Unterstützung bei der Identifikation und Konkretisierung von KI Use Cases im Bankkontext, Selbstständige Umsetzung einfacher Use Cases mithilfe von Microsoft Copilot Chat, Mitarbeit bei komplexeren Use Cases: strukturiertes Erfassen fachlicher Anforderungen und fungieren als Schnittstelle zur technischen Umsetzung in Microsoft Copilot Studio, Freude am Einarbeiten in bankfachliche Themen sowie an der praxisnahen Anwendung von KI Werkzeugen, Allgemeine, administrative Tätigkeiten zur Entlastung und Unterstützung der Kolleg/innen

General secretarial duties, Professional reception and support of customers and visitors, Preparation and follow-up of meetings, Administration of the telephone switchboard, Processing of incoming and outgoing mail, General appointment management and coordination with external service providers, Ordering and management of office supplies, Support in the daily business of non-pharmaceutical purchasing, Processing of incoming invoices, as well as creation and dispatch of outgoing invoices, Taxation of prescriptions, Processing of credit card, cash, expense, and travel expense reports, Close cooperation with individual departments for exciting special projects

Erstkontakt und persönliche Beratung von Interessent:innen per Telefon, E-Mail und vor Ort, Betreuung und Begleitung während des gesamten Aufnahmeverfahrens, Organisation von Infoveranstaltungen und Schnuppertagen, Pflege und Verwaltung von Interessent:innen- und Bewerber:innendaten, Koordination von Beratungsterminen, Verwaltung von Akten, Dokumenten und Zeugnissen, Erstellung von Bescheinigungen und Korrespondenz, Dokumentation von Abwesenheitszeiten, Unterstützung bei schulischen Veranstaltungen, Abwicklung des Bestellwesens, Allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben

Als unser Front Office Agent / Rezeptionist genießt du den lebhaften Betrieb der Lobby und bist der erste Ansprechpartner für unsere Gäste, Du kümmerst Dich nicht nur um den reibungslosen Ablauf von Check-in und Check-out, sondern auch um Reservierungen, Gästeanfragen, Telefonate und die Bearbeitung von Zahlungen, Du wirst der Superheld unserer Gäste sein und sicherstellen, dass alle Aspekte der Gästereise und des Gästeerlebnisses auf höchstem Niveau umgesetzt werden. Dazu gehören auch die Beratung zu lokalen Attraktionen, Restaurants und Veranstaltungen, Du strahlst Geduld, Empathie und eine einladende Persönlichkeit aus, um unseren Gästen ein angenehmes Gefühl der Willkommenheit zu vermitteln, Als integraler Bestandteil des Teams arbeitest Du proaktiv daran, die Zufriedenheit der Gäste zu gewährleisten und den reibungslosen Ablauf der Front Office Abteilung sicherzustellen, indem Du mit anderen Abteilungen koordinierst und eng zusammenarbeitest

Programmübergreifende Koordination interner und externer Änderungsprozesse inklusive Informationsbeschaffung, Abstimmung mit Fachbereichen und Steuerung der Freigaben, Erstellung und Verwaltung von Änderungsanzeigen sowie Pflege der Daten und Dokumentation in SAP und Kundensystemen, Unterstützung der Programmleitung durch Vorbereitung von Programm-Reviews, Reports und Herstellkostenberechnungen (SAP / Excel), Vorbereitung von Projektaufträgen und Budgetanträgen zur Programmsteuerung, Organisation von Kundenterminen inklusive Terminplanung, Abstimmung der Präsentationen und Reiseorganisation der Teilnehmer

Organisation und das Erscheinungsbild des Empfangsbereichs, Ausarbeitung von Präsentationen sowie organisatorische Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Messen und Events, Erstellung von Statistiken, Reiseplanung und Buchung, Sorgt für das leibliche Wohl unserer Gäste, allgemeine administrative Aufgaben, Erfassung und Nachverfolgung von Reklamationen

Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten, Mitarbeit im Bereich Leistungssteigerung / Prozessunterstützung, Erstellung und Pflege von Protokollen, Administrative Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, Organisation und strukturierte Ablage von Dokumenten

Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten, z.B. Angebotsvorbereitung und -erstellung, Stammdatenpflege und -management, Durchführung von kaufmännischen Auswertungen und Analysen, Erstellen von Reportings und Präsentationen zur Unterstützung des Teams, Projektunterstützung im Rahmen allgemeiner Projekte

Erste Anlaufstelle für Mandanten persönlich und telefonisch, Koordination und Vorbereitung von Konferenzräumen, Gästeempfang und Gästebetreuung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erfassung von Fristen, Allgemeine Korrespondenzen, Optimierung von Jahresabschlüssen, Berichten und Angeboten, Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, Unterstützung des Teams bei sämtlichen Tätigkeiten, Zeiterfassung, Fakturierung, Reiseplanung, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Küchenbeständen

Organisation und Unterstützung der täglichen Büroabläufe, Terminplanung und Koordination von Aufträgen, Telefonzentrale und Betreuung unserer Kunden, Bearbeitung von Posteingang und Postausgang, Versand von Angeboten und Rechnungen, E-Mail-Korrespondenz, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Empfang von Kunden und Geschäftspartnern, Materialbestellungen und allgemeine Büroorganisation

