Organisation und Begleitung des Rechnungsdurchlaufs inkl. Prüfung, Klärung von Unstimmigkeiten und Vorbereitung von Folgeaufträgen, Eigenständige Nachverfolgung von Vorgängen (Aufträge, Rechnungen, Mängel) inkl. Korrespondenz, Erstellung und Optimierung von Vorlagen und Prozessen zur Vereinheitlichung von Abläufen, Beauftragung und Koordination von Sofortreparaturen zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit technischer Anlagen, Vorbereitung und Mitwirkung bei Vergaben inkl. Angebotseinholung und -auswertung, Erstellung von Vergabevermerken und Beauftragung von Wartungen und Prüfleistungen, Überwachung von Wartungs- und Prüffristen sowie Verfolgung von Vertragszielen, Terminverfolgung, Dokumentation sowie Mahnwesen, Prüfung und Plausibilisierung von Rechnungen, Digitalisierung, Prüfung und strukturierte Ablage, Pflege und Weiterentwicklung der Ordner- und Ablagestrukturen in Abstimmung mit anderen Bereichen, Erstellung von Übersichten, Auswertungen und Berichten, Aufbau und Pflege von Datenbanken, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten für das CAFM-System (essentialsFM), Auf Weisung der Gruppenleitung, Bereitschaft zur Wahrnehmung von Ortsterminen, deren Zugang nicht immer barrierefrei ist