Empfang und Beratung von Besuchern und Gästen, Telefondienst und Vermittlung von Telefonaten, Kontakt- und Beziehungspflege zu Bewohnern und Mietern, Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Unterstützung des gesamten Teams bei allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Organisation von internen und externen Terminen und Besprechungen, Dokumentenpflege, Ablage und Nachverfolgung

Vorort-Präsenz sowie Besetzung der Telefonzentrale in der Geschäftsstelle zu den Kernarbeitszeiten, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Sicherstellen des Bürobedarfs sowie des Verbrauchsmaterials für die Geschäftsstelle, Vertretung Sekretariat im Rahmen des Tagesgeschäfts

Prüfung der Rechnungen der Honorarkräfte an den Bildungszentren des Bundes und Anweisung der Zahlungen, Unterstützung der Honorar- und Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Rechnungserstellung, Unterstützung der Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Vertragsgestaltung und Vergabe, Führung der Abrechnungsakten, Verwaltungsmäßige Abwicklung des Einsatzes von Bundesfreiwilligendienstleistenden an den Bildungszentren des Bundes (Zahlungen anweisen, Personalakten führen), Erstellung von Datenbankabfragen und Aufbereitung von Daten sowie Statistiken für Berichte

Korrespondenz mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten, Unterstützung in Einkaufsthemen wie Preisvergleiche, Anbieterrecherche, Vorbereitung von und Unterstützung bei Ausschreibungen, Unterstützung in der Administration und Stammdatenpflege des Onlineshops, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Büroorganisation, Organisation von Meetings (überwiegend digital)

Prüfung der Rechnungen der Honorarkräfte an den Bildungszentren des Bundes und Anweisung der Zahlungen, Unterstützung der Honorar- und Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Rechnungserstellung, Unterstützung der Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Vertragsgestaltung und Vergabe, Führung der Abrechnungsakten, Verwaltungsmäßige Abwicklung des Einsatzes von Bundesfreiwilligendienstleistenden an den Bildungszentren des Bundes (Zahlungen anweisen, Personalakten führen), Erstellung von Datenbankabfragen und Aufbereitung von Daten sowie Statistiken für Berichte

Bearbeitung von Meldeangelegenheiten (z. B. An-, Ab- und Ummeldungen, Ausstellung von Bescheinigungen, Führungszeugnissen und Untersuchungsberechtigungsscheinen, Prüfung ausländischer Dokumente), Bearbeitung von Pass- und Personalausweisangelegenheiten (z. B. Ausstellung und Verwaltung von Ausweisdokumenten, Klärung von Unstimmigkeiten), Bearbeitung von Kfz-Zulassungsangelegenheiten (z. B. An-, Ab- und Ummeldung von Fahrzeugen, Ausstellung von Ersatzpapieren, Pflege von Zulassungsdaten), Durchführung von Kassengeschäften (z. B. Entgegennahme und Verbuchung von Zahlungen, Erstellung von Kassenabschlüssen), Unterstützung anderer Fachbereiche (z. B. Verkauf von Eintrittskarten, Stadtwerbeartikeln, und Unterstützung bei Verwaltungsverfahren), Mitarbeit bei der Durchführung von Wahlen

Sicherstellung der Bürologistik, einschließlich Bestellwesen, Ablagesystem und Raumlogistik, Unterstützung bei internen Arbeitsabläufen und Büroinfrastruktur (z. B. Posteingang und -ausgang, technische Infrastruktur und Arbeitsausstattungen), Unterstützung bei Buchhaltungs- und Vergabeprozessen (z. B. Prüfung, vorbereitende Buchhaltung, Dokumentation), Dokumentenpflege (Prüfung, Ablage und Digitalisierung), Regelmäßige Prüfung und Verwaltung laufender Abonnements (z. B. im Bereich Büroinfrastruktur, Projektmanagementtools), Unterstützung der Leitung in organisatorischen und administrativen Aufgaben (inkl. Reiseplanung, Terminkoordination), Veranstaltungsassis

Verwaltung und Pflege von Vertragsunterlagen, Unterstützung bei der Abrechnung von Dienstleistungen im Bereich Notrufdienste, Bearbeitung und Nachverfolgung von Wiedervorlagen, Beratung und Betreuung von Kunden am Telefon, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten zur Unterstützung des Teams, Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen, Mitarbeit an der Optimierung interner Abläufe

Unterstützung bei der administrativen Arbeit der Versorgungsbetriebe an mehreren Standorten im Umkreis von 10 km, Durchführung der internen und externen Leistungsverrechnung für Gastronomie, Wäscherei und Küchen, Pflege und Betreuung der Kassensysteme, Kompetente Ansprechperson für unsere Kundinnen und Kunden, Übernahme allgemeiner Büro- und Sekretariatsaufgaben

