Unterstützung der Personalleitung, Bearbeitung und Vorbereitung arbeitsrechtlicher Maßnahmen und Vorgänge (z.B. Arbeitsverträge, Aktenführung, Bescheinigungswesen, bEM, Einstellungen und Austritte), Personaladministration (u. a. Vertragsmanagement, Pflege der Personalakten, On- und Offboarding, betriebliche Altersvorsorge), Unterstützung bei der alltäglichen Personalbetreuung und der vorbereitenden Lohnabrechnung, Pflege des Zeiterfassungssystems „gfos“, Bewerbermanagement und Recruiting (Erstellen und Schalten von Stellenausschreibungen, Terminvereinbarungen, -begleitungen, Bewerbungsgespräche)

Bestellwesen, Wareneingangskontrolle, Versandabwicklung (national & international), Mitwirkung bei Projektübersichten, Angeboten und Zulassungsdokumenten, Pflege eines zentralen Dokumentenmanagementsystems, Unterstützung bei der Pflege unserer Datenbank, Dokumentation zur Einhaltung luftfahrtrechtlicher Standards, Allgemeine Büroorganisation und Kundenbetreuung, Eventorganisation, Vorbereitende Buchhaltung und Reisekostenabrechnungen, Aktive Mitgestaltung interner Abläufe und Prozesse

Management des zentralen Empfangs, Ansprechpartner für alle Fragestellungen zum operativen Bürobetrieb als Schnittstelle zur Hausverwaltung und zum Hausmeisterservice, Koordination interner und externer Dienstleister, Planung und Organisation interner Veranstaltungen sowie interner Umzüge, Erfassung, Prüfung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen, Abwicklung der in Zusammenhang mit dem Bestand an Dienstfahrzeugen anfallenden Aufgaben, Sicherstellung des internen und externen physischen Postverkehrs, Beleg- und Buchungsprüfung sowie Material- und Bestandsmanagement

Selbstständige Bearbeitung von Verwaltungs- und Buchhaltungsprozessen, Verwaltung von Kreditoren, Debitoren und Sachkonten, Überwachung und Durchführung des Zahlungsverkehrs, Erstellung von Kundenrechnungen, Verwaltung offener Forderungen und Mahnwesen, Verbuchung von Kassenbüchern und Verwaltung von Bankkonten, Anlage, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten, Mandantenübergreifende Kontenabstimmung und Schnittstellenkontrolle, Vorbereitung von Jahresabschlussbuchungen, Unterstützung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Abläufe

Eigenverantwortliche Betreuung eines fest definierten Mitarbeiterkreises vom Eintritt bis zum Austritt (u. a. Erstellung von Arbeitsverträgen, Durchführung von Personalratsverfahren), inklusive der monatlichen Gehaltsabrechnung und elektronischer Zeiterfassung, Personalstammdatenpflege u. a. in SAP und Führung der digitalen Personalakte, Ansprechpartner:in für die Beschäftigten, Krankenkassen sowie für sonstige Institutionen in allen arbeits-, tarif-, steuer-, sozial- und zusatzversorgungsrechtlichen Fragestellungen, Enge fachlich-inhaltliche Zusammenarbeit mit Führungskräften und Personalräten, Teilnahme an Vorstellungsgesprächen

Unterstützung der Lehrenden bei der Umsetzung und Erstellung von E-Learning-Formaten im Rahmen von Blended-Learning-Studiengängen, Gestaltung und Administration des Learning Management Systems (Lernplattformmanagement), Userverwaltung und Kurszuordnung im Learning Management System, Betreuung der Dozierenden und Studierenden im eLearning, Projektentwicklung in den Bereichen KI und Online-Klausuren, Betreuung der digitalen Bibliothek und Ansprechpartner für Dienstleister zur Bereitstellung von eBooks sowie eJournals

Ansprechpartner für unsere Mitarbeitenden sowie für externe Partner, umfassende Betreuung des administrativen und operativen Personalprozesses für einen klar definierten Mitarbeiterkreis, von der Einstellung bis hin zum Austritt, Erstellung von Vertragsdokumenten, Bescheinigungen und Zeugnissen, sorgfältige Verwaltung der Personalstammdaten in SAP-HCM sowie Pflege und Verwaltung der digitalen Personalakten, Anwendung der geltenden Gesetze, Tarifverträge (TV-L; TV-Ä; WissZeitVG; LHG M-V; LBesG M-V; TVA-L BBiG) und Dienstvereinbarungen, Sie bringen Ideen und Erfahrungen konstruktiv in die Optimierung von Abläufen, Standards und Prozessen im Personalbereich ein

Erstellung von Arbeitsverträgen sowie unterschriftsreifen Anträgen für Mitarbeitervertretung bzw. Betriebsrat, Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen inklusive aller damit zusammenhängenden Tätigkeiten, Erstellung von Bescheinigungen, Bearbeitung von Dienstplänen und Zeiterfassung incl. Urlaubsberechnungen etc.

