Terminkoordination der Institutsleitung (inkl. Dienstreiseplanung und Organisation), allgemeine Institutsverwaltungsaufgaben (u.a. Bestellwesen, Urlaubsplanung und Zeiterfassung), Unterstützung im Bereich Abrechnung, Abwicklung der Sekretariatskorrespondenz (englisch/deutsch), Mitarbeit an der Optimierung interner Abläufe und Prozesse

Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Planung und Durchführung von Lehrgängen, Bereitstellung von Unterlagen und Material, Erstellung von Evaluationen, Verwaltung der Teilnehmer/-innen mit der Software ORBIS, Erstellung von Rechnungen, Zertifikaten, Bescheinigungen und Serienbriefen, Erstauskunft und Kommunikation mit Teilnehmer/-innen und Trainer/-innen in organisatorischen Belangen

Act as a force multiplier for the CTO by translating priorities and expectations into concrete actions, deliverables, and timelines., Reduce iteration overhead by working with owners across engineering and product teams to clarify next steps, raise quality, and ensure outputs meet expectations before CTO review., Proactively identify where work is getting stuck and drive progress through structured proposals, clear scoping, and follow-through., Own preparation for technical customer meetings, including understanding end-to-end technical stacks and (machine learning) workflows, creating clear, compelling customer-facing narratives and presentations, and coordinating inputs across teams., Ensure strong follow-ups after customer meetings by coordinating internal ownership and tracking execution, and preparing materials and agendas for subsequent sessions., Be able to run technical customer meetings, bringing in subject-matter experts as needed and ensuring high-quality outcomes., Keep cross-functional product and engineering initiatives moving by clarifying goals and expected outputs, helping owners break down complex tasks into actionable steps, and proposing initial drafts (e.g., architecture diagrams, workflows, or outlines) to accelerate feedback and decision-making., Support process improvements that increase execution speed and clarity, while respecting clear ownership boundaries., Enable teams through shared frameworks, templates, and best practices to improve alignment, speed, and quality across technical and product work., Contribute to customer-facing materials, proposals, and internal documents to raise overall quality., Translate high-level feedback into concrete improvements in preparation, narrative, and execution., Support early scoping of new opportunities or special projects by structuring initial workflows and technical approaches, and coordinating early inputs from product, engineering, and computational drug discovery., Operate as an execution partner and force-multiplier, ensuring the right things happen quickly and to a high standard.

Entlastung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, Vorbereitung von Sitzungen, Führung von Protokollen, Unterstützung im Arbeitsschutzmanagement, Unterstützung im Bereich der Verkehrsmittelwerbung, Unterstützung bei Marketing- und Personalprojekten, Funktion als kompetente Ansprechperson für interne Abteilungen und externe Dienstleister, Koordination und Entwicklung von Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, Zusammenarbeit mit externen Partnern und internen Gremien, Unterstützung der Fachabteilung Marketing bei der internen Kommunikation, Weiterentwicklung des innerbetrieblichen Informationsflusses, Sicherstellung, dass Informationen zielgerichtet und transparent fließen

Unterstützung der Geschäftsführung und der Bereichsleiter*innen in allen administrativen und organisatorischen Themen, Ansprechperson für interne und externe Anliegen, mit einer souveränen Kommunikation in Deutsch und Englisch, strukturierte Koordination von Terminen – inklusive Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Ablage relevanter Dokumente, Planung und Organisation von Dienstreisen sowie eigenständige Abwicklung und Dokumentation verschiedener Abrechnungen in Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, professionelle Büroorganisation, Betreuung von Gästen sowie gelegentliche Unterstützung am Empfang bei Bedarf, Pflege von Dokumenten und Daten sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Projekten

Bearbeitung von Rechnungen, Ablage, Posteingang und anderen Bürotätigkeiten, Erstellung und Bearbeitung von Anträgen und anderen Dokumenten, Upload von Belegen in DUO Datev Unternehmen Online, Unterstützung in der Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie bei weiteren administrativen und organisatorischen Aufgaben, Erstellen von Reports und Auswertungen

die organisatorische, logistische und zum Teil auch inhaltliche Vorbereitung, Koordinierung und Umsetzung des Termin- und Reisegeschäftes der Ministerin in Zusammenarbeit mit den Referentinnen und Referenten, der Referatsleitung und in enger Abstimmung mit der Leitung und den Fachabteilungen des Hauses, die Terminkoordinierung und Kontaktpflege mit Vertreterinnen und Vertretern aus Wirtschaft, Politik und Verbänden sowie anderen Institutionen im In- und Ausland (gelegentlich auch in englischer Sprache), die Zusammenstellung und Bearbeitung der Terminanfragen und das Verfassen von Vermerken für die Ministerin, die gelegentliche Mitreise und organisatorische Betreuung auf mehrtägigen Inlands- bzw. Auslandsdienstreisen der Ministerin (z.T. mit Wirtschaftsdelegation)

