Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung, Telefondienst, allgemeiner E-Mail-Versand, Terminmanagement, regelmäßige Pflege der Datenbank, bearbeiten der Abrechnungen sowie der dazugehörigen Ablage, Unterstützung bei der Organisation von Angeboten, Festen und sonstigen Veranstaltungen

Auftragsanlage und Bearbeitung im ERP-System, Überprüfung und Pflege des Zeiterfassungs-Programm, Bearbeitung von Rechnungen, Bearbeitung von Fortbildungsanträgen, Postbearbeitung, Bearbeitung von telefonischen Anliegen, Unterstützung bei Aufgaben des Lettershops, Protokollführung bei Dienstbesprechungen, Weitere allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, Terminvergabe und -koordination, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehr, Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Anträgen, Pflege und Verwaltung von Akten und Dokumenten, Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen, Organisation des Einkaufs und Beschaffungsmanagements, Durchführung von Botengängen

den Arbeitsalltag unseres Teams managen und für den Wohlfühlfaktor sorgen, Büro funktionsfähig halten und zu einem Ort machen, an dem sich alle gerne aufhalten, Team bei organisatorischen und administrativen Themen unterstützen, Ansprechpartner*in für das Facility Management und externe Dienstleister sein, Team-Events und Aktionen planen und organisieren, sicherstellen, dass alles läuft, bei Sonderprojekten mitwirken

Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage, Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung., Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen., Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)

Administrative Unterstützung bei der Organisation von Seminaren, Lehrveranstaltungen oder Prüfungen sowie im Studienservice, Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten zur Digitalisierung, Standardisierung, Prozessoptimierungen und Automatisierungen, Dateneingabe, -pflege und -management in unseren Systemen, Bereitstellung und Pflege von Informationen auf unserem Online-Campus, Bearbeitung von Telefonanfragen und E-Mails, Möglichkeit, dein Aufgabenspektrum nach Absprache zu erweitern

Organisation und Pflege der internen Büro- und Betriebsabläufe., Terminmanagement und Nachverfolgung von Aufgaben., Pflege und Eingabe digitaler Buchhaltungsdaten (z. B. Kreditoren)., Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner., Aufnahme und Bearbeitung von Anfragen (Telefon, E-Mail, Post)., Unterstützung bei kaufmännischen Aufgaben in Projekten.

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Organisatorische und administrative Unterstützung in den Bereichen Projektmanagement und -koordination, Kommunikation mit Geschäftspartner*innen und Kund*innen im In- und Ausland, Mitarbeit bei der Projektverwaltung und Zuarbeiten im Back Office, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Meetings, Konferenzen & Veranstaltungen, Marketingaktivitäten (Marketingresearch, PR-Arbeit, Social Media Pflege)

Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft/bei operativen Verwaltungsaufgaben, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen (z.B. Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsgrundlagen), Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten – von der Planung bis zur Umsetzung, Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern, Terminkoordination, Reisemanagement und allgemeine Verwaltungsaufgaben

Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und der Koordination von Ressourcen sowie Recherche zu relevanten Themen, Termin- und Reisemanagement, Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Schnittstellenmanagement: Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei interner Kommunikation: Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Fachbereichen Förderung der internen Kommunikation, Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post), Verwaltung vertraulicher Dokumente und Daten, Proaktive Weiterentwicklung der Sekretariatsprozesse: Optimierung von Prozessen in Ihrem Verantwortungsbereich

Verantwortung für das Büromanagement und allgemeine organisatorische Aufgaben an den Standorten gemeinsam mit 2 Kolleg*innen, Vertretung der Empfangsmitarbeiter*innen an den beiden Hauptstandorten und Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache, Verantwortung für die Materialbeschaffung, Verwaltung und -ausgabe an die Mitarbeitenden, Steuerung, Überwachung und Koordination externer Dienstleister*innen und Führen einer entsprechenden Dokumentation, Kaufmännische Unterstützung in der Fördermittelantragsstellung und in der nachgelagerten Dokumentation und Abrechnung

Organisation und Überwachung des Postdurchlaufs inklusive dem Sichten der Post, Vereinbarung und Verfolgung von Terminen, Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten und das Team auch in Englisch, Annahme, Herstellung und Weiterleitung von Telefongesprächen, Betreuung von Besuchern, Unterstützung von fachgebietsbezogener Sachbearbeitung durch Zusammenstellung von Statistiken, Unterlagen sowie Anfertigen von Präsentationen, Diagrammen und Tabellen, Abstimmung und Festlegung von Besuchs- und Besprechungsterminen, Buchung von Reisen und Vorbereitung von Reisekostenanträgen, Führung und Organisation der Büroablage sowie Bestellung von Büromaterial

Assistenz und Sekretariat des Lehrstuhlinhabers, Bearbeitung von juristischen Texten (Koordination von Audiodateien mit externer Agentur, Einarbeitung von handschriftlichen Kommentaren, Korrekturlesen und formatieren) sowie Erstellen von Texten nach Vorgabe, Schnittstelle zwischen Lehrstuhlinhaber und wissenschaftlichem Lehrstuhlpersonal, eigenständige Organisation und Abwicklung der Lehrstuhlverwaltung inkl. Controlling des Lehrstuhlbudgets, Abrechnung von Haushalts- und Projektmitteln, Reisekosten etc., Organisation von Tagungen, Reisen, Exkursionen und Gastaufenthalten, Vorbereitung von Vorlesungsskripten, Erstellen und Bearbeiten von PowerPoint-Präsentationen nach Vorgaben, deren Verwaltung und Digitalisierung, strukturierte Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails, Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Durchführung von Internet- und Literaturrecherchen, Unterstützung bei der Erstellung von Protokollen und Berichten

Koordination von Terminen und Pflege der Terminkalender der Geschäftsleitung, Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen, Berichten, Präsentationen und Vorlagen, Bearbeitung und Verteilung der Eingangs- und Ausgangspost und Verwaltung von Büromaterialien, Unterstützung bei großen Projekten und besonderen Veranstaltungen, Unterstützung in der Markforschung, Administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Büroarbeiten wie Rechnungsbearbeitung, Datenpflege und Postbearbeitung in den Fachbereichen der Stadtverwaltung, Unterstützung im Sitzungsdienst der städtischen Gremien, wie Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Protokollführung, flexible Übernahme weiterer Aufgaben in allen Bereichen der Verwaltung im Rahmen der längerfristig notwendigen Vertretung von Mitarbeitenden

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen

Unterstützung bei der Funktionsdiagnostik (z. B. Muskelkraft- und Beweglichkeitsmessungen), Leichte Bürotätigkeiten und organisatorische Unterstützung, Mitwirken im täglichen Praxisablauf

Umfassende Unterstützung bei allen administrativen Personalangelegenheiten für einen definierten Mitarbeiterkreis, Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Vertragsänderungen, Kommunikation mit Mitarbeitenden, Einrichtungsleitungen und internen Schnittstellen, Mitarbeit an personalbezogenen Projekten