Beratungsleistungen zum Vergabe- und Vertragsrecht, Vertragsmanagement und -controlling, Beschaffung von Sach- und Verbrauchsmitteln und Dienstleistungen, Mittelbewirtschaftung

Bearbeitung der zentralen Eingangs- und Ausgangspost, Öffnen, Sichten und Sortieren der Post, Vorbereitung der Unterlagen für die Fachabteilungen zum Scannen, Digitalisierung und Signierung der Dokumente, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten nach Fristablauf, Bedienung, Betreuung und Wartung der Poststellenmaschinen, Drucker und Kopierer, Bearbeitung von Aktionen und Sonderaufträgen

Ansprechpartner für unsere Mitarbeitenden in allen Fragen des Personalmanagements und Zeitwirtschaft, Bearbeiten von Anfragen und Änderungen in unserem Zeiterfassungs- und Dienstplanprogramm ATOSS, Erfassen von Stamm- und Bewegungsdaten, erstellen von Bescheinigungen und von Auswertungen aus der Zeitwirtschaft, Übermittlung von Gehaltsbestandteilen an die Entgeltabrechnung und Überwachung von Zulagen, Betreuung des Ihnen zugeordneten Bereichs in personalrelevanten Themen und Vorbereitung von z.B. Verträgen, Mitwirken bei Personalplanungsprozessen und Überwachung der Einhaltung von gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen, Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen sowie mit internen und externen Stellen, Aktive Weiterentwicklung von internen HR-Prozessen sowie von Projekten der Personalabteilung

Durchführung der administrativen Aufgaben im Rahmen der stationären Patientenaufnahme, Sicherstellung der Kostenübernahme bei nicht versicherten Patienten, Erfassung und Pflege der Patientendaten im Krankenhausinformationssystem, Beratung und Betreuung von Patienten und Angehörigen in allen Fragen zur Aufnahme, Besetzung der Telefonhotline für den stationären Bereich, Sicherstellung der Dokumentation und der Einhaltung von Qualitätsstandards, Sachbearbeitung im stationären Bereich, Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs, Unterstützung der KollegInnen am i-Punkt

Anfertigung von Schriftsätze nach Diktat und eigenständiges Erstellen von Schreiben, Kommunikation mit Mandanten, Terminvereinbarung und -koordinierung sowie Bearbeitung von Sachstandsanfragen, Überwachung von Terminen, Wiedervorlagen und Fristen, Bearbeitung von Postein- und -ausgängen, Aktenführung, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Eigenständige Erstellung der Gebührenrechnungen (RVG, Vergütungsvereinbarungen, Kostenfestsetzung etc.), Gegenseitige Unterstützung im Assistenzteam

Mitwirkung bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Erstellen von Pressemitteilungen, Berichten, Foto- und Videodokumentationen, Pflege der Internetseite und Social-Media-Kanälen, Erstellen von Publikationen, Flyern, Broschüren nach Corporate Design, Planung, Organisation und Durchführung von Öffentlichkeitsveranstaltungen und Messen, Mitwirkung beim Erstellen und Aktualisieren sowie Verwalten von Basismaterial (Fotos, Druckerzeugnisse, Filme, Exponate, Plakate, etc.), Allgemeine Verwaltungs- und Schreibtätigkeiten, bspw. Erstellen und Pflegen von Verzeichnissen und Listen

Laufende Fortschreibung der zentralen Binnenschiffsbestandsdatei aufgrund statistischer Erhebungen des jeweils ermittelten Schiffsbestandes der deutschen Binnenflotte, Bearbeiten von Schiffsregistermitteilungen über Veränderungen der Binnenschiffsflotte auf Bundes- und Landesgewässern, Erteilen von Rheinschifffahrts-Zugehörigkeitsurkunden, Erteilen von Ausrüsterbescheinigungen, Erteilung von Auskünften zum Stand der Bearbeitung, Auswertung der zentralen Binnenschiffsbestandsdatei, Erstellen von statistischen Auswertungen und Erteilen von Auskünften zum Schiffsbestand der deutschen Binnenflotte, Erteilen der einheitlichen europäischen Schiffsnummer (ENI), Auswertung und Verteilung der elektronischen Posteingänge

Bearbeiten von zahlungsrelevanten Änderungen in den dienstlichen und persönlichen Verhältnissen der Beschäftigten, Veranlassung der Aufnahme und Beendigung der Entgelt- und Besoldungszahlung, Erstellen von Verdienstbescheinigungen, Bearbeiten von Anfragen der Beschäftigten, Krankenkassen und sonstigen Dritten, Bewilligung von Gehaltsvorschüssen, Überprüfung und Anweisung unständiger Bezügebestandteile bzw. Erschwerniszulagen, Bearbeiten von Abwesenheits- und Korrekturbuchungen von Beschäftigten, Allgemeine Bürotätigkeiten und die Aktenführung

