Management von Kundenanfragen, Bestellungen, Rückgaben und Reklamationen, Prüfung und Verwaltung aller wichtigen Dokumente und Sicherstellung der Termintreue bei Neuauslieferungen, Erschließung von Entwicklungspotenzialen bei Ihren Kunden entlang unseres Portfolios, Enge Zusammenarbeit und kontinuierlicher Austausch mit unserem Außendienst, Sicherstellung eines effizienten Textilkreislaufs und einer bedarfsgerechten Versorgung der Kunden, Steuerung relevanter Kennzahlen sowie kontinuierliche Analyse und Optimierung unserer Prozesse, Überwachung der Qualitätsanforderungen, Bestellungen und Liefertermine

Sie sind fester Bestandteil der Kreditoren-, Debitoren- und Sachkontenbuchhaltung., Sie kontieren und buchen laufende Geschäftsvorfälle., Sie kümmern sich um den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen., Sie führen die Kontenabstimmung durch., Sie führen die vorbereitenden Arbeiten für den Monats- und Jahresabschluss durch., Sie unterstützen bei der Anlagenbuchhaltung.

Organisatorische und administrative Unterstützung der Standort- und Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Koordination und Organisation von Besucherterminen sowie Sicherstellung einer professionellen Besucherexperience am Standort, Planung, Organisation und ggf Abrechnung von Dienstreisen (inkl. Buchungen, Unterlagen und Nachverfolgung), Terminplanung, -koordination und -nachverfolgung für standortbezogene Themen, Organisation, Verwaltung und Koordination des Fuhrparks (Fahrzeuge, Dienstleister, Termine, Dokumentation), Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen (Operations, HSE, Finance, HR) sowie externen Dienstleistern, Unterstützung bei standortbezogenen organisatorischen Sonderthemen und Ad-hoc-Anfragen, Sicherstellung strukturierter Abläufe, Dokumentation und administrativer Ordnung am Standort Höchst

Prüfung und Buchung der Kassenbücher unserer Wohngruppen, Führung der Barkassen, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Organisation von Lehre (Lehraufträge, Raumplanung; Unterstützung bei der Stundenplanung, der Strukturierung des Studienverlaufs und der Organisation studentischer Exkursionen, Prüfungen)., Übernahme von Organisationsaufgaben und Assistenz im Forschungsprojekt I-AM (Förderung eines inklusiven Arbeitsmarkts)., Vorbereitung von SHK-/WHK-Verträgen., Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Büro- und Veranstaltungsmanagement sowie Organisation von Dienstreisen).

Anlage und Pflege von Veranstaltungen (ERP System), Kontaktdatenpflege, Teilnehmermanagement, wie z.B. Erfassung der Anmeldungen und Rechnungsstellung, Teilnehmer- und Veranstaltungsbetreuung inkl. Vor- und Nachbereitung online und vor Ort, Auswertung von Veranstaltungen mit Hilfe einer Evaluationssoftware, Erstellung und Versand von Zertifikaten, Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozent:innen, Beantwortung von Anfragen und Bereitstellung von Informationen

Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Vorbereitung und Durchführung des Zahllaufs, Buchung von Bankkonten, Eigenständige Kontenklärung/-abstimmung, Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung, Mitwirkung bei der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse

Vertriebsinnendienst für technische und optische Produkte, Koordination und Bearbeitung von Kundenaufträgen, Anfragenbearbeitung in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, Angebotserstellung und Unterstützung bei der Kalkulation, Unterstützung der Arbeitsvorbereitung, Steuerung der Aufträge und Nachverfolgung der Liefertermine, Ansprechpartner für Kunden, eigenen Vertrieb und Produktion, Rechnungslegung

Unterstützung beim Aufbau des Bereichs Versicherungen und Fuhrpark innerhalb des AER-Konzerns, Unterstützung bei Sonderprojekten zur Neuausrichtung des Bereichs, Hilfe beim Aufbau einer KI-gestützten Datenbank für Fuhrpark- und Versicherungsdaten, Bearbeitung von Fragestellungen aus dem Haus einschließlich Geschäftsführung, Durchführung standardisierter Abfragen im Versicherungsmanagement (z.B. Produkt-/Deckungsinteressen) inkl. Rücklaufmanagement und Aufbereitung in Excel/SharePoint, Unterstützung bei der Policen-Verwaltung: Pflege von Laufzeiten und Listen, Vorbereitung von Verlängerungen, Zusammentragen von Unterlagen, Administrative Ersterfassung von Schadenfällen (Nicht-Kfz): Daten sammeln, Unterlagen nachfordern, Statuslisten pflegen, Pflege von Vertrags- und Fahrzeugstammdaten sowie strukturierte Ablage im Fuhrparkmanagement, Organisation und Nachverfolgung von Führerscheinkontrollen und jährlichen Fahrerunterweisungen, Verwaltung von DKV-Servicekarten (Bestellung, Sperrung, Zuordnung) und Koordination von Werkstatt-/Service-Terminen, Ersterfassung von Schadenfällen (Kfz): Daten sammeln, Unterlagen nachfordern, Statuslisten pflegen, Erstellung von monatlichen Auswertungen (z.B. Kosten-/Schadenübersicht, Tank-/Ladeumsätze) und Pflege definierter KPI-Listen

