Organisationsunterstützung im Strahlenschutz für die Asklepios Klinik Altona, Überwachung der Einhaltung von Verfahrensanweisungen im Strahlenschutz, Bearbeitung von Anfragen der ärztlichen Stelle zur Qualitätssicherung im Strahlenschutz, Umsetzung und Kontrolle der Verfahrensanweisungen sowie ggf. vorhandener Konzernvorgaben zum Datenschutz innerhalb der Einrichtung, Bearbeitung von Datenschutzanfragen, Unterstützung der Einrichtung bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte, Organisation und Begleitung interner und externer Datenschutzaudits, Mitarbeit im Sekretariat der Radiologie und Neuroradiologie der Asklepios Klinik Altona

Auftragsannahme via Telefon und Mail, Auftragsvorbereitung, Datenvorbereitung/ Druckvorstufe, Kundenkommunikation und Kundenberatung, Auftragsbearbeitung vom Angebot bis zur Rechnung, Materialbeschaffung und Materialverwaltung, Reklamationsannahme und Bearbeitung, Bearbeitung der Eingangsrechnungen, Erledigung der Korrespondenz intern und extern, allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Inventur

Annahme von Telefongesprächen und deren Weiterleitung im Unternehmen, Bearbeitung der Eingangspost und Postversand (intern und extern), Eingangsrechnungsprüfung ggf. Vorbereitung zur Weiterverarbeitung (Softwaregestützt), Einfache Verwaltungsarbeiten, Unterstützung und Anleitung der Beschäftigten nach Vorgabe der FAB

Bearbeitung von Anfragen inklusive Erstellung von Kundenprofilen, Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kund:innen und unserem Außendienst, Auswahl der passenden Berater:innen für die Vor Ort Erstberatungen, Überwachung von Terminen und Fristen, Enge Zusammenarbeit mit technischen Fachabteilungen zur Betreuung laufender Anfragen, Pflege und Anlage der Kundenstrukturen, Stammdatenpflege in Microsoft Dynamics 365, Allgemeine administrative Aufgaben im Büro

Verwaltung von Stipendien und Förderprogrammen, Betreuung von internationalen Studierenden, Unterstützung der internationalen Hochschulaktivitäten bei Anträgen und Programmen, Prozessentwicklung im Bereich Internationalisierung in Abstimmung mit der Abteilungsleitung, Koordination und Vorbereitung von Veranstaltungen im Umfeld der Internationalisierung

Allgemeine Unterstützung des Buchhaltungs-Teams im Tagesgeschäft, Koordination und Nachverfolgung offener Themen innerhalb des Teams, Unterstützung bei der Digitalisierung buchhalterischer Prozesse, Erstellung und Pflege von Handbüchern, Leitfaden und Prozessbeschreibungen, Unterstützung bei buchhalterischen Tätigkeiten, u. a. Buchen von Kreditoren, Debitoren und Sachkonten, Bearbeitung und Verrechnung offener Posten, Erledigung anfallender Korrespondenz

Bearbeitung des Debitoren-Mahnwesens sowie Verrechnung offener Posten, Stammdatenpflege und Erfassung laufender Geschäftsvorfälle im Abrechnungsprogramm, Erledigung anfallender Korrespondenz, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung buchhalterischer Prozesse, Erstellung und Pflege von Handbüchern, Leitfäden und Prozessbeschreibungen, Kontenabstimmung und Kontenklärung, Allgemeine Unterstützung des Buchhaltungs-Teams im Tagesgeschäft sowie bei offenen Themen und Projekten