Bearbeitung eingehender Anrufe, Online-Chats und E-Mails sowie Weiterleitung an die zuständigen Kolleg*innen, Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Behörden, Klienten und Kollegen, Begrüßung und Betreuung unserer Gäste, Familien und Kollegen, Post- und Paketannahme sowie Verteilung, Terminplanung und Unterstützung der Büroorganisation, Unterstützung in verschiedenen administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Angelegenheiten, Sicherstellung eines ordentlichen und professionellen Empfangsbereichs

Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen für verschiedene Zielgruppen (Projektleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter), Unterstützung bei der Aufwands- und Kostenverfolgung sowie entsprechender Auswertungen, Dokumentation aller Projektvorgaben und -prozesse, Zusammenführen von Statusberichten sowie Verfassen von Kurzprotokollen und Übersichten in den dazugehörigen Abstimmrunden, Pflege der zentralen Dokumentenablage für IT-Steckbriefe, Statusberichte und weiterer Dokumente, Koordination notwendiger Termine der beteiligen Firmen, Organisation von teamübergreifenden Veranstaltungen

Sicherstellen eines reibungslosen Büroalltags sowie Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben, Funktion als zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner, Koordination von Terminen für Meetings und Veranstaltungen inklusive Vorbereitung von Unterlagen, Abstimmung mit Beteiligten und Sicherstellung eines professionellen Ablaufs, Unterstützung der Teams bei Beschaffungsprozessen (z.B. Anlegen und Nachverfolgen von Bestellanforderungen in SAP), Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Unterstützung bei der Einhaltung von Arbeitssicherheits- und IT-Richtlinien sowie Mitwirkung bei der Organisation entsprechender Schulungen, Mitarbeit in Projekten

Verwaltung und Betreuung unserer Auszubildenden und Lehrkräfte, Organisatorische & administrative Unterstützung der Schulleitung, Sicherer, professioneller Austausch mit Kunden, Partnern & Behörden, Koordination der organisatorischen Abläufe am Standort, Anlaufstelle für externe Besuchende, Reisemanagement und Organisation externer Termine, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Schulbetrieb

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie Übernahme organisatorischer, administrativer und strategischer Aufgaben, Schnittstellenfunktion zu internen und externen Partnern, Kommunikation in englischer Sprache wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung, Vertretung einer weiteren Sekretärin im Rahmen der gegenseitigen Urlaubs- und Abwesenheitsregelung

Unterstützung bei der Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung des Sekretariats und/oder der Verwaltungsleitung, Unterstützende Administration des postalischen und elektronischen Schriftverkehrs der Schule, Allgemeine Schreibarbeiten, Anlaufstelle für Schüler*innen, Eltern und Besucher*innen, Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie Posteingang und -ausgang

Übernahme vielfältiger Aufgaben zur Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsführung, Kommunikationsschnittstelle zwischen der Kaufmännischen Geschäftsführerin und allen Abteilungen / Sparten der Stiftung, Organisation und Administration des Sekretariatsbereiches (Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollierung, Korrespondenzbearbeitung, Dokumentenmanagement), Mitarbeit bei Sonderprojekten in Zusammenarbeit mit den Büros der Vorstandsmitglieder, Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung interner Veranstaltungen und Vorstandssitzungen, Planung, Organisation und Abwicklung sämtlicher Dienstreisen

Du wickelst den Schriftverkehr der JOBLINGE gAG Rheinland ab, beschaffst Materialien und bereitest Daten für die laufende Erfolgskontrolle auf., Du übernimmst die Einrichtung und Wartung von Notebooks, führst weiterer Hardware- und Softwareinstallationen durch und managest die Einrichtung und Pflege von Benutzer-Accounts., Du übernimmst die Betreuung von Supportfällen und Desktop-Anwendungen (MS Office, etc.) für unsere Mitarbeiter*innen und Teilnehmenden., Du bereitest Unterlagen für die Buchhaltung und die Fördermittelabrechnungen vor., Du übernimmst Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung und Prüfung von Kassen- und Rechnungsbüchern., Du verwaltest die Räumlichkeiten des Standorts Köln und organisierst die Instandhaltung und Reparatur der technischen Anlagen., Du pflegst die JOBLINGE-Datenbank und unterstützt bei der projektbezogenen Dokumentation und der Erstellung von Berichten., Du unterstützt bei der Abrechnung von Fördergeldern sowie bei der Erstellung von Anträgen und Meldungen., Du unterstützt im Büromanagement und übernimmst Verwaltungsaufgaben und Recherche, sowie die Anfertigung von Arbeits- und Kommunikationsmaterialien., Du unterstützt bei der Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Veranstaltungen., Du unterstützt bedarfsweise funktionsübergreifend das JOBLINGE-Team in den Bereichen Kommunikation, Workshopvorbereitung, Dokumentation u. a.

Büro- und Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Rechnungswesen, Personalwesen und Assistenz, zusätzliche Ausbildungseinsätze in weiteren Unternehmensbereichen, Vertraut werden mit dem Umgang von Zahlen, Statistiken und Präsentationen, Organisation und Mitwirkung von/bei Projekten und Veranstaltungen, eigene Azubiprojekte, wie z.B. unsere Tauschbox

Terminkoordination der Institutsleitung (inkl. Dienstreiseplanung und Organisation), allgemeine Institutsverwaltungsaufgaben (u.a. Bestellwesen, Urlaubsplanung und Zeiterfassung), Unterstützung im Bereich Abrechnung, Abwicklung der Sekretariatskorrespondenz (englisch/deutsch), Mitarbeit an der Optimierung interner Abläufe und Prozesse