Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und Schulungen sowie in der Öffentlichkeitsarbeit im Institut, Übernahme bürowirtschaftlicher und projektbezogener Aufgaben in den einzelnen Einsatzbereichen des Instituts, Anwendung von MS-Office-Programmen (insbesondere Word und Excel) zur Erstellung von Tabellen, Statistiken und Texten, Mitarbeit bei der personellen und finanziellen Ressourcenplanung und -verwaltung und deren Dokumentation

Büroorganisation, Telefonempfang, Angebots- bis Rechnungserstellung mit CRM-/ERP-System, Paketversand, Gelegentliche Mithilfe in Lager und Produktion, Umsetzung hoher Qualitätsstandards in den Datennetzen der Kunden aus dem Backoffice heraus

Du organisierst und koordinierst das Sekretariat der Stabsstelle Arbeitsschutz., Du führst den Schrift- und Telefonverkehr mit den städtischen Ämtern, Dienststellen und Kund*innen., Du bearbeitest die Post und E-Mails und übernimmst die Terminkoordination., Du kümmerst Dich um die vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung., Du pflegst die Seite des Arbeitsschutzes im internen Beschäftigtenportal., Du erfasst Arbeits- und Wegeunfälle und klärst wichtige fehlende Informationen mit den betroffenen Ämtern und Dienststellen., Du erfasst neue Sicherheitsbeauftragte der Stadt Freiburg und meldest sie an., Du führst Protokoll im Arbeitsschutzausschuss., In Vertretung unterstützt Du deine Kollegin bei der Beschaffung persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitskleidung.

Rechnungswesen (u.a. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), Materialbeschaffung und Einkauf, Termin- und Reiseplanung sowie Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung, Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Dokumentenmanagement, Unterstützung bei Projektarbeiten und Sonderaufgaben

Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen der Geschäftsführung, einschließlich Buchungen und Abrechnungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Verwaltung von Büromaterialien, die Koordination externer Dienstleister sowie den Empfang von Gästen, Planung, Vorbereitung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besuche von Geschäftspartnern und Delegationen, Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Bearbeitung von E-Mails und Telefonanfragen im Namen der Geschäftsführung, Erstellung von Tagesordnungen, Organisation relevanter Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen, Verantwortung für die Integrität und Sicherheit sensibler Daten, Dokumente und Gesprächsinhalte, Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern zur Förderung einer effizienten Zusammenarbeit und reibungsloser Informationsflüsse

Unterstützung bei der Bearbeitung von den Unterlagen der Bewerber*innen und Teilnehmer*innen, Unterstützung bei der Organisation der Kennenlerntreffen, Unterstützung bei der Organisation der Vorbereitungstagungen, Unterstützung bei der Reiseorganisation, Übernahme eigener kürzerer Projekte, Kommunikation mit Ehrenamtlichen und Programmteilnehmer*innen, Allgemeine Bürotätigkeiten, Regelmäßige Teilnahme an Teambesprechungen

Ansprechperson für Sitzungsteilnehmende und Mitarbeitende, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung der Mitarbeitenden bei kleinen Projekten, Betreuung von Sitzungen und Tagungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten (abends ab 17:00 Uhr), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Tagungen, Unterstützung der Poststelle und des Hausservices bei anfallenden Arbeiten

Erledigung des persönlichen Schriftverkehrs, Selbstständiges Management von Terminen, Unterlagen und Reisen für den kaufmännischen Geschäftsführer, Erstellung von Präsentationen und Recherche von Inhalten, Sicherstellung der fristgerechten Zuarbeit der Fachbereiche, Erstellung von Sitzungsvorlagen, Beschlussentwürfen und Protokollen, Begleitung bereichsübergreifender Vorgänge und Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen, Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Dienstleistern, Erarbeitung von inhaltlichen Analysen und Entscheidungsvorlagen

Durchführen des Vermittlungsdienstes, Durchführen des Pförtnerdienstes, Dienst-KFZ Pflege: Überprüfung auf Fahrtauglichkeit (Reifendruck, Ölstand etc.), Tankfüllung, Innen- und Außenreinigung, Überführungsfahrten z.B. zu Werkstätten, Empfangen und Absenden von Post, Paketen etc., Vertretungsweise Kontaktaufnahme zu Firmen zur Sicherstellung der Hausdienste, Betreuen von Kunden, Bürgern und Besprechungsteilnehmenden, Durchführen von Kontrollgängen durch das Amtsgebäude, Führen von einfachen Listen, Beflaggung des Dienstgebäudes