Verantwortung für die Stammdatenpflege sowie die Zahlungsfreigaben, Laufende Abstimmung und Pflege von Debitoren, Kreditoren und Sachkonten, Abstimmung der Lohn- und Gehaltsaufwandskonten mit der Personalabteilung, Erstellung und Abgabe von Statistiken, Organisation und Weiterentwicklung der Buchungssystematiken in Zusammenarbeit mit Controlling und Einkauf, Kontinuierliche Prüfung und Optimierung der Prozessabläufe im Rechnungswesen, Proaktive Optimierung der Buchungsabläufe und unterjährigen Auswertungen (z.B. Monatsabschlüsse), Konzerninterne Abstimmungen (Aufwand/Ertrag, Forderungen/Verbindlichkeiten) im Bereich der Konzernkonten, Fachliche Betreuung der Datenbasis Finanzbuchhaltung im Tool Information Lifecycle Management (ILM) gemäß DSVGO, Funktion als Key-User für S/4 HANA Modul FI, Eigenverantwortliche Betreuung von Sonderaufgaben und Projekten (z. B. Releasewechsel, CSRD, Add-on-Updates), Erstellung von Erklärungen und Bescheinigungen im Energiesteuerrecht gegenüber Hauptzollamt und weiteren Institutionen, Vertretungsweise Mitarbeit bei der Erstellung von Steuererklärungen und -bescheinigungen (z.B. USt.-Voranmeldungen, GewSt, KSt)

Erste Anlaufstelle für nationale und internationale Kunden, Betreuung von Anfragen in deutscher und englischer Sprache – telefonisch sowie schriftlich, Koordination von Transport- und Logistikprozessen in Zusammenarbeit mit Speditionen und Finden von schnellen und pragmatischen Lösungen bei Abweichungen oder Problemen, Bearbeitung von Verträgen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen und strukturiertes Arbeiten mit ERP- und CRM-Systemen, Unterstützung des reibungslosen Standortbetriebs, einschließlich Empfangstätigkeiten sowie der Warenannahme und Sichtprüfung der Umverpackungen im Hinblick auf Qualität und Unversehrtheit, Enge Zusammenarbeit im Team und mit angrenzenden Fachbereichen zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Administrative Drittmittelsachbearbeitung einschließlich Mittelabrufen, Verwendungs- und Schlussnachweisen sowie Anträgen zu Laufzeitverlängerungen, Mittelumwidmungen etc., Zentrale Ansprechperson und eigenständige Zusammenarbeit mit der Projektleitung, Wissenschaftler/innen, Projektträger, Kooperationspartner, Auftraggeber, etc. während der gesamten Projektlaufzeit, Finanztechnische Überwachung und Abwicklung von laufenden Drittmittelprojekten (öffentlicher und privater Mittelgeber), Unterstützung und Beratung der Projektleitung über Förderrichtlinien im Hinblick auf die Einhaltung der aktuellen Vorgaben (Abrechnungsfähigkeit von Ausgaben, Eigenanteile und trennungsrechtlichen Vorgaben), Vorbereitung und Begleitung von Audits, z. B. durch Mittelgeber

Datenpflege und Qualitätssicherung im Transportmanagementsystem Logo3, Anlage und Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten (z.B. Fahrzeuge, Touren, Fahrerdaten, Aufträge), Unterstützung bei der Tourenplanung sowie Überwachung von Status- und Systemmeldungen, Prüfung und Nachbearbeitung von Eingaben (Plausibilitätskontrolle, Fehleranalyse, Datenkorrekturen), Enge Zusammenarbeit mit Tourendisposition, Fuhrparkleitung, Lager und externen Dienstleistern, Erstellung einfacher Auswertungen sowie Vorbereitung von Logistikkennzahlen, Mitwirkung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Datenstruktur im Transportmanagementsystem, Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark/Logistik

Erstellung und Verarbeitung von Ausgangsrechnungen, Stammdatenpflege, Interne Kommunikation mit den Verantwortlichen, Registrierung und Pflege in Lieferanten- und eBillingportalen, Überwachung offener Posten, inkl. Mahnwesen und Vollstreckung

