Arbeiten in der Finanzbuchhaltung, Umgang mit der Online-Banking-Software, Unterstützung bei der Bearbeitung des Speisenerfassungsprogramms, Personalverwaltung, Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

die Bearbeitung aller operativen personalwirtschaftlichen Vorgänge eines Mitarbeiterstammes, das Fungieren als Ansprechperson für unsere Führungskräfte, Mitarbeitende und Mitarbeitervertretungen, die Durchführung von Recruiting-Maßnahmen mit Unterstützung durch ein modernes, digitales Bewerbungsmanagementsystem, die Bearbeitung von Stamm- und Abrechnungsdaten der Mitarbeitenden in SAP-HCM, die aktive Mitarbeit in Projekten zur Weiterentwicklung der Personalarbeit

Stammdatenpflege, Anlage von neuen Klienten, monatliche Leistungsabrechnung/Rechnungsstellung für Klienten und Kostenträger, Erlösverprobungen, Erstellung von Statistiken, Buchung der Bankauszüge, Verwaltung der Eigengeldkonten, Pflege der offenen Posten der Debitorenkonten einschl. Mahnwesen, Kommunikation mit Einrichtungen, Angehörigen und Kostenträgern

Kaufmännische Kosten- und Auftragssteuerung in der Hauptabteilung Immobilienmanagement, Kaufmännische Projektbegleitung von Baumaßnahmen und aktive Teilnahme im Projektsteuerkreis für Immobilienprojekte, Unterstützung bei Quartals- und Jahresabschlussarbeiten, Proaktive Prozessverbesserung und Kostenoptimierung, Verfolgung und Aktualisierung von Geschäftsbesorgungs- und Dienstleistungsverträgen

Kursmanagement für das Weiterbildungsprogramm, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, Organisatorische Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden, Betreuung der Funktionsmailadresse der Personalentwicklung, Administrative Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen, Verwaltung von Anträgen auf externe Weiterbildung

Bearbeitung der Rechnungen und Kassen, Vertragserstellung zur Heimaufnahme, Kommunikation mit Bewohner:innen, Angehörigen, Mitarbeitenden, Ämtern und Kassen, Verwaltungsaufgaben

Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeitenden bei allen personalwirtschaftlichen Fragestellungen, Durchführung aller administrativen Tätigkeiten im Rahmen der Personalbetreuung und -verwaltung (z.B. Erstellen von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen etc.), Bearbeiten von Anträgen und Überwachen von arbeitsvertraglichen Fristen (z. B. Elternzeit, Teilzeit, Änderung der individuellen Arbeitszeit, GfB; etc.), Erfassen und Pflegen der Personaldaten in unserem Abrechnungssystem P&I Loga, Führen der digitalen Personalakte

Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen für Großkunden, Prüfung und Pflege aller abrechnungsrelevanten Daten, Austausch mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Bearbeitung von Kundenanfragen und Klärung von Rechnungsdifferenzen, aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Abrechnungsprozessen, Erstellung von Berichten und Analysen für das Management

Erste Anlaufstelle für Gäste, Kund*innen und Kolleg*innen, Eigenverantwortliche Organisation und administrative Betreuung des Empfangsbereichs, Analyse und Optimierung bestehender Strukturen und Prozesse im Empfangs- und Verwaltungsbereich, Koordination und Vorbereitung von Besprechungsräumen für Meetings und interne Veranstaltungen, Zuverlässige und eigenständige Abwicklung von Postbearbeitung und Verwaltungsbestellungen, Professionelle Mitbetreuung der Telefonzentrale (Deutsch und Englisch), Durchführung von Reisebuchungen für Management und Mitarbeitende, Unterstützung des Vorstandsbüros bei administrativen Aufgaben (z.B. Verwaltung der Mobilfunkverträge, Organisation von Firmenevents)

Begrüßung und Empfang von Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern, Erstberatung der Kunden, sowohl telefonisch als auch persönlich, Erteilung von allgemeinen Auskünften und Weiterleitung in andere Standorte, Standortübergreifende Mitarbeit in der allgemeinen Lehrgangs- und Kursverwaltung, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (Postbearbeitung, Fahrkostenverwaltung, Büro-/Verbrauchsmaterial, vorbereitende Buchhaltung, Schulverwaltungstätigkeiten), Raumplanung erstellen, Anwesenheitslisten vorbereiten, Schulvertragsunterlagen vorbereiten, Assistenz der Koordinationsaufgaben und administrative Unterstützung der Fachbereiche

