Selbstständige Bearbeitung der Gehaltsabrechnung, Verwaltung und Betreuung der Mitarbeitenden (Vertragswesen, Führen von Personalkorrespondenzen, elektronische Personalakte), Ansprechpartner für Mitarbeitende sowie Führungskräfte in allen sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Fragestellungen, Erledigung der Korrespondenz mit externen Stellen, Behörden sowie internen und externen Dienstleistern

Administration der Mitarbeiter*innen vom On- bis zum Offboarding für einen definierten Mitarbeiterkreis, Entgeltabrechnungen für einen definierten Mitarbeiterkreis, Ansprechpartner für Mitarbeiter*innen in allen Fragen zum Beschäftigungsverhältnis, Unterstützung der Abteilung bei Projekten und Entwicklung der Personalarbeit, ggf. Vertretung der Teamleitung

Administration, Pflege und Weiterentwicklung unserer HR-Systeme, Sicherstellung der Datenqualität und -konsistenz in den Systemen, Technischer Support für HR-Mitarbeitende und Schnittstelle zu IT und externen Dienstleistern, Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen, Implementierung von Updates, Patches und neuen Funktionalitäten, Dokumentation von Prozessen, Workflows und Systemänderungen, Mitgestaltung von Digitalisierungs- und Optimierungsprojekten

Bearbeitung von Einstellungen, Versetzungen, Eingruppierungen und Arbeitszeitänderungen sowie Erstellung der dazugehörigen Vertragsunterlagen, Bearbeitung und Erstellung von Fortbildungsverträgen, Erstellung von Betriebsratsvorlagen zur Erfüllung der betrieblichen Mitbestimmung, Bearbeitung von Eingruppierungsfragen unter Berücksichtigung der tarifvertraglichen Regelungen, (Neu-)Anlage von Personalfällen und Bearbeitung von Workflows in unserer digitalen Personalakte, Allgemeine administrative Tätigkeiten im Personalwesen, Erstellung von internen Stellenausschreibungen

Operatives und strategisches Personalcontrolling für alle Bereiche des Klinikums, Internes Berichtswesen, Ad-hoc-Analysen, Benchmarking und Reports, Statistische Erhebungen, Auswertungen und Implementierung von steuernden Maßnahmen, Weiterentwicklung des Personalcontrollings und bestehender Prozesse, Erstellung der Personalkostenhochrechnung, Unterstützung in der Wirtschaftsplanung sowie den Jahresabschlüssen, Enge Zusammenarbeit mit unserem Controlling und BI-Team, Mitwirkung von Projekten im HR-Controlling und in der Digitalisierung

Erledigung von Tätigkeiten im Rahmen des Zeit-und Reisekostenmanagements inkl. Kontenabstimmung, Ansprechpartner in allen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen für Reisekosten sowie eigenständige Begleitung von Betriebsprüfungen, Datenpflege und Kontrolle der Abwesenheitsmeldungen (Krankheit, Urlaub) und eAU-Meldungen, Eigenverantwortliche Durchführung des Melde- und Bescheinigungswesen, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Personal/ Entgeltbereich, im Falle von Engpässen

Kursmanagement für das Weiterbildungsprogramm, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, Organisatorische Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden, Betreuung der Funktionsmailadresse der Personalentwicklung, Administrative Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen, Verwaltung von Anträgen auf externe Weiterbildung

Manage all HR-related matters, Own the recruitment process, from crafting job descriptions to issuing employment contracts., First point of contact for the employees, Coordinate employee onboarding and offboarding process, Manage the organization’s employee database, prepare reports and update records of employees, Support in the optimization of HR processes, Assist with payroll, Work directly with the C-Level to ensure operational success

Proaktive und strategische Begleitung von Veränderungsprozessen als Sparringspartner:in für die Führungskräfte des Betreuungsbereichs, Aktive Einbringung von Ideen in HR-Projekten und bereichsübergreifenden Projekten, Gewinnung und Einstellung neuer Fach- und Führungskräfte in Zusammenarbeit mit dem Personalservice, u.a. durch das Führen von Vorstellungsgesprächen, Verantwortung für die Personalplanung und Prüfung von Personalanforderungen in enger Zusammenarbeit mit dem Personalcontrolling, Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Beratung der Betreuungsbereiche zu relevanten arbeitsrechtlichen Themen und Durchführung personeller Einzelmaßnahmen unter Berücksichtigung der tariflichen und rechtlichen Rahmenbedingungen (TV-V, TV-N, TVAöD)