Betreuung von Geschäftsbetrieben, die sich mit Themen der "Allgemeinen Finanzierungsverwaltung" des Landeshaushaltplans Hessen beschäftigen, Nachweis der Steuerquellen des Landes, Finanzausgleich zwischen dem Land und seinen Kommunen (Kommunaler Finanzausgleich), Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben des allgemeinen staatlichen Vermögens, Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben für den Schuldendienst und die Kreditmarktmittel des Landes, Durchführung des Tagesgeschäftes, Durchführung des doppischen Jahresabschlusses, Qualitätssicherung in den SAP-Modulen FI, PSM-BCS und CO, Tätigkeiten im Bereich des SAP-Haushaltsvollzugs

Unterstützung im Bereich der Durchführung von Bauleitplanverfahren, (Vor-) Prüfung von Bauanträgen und isolierten Befreiungen, Erarbeitung, Prüfung und Vollzug von städtebaulichen Verträgen, Erarbeitung und Prüfung von gemeindlichen Satzungen im Bereich des Bauamts und deren Vollzug, Formulierung und Präsentation der Entscheidungsvorschläge für politische Gremien, Bauberatung, Unterstützung der Bauamtsleitung und der Beitragsstelle

Erfassung von Arbeitsberichten und Urlaubs- Krankheitstagen unserem spezifischen Programm ARES, Rechnungen schreiben, Abrechnung von monatlichen Aufträgen

die buchhalterische Begleitung von Baumaßnahmen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen mittels eines SAP-gestützten Buchhaltungsprogramms, die Kreditoren- und Debitorenverwaltung, Budgetierungen und Mittelbindungen, Abgleich der Baukonten, Rechnungslegung

Eigenverantwortliche Abwicklung nationaler und internationaler Versandvorgänge im Projekt- und Ersatzteilgeschäft, Disposition geeigneter Verkehrsträger in Zusammenarbeit mit benannten Frachtführern, Koordination von Lieferanten hinsichtlich Termine und Mengen sowie Abwicklung projektbezogener Exportzollvorgänge, Termin- und Lieferabstimmung mit internen Schnittstellen (u. a. Vormontage, Einkauf, PMO sowie Projekt- und Baustellenleitung), Versandabwicklung und Dokumentation im ERP-System (SAP S/4HANA), Prüfung projektbezogener Frachtrechnungen, Erstellung und Abstimmung projektbezogener Versand- und Zolldokumente inkl. 3-Lands-Abwicklung, Prüfung und Umsetzung des HU-Status je Transport, Versand von Sonder- und Übermaßteilen, Abwicklung internationaler Versandvorgänge im Ersatzteilgeschäft (Schwerpunkt Luftfracht) sowie innereuropäischer Versandvorgänge im KEP- und Stückgutbereich, Zollabwicklung inkl. Tarifierung und Erstellung der erforderlichen Versand- und Zolldokumente, Abwicklung von KEP-, Stückgut- sowie nationalen und internationalen Versendungen, Abstimmung mit internen Schnittstellen (z. B. Sales, Logistik), Beschaffung fehlender Unterlagen sowie Abwicklung von Behördenvorgängen (z. B. Zoll)

Pünktliche Gehaltsabrechnungen mithilfe von DATEV-Lodas, Pflege des Kontakts zu externen Stellen wie Behörden und Sozialversicherungsträgern, Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens, Beratung von Mitarbeitern und Kollegen in entgeltbezogenen Fragestellungen, Überwachung der Personalstammdaten, Erstellung individueller Auswertungen und Statistiken

Mitwirkung bei der Gestaltung des Gruppenalltags mit den Bewohner*innen, Gestaltung des Lebensalltags mit der Bewohnerin bzw. dem Bewohner

Digitalisierung von Schriftstücken durch Scannen, Erfassung und Zuordnung von eingehendem Schriftgut im elektronischen Dokumentenmanagementsystem („eAkte“), Erstellung und Pflege von Metadaten, Sichtung, Registrierung, Bereitstellung und Pflege von Verwaltungsunterlagen und Akten, Durchführung von Aktenrecherchen für interne und externe Stellen, Aktenaussonderung inklusive Erstellung von Aussonderungs- und Abgabeverzeichnissen, Tektieren/Verpacken und Vernichten freigegebener Akten