Anlegen und Pflege von Klientenakten, Erfassung und Pflege von Klientendaten im Klientenverwaltungssystem, Unterstützung beim unterjährigen Controlling sowie bei der Wirtschaftsplanung, Erstellung von Statistiken und Auswertungen, Schnittstellenfunktion zu den zentralen Verwaltungsbereichen Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung und Zentrale Dienste, Kontierung und Buchung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen, Bearbeitung der Offenen-Posten-Listen, Allgemeine Organisations-, Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Einrichtungsleitung bei administrativen und operativen Themen

You are responsible for customer support via ticket system and telephone., You actively contribute improvement suggestions to continuously optimize our service processes and customer satisfaction., You support quality assurance by systematically forwarding feedback from complaints to product management., You process returns and complaints and issue refunds if necessary., You are in contact with our warehouse to clarify customer concerns., You are responsible for maintaining customer master data.

Bearbeitung von Grundsatz- und Einzelpersonalangelegenheiten im Bereich des Arbeits-, Tarif-, und Beamtenrechts., Bearbeitung strittiger Personaleinzelfälle, auch in Vorbereitung und Unterstützung für gerichtliche Verfahren., Entwicklung des Beurteilungswesens im BfAA unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung., Bearbeitung von Grundsatzfragen und Überwachung der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben als Ansprechperson für den Personaldatenschutz und das Personalaktenrecht im BfAA., Beratung tarifbeschäftigter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Thema Verbeamtung und Mitwirkung an Verbeamtungsverfahren., Sicherer Umgang mit MS-Office und Einarbeitung in IT-Fachanwendungen.

Begleitung des Einführungsprojekts für das Liegenschaftsmanagement im AA in Kooperation mit verschiedenen Fachreferaten, externen Dienstleistern, Gremien sowie Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragten, Planung und Begleitung von Rollouts neuer Versionen inklusive Vorbereitung von Test- und Abnahmeszenarien, Erstellung und Pflege der Dokumentation (Nutzeranleitungen, Schulungsunterlagen, Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepte), Organisation und Durchführung des First-Level-Supports (Beratung, Anleitung und Schulung der Nutzenden, Schulungskonzepte; Bearbeitung und Priorisierung komplexerer Störmeldungen sowie deren Nachverfolgung mit Auslands-IT und Herstellern; Schnittstellenfunktion zwischen Nutzenden, Second-Level-Support und externen Dienstleistern), Erfassung und Pflege von Daten: Raumbuch für die Liegenschaften des AA in Berlin, Inventarisierung und Vermögensbuchhaltung vorwiegend in CAFM-Bund

Unterstützung der Pflegedienstleitung bei organisatorischen Angelegenheiten sowie bei der Korrespondenz, Erfassung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen, Veranlassung von Zahlungen, Abrechnung Leistungen gegenüber unseren Klient:innen, Kostenträgern und Behörden, Bearbeitung von Absetzungen, Durchführung des Mahnwesens, Anlegen von Mitarbeiter:innen und Klient:innen im EDV-System (SNAP), Ausstellung von Arbeitsverträgen, Führung und Verwaltung von Personalakten, Durchführung der Mitarbeiterabrechnung, Aufbereitung der Lohn- und Gehaltsunterlagen, Erfassung von Belegen, Dokumentation von Kosten, Kassenführung, Allgemeine Bürotätigkeiten

Prüfung und Einordnung der Antragsunterlagen für die Einstellung (sowie Beratung der Antragsteller), Bearbeitung der Neueinstellungen und der Änderungsvorgänge (z.B. Arbeitszeit, Eingruppierung; angelehnt an den TV-L) samt der erforderlichen Aktenführung sowie Austritte, Bearbeitung der Arbeitsunfähigkeitsanzeigen; Fristberechnung im Zusammenhang mit dem Krankengeldzuschuss, Fertigung von entsprechenden Meldungen an die Zentrale Bezügestelle (ZBB), Prüfung der monatlichen Anträge auf Fahr- und Übernachtungskosten, Bearbeitung und Pflege sämtlicher Angaben/Daten in der Fahrkosten- u. Übernachtungsanwendung (Programmanwendung), Erstellung und verantwortliche Zeichnung der Fahrkostenbescheide, Buchung und finanzielle Kalkulation der Reisemittel; Abrechnung der angefallenen Reisekosten nach vorausgegangener Prüfung der Unterlagen, Mitarbeit bei der Transparenzberichterstattung und Dokumentation der Zahlungsvorgänge