Unterstützung der Businesses und Teamkolleg:innen bei der Lösung von Aufgaben und Herausforderungen im "Engagement Lifecycle Prozess"., Fungieren als Ansprechpartner:in für Businesses und Koordination aller aufkommenden Themen und Anfragen., Sammlung und Bereitstellung aller relevanten Informationen entlang des Engagement Life Cycles in Zusammenarbeit mit der Abteilung Risk & Reputation., Verantwortung für alle Aufgaben im Rahmen des Auftragsmanagements (Anlage Kunden, Opportunity, Engagements, etc.) zur Sicherstellung einer effizienten Bearbeitung., Pflege der relevanten Daten in vorgesehenen Systemen und Rückmeldung an alle Schnittstellen zur Sicherstellung einer qualitativ einwandfreien Datenhaltung., Mitarbeit bei Projekten/Initiativen, Erstellung interner Dokumente, Statistiken sowie Auswertungen., Unterstützung beim Onboarding von neuen Kolleg:innen., Ablage und Archivierung von Dokumenten.

Übernahme der Verantwortung für die Administration aller personalrelevanten Prozesse unserer Vertriebspartner:innen und Vertriebsassistenzen im CRM-System., Verantwortung für die Erfassung, Pflege und Verwaltung ein- und ausgehender Verträge sowie die Erstellung und Verwaltung interner und externer Systemzugänge., Administrative Unterstützung im Rahmen von Beförderungs- und Vertragsanpassungsprozessen und Sicherstellung einer korrekten Dokumentation., Eigenständige Kommunikation mit aktiven und ehemaligen Vertriebspartner:innen per Telefon und E-Mail., Aktive Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Optimierung abteilungsinterner Prozesse.

Sie betreuen eigenständig die betriebliche Altersversorgung (BAV) des Unternehmens und übernehmen Sonderthemen in der Payroll., Sie analysieren Payroll- und BAV-Daten und erstellen detaillierte Berichte und Statistiken für das Management sowie für externe Dienstleister., Sie leiten Projekte zur Prozessoptimierung, Systemimplementierung und Digitalisierung., Sie beraten und unterstützen Führungskräfte, Kollegen anderer Fachbereiche sowie das Payroll-Team bei komplexen Fragestellungen und Sonderfällen zur Payroll sowie BAV., Sie übernehmen die fachliche Anleitung, das Coaching und die Wissensvermittlung innerhalb des Payroll-Teams, insbesondere bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender., Sie bereiten versicherungsmathematische Gutachten vor und koordinieren diese., Sie sind verantwortlich für die Durchführung von Monats- und Jahresabschlussarbeiten, Klärung von Konten sowie die Bildung von Rückstellungen., Sie begleiten Lohnsteueraußen-, Sozialversicherungs-Betriebs- und Wirtschaftsprüfungen., Sie führen eigenständig die Entgeltabrechnung durch, beispielsweise für Betriebsrentner.

Erstellung und Bearbeitung von Angeboten im ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central, Auftragsannahme und -abwicklung nach Auftragseingang der Kunden, Pflege und Verwaltung von Kunden-, Auftrags- und Vertragsdaten, Koordination und Abwicklung von Bestellungen, Rechnungsstellung, Unterstützung bei der Vertragsverwaltung und Dokumentation, Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Backoffice

Unterstützung der Niederlassungsleitung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Professionelles Office Management: interne und externe Korrespondenz, Terminkoordination, Dokumentenmanagement, Selbständige Erledigung administrativer sowie kaufmännische Arbeiten, Vorbereitung und Organisation von Meetings inkl. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Arbeitsunterlagen, Pflege der Datenbanken und digitale Ablage von Dokumenten, Übernahme von Sonderaufgaben/Projekten in Absprache, Herzlicher und professioneller Empfang von Kund:innen und Besucher:innen an unserem Bürostandort in Bad Reichenhall

