Aktive Mitwirkung in Projekten sowie Unterstützung der Projektkommunikation und -organisation, einschließlich PMO-bezogener Tätigkeiten, Unterstützung des Scrum Masters bei der Durchführung regelmäßiger Meetings sowie bei den täglichen Aufgaben der Produktteams, Mitarbeit und Unterstützung im Support- und Projektumfeld (z.B. Fehleranalyse, Verbesserung der Microsoft‑Office‑365‑Integration, Projektcontrolling), Teilnahme an laufenden Projekten, z.B. in den Bereichen Softwareentwicklung, IT-Support oder Datenanalyse, Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Aktualisierung technischer Dokumentationen, Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben, z.B. Terminplanung, Datenpflege oder Organisation von Meetings, Mitwirkung bei der Verbesserung und Optimierung interner BSS-Prozesse unter Einsatz von Microsoft Office 365 Anwendungen und weiteren Tools, Ansprechperson für prozessunterstützende Aktivitäten, Tools und Reports

Sie kümmern sich um anfallende Tätigkeiten am Empfang sowie Kundenbewirtung, Sie organisieren die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sie erledigen Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz und Terminorganisation, Sie arbeiten im Team mit anderen Verwaltungsabteilungen zusammen

Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie Verwaltung von kaufmännischen Projekten, Durchführung des abteilungs­internen Projekt­controllings sowie Vorbereitung der Monats­berichte, Bearbeitung des Auftrags­eingangs und der Auftrags­bestäti­gungen sowie Erfassung von Kunden­daten, Organisation von Personal­themen wie z. B. die Verwaltung von Urlaubs- und Gleit­zeit­anträgen, Reise­kosten, Tätig­keits­nach­weisen etc., Übernahme von Assistenz­aufgaben (Organisation von Dienst­reisen, Termin­koordinierung, Mitschriften von Besprechungen, Pflege von Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) etc.)

Unterstützung des Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäfts, Vorbereitende Buchhaltung, Telefonzentrale und allgemeine Assistenzaufgaben, Bearbeitung des Schriftverkehrs und Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminplanung und Koordination von Terminen mit internen wie externen Ansprechpartner*innen, Meetings

Steuerung des Recruiting- und Bewerbermanagements, Organisation und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen, Unterstützung der Personalplanung sowie Erstellung und Verwaltung von Personalunterlagen, Vorbereitung und Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen HR-Themen, Verwaltung von An- und Abwesenheiten, Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner HR-Prozesse und Strukturen, Repräsentation des Unternehmens auf ausgewählten Jobmessen und Recruiting-Events, Operative Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen und Büroausstattung, Einholung und Vergleich von Angeboten, Kommunikation und Verhandlung mit Lieferanten, Pflege, Prüfung und Verwaltung von Bestellungen und Eingangsrechnungen in der Bestelldatenbank, Kontinuierliche Optimierung von Einkaufs-, Beschaffungs- und Freigabeprozessen, Planung und Durchführung der jährlichen Inventur, Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags, Verwaltung und Koordination des Fuhrparks sowie betrieblicher Versicherungen, Organisation von internen Veranstaltungen, Verwaltung von Verträgen, Dokumentationen und Ablagestrukturen, Unterstützung bei administrativen Prozessen und der Abrechnung von Förderprojekten

Steuerung des Recruiting- und Bewerbermanagements, Organisation und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen, Unterstützung der Personalplanung sowie Erstellung und Verwaltung von Personalunterlagen, Vorbereitung und Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen HR-Themen, Verwaltung von An- und Abwesenheiten, Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner HR-Prozesse und Strukturen, Repräsentation des Unternehmens auf ausgewählten Jobmessen und Recruiting-Events, Operative Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen und Büroausstattung, Einholung und Vergleich von Angeboten, Kommunikation und Verhandlung mit Lieferanten, Pflege, Prüfung und Verwaltung von Bestellungen und Eingangsrechnungen in der Bestelldatenbank, Kontinuierliche Optimierung von Einkaufs-, Beschaffungs- und Freigabeprozessen, Planung und Durchführung der jährlichen Inventur, Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags, Verwaltung und Koordination des Fuhrparks sowie betrieblicher Versicherungen, Organisation von internen Veranstaltungen, Verwaltung von Verträgen, Dokumentationen und Ablagestrukturen, Unterstützung bei administrativen Prozessen und der Abrechnung von Förderprojekten

Unterstützung unseres CEO und CSO im operativen Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Prozesse., Eigenverantwortliche Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Managementformaten., Professionelle Vorbereitung interner und externer Termine und Sicherstellung der Verfügbarkeit relevanter Informationen., Professionelle und verbindliche Steuerung der Kommunikation mit Kund:innen, Partner:innen und internen Stakeholder:innen., Koordination und Organisation der Führungskräfte-Gremien des CSO, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung., Unterstützung bei Projekten, Reportings und Sonderaufgaben mit Einbringung eigener Ideen und Struktur., Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen und effiziente Bewegung komplexer Abläufe.

Provide comprehensive administrative and organisational support to the Managing Director., Manage travel and booking coordination end-to-end, including business trips, restaurants, event RSVPs, and all related changes such as rebookings and cancellations., Handle all booking-related communication with internal teams and external partners., Manage travel expenses and receipts, including collection, review, upload and reconciliation, working closely with Accounting., Coordinate calendars, appointments and speaker requests, and oversee vacation and absence management., Organise and document orders and procurement, ensuring smooth handling, invoicing and documentation., Occasionally take on special tasks, such as art-related research assignments.