Beratung und Hilfestellung für Opfer des NS-Regimes und deren Nachfahren bei Fragen des NS-Kulturgutraubs., Erster und zentraler Anlaufpunkt in Deutschland für Betroffene, insbesondere für Menschen mit Lebensmittelpunkt außerhalb Deutschlands., Unterstützung bei ersten Schritten und Vermittlung weiterführender Kontakte und Informationen., Hilfe bei der Einleitung von Gesprächen mit Museen und anderen Institutionen.

Eingabe und Pflege der Seminar- und Hotel-Qualitätsbewertungen, Unterstützung der Nachbereitung von Seminaren, Strukturierte Ablage von Unterlagen und digitalen Dokumenten, Pflege der Kundendatenbank

Administrative Betreuung von PhD Promotionsverfahren unter Berücksichtigung der einschlägigen Promotionsordnungen und Regelungen, Telefonische Betreuung und Beratung von Promovierenden und Betreuer*innen, Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Teilnahme an Promotionsausschusssitzungen und ggf. weiteren Terminen, Umsetzung der Beschlüsse des Promotionsausschusses sowie aktive Mitgestaltung durch eigenständige Einbringung relevanter Themen, Unterstützung bei der Koordination, Organisation und Betreuung von internationalen PhD-Kooperationen sowie Abstimmungen mit Schnittstellenabteilungen, Unterstützung bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung der Promotionsverleihung, Pflege, Bearbeitung und Aktualisierung der Website, Übernahme von projektbezogenen Aufgaben

Buchungen von Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Belegen, Offene Posten Pflege und lösungsorientierte Bearbeitung der Debitorenkonten, Regelmäßiges Mahnwesen, Unterstützung der Jahresabschluss- und Quartalsarbeiten, Eigenständige schriftliche und telefonische Korrespondenz extern und intern, Unterschiedliche Reports aus SAP erstellen, Erstattungen, Buchungen von Zahlungseingängen

Liegenschaftsverwaltung, Bearbeitung von Störungsanzeigen, Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten der allgemeinen Ordnung und der Haussicherheit (z.B. Wachschutz, Schließmanagement, Zutrittsregelungen), Bearbeitung von Angelegenheiten der Sicherheitssysteme (z.B. Zutrittskontrollsystem, Videoüberwachung, Brandmeldeanlage), Prüfung und Bearbeitung von Mietverträgen und damit im Zusammenhang stehenden Abrechnungen wie zum Beispiel die Nebenkostenabrechnung, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von kostenstellen- bzw. auftragsgerechten Übersichten zur Entscheidungsfindung, Raumbedarfsplanung, Raumverwaltung, Planung und Organisation von und Unterstützung bei Umzügen, Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen, Dienst-Kfz-Verwaltung

Verbuchen laufender Geschäftsvorfälle (Belege), Abstimmung von Kasse und Bankkonten, Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (Lieferanten und Kunden), Erstellung und Verbuchung von Rechnungen, Pflege und Verwaltung des Anlagevermögens, Abrechnung und Nachweisführung von ESF- und Bundesprojekten, Zuarbeit bei Antragstellung ESF- und Bundesprojekten, Überwachung von Zahlungsfristen sowie Mahnwesen