Direkte Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Eigenständige Bearbeitung von Vorgängen nach Absprache, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Priorisierung und Strukturierung von Themen, Mitdenken und aktives Organisieren von Informationen, Hohe Diskretion bei vertraulichen Themen (Personal, Verträge, Strategie), Professionelle Büroorganisation, Terminplanung, -koordination und Fristenüberwachung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Berichten, Protokollen und Auswertungen, Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Behörden, Geschäftspartnern und Dienstleistern, Dokumentenverwaltung, Abrechnungen gegenüber Kunden und Lieferanten, Unterstützung bei Personalthemen (Bewerberkoordination, Unterlagen, Terminplanung, Stundenkontoverwaltung), Kommunikation mit Behörden (z. B. Veterinäramt, Stadt, Ämter) inkl. Vorbereitung von Unterlagen, Organisation interner Abläufe und Weitergabe relevanter Informationen, Koordination interner Projekte und Sonderthemen, Organisatorische Unterstützung vor Ort (keine Tätigkeit im Produktionsbereich), Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Anwendung interner Systeme (Warenwirtschaft, Banking, Timemaster, Steuerberatungssoftware), IT-Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Systeme, Mitwirkung bei Prozessoptimierungen im Büro, Optional: Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit

Erledigung der anfallenden Korrespondenz nach Kurzvorgaben bzw. in eigener Ausarbeitung, Aufbereitung von wissenschaftlichen Veröffentlichungen, Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen in deutscher, englischer und französischer Sprache, Unterschriftsreife Erstellung der Reisekostenabrechnungen für Bedienstete in der Arbeitsgruppe. Dabei handelt es sich überwiegend um Auslandsdienstreisen (Tagungen und Aufenthalte bei ausländischen Großforschungseinrichtungen, wie z.B. CERN/Schweiz), Erledigung allgemeiner Sekretariatsarbeiten wie z.B. Terminkoordination, Ablage, Aktenführung, Postbearbeitung, Beantwortung allgemeiner Anfragen, Tätigkeiten in der Etatverwaltung im Bereich der Landes- sowie Drittmittel der Professoren*innen in eigener Zuständigkeit z.B. Kalkulation der Personal- und Sachmittel für einzelne Projektbereiche auf Grundlage der Budgetpläne inkl. der Erstellung der Finanzberichte für das BMBF und an den Projektträger, Anweisung der Rechnungen und Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen, Organisation von Veranstaltungen, Kongressen, Tagungen, Workshops etc.

Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Referat sowie Unterstützung der Beauftragten für Menschen mit Behinderungen und Seniorinnen und Senioren, Terminmanagement, einschließlich Planung, Koordination und Überwachung von Terminen sowie Nachhalten von Arbeitsaufträgen und Zuarbeiten, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen, einschließlich Erstellung von Unterlagen und Protokollführung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der internen und externen Korrespondenz und Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses, Organisation von Dienstreisen, Vorbereitung der Unterlagen sowie Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung in Zusammenarbeit mit der Reisestelle, Mitwirkung bei der Haushaltsbewirtschaftung des Referats, insbesondere Rechnungsprüfung, Zuordnung zu Haushaltsstellen sowie Unterstützung bei Haushaltsplanung und Controlling, Organisation von Beschaffungen und Verwaltung von Bürobedarf, Inventar und Arbeitsplatzausstattung nach den geltenden Beschaffungsregelungen, Koordination und organisatorische Betreuung von Beiratssitzungen, einschließlich Terminabstimmung, Einladung, Dokumentenbereitstellung und Protokollierung, Unterstützung bei Förderprogrammen und Projekten, insbesondere Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit, Korrespondenz mit Antragstellenden und Vorbereitung von Bescheiden nach Vorgabe, Wahrnehmung von Querschnittsaufgaben im Referat, zum Beispiel Aktenführung und Schriftgutverwaltung, Pflege des Internetauftritts, Unterstützung bei IT-Serviceaufgaben sowie Mitwirkung bei Arbeits- und Gesundheitsschutzthemen

Büroabläufe und betriebswirtschaftliche Prozesse kennenlernen und umsetzen, Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben, Kontakt mit Teilnehmenden, Mitarbeitenden und externen Partnern per Telefon, E-Mail und persönlich, Durchlaufen aller ausbildungsrelevanten Abteilungen, Praxisphase im Mutterkonzern, der Amadeus Fire AG