Sicherstellen der Personalgewinnung im LFB, Führen des Sachgebietes und Vertreten nach innen und außen, strategisches Planen der Ausrichtung globaler Aufgaben und der damit verbundenen personellen und organisatorischen Zielstellungen und Maßnahmen im Kontext mit der Fachbereichsleitung, Erarbeiten von Beiträgen in Angelegenheiten der Öffentlichkeitsarbeit sowie bei Stellungnahmen zu parlamentarischen Anfragen und Petitionen, Stärkung und Weiterentwicklung des Employer Brandings des LFB im Zusammenwirken mit den betrieblichen Akteuren, Erproben und Weiterentwickeln neuer Arbeitsweisen und –methoden zur Aufgabenoptimierung, insbesondere zu modernen Recruiting-Instrumenten, Erstellen und Evaluieren von Anforderungsprofilen zu Stellenbeschreibungen als Grundlage für Personalentscheidungen gemäß anzupassender rechtlicher Erfordernisse, Beraten und Abstimmen mit der Fachbereichsleitung in Rechts- und Grundsatzfragen der Personalgewinnung und –entwicklung, Ausbildung, Praktikaeinsatzes, Freiwilligendienste und der Laufbahnausbildung, Erarbeiten von Richtlinien und Grundsätzen zum Bedarf und zur Umsetzung von Personalgewinnungsmaßnahmen, Zusammenarbeiten mit verschiedenen Gremien zu grundsätzlichen Themen der Personalgewinnung, bzw. -ausbildung, Erarbeiten von Handlungsrichtlinien für den Einsatz von Studenten und Praktikanten aus dem In- und Ausland, Überwachen und Steuern des Einsatzes und der Verwendung der Finanzmittel des Sachgebietes

Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften im Verbund der Klaus Tschira Stiftung in einem vierköpfigen HR-Betreuungsteam, Eigenständige Bearbeitung verschiedener Personalangelegenheiten entlang des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, z.B. Recruitingprozess, Vertragserstellung, SAP-Stammdatenpflege, Zeugniserstellung, Eigenverantwortliche Planung, Steuerung und Umsetzung von HR-Projekten, z.B. Employer Branding, On- und Offboarding, weitere Digitalisierung, Personalentwicklung

Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Bearbeiten von allgemeinen Angelegenheiten des Arbeits- und Tarifrechts, Bearbeiten von Grundsatzangelegenheiten des Arbeits- und Tarifrechts, Prüfung und Bearbeitung von Anträgen auf Übertragung einer höherwertigen Tätigkeit, Prüfung und Bearbeitung von Anträgen auf leistungsbezogenen Stufenaufstieg, Vorbereiten und Durchführen von Personalgewinnungsverfahren, Bearbeiten von Nichteinigungsfällen und Initiativanträgen, Bearbeiten von Dienst-, Arbeits- u. Disziplinarstreitigkeiten, Bearbeitung von Pflichtverletzungen der Tarifbeschäftigten, Leiten von verschiedenen Arbeitsgruppen, Teilnahme an Besprechungen, Erstellen von umfassenden Ergebnisvermerken, Berichten, Protokollen und Infomaterial, Neuerstellung bzw. Aktualisierung des Gleichstellungsplanes und Präsentation

Betreuung eines festen Mitarbeiterstammes als vertrauensvoller Ansprechpartner in allen administrativen Fragestellungen, Bearbeitung laufender Personalangelegenheiten entlang des Employee Life Cycles wie Einstellungen, Vertragsänderungen, Versetzungen, Austritte und vieles mehr, Erstellen von Vereinbarungen wie z.B. Qualifizierungsvereinbarungen oder Elternzeit, Erstellen von Arbeitszeugnissen mit dem HAUFE Zeugnismanager, Bei der anstehende Digitalisierung und den Optimierungen der bestehenden Personalmanagementprozesse wirken Sie aktiv mit, Enge Zusammenarbeit mit den HR Spezialist*in Payroll und HR Business Partnern

