Organisation und Koordination des Leitungssekretariats sowie Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs, Termin- und Kalenderkoordination für die Chefärztin und die Pflegedienstleitung einschließlich Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen, Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen für interne und externe Termine, Gremien und Besprechungen, Bearbeitung und Priorisierung der eingehenden Korrespondenz sowie selbstständige Erstellung von Schreiben, Berichten und Dokumentationen, Zentrale Schnittstelle zwischen ärztlicher Leitung, Pflegedienstleitung, Fachabteilungen und externen Partnern, Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen sowie internen Abstimmungsprozessen, Unterstützung der Leitung bei organisatorischen, personellen und projektbezogenen Aufgaben, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Statistiken und Auswertungen für die Leitungsbereiche, Unterstützung im Personalmanagement (Bewerbungsprozesse, Stellenausschreibungen, Zeugniserstellung im Haufe Manager) in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, Vertretung im Ambulanzsekretariat, Empfang und Registrierung ambulanter Patient*innen, Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte sowie administrative Aufnahme der Patient*innen, Terminvergabe und Koordination ambulanter Untersuchungen und Behandlungen, Erstellung und Ausgabe von Rezepten sowie Heilmittelverordnungen nach ärztlicher Anordnung, Anlage, Pflege und Aktualisierung der Basisdokumentation in der Ambulanz, Unterstützung bei organisatorischen Abläufen der ambulanten Patientenversorgung