Allgemeine Büroverwaltung und organisatorische Tätigkeiten, Erstellung und Pflege von Dokumenten und Rechnungen, Bearbeitung von Anfragen der Klienten*innen, Monatliche Abrechnung unserer Dienstleistungen inkl. Stammdatenpflege, Interne und externe Kommunikation (u. a. Kontakt zu Behörden, Betreuern, Kostenträgern), Unterstützung bei der Buchhaltung, Kontierung von Belegen und Controlling, Zahlungsverkehr, Projektarbeit, etwa zur Digitalisierung der Prozesse im Rechnungswesen (Bearbeitung Rechnungseingang, Kontrolle offener Posten u. Zahlungseingänge, Mahnwesen), Pflege und Verwaltung von Stammdaten, Bestellungen, Kommunikation mit Lieferanten und Kunden, Unterstützung bei Monatsabschlüssen der Personalverwaltung, Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungsvorlagen, Führen einer Barkasse und Führen der Verwahrgeldkonten der Bewohner*innen

Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Kennenlernen von Verwaltung, Recht und Finanzwirtschaft, Einblicke in die Bereiche Studierendenangelegenheiten, Personalwirtschaft und Organisation sowie Marketing, Anwendung moderner Bürokommunikation und ‑wirtschaft

Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer des Bürgermeisters, Eigenständige Terminorganisation und -koordination, sowie Pflege und Überwachung von Terminen und Wiedervorlagen, Assistenztätigkeiten und Entgegennahme aller Anrufe des Bürgermeisters, Allgemeine Korrespondenz, Fertigung von Entwürfen für den allgemeinen Schriftverkehr des Bürgermeisters, Bearbeitung und Digitalisierung des Posteingangs und Verteilung der Hauspost, Organisation von Veranstaltungen, Empfängen und Besprechungen, Ablage und digitale Aktenführung, Koordinierungsaufgaben im Bereich des Bürgerbusses, Recherchetätigkeiten

Ausfertigung von Baugenehmigungen und Vorbescheiden, Erfassung und Anlegen von neuen Anträgen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (wie z.B. Schreibarbeiten, Postbearbeitung, Büro- und Telefonpräsenz, Terminkoordination, Pflege und Archivierung der Dokumentenablage, Erstellen und Pflege von Übersichten, Organisation von Dienstreisen), Vorbereitung von Arbeitsverträgen für studentisches und wissenschaftliches Personal, Bestandsmanagement von Büromaterialien, Materialbestellung, Lieferungskontrolle, Administrative Unterstützung bei der finanzwirtschaftlichen Verwaltung des Lehrstuhls (z.B. Reisekostenabrechnung, Finanzkontrolle, Personalangelegenheiten), Organisation von Seminaren, Tagungen und Sonderveranstaltungen (Planungen von Räumlichkeiten und der Verpflegung), Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlerinnen/Gastwissenschaftlern, Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Mithilfe bei der Erstellung von Lehrmaterialien

Durchführung von Botendienste, Abholung, innerbetrieblicher Transport und Zustellung von Schriftgut jeder Art, Sortieren von Schriftgut nach Empfängerin/Empfänger (m/w/d) und ggf. Einsortierung in Verteilerfächer, Heben und Tragen von Lasten bis zu 10 kg (Papier, Pakete etc.), Übernahme von Aufgaben des Inneren Dienstes, Lagerhaltung und Versand Büromaterial, Entgegennahme und Kontrolle von Lieferungen, Betreuen der Zentraldrucker incl. Toner- und Papierversorgung, Beflaggung des Dienstgebäudes, Serviceleistungen zur Vorbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen, Empfang und Weiterleitung von Besuchern, Vermitteln ankommender Telefongespräche, ggf. Ermitteln der Sachbearbeiterin / des Sachbearbeiters und Erteilen von einfachen Auskünften, Regeln des KFZ-Einsatzes, Führen der Wasserfahrzeugliste, Entgegennahme von Paketsendungen, Verwalten der Telekommunikationsverträge, Absenden der Brief- und Paketpost, Registrieren und Archivieren von allgemeinem Schriftgut (manuell und elektronisch), Unterstützen bei der Aussonderung / Vernichtung von Schriftgut aller Fachbereiche, Eingehende Brief- und Paketpost mit Eingangsvermerk und Aktenzeichen versehen und verteilen

Koordinieren von Service- und Wartungseinsätzen, Annehmen von Anrufen über die Servicehotline und Bearbeiten der Anliegen, Dokumentieren von Servicefällen und Kümmern um deren Nachbereitung, Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Planen von Terminen für Elektriker, Pflegen des Kalenders und Optimieren der Routen, Kontakt mit Kunden, Herstellern und internen Fachabteilungen, Vorbereiten von Protokollen und Kümmern um Dokumentationen

Digitale Erfassung der Eingangspost und der Bestandsfälle im Fachprogramm der Betreuungsbehörde, Unterstützung der Fachkräfte der Betreuungsbehörde bei der Sachbearbeitung, insbesondere bei der Sachverhalts-ermittlung, der Registrierung der Berufsbetreuer, der Überwachung der Wiedervorlage, der Anforderung fehlender Unterlagen sowie der Anlage von Akten

Büromanagement für die Leitung des Datenlabors, Operative sowie administrative Unterstützung des Teams, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation, Berichtswesen, Dokumentation, einschließlich der Führung der E-Akte, Recherchetätigkeiten und inhaltliche Zuarbeit, Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Ausschreibungen und Aufträgen, Projektseitige Schnittstelle zur internen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Terminen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, teilweise Protokollführung, Vorbereitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Anträgen und Vorlagen