Eigenständige Betreuung von Mitarbeitenden und Führungskräften in allen administrativen HR-Prozessen – vom Eintritt bis zum Austritt, Vorbereitung, Pflege und Weiterleitung entgeltrelevanter Daten an unseren externen Payroll-Dienstleister (vor- und nachbereitende Entgeltabrechnung), Bearbeitung und Dokumentation von Mitarbeitendenanliegen in der HR Suite von GuideCom – inklusive Pflege und Qualitätssicherung sensibler Personaldaten, Erstellung, Anpassung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen und weiteren Dokumenten im Arbeitsverhältnis, Erstellung von Bescheinigungen und qualifizierten Arbeitszeugnissen, Pflege der Zeitwirtschaft und Abwesenheiten in Systemen wie SAP, HRworks oder Odoo, Kommunikation mit Krankenkassen, Behörden und weiteren externen Stellen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Global Mobility, Aktive Mitarbeit bei der Weiterentwicklung unserer administrativen Prozesse und digitalen Tools

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung (z. B. Unterlagensichtung, Fristenkontrolle, Ablage), Vor- und Nachbereitung von Verträgen und Dokumenten, Erstellung von Bescheinigungen, Serienbriefen und interner Korrespondenz, Ansprechperson für Kolleg*innen und externe Stellen bei organisatorischen Fragen, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Unterstützung bei internen Projekten und der Organisation von Teamevents, Aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsstrukturen

Selbstständige und eigenverantwortliche Bearbeitung von Anträgen und Vorgängen rund um Fortbildungen, Nebentätigkeiten und Dienstreisen, Erstellung und Abstimmung von Zeugnissen und Zwischenzeugnissen gemeinsam mit den Fachbereichen und Kliniken, Anfertigung von Praktikums- und FSJ-Verträgen, Bearbeitung von Rückzahlungsvereinbarungen, Kompetente/r Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei allen Fragen zu Fortbildungen und Dienstreisen, Mitwirkung bei der Einführung eines elektronischen Systems für Fortbildungsanträge

Leitung des Bereichs Personalservice und Führung von drei Teams, Führung und Motivation des Teams mit modernen Führungsinstrumenten und -methoden, Steuerung, Entwicklung und Optimierung moderner HR-Strukturen und -Prozesse, Verantwortung für die Ausrichtung und Weiterentwicklung des Personalservicebereichs, Sicherstellung der operativen Umsetzung aller Personalprozesse, Leitung abteilungsübergreifender Projekte zu personalwirtschaftlichen Themen, Erarbeitung personalwirtschaftlicher Dienstanweisungen und -vereinbarungen sowie Stellungnahmen, Finanzverantwortung und Einhaltung des Bereichsbudgets inklusive Prokura, Zuarbeit an die Fachbereichsleitung (Stellenplan, Reporting von Kennzahlen, Ermittlung des Finanzbedarfs), Begleitung von Veränderungsprozessen und Ansprechperson für das obere Management, Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Gremien des Hauses

Abwicklung des Stellenplanverfahrens, Erstellung des Stellenplanentwurfs und Aufstellung der Veränderungsnachweise zum Stellenplan und -entwurf, Fertigstellung der Stellenplanvorlagen für die politischen Gremien und Erstellung von Präsentationen, Durchführung des Stellenplancontrollings im Gesamtkontext des ganzheitlichen Personalmanagements, Wahrnehmung der Funktion als Ansprechperson für sämtliche stellenplanrelevante Angelegenheiten, Pflege des Organisationsmanagements in SAP-HCM, Datenmanagement (Auwertungen, Statistiken, Kennzahlenermittlungen etc.)

Beraten der Studierenden sowie Bewerber:innen zu allen Fragen rund ums Studium, Überprüfen und Bearbeiten der Bewerbungsunterlagen nach Zulassungsvoraussetzungen und auf Vollständigkeit, Kontrollieren, Bearbeiten und Entscheiden von Anträgen von Studierenden (z.B. Beurlaubung, Wechsel der Fachrichtung), Erstellen von Bescheinigungen für Studierende und Absolvent:innen für externe Stellen, Betreuen des Studenten-Meldeverfahrens