Umfassende betriebswirtschaftliche und organisatorische Kenntnisse erlangen, Einblick in bürowirtschaftliche Abläufe sowie die kaufmännische Steuerung und Kontrolle, Einblicke in verschiedene Abteilungen durch einen Rotationsplan erhalten

Organisation unseres Empfangs und Bedienung der Telefonzentrale im Zeitraum von 17:00 bis 22:00 Uhr, Begrüßung von Gästen auf unserer Konferenzetage, Reservierung von Konferenzräumen, Organisation und Betreuung abendlicher Essensbestellungen, Weitere administrative Tätigkeiten

Unterstützung der Geschäftsführung und Bereichsleitungen im Alltag, von der Koordination interner und externer Termine über vorbereitende Recherchearbeiten bis hin zur aktiven Vorbereitung von Veranstaltungen wie Betriebsversammlungen und Beiratssitzungen., Überblick über die Vertragsdatenbank behalten und Aktualisierung der Informationen., Begrüßung von Kunden, Dienstleistern und Besuchern in Nussbaum und Sicherstellung, dass sich jeder gut aufgehoben fühlt., Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen am Telefon., Organisation des Posteingangs, Sortieren und Verteilen von Unterlagen., Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache führen.

Funktion der zentralen Schnittstelle für wissenschaftliche und administrative Anfragen im IHE-2 und IHE-3, Aktive und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Eigenverantwortliche Büroorganisation, Bearbeitung des Posteingangs und Erstellung geschäftlicher Korrespondenz, Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragstellern sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit, Terminmanagement sowie Terminplanung und ‑überwachung mithilfe von elektronischen Kalendern, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Kolloquien mit Gästen aus Politik, Wirtschaft und Industrie, Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften usw., Führung des Protokolls bei strategischen, internen und externen Leitungsabstimmungen, Erstellung von Präsentationen sowie wissenschaftlichen und administrativen Statistiken, Organisation und Betreuung von Bewirtungen: Planung, Koordination und Durchführung von Bewirtungen im Rahmen von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen (inkl. Abstimmung mit internen und externen Dienstleistern sowie Vor- und Nachbereitung), Empfang und Betreuung von Gästen: Professioneller Empfang nationaler und internationaler Gäste sowie Ansprechperson vor Ort; organisatorische Unterstützung bei Terminen, Veranstaltungen und Aufenthalten

Koordination der internen Rechnungslegung in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und der externen Steuerberatung, Unterstützung des Vertriebsleiters im Bereich Innendienst, Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle, Pflege und Abstimmung von Debitoren- und Kreditorenkonten, Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen, Unterstützung bei der Angebots- und Auftragsabwicklung, Mitwirkung bei der Optimierung interner kaufmännischer Prozesse, Vorbereitung der Unterlagen für die externe Steuerberatung

Begrüßung, Empfang und Betreuung von Besuchern, Lieferanten und Kunden vor Ort, Entgegennahme, Bearbeitung, Klassifizierung und Weiterleitung von Telefonaten an die Fachabteilung, Organisation der Meetingraum-Belegung und Bewirtung der Gäste, Verantwortung für die allgemeine Ordnung und Sorgfalt am Standort (Kantine), Organisation und Bestellung bei Caterern, Verwaltung und Einkauf von Verbrauchsgütern und Büromaterialien, Koordination des Postein- und -ausgangs

Aktive Mitarbeit und eigenverantwortliche Umsetzung interner Projekte an der Seite der Geschäftsführung, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Protokollen, Steuerung des Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, internen Fachabteilungen und externen Partnern, Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Business Review Meetings, Distributor Meetings und Workshops, Koordination und Nachverfolgung vertriebsrelevanter Vorgänge, z. B. im Vertragsmanagement, Selbstständige Terminplanung, -überwachung und Reiseplanung, Interne und externe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, einschließlich Postbearbeitung

Unterstützung der Forschungs­koordinatorin bei ihren Tätigkeiten, Sekretarielle Betreuung verschiedener Forschungsprojekte des Instituts, Tägliche Korrespondenz, Erledigung administrativer Aufgaben, Termin- und Reiseplanung, Organisatorische Betreuung internationaler Gäste, Unterstützung bei der Aufbereitung von Informationen und Daten für das Berichtswesen

Koordination von Terminen und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Betreuung der Telefonzentrale, Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Erstellung von Berichten, Bearbeitung der Post