Organisation des Büroalltags, Übernahme administrativer Aufgaben und erste Anlaufstelle für interne sowie externe Anfragen, Koordination von Terminen für Meetings und Veranstaltungen - inklusive Vorbereitung aller Unterlagen und Information der Beteiligten, Überwachung der Finanzen, Analyse von Budgets und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten, Planung und Koordination interner Events, von Location-Auswahl bis zur Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Übernahme der kompletten Reiseplanung, Buchung sowie Abrechnung von Dienstreisen, Sicherstellen der Einhaltung von Arbeitssicherheits- und IT-Richtlinien und Unterstützung bei Schulungen, Aktive Mitarbeit an Einkaufsprojekten, Unterstützung bei der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen sowie Mitwirken an Prozessoptimierungen

selbstständige Bearbeitung aller administrativen Personalangelegenheiten von der Einstellung bis zum Austritt, Beteiligung der internen Mitbestimmungsgremien im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit, Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten in arbeits- und tarifrechtlichen Fragen in deutscher und in englischer Sprache, Betreuung der Beschäftigten in steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten u.a. zur Gehaltsabrechnung, Mutterschutz, Elternzeiten, Monitoring von An- und Abwesenheiten, Erstellung von Personalkostenhochrechnungen von drittmittel- und haushaltsfinanziertem Personal, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung insbesondere Anlage der Personalstamm- und Gehaltsdaten bis zur Prüfung der Zahlläufe, Zahlbarmachung von Vergütungen über unser Abrechnungssystem SAP, Führen der digitalen Personalakten sowie Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, eigenständige Korrespondenz im Aufgabengebiet mit Sozialversicherungs- und Versorgungsträgern sowie Ämtern und Behörden, Mitgestaltung der Prozessoptimierung im Personalbereich sowie der Digitalisierung

Formale /organisatorische Qualitätskontrolle von Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von deutschen und fremdsprachlichen Verträgen mit externen Fachleuten, Unterstützung der Kolleg*innen bei Digitalisierungsprozessen, in IT-Fragen und bei Recherchen, Pflege von Datenbanken, insbesondere der Gutachterdatenbank, Ablagemanagement, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Unterstützung der Kolleg*innen im organisatorischen und administrativen Bereich (Informations- und Terminmanagement, Reisevor- und Nachbereitung, Besucherbetreuung)

Erstellung von Geschäftsbriefen, Aktenvermerken oder Statistiken, Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Entgegennahme von Telefonaten, Sichtung und Verteilung eingehender Post, Materialbeschaffung (Ausschreibung, Bestellungen, Wareneingangskontrolle), Planung des organisatorischen Ablaufs von Informationsveranstaltungen, Bildungsmessen, Tagen der offenen Tür, Reservierung/Buchung von Hotelzimmern, Unterstützung der hauseigenen Druckerei bei der Fertigstellung von Druckmaterialien

Unterstützung der Personalbetreuung bei administrativen Aufgaben, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten in Personalsystemen, Erstellung von Standard-Schriftstücken (z. B. Bescheinigungen, Schreiben, Zeugnisse), Ablage und Verwaltung von Personalakten (digital und in Papierform), Vor- und Nachbereitung von Vertragsunterlagen, Mitwirkung bei der Terminorganisation und -koordination, Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Meldungen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Personalprozessen, Unterstützung bei Projekten aus dem Personalbereich

Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale, Organisation der Tagespost, Betreuung von Besuchern, Fuhrparkmanagement, Unterstützung der Fachabteilungen in verschiedenen Aufgaben, Archivierungsarbeiten

Unterstützen bei laufenden Projekten und täglichen Arbeitsabläufen, Recherchieren und Aufbereiten von Informationen oder Daten, Mitarbeiten im Team und teilnehmen an Besprechungen

Unterstützung der Leitung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten, Bearbeitung von Listen, Bestellungen, Bearbeitung der Handkasse, Annahme von Anrufen und Anliegen der Eltern

Empfang der Besucher*innen (intern, extern) der Geschäftsstelle und Anrufe in der Telefonzentrale, Organisation des Büroalltags (Postbearbeitung, Termin- und Materialverwaltung, Bestellungen von Büromaterial, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen etc.), Anwendung verschiedener EDV-Programme, Verwaltung der Kasse und die Erstellung von Rechnungen für Betreuungsleistungen, Zusammenarbeit im Team

Organisiere die Ablage und Archivierung unserer Unternehmensdokumente - sowohl digital als auch analog und selbstverständlich immer mit einem Blick auf Vollständigkeit und Struktur, Verwalte den Postein- und -ausgang, scanne und verteile Dokumente fristgerecht und gewährleiste eine saubere Dokumentation unternehmensweiter Anliegen, Bestell Büromaterialien und gestalte unser Office mit – von der Ausstattung bis zur regelmäßigen Inventur, Unterstütze das People-Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Offboardings, Team-Events oder der Pflege von Personalakten, Fungiere als zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um die Dienstfahrzeuge unserer Mitarbeitenden und verantworte das Fuhrparkmanagement – von Fahrzeugbestellungen über Rückgaben bis zur Schadensabwicklung mit Versicherungen & Werkstätten, Bearbeite und verwalte behördliche Anfragen und verantworte die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, inkl. Terminabsprachen und fristgerechter Einreichung relevanter Unterlagen, Sorge vor Ort für eine angenehme Meeting-Atmosphäre, buche Räumlichkeiten und kümmere dich um Verpflegung und Technik, Pflege und erweitere unsere interne Wissensdatenbank damit alle Mitarbeitenden auf aktuelle, relevante Informationen zugreifen können, Bring aktive deine Ideen zur Weiterentwicklung unserer Prozesse und des Office-Alltags ein, Unterstütze teamübergreifend bei organisatorischen Themen und Projekten