Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen Aufgaben wie Terminvereinbarungen, Kalenderpflege und Reisebuchungen., Hilfe bei der Planung und Koordination von Meetings, Projekten, Messebesuchen und Veranstaltungen und Sorge für eine reibungslose Vorbereitung und Nachbereitung., Entgegennahme von Telefonaten und schriftlichen Anfragen und Weiterleitung an die entsprechenden Stellen., Unterstützung bei administrativen Aufgaben, beispielsweise bei Buchhaltungsprozessen, sowie bei allgemeinen Büroaufgaben., Mitwirkung bei der Gestaltung des Arbeitsumfelds – von der Umgestaltung der Büroräumlichkeiten bis hin zu verschiedenen „Feel Good“-Maßnahmen im Büro., Aktive Einbringung in weitere interne Projekte bei Interesse und Eignung.

Administrative Anlauf-, Informations- und Koordinationsstelle für den/die Vorgesetzte/n, die Mitarbeiter:innen der Organisationseinheit sowie für Besucher:innen und Anrufer:innen, Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (z. B. Termine, Anrufe, Postverteilung, Schreibarbeiten, Führung von Statistiken, Aktenführung und -ablage, Bereitstellung von Büromaterial und Bearbeitung der gesamten Kopier- und Druckaufträge), Entlastung und Unterstützung des/der Vorgesetzten sowie der Mitarbeiter:innen der Organisationseinheit in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten (z. B. in der sach- und termingerechten Vor- und Nachbereitung von Schulungen, Besprechungen, (Video-)Konferenzen, Klausurtagungen, Veranstaltungen etc.), Erstellen von Dokumentationen, Prozessabläufen und digitalen Verfahren

Für die Abteilungsleitung übernehmen Sie Assistenz- und Vorzimmertätigkeiten sowie organisatorische Aufgaben für Veranstaltungen der Abteilung, Sie dokumentieren die Durchsicht unserer Prüfungsberichte und Gutachten, Sie kümmern sich um Layout, Endredaktion und digitalen Versand unserer Gutachten, Sie sind erste Anlaufstelle für Anfragen unserer Mitglieder und Beschäftigten und ordnen diese den zuständigen Referaten zu

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, Terminkoordination inklusive Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung von Anfragen, Annahme, Vorqualifizierung und Weiterleitung von Telefonaten, Erstellung und Überarbeitung von Korrespondenz und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen und internen Abläufen, Mitarbeit und Unterstützung an bereichsübergreifenden Themen, Allgemeine Büroorganisation und Administration

Own and optimize the CFO’s calendar, managing priorities and day-to-day scheduling in a dynamic environment., Ensure efficient CFO Office operations by owning signature and office processes, coordinating travel, handling expense reports, maintaining key documentation, and supporting internal communications., Serve as a key interface between the CFO Office and other C-Level/Senior Management offices, ensuring aligned timelines, clear communication, and smooth coordination on priorities., Plan and organize business trips, executive events, and leadership meetings, ensuring excellent & efficient logistics., Handle confidential information with discretion and professionalism.

erste Ansprechperson für Auszubildende, Pädagog:innen, Dozent:innen, externe Partner, interne Abteilungen sowie die Schulaufsichtsbehörde, Übernahme einer vertrauensvollen Schnittstellenfunktion in der Kommunikation mit internen und externen Partnern, eigenverantwortliche Organisation des Office- und Fehlzeitenmanagements inklusive Bestell- und Reparaturwesen, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Prüfungen, Organisation und Koordination der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Bewerbertagen einschließlich Catering- und Raumbuchungen, Verwaltung, Auswertung und Sicherung von Daten sowie Zusammenstellung von Unterlagen und Erstellung von Präsentationen, Mitwirkung im Rahmen der internen Buchhaltung und des Rechnungswesens, insbesondere Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen sowie Abgleich von Rechnungen, Terminkoordination für das gesamte Schulteam mit internen und externen Partnern, enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung sowie Übernahme der Berichterstattung

Zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Arbeitsalltag., Eigenverantwortliche Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Veranstaltungen – intern wie extern – inklusive Reisemanagement., Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie eigenständige Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und bei Bedarf Protokollführung., Eigenständige Bearbeitung von Aufgaben im Informations- und Dokumentenmanagement sowie Weiterentwicklung bestehender Ablagestrukturen und Prozesse., Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und relevanten Arbeitsständen sowie deren zuverlässige Nachverfolgung., Koordination von Abläufen in enger Abstimmung mit Teams, Führungskräften sowie internen und externen Stakeholdern zur Förderung effizienter und verlässlicher Prozesse., Unterstützung auf Leitungsebene bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben in einem anspruchsvollen und dynamischen Umfeld, je nach Einsatzbereich.