Aktive Aufnahme der technischen Anforderungen der Kunden zur Weiterverarbeitung in Kalkulation und Erzeugnisspezifizierung, Technische Beratung und Betreuung der Kunden, Erstellung und Verfolgung von Angeboten zusammen mit dem Vertriebsaußendienst, Abstimmung mit der Produktion sowie dem Einkauf zur Optimierung der Wettbewerbsfähigkeit, Durchführung von Preis- und Kostenkontrollen, Unterstützung bei der strategischen Entwicklung des unternehmensinternen Portfolios in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, Erstellung von Konstruktionen mittels CAD-Programm bei Bedarf

Abwicklung des Fördermanagements (Akquise, Abwicklung, Abrechnung, Erstellung von Vorlagen und Berichten), Durchführung des Projektcontrollings (Koordination, Überwachung bezüglich Kosten und Zeit, Erstellung von Vorlagen und Berichten), Formelle Vorbereitung von Vergabeverfahren (Erstellung und Überwachung der Zeitpläne, Vorbereitung der Unterlagen für die Zentrale Vergabestelle (ZVS), Rücksprache mit ZVS und Örtlicher Rechnungsprüfung (ÖRP)), Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten (Budgetverwaltung, Überwachung der Einnahmen und Ausgaben, Erstellung von Finanzberichten, Haushaltsanmeldungen)

Unterstützung bei den anfallenden Tätigkeiten zur Antragsbearbeitung, Digitale Ablage von Antragsunterlagen, Eintragungen ins Stammdatensystem

Beraten von Kunden zu Produkten und Dienstleistungen, Betreuen von Kunden per Telefon, E-Mail und Chat, Koordinieren der Auftragsabwicklung, Führen von Feedback-Gesprächen mit Kunden, Pflegen und Bearbeiten von Kundendaten im CRM-System

Betreuung unserer Print- und Online-Objekte bis zur Veröffentlichung, Auftragsbearbeitung, Stammdatenpflege, Vorbereitung der Provisionsauszahlungen an unseren Außendienst, Kontakt zu Kunden und Außendienstmitarbeitenden per Telefon und E-Mail

Unterstützung der Anwälte beim Schreiben nach Diktat und im allgemeinen Tagesgeschäft, Erstellung und Ausfertigung von Schriftsätzen nach Vorlage bzw. Diktat sowie eigenständige Erledigung von Korrespondenz, Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, Kostenabrechnung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Unterstützung bei der Optimierung logistischer Prozesse, Administrative Abwicklung von Einkaufsprozessen, Von der Anfrage über den Angebotsvergleich bis zur Lieferterminüberwachung, Frachteinkauf (Inbound & Outbound): Ausschreibungen, Preisverhandlungen, Dienstleister-Implementierung

Organisation des Bürobetriebs, Korrespondenz, Schreibarbeiten und Verwaltungsaufgaben, Aufbau eines internen Büroservices, Anleitung eines Mitarbeiters mit Assistenzbedarf in Bürotätigkeiten, Rechnungsprüfung und Führung der Betriebsmittelkasse

Aufnahme, Analyse, Klassifizierung und Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und Fehlermeldungen im Hard- und Softwarebereich (1st-Level-Support)., Einrichtung und Betreuung von Arbeitsplätzen sowie Vorbereitung von Neueinstellungen und Umbesetzungen., Betreuung und Pflege bestehender Hard- und Softwarekomponenten inklusive Kommunikation mit externen Dienstleistern., Unterstützung und Erweiterung betrieblich genutzter Web- und Datenbankanwendungen., Einweisung und Qualifizierung von Anwendern., Verwaltung von Bestellungen, Verträgen und Lizenzen., Überwachung und Monitoring von IT-Systemen zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs., Anpassung der IT-Infrastruktur zur Optimierung interner Prozesse., Netzwerkadministration., Kontrolle und Sicherstellung der IT-Sicherheit (Backup, Verschlüsselung, Virenschutz, Zertifikatsverwaltung).

Durchführung der Entgeltabrechnung für einen abgegrenzten Beschäftigtenbereich (Personalabrechnung wird in Kürze ausgelagert), Personalbetreuung (insbesondere Betriebsrenten, Beamtenpensionen, Betreuungsgutscheine, Elternzeit, Urlaubsfestsetzung, Fahrradleasingverträge, Bescheinigungen, Nebentätigkeiten), Laufende Stellen-/Struktur- und Produktpflege im Organisationsmanagement, Zusammenarbeit mit dem Betriebsärztlichen Dienst, insbesondere Koordination von Untersuchungsterminen, Mitwirkung bei Personalkostenplanung/Personalkostenentwicklung und Personalkostenersatz, Einstellungsverfahren für abgegrenzten Beschäftigtenbereich (Personalauswahl, Vorstellungsgespräche, Vorbereitung von Arbeitsverträgen/Schriftverkehr)