Allgemeine Personalsachbearbeitung, Verwaltung und Pflege von Personalstammdaten und Bewegungsdaten (aktuell im Lohnprogramm DATEV/LODAS sowie in Geocon für die Zeiterfassung), Betriebliche Altersvorsorge und Betriebliche Krankenzusatzversicherung - Erledigung der in diesem Zusammenhang anfallenden Aufgaben, Erstellen von Einstellungsunterlagen sowie unterschiedlichste Verträge (z.B. Änderungsverträge, Dienstwagenverträge, Sabbatical Verträge, Darlehensverträge) Bescheinigungen und weiterer Dokumente, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungs- und Meldewesen (Meldungen zur Sozialversicherung, Lohnsteuermeldungen etc.), Fristenüberwachung (Mutterschutz, Lohnfortzahlung, usw.), Erstellen von Auswertungen/Reports/Übersichten, Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung insbesondere bei Kontenabstimmungen

Erledigung von allgemeinen Verwaltungsaufgaben, Rechnungserstellung, -kontrolle und -kontierung, Kassenführung und Auszahlungen an Mitarbeiter*innen und Klient*innen, Überwachung von Zahlungseingängen und Außenständen, Kontakt zu den Kostenträgern, Bearbeitung der Post und Bestellwesen, Telefondienst, Ansprechpartnerin in administrativen Angelegenheiten für Einrichtungsleitung und Kolleg*innen

Unterstützung der Mitarbeitenden und Führungskräften in allen administrativen Fragen in der Zeitwirtschaft, Berechtigungsmanagement für das Zeiterfassungsprogramm, Umsetzung gesetzlicher und tariflicher Änderungen in der Zeiterfassung, Betreuung der Führungskräfte und Mitarbeitenden in Anwendungsfragen, Kommunikation und Koordination mit dem Softwareanbieter, Unterstützung der Anwender:innen im Dienstplanmodul, Erstellen von Kennzahlenberichten, Analysen und Reportings, Qualifikationsmanagement, Bearbeitung aller personalwirtschaftlichen Themen von der Einstellung bis zum Austritt, Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeitenden in allen steuer-, sozialversicherungs- und tarifrechtlichen Fragestellungen, Erfassung der gehaltsrelevanten Daten in unserem Abrechnungsprogramm fidelis.Personal und dem Zeiterfassungssystem (Zerberus, Arion)

Eigenverantwortliche Betreuung eines fest definierten Mitarbeiterkreises vom Eintritt bis zum Austritt (u. a. Erstellung von Arbeitsverträgen, Durchführung von Personalratsverfahren), inklusive der monatlichen Gehaltsabrechnung und elektronischer Zeiterfassung, Personalstammdatenpflege u. a. in SAP und Führung der digitalen Personalakte, Ansprechpartner:in für die Beschäftigten, Krankenkassen sowie für sonstige Institutionen in allen arbeits-, tarif-, steuer-, sozial- und zusatzversorgungsrechtlichen Fragestellungen, Enge fachlich-inhaltliche Zusammenarbeit mit Führungskräften und Personalräten, Teilnahme an Vorstellungsgesprächen

Führung und Weiterentwicklung des Personalservice-Teams (6 MA) in Taufkirchen (Vils), Gesamtverantwortung für alle administrativen HR-Prozesse sowie die termingerechte, gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung für ca. 1.000 Mitarbeitende, Eigenständige Bearbeitung der Entgeltabrechnung für einen definierten Betreuungsbereich inkl. besonders komplexer Fälle, Kontinuierliche Optimierung und Digitalisierung der Payroll- und HR-Prozesse inkl. Key-User-Verantwortung für P&I LogaHR, Fachliche Beratung des HR-Teams zu lohnsteuer-, sozialversicherungs- und abrechnungsrelevanten Fragestellungen, Steuerung und Unterstützung der Jahresabschlüsse, Zentrale Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner sowie bei Audits und behördlichen Prüfungen