Bearbeitung eingehender Kundenaufträge und sowie Erfassung und Bearbeitung von Reklamationen, Unterstützung bei verkaufsfördernden Tätigkeiten für einen festgelegten Kundenstamm, Enge Zusammenarbeit mit den internen Schnittstellen wie Logistik und Arbeitsvorbereitung sowie den Vertriebsmitarbeitern im Außendienst und der Vertriebsleitung, Erstellung von Rechnungen, Nachverfolgung von Zahlungen und After-Sales-Support, Mitarbeit bei Akquise- und Messetätigkeiten sowie der Kalkulation des Kundenbonusses am Jahresende, Werksübergreifende Abstimmung in deutscher und englischer Sprache

Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Technische Absprachen zu den jeweiligen Projekten, Erfassen von Bestellungen per mail und Telefon, Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen anfertigen, Schriftverkehr nach außen mit Kunden und Lieferanten abwickeln, Koordination von verwaltungstechnischen Terminen und Schriftverkehr, Allgemeine Bürowirtschaft und Organisationsaufgaben, Allgemeine Bürotätigkeiten

Bearbeitung von komplexen Buchungsvorgängen, die eine umfangreiche Sachverhaltsprüfung/‑recherche erfordern, Prüfung der vorerfassten Belege anhand der Rechnungen und aktuellen Kontierungsvorgaben gemäß aktueller Fassung des Kontierungshandbuches und deren abschließende Buchung im SAP‑System, Mitarbeit bei Jahresabschluss‑/Periodenabschlussarbeiten, Prüfung der Kreditorenstamm‑daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit, Überwachung und Klärung offener Posten (Kreditoren) mit den Fachsparten, Selbstständige Klärung von Fehlern, Veranlassung von Korrekturen, Buchung kreditorischer Gutschriften und Überwachung bis zum Zahlungseingang mit anschließendem Ausgleich der Posten, Löschung, Stornierung und Verrechnung von komplexen Buchungen einschließlich Verknüpfung von Belegen aufgrund Änderung der Zahlungsbedingungen im Abrechnungszeitraum, Beratung und Unterstützung der Beschäftigten aller Sparten der Direktion Berlin bei kreditorischen Buchungsfragen, Spätes Scannen der Papier-Buchungsbelege, Prüfung und Buchung der debitorischen Belege (beispielsweise Umbuchung von Zahlungseingängen, Ausbuchen von Kleinbeträgen (bei Ausgleichen), Buchen von gezahlten Mahngebühren/Verzugszinsen, Postenausgleiche, Stornierung von Bankgebühren, Buchen von Ratenzahlungen), Überwachung der Zahlungseingänge bei Forderungen, Sicherstellung der Weitergabe der Buchungsbelege an die Abteilung Rechnungswesen, die nach Weisung der Zentrale nicht durch die regionale Arbeitseinheit bearbeitet werden, Überwachung und Klärung offener Posten, Prüfung der Stammdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit, Ablage/Archivierung/Terminüberwachung, Zuordnung von Zahlungseingängen nach Anforderung der Abteilung Rechnungswesen, Beratung und Unterstützung der Beschäftigten aller Sparten der Direktion Berlin bei debitorischen Buchungsfragen

Beratung unserer Firmenkunden und Vermittlungspartner zu allen Fragen der bAV, Rundumbetreuung der zugeordneten Verträge (Policierung, Inkasso, Provisionen, Vorauszahlungen etc.), Bearbeitung von Zu-/Abgängen, technischen und vertraglichen Änderungen sowie Leistungsfällen, Erstellung von Angeboten und Umstellungsangeboten, Berechnung von versicherungsmathematischen Werten (Beiträge, Dividenden, Rückkaufswerte) sowie Bereitstellung von steuerrelevanten Daten, Mitarbeit in Projekten – z. B. zur Optimierung und Effizienzsteigerung unserer Bearbeitungsprozesse, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Einführung neuer Anwendungssysteme

Erstellung und Verfolgung von ERP-Auswertungen zur Unterstützung fundierter Entscheidungen, Mitwirkung an der Erstellung und Analyse von Controlling-Auswertungen, Sorgfältiges Dokumentations- und Vertragsmanagement, Unterstützung bei der Abwicklung und Koordination von Sonderbestellungen, Mitarbeit in der operativen Einkaufsabwicklung und Überwachung von Lieferterminen, Prüfung von Auftragsbestätigungen und Pflege relevanter Daten ins System, Aktive Mitarbeit an übergeordneten Projekten, Identifizierung von Optimierungspotenzialen und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung

Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Ersatzteilanfragen /-bestellungen, Erstellung von Ersatzteil- und Dienstleistungsangeboten, Organisation von Umrüstprojekten, Bearbeitung von Ersatzteil-Retouren, Telefonische Kommunikation mit Kunden und Technikern, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung des gesamten Teams in allen organisatorischen Belangen