Disposition, Fakturierung und Erstellung von Debitorenrechnungen, Prüfung und Erfassung von Kreditorenrechnungen, Überwachung und Abwicklung von Aufträgen sowie Erstellung von Abrechnungen, Führen von Übersichten, Auswertungen und Statistiken in Excel, Büroorganisation sowie allgemeine Verwaltungs- und Bürotätigkeiten, Unterstützung des Projektteams

Übernahme von eigenständigen, wiederkehrenden Aufgaben im Tagesgeschäft, Einbringung von Impulsen zur Prozessverbesserung, Koordination interner und externer Termine, Bearbeitung von Serviceaufträgen von der Aufnahme bis zur Abrechnung, Ansprechpartner für Kundenanfragen und Reklamationen, Unterstützung bei Assistenzaufgaben, Pflege von Stamm- und Kundendaten

Telefonische Kunden- und Patientenbetreuung, Zuverlässige Erledigung der Auftragsannahme und Auftragsabwicklung, Kommunikation mit Patienten, Kostenträgern, öffentlichen Einrichtungen, Therapeuten und Ärzten, Sicherstellung von termingerechten Lieferungen, Enge Zusammenarbeit mit unserem Außendienst

Entgegennahme von Anfragen, Bestellungen und Reklamationen, Datenpflege im System, Organisation des Empfangs und der Telefonzentrale, Erster Ansprechpartner für Geschäftspartner und Gäste, Bestellungen des Catering, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume, Botengänge mit dem firmeneigenen Pkw, Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben

Erster Ansprechpartner für Kundenanfragen: von der Produktberatung über Angebotserstellung / Angebotsnachverfolgung bis zum Erhalt des Auftrags, Verantwortlichkeit für die Steuerung der kundenseitigen Supply-Chain, Unterstützung des Außendienst-Teams, Ggf. Neugeschäftsentwicklung bei bestehenden Kunden oder auch Neukunden

Effiziente Bearbeitung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen, Präzise Pflege von Kundendaten, Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen, Kommunikation mit Kranken-, Pflegekassen und anderen Finanzierungsträgern, Gewissenhafte Postbearbeitung, Sachbearbeitung mit Fokus auf Detailgenauigkeit

Eigenständige Bearbeitung von Kundenaufträgen von der Angebotserstellung bis zur termingerechten Lieferung, Kompetente Bearbeitung von Kundenanfragen und die Klärung von Reklamationen, Enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsaußendienst zur Sicherstellung optimaler Abläufe, Pflege aller kundenrelevanten Daten und Abläufe in unserem ERP-System (SAP Business One), Sicherstellung der korrekten Zoll- und Exportdokumente

Erstellung von Aufträgen und Kostenvoranschlägen, Korrespondenz mit Krankenkassen und Kostenträgern, Kommunikation mit Patienten, Pflege von Kundenstammdaten

Verantwortung für die komplette kaufmännische Betreuung und Abwicklung des Neumaschinengeschäfts nationaler und internationaler Kunden, Zentraler Ansprechpartner (m/w/d) für alle kaufmännischen Belange und Schnittstelle zwischen Vertrieb, Projektmanagement, Accounting, Logistik und Kunden, Begleitung der Projekte vom Auftragseingang bis zur fristgerechten Fakturierung inklusive Erstellung von Teil- und Schlussrechnungen gemäß den Projektmeldungen, Strukturierte und sorgfältige Dokumentation von der Erfassung individueller Kundenaufträge über die Anlage im ERP-System (SAP) einschließlich präziser Vertragsnachverfolgung und Terminüberwachung, Überwachung und Bearbeitung von Zahlungssicherheiten (z. B. Bürgschaften, Garantien), Erstellung und Prüfung von Export- und Zolldokumenten (z. B. Ursprungszeugnisse, Lieferantenerklärungen, Pro-forma-Rechnungen), Unterstützung der Versandabteilung bei der Verschiffung von Maschinen und Anlagen, Abwicklung von Akkreditiven (LCs) und Abstimmung mit beteiligten Banken, Kunden und internen Abteilungen, Erstellung von Provisionsgutschriften sowie Überwachung der Provisionszahlungen, Monitoring und Reporting zu Status, Gültigkeit und Weitergabe relevanter Informationen an die Abteilungsleitung

Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden in personalrelevanten Fragestellungen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen, Pflege und Verwaltung von Personalakten und Stammdaten, Bearbeitung der Ein- und Austritte sowie Vertragsänderungen, Mitwirkung bei der Entgeltabrechnung, Unterstützung bei Recruiting-Prozessen und Onboarding neuer Mitarbeitender, Betreuung der Zeiterfassung, Allgemeine administrative Tätigkeiten im Personalwesen