Planung und Organisation von Sanitätsdiensten bei Veranstaltungen, Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung, Koordination administrativer Aufgaben, Pflege interner Systeme und Datenbanken, Unterstützung bei der täglichen Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post), Übernahme allgemeiner Bürotätigkeiten, Pflege interner Prozesse

Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Abrechnungsprozesse und -vorgaben, Analyse bestehender Prozessabläufe und Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen, Schnittstellenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern, Begleitung interner Audits und Qualitätssicherungsmaßnahmen im Abrechnungsbereich, Schulung und Beratung von Mitarbeitenden zu Prozess- und Regelkonformität

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Ablauf (Bearbeitung von Anfragen, Koordination von Telefonaten, Empfang von Besuchern, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation), Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben (Ablage- und Dokumentenmanagement, Vorbereitung von Schriftstücken, Erstellung von Statistiken, Berichten und internen Informationen), Verantwortung für zentrale Büro- und Prozessabläufe (Bestellvorgänge, Büromaterial, Bewirtung, Vorbereitung des Postausgangs), Management der Kasse (Kassenbuchführung, Inventuren, Vorschusskontrollen, Sicherstellung ordnungsgemäßen Bargeldbestands), Entlastung der Geschäftsführung durch diverse andere Assistenztätigkeiten

Mitarbeit bei der Registratur der Posteingänge für die gesamte Bundesstelle für Chemikalien und beim Start der administrativen Prozesse, Fachliche und organisatorische Unterstützung bei der Umsetzung der europäischen Gesetzgebungen der Bundesstelle für Chemikalien (REACH und Biozidverfahren), Umgang mit elektronischen Datenverarbeitungssystemen und –programmen, Sekretariatsaufgaben

Sachbearbeitung von Fördermitteln und Projektfinanzen: Mittelplanung, Controlling, Beantragung von Mitteln und Erstellung von Verwendungsnachweisen, Buchhaltung: Abwicklung von Zahlungsein- und Ausgängen, Rechnungsprüfung und Kontierung, Überprüfung des Zahlungsverkehrs, Erstellung von Einnahmen-Ausgaben-Übersichten, Erstellung von Zahlungen und Überweisungen, Lohnbuchhaltung, Vertragsmanagement: Erstellen von Honorar- und Werkverträgen, Unterstützung bei Veranstaltungen: Teilnahmemanagement, Raumbuchungen, Verträge mit Referent*innen etc.

Sachbearbeitung der Personaleinzelangelegenheiten von Richtern, Beamten und Tarifbeschäftigten

Mitarbeit bei der Umsetzung der aus Mitteln des Auswärtigen Amtes und der Länder finanzierten Austauschprogramme des PAD (so gen. bilaterale Programme des PAD), hier insbesondere der Fort- und Weiterbildungsprogramme für ausländische Lehrkräfte.

Ansprechpartner und Anlaufstelle für Bewohnerinnen und Bewohner, Angehörige und Interessenten, Telefondienst, Posteingang und -ausgang, Terminkoordination und -vereinbarung, Unterstützung der Leitungskräfte bei organisatorischen Tätigkeiten, Verwalten der Bewohnerdaten im Abrechnungsprogramm (Medifox) sowie Führen der Bewohnerakten und des Mahnwesens, Schriftverkehr mit Bewohnerinnen und Bewohnern, Angehörigen, Pflege- und Krankenkassen sowie Sozialämtern und sonstigen Kooperationspartnern, Erstellen von Auswertungen, Verwaltung der Barkasse inkl. Erfassen von Belegen in SAP, Schlüsselverwaltung

Koordination und Planung der Bettenbelegung, telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Patienten, einweisenden Ärzten und Kostenträgern, aktive Beteiligung an der Optimierung und Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse, administrative Patientenaufnahme inklusive der Erfassung von Stammdaten, Aufklärung sowie dem Abschluss von Behandlungs- und Wahlleistungsverträgen

Externe und interne Kommunikation, Postbearbeitung, Verwaltungsabläufe zum Rechnungswesen, Kassenführung, Bewohner*innenaktenverwaltung, allgemeine Ablage, Statistik, Digitale Aktenverwaltung, Bestellwesen und Inventarisierung, Mitorganisation von Veranstaltungen, Protokollführung, Qualitätsmanagement

Disposition hausinterner Aufträge zur Wartung, Instandhaltung und Reparatur von Einrichtungen, Installationen und Gebäuden, Materialeinkauf für den technischen Bereich, Rechnungsbearbeitung als Vorbereitung für die Buchhaltung, Planung und Koordination von Wartungsvorgängen, Koordination der Entsorgungslogistik, Aufbereitung von Energieverbrauchswerten sowie Schlüsselverwaltung

Kundenanfragen bearbeiten, Umfassende Kundenberatungen durchführen, Verantwortlich für die Aufnahme neuer Kunden und die Pflege bestehender Kundenbeziehungen, Kundendaten und Bestellungen verarbeiten, Datenpflege im System, Projektaufgaben übernehmen und Ideen einbringen, Qualitätsmanagement-Vorgaben konsequent umsetzen und für deren Einhaltung im Arbeitsumfeld sorgen