Eigenverantwortliche Betreuung eines fest definierten Mitarbeiterkreises vom Eintritt bis zum Austritt (u. a. Erstellung von Arbeitsverträgen, Durchführung von Personalratsverfahren), inklusive der monatlichen Gehaltsabrechnung und elektronischer Zeiterfassung, Personalstammdatenpflege u. a. in SAP und Führung der digitalen Personalakte, Ansprechpartner:in für die Beschäftigten, Krankenkassen sowie für sonstige Institutionen in allen arbeits-, tarif-, steuer-, sozial- und zusatzversorgungsrechtlichen Fragestellungen, Enge fachlich-inhaltliche Zusammenarbeit mit Führungskräften und Personalräten, Teilnahme an Vorstellungsgesprächen

Fachliche Betreuung der Mitarbeitenden in definierten Unternehmensbereichen über den gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus – von Eintritt bis Austritt, Payroll Deutschland: Vorbereitung und stellvertretende Durchführung im Abrechnungsprogramm SAP HCM, Qualitätssicherung und Abstimmung der monatlichen Entgeltabrechnung inkl. Stammdaten‑ und Bewegungsdatenpflege sowie Melde‑ und Bescheinigungswesen, Beratung von Mitarbeitenden zu grenzüberschreitenden Themen Deutschland / Schweiz, z.B. Quellensteuer, Doppelbesteuerung, Sozialversicherung; Sicherstellen der rechtskonformen Abrechnung, Systeme & Prozesse: Weiterentwicklung und Prozessoptimierung in den HR Systemen Workday und SAP HCM, Testing und Dokumentation von Anpassungen sowie Mitarbeit in HR-Projekten

Personaladministrative Tätigkeiten, insbesondere Einstellungen, Austritte, Vertragsprüfung, -erstellung und -änderung, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung, Pflege der eAkte etc., Stammdatenpflege in SAP, Verwaltungsmanagement rund um unsere Bewerbungs- bzw. Rekrutierungsprozesse, Allgemeiner Schriftverkehr

Bearbeitung von Personaleinzelangelegenheiten der Beamtinnen und Beamten sowie der Tarifbeschäftigten, Begründung, Ausgestaltung und Beendigung von Dienst- und Beschäftigungsverhältnissen, Tarifliche Eingruppierungen, Statuswechsel, Beförderungsmaßnahmen, Laufbahnwechsel, Funktionsübertragungen (Umsetzungen), Durchführung der notwendigen Gremienbeteiligungen, Sonstige Personalbetreuung und -beratung (z.B. Abordnungen, Beurlaubungen, Elternzeit, Arbeits- und Dienstunfähigkeit, Änderung der Arbeitszeit), Personalplanung und -einsatz sowie Koordinierung von stellenwirtschaftlichen Angelegenheiten, Personalaktenführung, Eingabe, Aktualisierung und Pflege von Personalstammdaten, Pflege der Bewerberdatenbank

Ausfertigen von Einstellungsunterlagen nach Vorgabe (insbesondere Verträge) und Anlegen der Personalakten (hybrid), Eingabe von Korrekturen in der elektronischen Zeiterfassung und Freigaben im Workflow, Bearbeitung der Anträge auf Arbeitszeitänderung, Teilnahme am Homeoffice (inkl. Nebenabreden und Änderungsverträge) und Nebentätigkeiten jeweils nach Vorgaben, Reisekostenabrechnung über das Abrechnungsprogramm, Führen der Personalakten (Ablage), Vertretung der Teamassistenz insbesondere im Bewerbermanagement

Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei vielfältigen administrativen und kaufmännischen Prozessen, Bearbeitung von Kundenaufträgen – von der Erfassung bis zur termingerechten Abwicklung

Übernahme vielfältiger Assistenztätigkeiten und den Überblick über die laufenden Prozesse in der Abteilung behalten, Koordinieren und Organisieren von Terminen und verantworten das Veranstaltungsmanagement – von der Planung bis zur technischen Begleitung von Workshops und Fachtagen, sowohl digital als auch in Präsenz, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsmaterialien, Gestaltung der Onlinepräsenz im Kundenportal durch professionelle Beiträge, Rechnungsstellung in SAP sowie die dazugehörige Kundenkommunikation, Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen Tätigkeiten wie Recherchen, Dokumentenmanagement und Auswertungen