Bearbeitung von administrativen und organisatorischen Aufgaben wie Dokumentenmanagement und Terminplanung sowie Travelmanagement., Mitwirkung bei der Bearbeitung von Kommunikation und Korrespondenz., Unterstützung im Backoffice bei der Datenpflege, Recherche zu bestimmten Themen sowie bei der Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen., Unterstützung bei internen Projekten zur Vereinfachung von Workflows und Dokumentation von Prozessen.

Vollständige Organisation der Teams von vier Partnern, Anfertigen von Schreiben, Kalenderführung, Reiseplanung, Kommunikation mit Gerichten, Postein- und ausgang, Betreuung von Gerichtsverfahren (Excel, Outlook), Bearbeitung von Vorträgen (PowerPoint), Bearbeitung von anderen üblichen Mandatsdokumenten (Word, Excel)

Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft sowie die Erledigung organisatorischer Tätigkeiten, anfallende Rechercheanfragen

Terminkoordination und -vereinbarung, Vorbereitung von Meetings und Sitzungen, Verantwortlich für die Kommunikation des Vorstandes in alle Organisationsbereiche, Kontaktpflege und Kommunikation mit Behörden, Förder*innen, Geschäftspartner*innen, Besucher*innen, Kooperationspartner*innen, Verfassen von Schriftsätzen und Protokollen, Erstellen von To-Do-Listen, Priorisierung von Aufgaben und Einhaltung von Fristen, Verantwortlich für administrative Aufgaben, wie den Schriftverkehr des Vorstands, Anfertigung von Präsentationen gem. Vorgabe, Aufarbeitung und Zusammenfassung von Texten, Analyse der bestehenden und Entwicklung effizienter, administrativer Sekretariatsabläufe, Eigenständige Recherche und Zusammenführung von Informationskonvoluten, Begleitung und Unterstützung des Vorstandes als Projektassistenz, Prüfung von Standardverträgen und Zuführung in das Vertragsregister, Pflege und Aktualisierung der Fundraisingbox (Tool zum Erfassen von Kontaktdaten), Erstellung von Kreditkarten- und Auslagenabrechnungen

Support talent operations and employee experience topics, contributing to a strong employee journey from onboarding onwards, collaborating with our people lead, Plan and execute Office Days, primarily in Berlin, as well as virtual and in-person company events, investor meetings, and customer or partner gatherings, such as meetups alongside conferences, Own general office and admin topics, including the relationship with our co-working space, office supplies, incoming mail, supplier communication, and company merch, Support employees with travel bookings and related logistics, Coordinate with vendors and suppliers, manage relationships, and ensure smooth delivery of services, Maintain electronic and paper records, ensuring information and documents are organized, filed correctly, and easily accessible, Support the rollout and maintenance of company-wide operational processes and policies, and help the team follow them, Proactively identify and implement improvements to day-to-day operations, Act as reliable point of contact and ensure that the CEO’s time is protected & used effectively, collaborating with the Chief of Staff on prioritization as needed, Organize & coordinate appointments, meetings & business travel across time zones while ensuring seamless day-to-day support, Support prioritization & coordination of incoming requests in alignment with internal & external stakeholders, handling correspondence where appropriate, Support the Leadership Team with logistics when needed

Unterstützung des Teams bei allen organisatorischen Aufgaben., Erste Ansprechperson am Telefon bei eingehenden Anfragen mit souveräner Freundlichkeit., Übernahme der Vorbuchhaltung, Aufarbeitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen aus der bwa und Pflege von Unterlagen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit., Sicherstellung der Genauigkeit und Konsistenz von Mandantenakten und Implementierung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung., Planung und Koordination von Besprechungen., Unterstützung beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen.

Administrative und organisatorische Unterstützung des CTO einschließlich Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen, Protokollführung, Terminkoordination sowie allgemeine Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen sowie Veranstaltungen, Priorisierung und Koordination von eingehenden Informationen sowie Festlegung wichtiger To-dos, Tagesorganisation und Vorbereitung von Unterlagen, Organisation und Koordination betrieblicher Personalaufgaben für den CTO, Erstellung von aussagekräftigen Auswertungen und Vorlagen für Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Unterstützung bei Sonderprojekten

Accounting and monitoring of budget and revenues, Data and system maintenance of all relevant programs (DATEV, myTH, DUO, internal systems), Interface between clients, team, and external parties, Support for clients in the transition to digital processes in e-invoicing in the future, Creation, maintenance, and updating of orders in DATEV, Support for the secretariat and participation in the final process of annual financial statements and tax returns

Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung, Strukturierung von Terminen, Themen und Entscheidungsprozessen, Aufbereitung und Analyse von Zahlen, Erstellung und Weiterentwicklung von Excel-Tools, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen, Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und strategischen Themen, Eigenständige Übernahme und Steuerung von Projekten im Bereich Organisation, Struktur und Prozesse, Unterstützung bei der Pflege eines professionellen Reporting- und Steuerungssystems, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Begleitung von Netzwerkveranstaltungen und Außenauftritten (optional)

Planning and organization of business trips, including completing travel authorization requests, booking travel after identifying the most cost-effective connections, and reserving accommodations, Ordering of lab consumables and equipment, including all required documentation for the assigned working groups, Budget management for the assigned working groups, including maintaining records of consumables usage, Organization of scientific seminars and workshops in English, Handling general and scientific correspondence, as well as various writing tasks in English