Vollständige bautechnische Bearbeitung von Bauanträgen, einschließlich Beratung, bauplanungs- und bauordnungsrechtliche Prüfung mit ortsplanerischer Beurteilung innerhalb des Bauteams, Beratung von Bauherren, Entwurfsverfassern, Nachbarn und Gemeinden auch außerhalb der Genehmigungsverfahren über die bauordnungs- und bauplanungsrechtliche Zulässigkeit von Vorhaben, Bauüberwachung und Schlussbesichtigungen inkl. der damit verbundenen Berichterstattung, Baufachliche Beurteilung bei Baurechtsverstößen und baufachliche Beurteilung der Sonderbauvorschriften, Prüfung von Brandschutznachweisen

Betreuung des Vertrags- und Verwaltungswesens für Auszubildende und Schüler, Organisation und Koordination des Bewerbermanagements inkl. Beratung, Terminplanung und Unterlagenmanagement, Verwaltung von Ausbildungsfinanzierungen und Förderungen (z. B. PAF, AZAV) sowie Abstimmung mit Arbeitsagentur und weiteren Stellen, Pflege von Personal-, Schüler- und Einsatzdaten in den Systemen, inkl. Fehlzeiten- und Arbeitszeitkontrolle, Koordination der Praxiseinsätze sowie Abrechnung und Rechnungsmanagement, Enge Zusammenarbeit mit Schulleitung, internen Teams und externen Kooperationspartnern, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und des Ausbildungsmarketings (Messen, Veranstaltungen, Werbemaßnahmen), Administrative Büro- und Organisationsaufgaben sowie Pflege von Übersichten, Listen und Prozessbeschreibungen, Zentrale Ansprechperson für Schüler, Behörden und externe Partner inkl. Fristen- und Dokumentennachverfolgung

Unterstützung der Leitung in allgemeinen Bürotätigkeiten, Mailkorrespondenz, Aktenablage und Sortiertätigkeiten, Beantworten von Telefonanfragen, Listenpflege

Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz (Post / Email) und Protokolle; Aktenführung und Ablage, Terminkoordination, Personalsachbearbeitung: Erstellung von Arbeitsverträgen und Personalveränderungsprotokollen, Anschreiben, Serienbriefen und Bescheinigungen, Pflege der Stammdaten und Akten

Betreuung und Unterhaltung der städtischen Liegenschaften, Organisation und Durchführung von Baumaßnahmen in Bauherrenfunktion, Koordination von Handwerkern bei Renovierung und Sanierung sowie deren Kontrolle, Angebotseinholung, Vergabegespräche, Vorbereitung zur Auftragserteilung, Rechnungskontrolle, Steuerung von externen Architekten, Ingenieuren und Fachleuten, Budgetplanung, Architekten- und HOAI-Verträge, Mitwirkung in der umwelttechnischen Begleitung der Bauleitplanung, Abstimmung mit anderen Fachämtern, Verwaltung Grünflächenkataster

Teamkoordination, mit Terminabsprachen, Korrespondenz, Ablage, Kursverwaltung, mit Überwachung der Anmeldungen, Kontakt zu Teilnehmenden, Rechnungserstellung und Bearbeitung von Teilnehmendenfeedback, Abwicklung von Förderprogrammen

Ansprechpartner für Mitarbeiter in Personalangelegenheiten, Erstellung von Arbeitsverträgen, Zusatzvereinbarungen, Weiterbildungsvereinbarungen, Bearbeitung eingehender, abrechnungsrelevanter Unterlagen von Mitarbeitern, Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnabrechnung, Erfassung von Personaldaten, Diensten etc. im Zeit-Management-System Time Office, Anlage und Pflege von Personalakten (Unterstützung bei der Einführung der elektronischen Personalakte), Erledigung von Schreibarbeiten aller Art (Zeugnisse, Bescheinigungen etc.), Büroorganisation, Termin- und Reiseorganisation etc., Bearbeitung von eAU

Schreiben von medizinischen Texten, sowie deren Versendung über den Datenaustausch (z.B. Aufnahmebefunde, Entlassungsbriefe), Koordination eingehender Aufnahme- und Entlas-Diktate, Überwachung der Laufzeit von Entlassberichten, Bearbeitung telefonischer sowie schriftlicher Anfragen, Archivierung von Patientenakten und Archivpflege