-Reporten, Durchführung von Lieferantenaudits zur Sicherstellung von Qualitätsstandards, Vermessen von Bauteilen mittels elektronischem Messsystems (Faro-Arm)

Allgemeine Personaladministration, Erstellen von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen, Pflege und Prüfung der abrechnungsrelevanten Daten nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Kriterien, Bearbeitung der Gehaltsabrechnungen, Ansprechperson für interne und externe Akteure (Beschäftigte, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Behörden), Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Bescheinigungen

Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung der Gebäude und Liegenschaften, Koordination, Vorbereitung, Ausschreibung/Angebotseinholung, Vergabe/Beauftragung, Überwachung, Abrechnung und Dokumentation aller Leistungen des Aufgabengebietes, Erstellen von Kostenberechnungen sowie Kostenkontrolle, Vorbereitung und Sicherstellung der Einhaltung von Rahmenverträgen unter dem Gesichtspunkt der Kostenreduktion, Organisation (Vor- und Nachbereitung) sowie Begleitung von internen Veranstaltungen/Sitzungen/Tagungen (zeitweise auch abends und am Wochenende) sowie Organisation von Transportdiensten

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Eigenverantwortliche Bearbeitung des gesamten Spektrums der Personaladministration, Erfassung und Pflege von Personaldaten im HR-System SAP SucessFactors, sowie Pflege der Zeitwirtschaft, Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung / Payroll, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Zeugnissen sowie Übernahme von Bescheinigungen und Meldungen, Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung, Überwachung und Organisation von Vorsorgeuntersuchungen, Koordination und Buchung von Weiterbildungsmaßnahmen intern, sowie extern, Unterstützung im Onboarding und Durchführung von HR-Schulungen für Mitarbeitende, Unterstützung bei der Erstellung unsere KPI’s, Analysen und Statistiken, Planung, Koordination und Terminierung von, sowie Mitwirkung bei Auswahlverfahren, Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeitenden in sämtlichen personalrelevanten Prozessen entlang des Employee Lifecycles

Bearbeitung von Bewerbungen, Führen von Erstgesprächen per Video, Organisation von Zweitgesprächen vor Ort, Erstellung von Angeboten und Verträgen, Onboarding neuer Mitarbeiter

Unterstützung des Vertriebsteams Global Sales bei der Angebotserstellung, Eigenständige Bearbeitung von Anfragen und Einholung interner und externer Informationen, Erfassung und Pflege von Preislisten und Kundenstammdaten sowie Führen von Statistiken, Allgemeine Büroorganisation, Erstellung von Präsentationen, Kundenrecherche sowie Planung und Organisation von globalen Meetings

Übernahme der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung, Erstellung, Bearbeitung und Analyse von personalwirtschaftlichen und gehaltsrelevanten Auswertungen, Übernahme von Administratorenaufgaben in der Zeitwirtschaft und im Fehlzeitenmanagement, Korrespondenz mit Behörden, Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern und Unterstützung beim Melde- und Bescheinigungswesen, Erstellung von mitarbeiterbezogenen Dokumenten, Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften, Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft für Mitarbeitende

Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Auskunftserteilung, Empfang der Kunden des Sozialamtes, des Jugendamtes und der Fachstelle Teilhabe, Bearbeitung der Förderprogramme Jugendwerkstatt und Pro-Aktiv-Center, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten für die Jugendwerkstatt

Zusammenarbeit mit den Personalreferent*innen, Unterstützung bei administrativen Prozessen (z.B. Bescheinigungswesen, Unfallmeldungen), Enge Zusammenarbeit mit der Entgeltabrechnung, Kommunikation mit externen Kooperationspartnern

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Vorbereitung von Meetings und Unterlagen, Erledigung des Tagesgeschäfts, Erstellung von Berichten und Präsentationen, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Implementierung und Überwachung von Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Organisation von Schulungen, Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Betreuung und Optimierung des Qualitätsmanagementsystems, Durchführung von internen Audits, Analyse von Qualitätskennzahlen, Entwicklung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung

Erfassung und Pflege von Auftrags- und Vertragsdaten in Systemen (Gewichte, Termine, Preise, Kontingente etc.), Vorerfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Stammdatenpflege, Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Meldung fehlerhafter Prozesse und Daten, Erfassung von Reklamationen

Erfassung und Verwaltung von Aufträgen, Schreiben von Befundberichten nach Diktat, Kommunikation mit Arztpraxen und Krankenhäusern, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im Sekretariatsbereich

erste Anlaufstelle für Kunden und Gäste (persönlich und telefonisch), Telefonische Anfragen an die zuständigen Fachabteilungen weiterleiten, Gäste und Kunden willkommen heißen, vertretungsweise Annahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post, In Vertretung digitale Erfassung eingehender Rechnungen sowie deren Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen, Unterstützung bei administrativen, kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben

Finanzbuchhaltung, Sekretariatstätigkeiten (Terminplanung, Reiseorganisation), Presse- und Social Media-Arbeit, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Unterstützung bei administrativen sowie organisatorischen Tätigkeiten und Verwaltungsarbeiten, Erfassen, kontieren und verbuchen Geschäftsvorfälle, Mitarbeit in Buchhaltung, Veranstaltungsmanagement, Öffentlichkeitsarbeit, Sekretariat und im Personalteam

Organisation des Personalbereichs mit Schwerpunkt Vertragswesen und Abrechnung, Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Vorbereitung und Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Durchführung von Abrechnungen und Pflege der Personalstammdaten, Beratung unserer Mitarbeitenden in allen personalrelevanten Fragestellungen, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner HR-Prozesse

Sachgemäße Entgegennahme von Gütern (Warenannahme), Sachgemäße Lagerung und innerbetrieblicher Transport von Gütern (Wareineingang, Einlagerung, Umlagerungen, Kommissionierung und Versand), Durchführung von Bestandskontrollen und Inventuren, Anwendung von Lagerhaltungssystemen (EDV, ERP-System KUMA), Aufrechterhaltung einer sauberen und sicheren Arbeitsumgebung und Optimierung der Raumnutzung, Kommunikation und Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen, Präventive Bedienung und Wartung von Lagerfahrzeugen und -geräten, Befolgung von Qualitätsstandards und Einhaltung von Verfahren, Regeln und Vorschriften, Einhaltung hoher Qualitätsstandards für Audits