Assist with creating and processing invoices and keep track of incoming payments, Maintain customer and company data in our systems and ensure that the data is up-to-date and well-organized, Help ensure that administrative processes are carried out efficiently and reliably, Maintain our internal databases and help ensure that our processes run smoothly, Help optimize and improve internal processes, Ensure that information is accurately documented and easily accessible, Support the executive board and management on operational and strategic projects, Be responsible for research, analysis, and organizational tasks as part of your day-to-day work, Work closely with Sales, Tech, and Management to ensure a smooth flow of information—both internally and externally with our customers

Serve as the first point of contact for phone calls and email orders, returns, and credits, coordinating customer inquiries for sales and the marketing team., Support the management of suppliers and service providers, ensuring the smooth handling of mail, office supplies, and the purchase of office materials and ingredients for shared lunches., Act as the primary contact for inquiries from customers and (potential) partners regarding collaborations via the office mailbox., Review and forward incoming and outgoing invoices to the tax office using DATEV Unternehmen online, manage the dunning process, and monitor internal accounting to ensure correct payment processing by key accounts.

Administrative und organisatorische Aufgaben, Assistenz der Sicherheitsfachkraft im Arbeitsschutz, Haushaltsangelegenheiten - Beschaffungen für die Gruppe, Raumangelegenheiten - Verwaltung und Koordinierung der Nutzung von Besprechungsräumen inkl. Vermietung von Räumen an Externe, Unterstützung bei der Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Zentrale Betreuung der Mobilfunkvertragsbedarfe

Vollständige Buchhaltung der Weinmüller GmbH sowie der zugehörigen Besitzgesellschaft, Kreditoren-, Debitoren- und Sachkontenbuchhaltung inkl. Kontenabstimmung, Monatliche BWA-Erstellung in DATEV zur Vorlage bei der Geschäftsleitung, Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie Überwachung und Zahlung sämtlicher Steuern, Vorbereitung des Jahresabschlusses in enger Zusammenarbeit mit unserem Wirtschaftsprüfer, Führung der Personalakten, Erste Ansprechperson für Personalfragen unserer Mitarbeitenden, Pflege des Tisoware-Zeiterfassungssystems (Krank-, Urlaubs-, Fehlzeiten), Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit externem Verrechnungszentrum, Erstellung von Auftragsbestätigungen und Ausgangsrechnungen, Mahnwesen und Forderungsmanagement, Projektneuanlage für eingehende Kundenbestellungen, Schriftverkehr und Telefonzentrale, Erstellung amtlicher Statistiken (Bundes- und Landesamt), Anforderung und Überwachung von Bankbürgschaften, Unterstützung bei internen Meetings

Unterstützung bei der operativen Planung und Steuerung des Migrationsprojektes., Koordination von Abstimmungsterminen zwischen IT-Experten, Fachabteilungen und externen Partnern., Vorbereitung von Projektsitzungen und Workshops, teilweise Moderation und Erstellung von Ergebnisprotokollen., Pflege von Projektplänen, Überwachung von Meilensteinen und Unterstützung bei der Erstellung von Statusberichten für die IT-Leitung., Unterstützung bei der internen Kommunikation zur Information betroffener Anwender und Abteilungen über Migrationsschritte., Sicherstellung der Aktualität und Zugänglichkeit der Projektdokumentation.

Support with administration such as creating/changing employment contracts, Preparatory payroll accounting, Office orders (fruits/drinks/office supplies/whatever is needed), Help organize team events and bi-yearly onsites

Im operativen Tagesgeschäft unterstützen Sie die Schulleitung, übernehmen eigenständig administrative Sachbearbeitungsaufgaben und tragen zu reibungslosen Abläufen im Schulalltag bei, Termine, Besprechungen und Sitzungen organisieren und koordinieren Sie und erstellen im Rahmen dessen auch Meldungen, Statistiken, Anträge und Berichte fristgerecht und sorgfältig, Als zentrale Ansprechperson stehen Sie internen und externen Kontakten – einschließlich Behörden (z. B. Ministerien, Staatliches Schulamt) – kompetent zur Seite und sichern einen verlässlichen Informationsfluss, Sämtliche Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben – von der Korrespondenz über die Datenpflege bis hin zur Dokumentation – bearbeiten Sie eigenständig und unter Berücksichtigung rechtlicher sowie datenschutzrechtlicher Vorgaben, Sie koordinieren administrative Abläufe zwischen Schule, Schulträger und externen Stellen, behalten Fristen und Richtlinien im Blick und unterstützen die Schulleitung bei Prüfungen, Genehmigungsverfahren und Anfragen

Bearbeitung elektronischer Postein- und ausgang, Mitarbeit in der digitalen Schriftgutverwaltung und dem digitalen Dokumentensystem, Besetzung der Telefonzentrale, Aufgaben im Bereich der zentralen Dienste des Amtes, wie beispielsweise im elektr. Zeitwirtschaftssystem sowie der Organisation von Dienstreisen und Besprechungen

Operative Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft, Koordination und Steuerung von internen sowie externen Kommunikations- und Informationsflüssen, Selbstständige Organisation von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen, Erstellung und Aufbereitung von Geschäftskorrespondenz, Unterlagen und Präsentationen, Effizientes Office- und Aufgabenmanagement sowie Übernahme administrativer Tätigkeiten

Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Belangen des operativen Tagesgeschäfts, Aktive Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und externen Ansprechpartnern, Protokollierung von Terminen sowie Vor-/Nachbereitung, Teilweise Unterstützung bei der Zeiterfassung zur monatlichen Stundenabrechnung und Rechnungsprüfung, Urlaubsvertretung, Sekretariatsaufgaben, wie allgemeine Kundenkorrespondenz, Wiedervorlage und Terminvereinbarungen runden Ihre Tätigkeit ab