Betreuung der Kunden - telefonisch, per Mail oder im persönlichen Gespräch vor Ort, Erstellung und Versand von Angeboten und deren aktive Nachverfolgung, Erstellung von Aufträgen und Führung der Kommunikation mit den Kunden bis zur Auslieferung, Pflege der Kundenstammdaten und Erledigung aller administrativen Aufgaben, Präsentation der Produkte im Showroom und auf Messen

Selbstständige Bearbeitung eingehender Aufträge, Erstellung von Verträgen, Rechnungen und Gutschriften, Überprüfung von Rechnungen auf Richtigkeit, Klärung von Unstimmigkeiten mit Lieferanten oder internen Abteilungen, Pflege und Verwaltung von Stammdaten

Entgegennahme von Anfragen, Bestellungen und Reklamationen, Datenpflege im System, Organisation des Empfangs und der Telefonzentrale, Erster Ansprechpartner für Geschäftspartner und Gäste, Bestellungen des Catering, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume, Botengänge mit dem firmeneigenen Pkw, Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben

Abwicklung von Bestellungen aus Rahmenverträgen oder nach Vergabeverfahren für IT-Bereiche (Hardware, Software, IT-Dienstleistungen), Begleitung der Beschaffungsvorgänge bis zur Lieferung und Abwicklung von Reklamationen, Durchführung von Direktaufträgen und Auslösen von Bestellungen in verschiedenen Software- und Webanwendungen, Stammdatenpflege im Warenwirtschaftssystem

Selbstständige Wahrnehmung personaladministrativer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung, Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnungen inkl. Überweisung von Entgelten und Abgaben, Personalsachbearbeitung inkl. aller Meldungen und Korrespondenz mit Krankenkassen, Finanzämtern und anderen Institutionen, Bearbeitung und Überwachung von Urlaubs- und Krankmeldungen, inkl. Lohnfortzahlung, Krankengeldzuschuss und Krankenstatistik, Erstellung von Anträgen im Rahmen von Mutterschutz, Beschäftigungsverbot und Lohnfortzahlung, Bearbeitung von Pfändungen, Vollstreckungsbescheiden und Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge, Schnittstellenmanagement (Sage/Datev): Einlesen von Buchungslisten, Kostenabstimmung und Klärung von Differenzen, Pflege und Abstimmung der Personal-Kreditoren, Vertragsmanagement, bei Ein- und Austritten, Statistiken und HR-Projekten, Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Personalprozessen gemeinsam mit dem Team

Bearbeitung von Schriftverkehr (E-Mails, Briefe, Protokolle), Pflege und Verwaltung von Akten, Datenbanken und Dokumenten, Erstellung und Prüfung von Angeboten, Aufträgen, Verträgen und Garantieanträgen, Ansprechpartner/in für Kunden und Geschäftspartner, Telefon- und Terminkoordination, Pflege von Kunden- und Lieferantenkontakten

Zuarbeit bei der Entgeltabrechnung zum externen Dienstleister, Kommunikation mit Abrechnungsdienstleister, Krankenkassen und Behörden, Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege Personalstammdaten, Betreuung der Zeitwirtschaft, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Digitalisierung und Weiterentwicklung der Prozesse, Recruiting

Bearbeitung unterschiedlicher Kundenanfragen, Erstellung von Angeboten, Erfassung von Aufträgen für den Großhandel, Rechnungserstellung für den Betrieb nach § 13 AMG sowie den Großhandel, Pflege der Preise in den EDV-Systemen (Prokas, Steribase), Bearbeitung von Reklamationen, Unterstützung des Großhandelsbeauftragten u.a. bei der Prüfung des Portfolios und Rückrufmeldungen, Unterstützung des Warenmanagements beim Empfang und der Übergabe von Warensendungen von/an Dienstleister, Unterstützung im Portfoliomanagement (Artikelauswahl, Bestände, Verfall, Chargen etc.)

Kaufmännische Betreuung der Projekte von Angebotsstellung über Beauftragung und Nachtragewesen bis zur Abrechnung, Verwaltung von Unterauftragnehmern, Erstellung von Verträgen, Prüfung von Rechnungen und Verfolgung von Budgets und Zahlungen, Rechnungsstellung, Pflege von Akquiseunterlagen und Unterstützung bei öffentlichen Ausschreibungen, Unterstützung der Zentralen Dienste in der Organisation – von Posteingang und -versand bis zur Pflege interner Adress- und Verwaltungsdaten, Mitwirkung im kaufmännischen Controlling

Tägliche Statuskontrolle der Buchungen, Verträge und Installationen, Verantwortlich für die Bestellung des Büros- und Installationsmaterial, Bearbeitung des Posteingangs sowie selbständige Abwicklung der täglichen Korrespondenz, Datenpflege in verschiedenen Systemen