Verwaltungsbezogene Aufgaben und unterstützende Bürotätigkeiten, Terminabstimmung, Koordination und Terminüberwachung, Erstellen von Präsentationen, Grafiken und Statistiken nach vorgegebenen Inhalten, Technische und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen, Konferenzen, Seminaren und Veranstaltungen, Unterstützung der Ehrenamtlichen, Budgetverwaltung und Abrechnungen, Reiseorganisation und Dienstreisekostenabrechnung

Arbeit mit dem ERP-System Xentral, Unterstützung logistischer Prozesse und Bestellorganisation, Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und Werkstudent:innen, Mitwirkung bei der Rechnungsstellung und Überwachung von Zahlungseingängen (Forderungsmanagement), Bearbeitung von Reisekosten und Unterstützung bei administrativen Prozessen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs (Customer Service / Sales Postfach), Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Steuere und koordiniere betriebswirtschaftliche Abläufe und Prozesse, Behalte den Überblick zu Finanzen und sorge für eine solide Planung, Verantworte Einkauf, Logistik und Vertrieb von Produkten, Entwickle kreative Marketingstrategien und sorge für eine starke Präsenz in der Öffentlichkeit, Erlerne Maßnahmen zur Personalbeschaffung und Mitarbeiterbindung

Koordination von Terminen für die Bereichsleitung und Veranstaltungen für die Funktionsbereiche inkl. Vor- und Nachbereitung., Übernahme der Präsenzfunktion im Büro und im mobilen Office als erste Ansprechperson., Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und anderen Ausarbeitungen in enger Abstimmung mit der Bereichsleitung., Eigenverantwortliche Übernahme von kleinen Sach- und Projektaufgaben., Übernahme administrativer Tätigkeiten wie Rechnungskontrolle und Reisebuchungen.

Unterstützung der Geschäftsleitung in kaufmännischen und organisatorischen Belangen, inklusive vorbereitender Buchhaltung sowie Erstellung von Auswertungen, Berichten, Analysen und Präsentationen, Verantwortung für das Office-Management im operativen Tagesgeschäft, insbesondere Empfang, Telefonzentrale, Termin- und Reisekoordination, Bestellung von Bürobedarf sowie Dokumentenmanagement, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie zuverlässige Abwicklung des schriftlichen Geschäftsverkehrs, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Mitwirkung bei der Optimierung und Digitalisierung interner und externer kaufmännischer Prozesse sowie Übernahme neuer Herausforderungen

Proaktives Office-Management: Strukturierung des Arbeitsalltags der Geschäftsführung, Koordination von Terminen und Vorbereitung von Meetings., Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft als proaktiver Sparringspartner., Strukturen aufbauen: Optimierung bestehender Abläufe, Begleitung der Digitalisierung im Office-Bereich und Etablierung neuer Tools und digitaler Workflows., Präsentation & Vorbereitung: Erstellung von Entscheidungsvorlagen und hochwertigen Präsentationen., Reisemanagement: Planung von Geschäftsreisen und gelegentliche Begleitung der Geschäftsführung., Kommunikation: Übernahme der Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kunden.

Management des Sekretariats und Unterstützung der Geschäftsführung, Koordination von Terminen und laufenden Vorgängen, Koordination und Vorbereitung von Terminen mit internen und externen Geschäftspartnern, Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten, Schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen und externen Projektbeteiligten

Administrative Koordination von Forschungsprojekten, Reise- und Terminplanung, Betreuung von wissenschaftlichen Gästen, Selbstständige Erledigung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Zentrale Anlaufstelle für den Forschungsbereich sowie Schnittstelle zu Verwaltung, Serviceeinheiten und externen Partnern, Unterstützung bei administrativen Prozessen (z. B. Beschaffung, Abrechnungen, Personal- und Projektunterlagen), Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen

Sekretariatstätigkeit und Büroorganisation, Interne und externe Korrespondenz, Aktenmanagement und Datenbankpflege, Bestellwesen und Materialverwaltung, Management der Technik, Telefonannahme, Postbearbeitung, Kalender- und Terminverwaltung, Finanzbuchhalterische Zuarbeit

Begrüßung unserer Kunden, Geschäftspartner und Besucher, Erledigung aller anfallenden Verwaltungsaufgaben, bspw. Pflege und Anlage von Kundenkontakten, Vorbereitung von Meetings und Tagungen, Organisation und Abwicklung von hausinternen Schulungen, Unterstützung der anderen Fachabteilungen, Übersetzung und Kommunikation von Vertriebsaktionen an unser Vertriebsnetz, Überwachung, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Schulungsmaterial

Leitung der Abteilung Zentrale Dienste mit 13 Mitarbeitenden in den Servicebereichen Empfang, Beschaffung, Versicherungswesen, Saalmanagement, Post- und Scandienste, Gestaltung und Optimierung der Strukturen und Prozesse der Servicebereiche, Weiterentwicklung des Dienstleistungsgedankens, Entwicklung und Umsetzung von New Work Strategien zur Förderung agiler Arbeitsweisen

unsere täglichen Operations kennenlernen und aktiv unterstützen, im Bereich Finance & Accounting mitarbeiten – von Invoicing und Customer Billing bis zur Vorbereitung des monatlichen Finanz-Reporting, HR & People Operations übernehmen: On- & Offboarding, Vertragsverwaltung, Lohnabrechnung und die Organisation von Team-Events, deine kreativen Ideen einbringen und bestehende Prozesse aktiv effizienter mitgestalten und verbessern