Bürobetrieb von Grund auf aufbauen und führen: Alle wiederkehrenden Prozesse entwickeln und implementieren — Catering-Bestellungen, Materialversorgung, Facility-Checks, Flex-Desk-Koordination. Alles dokumentieren. Playbooks erstellen, die auch ohne dich funktionieren., Besucher- und Gästeerlebnis verantworten: Die gesamte Besucher-Journey gestalten — Vorab-Kommunikation, Empfang, Registrierung, Zugang, Catering und Nachbereitung. Jeder Gast verlässt Blackwave mit einem professionellen Eindruck., Räume, Flex-Desks und Lager zuverlässig managen: Buchungssysteme sauber halten, Lagerbestand tracken, Dienstleister koordinieren. Konflikte erkennen, bevor sie entstehen., Proaktiv kommunizieren — mit Team und Facility Management: Probleme früh melden — Facility-Mängel, Catering-Engpässe, Zugangsprobleme. Nicht warten, bis jemand fragt. Stefan und das Team immer im Bild halten., Dem Büro Leben einhauchen: Saisonale Catering-Ideen, Willkommensrituale für neue Kolleg:innen, kleine Momente, die das Team sich zu Hause fühlen lassen.

Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Aktionen, Pflege und Vorbereitung von Material für Bürobetrieb, Öffentlichkeitsarbeit und Freiwilligendienste, Datenpflege und Versandaktionen, Beteiligung an der Vorbereitung der ausreisenden Freiwilligen

Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation von Seminaren und internen Veranstaltungen, Pflege und Vorbereitung von Material für Seminare und Bürobetrieb, Datenpflege und Versandaktionen

Professionelle Betreuung unseres Empfangsbereichs und der Telefonzentrale, Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen auf Deutsch und Englisch, Organisation und Management der Konferenzräume, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Pflege des allgemeinen E-Mail-Postfachs, Bestellung, Verwaltung und Nachhaltung von Büromaterial, Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Steuerung und Überwachung von Projektphasen und Meilensteinen., Mitwirkung bei der Erstellung von Statusberichten, Präsentationen für Lenkungsausschüsse und der Aufbereitung von Kennzahlen im Projektcontrolling & Reporting., Organisation von Projekt-Meetings und Workshops, Erstellung von Protokollen und Aufgabenlisten sowie On- und Offboarding neuer Mitarbeitenden., Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb des Transformationsprojekts durch enge Zusammenarbeit mit Teilprojekten und Fachbereichen (Schnittstellenmanagement)., Strukturierung und Pflege der Projektablage (z. B. in MS Teams, JIRA und Confluence) im Dokumentationsmanagement., Übernahme einer Vertretungsfunktion für die Werkstudentenrolle im Bereich Prozessmanagement.

Unterstützung der Büroleitung des Kaufmännischen Vorstands bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben und organisatorischen Tätigkeiten, Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Terminen und Reisen, Führung der Büroablage und Steuerung der Wiedervorlagen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Mitorganisation von Veranstaltungen und Tagungen

Terminkoordination für den Vorstand, Unterstützung des Vorstandsbereiches im Tagesgeschäft (z.B. Terminvereinbarungen, Vor- und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen), Allgemeine Bürotätigkeiten und Organisationsaufgaben, Unterstützung bei der Koordination und Begleitung von Schulungen für unsere Mitarbeitenden, internen Veranstaltungen und Meetings, Kontakt mit in- und externen Partnern und Dienstleistern als zentrale Anlaufstelle, Schnittstelle zu allen Vorstandsbereichen (Mitwirkung interne und externe Kommunikation, Recht & Compliance sowie Controlling), Mitarbeit in diversen Projekten

Effiziente und sorgfältige Verwaltung aller organisatorischen Tätigkeiten rund um unser Bildungsangebot, wie z.B. die Bearbeitung von Teilnehmer- und Kursunterlagen, Pflege des Datenbestandes und Dokumentation, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Schriftverkehr, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und -kontrolle, Terminplanung und Vorbereitung von Veranstaltungen, Enge Zusammenarbeit und projektbezogene Unterstützung der Lehrgangsleitungen, Freundlicher Empfang und Begrüßung unserer Besucher und Gäste, Kompetente Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anrufe, Verwaltung der allgemeinen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Durchführung aller gängigen Verwaltungsaufgaben

Telefondienst, Schreibarbeiten, allgemeine Verwaltungsarbeiten, Postein- und Ausgang, Mithilfe bei Kursen, Akten beschriften, ordnen, einscannen, digitalisieren, Mithilfe im allgemeinen Dienstbetrieb

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Datenpflege, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Büroorganisation etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Unterstützung der Arbeit mit den Mentorinnen und Mentoren, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe

Aufgaben im Bereich Kreditorenbuchhaltung (Eingangsrechnungen/ Kassenbücher), Verwalten von Onlinekundenkonten (zum Beispiel Amazon Business), Mitwirkung bei der jährlichen Inventur, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Bearbeitung von Dienstreisen und Dienstfahrzeugen

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Datenpflege, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Büroorganisation etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Unterstützung der Arbeit mit den Mentorinnen und Mentoren, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe

Präsentationen entwerfen, Termine planen und überwachen, Telefonate entgegen nehmen, Anschreiben verfassen, Excel-Listen für Auswertungen und Statistiken erstellen, Posteingang und -ausgang bearbeiten, Lohnabrechnungen erstellen, Einstellungen vornehmen, Kündigungen erstellen, Rechnungen erstellen/verwalten und Zahlungseingänge überwachen, Verbuchen von Kreditorenrechnungen, Klären von Geschäftsvorfällen und Abstimmen der Konten