Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Informations- und Lernmaterialien, Unterstützung bei der Eingabe, Pflege und Freigabe von Ausschreibungen und Unternehmensprofilen, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Umfragen, Recherche zu aktuellen Einstellungstrends, Bewerbungsprozessen sowie Entwicklungen auf dem nationalen Arbeitsmarkt, Unterstützung des Counsellor-Teams in der Karriereberatung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Events, insbesondere beim Career Day, Allgemeine organisatorische und kommunikative Unterstützung im Tagesgeschäft

Spezifikation und Priorisierung der Konfiguration und Entwicklung neuer Features und Datenstrukturen sowie operative Mitarbeit bei Datenmigrationsprozessen, Gestaltung und Optimierung der Systemarchitektur, insbesondere durch den Aufbau und die Weiterentwicklung von Schnittstellen zu internen und externen Systemen, Tools und Apps sowie die zielgruppengerechte Dokumentation von Architektur und Prozessen, Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch die Umsetzung automatisierter Workflows, Kampagnen-Flows und Frontend-Features (z.B. Anmeldeformulare), Konzeption und Aufbau sinnvoller Datenstrukturen zur Optimierung des Controllings sowie die Erstellung von Dashboards und Reportings, Stakeholder-Management und zentrale Koordination des Dienstleisters, Mitarbeit an der Erstellung von Mailings und anderen Marketing-Formaten

Leitung und Koordination eines Arbeitsmarktintegrationsprojekts mit regionalem Schwerpunkt, Planung, Umsetzung und Abrechnung des Projekts einschließlich Budgetüberwachung und Beschaffung, Organisation und Durchführung von Kick-off-Veranstaltungen sowie eigenständige Führung von Projektgruppen, Überwachung der Projektabläufe, des Sachmittel- und Mobilitätsbedarfs, Erstellung des Schriftverkehrs, Projektevaluation und Berichtswesen, Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit sowie enge Zusammenarbeit mit Kostenträgern und Partnern, Weiterentwicklung der Projektkonzeption im Hinblick auf Wirksamkeit, Nachhaltigkeit und Zielerreichung

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Terminkoordination, interne und externe Korrespondenz), Betten- und OP-Planung, Korrespondenz sowie Bearbeitung der Post und E-Mails, Bindeglied zwischen Patienten und Ärzten

Bearbeiten des Postein- und -ausgangs, Umsetzen der Einleitung von Prüfverfahren, Erstellen und Führen der Prüfakten, Erledigen der Korrespondenz mit internen und externen Schnittstellen, fristgerechtes Erstellen und Versenden der Einladungen zu Kammersitzungen sowie von Bescheiden und Sitzungsprotokollen

Finanzielle Koordination von Drittmittelprojekten verschiedener Geldgeber und Sicherstellung der Einhaltung von entsprechenden Bewilligungsbestimmungen, Laufende Projektabwicklung, insbesondere Erstellen von Mittelanforderungen, Verwendungs­nachweisen, Änderungsanträgen, Selbstständiges Projektcontrolling mit Budgetüberwachung und Budgetplanung, Jahresabschluss­arbeiten, Entwicklung und Durchführung von Prozessoptimierungen im administrativen Bereich und Projektcontrolling in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Aktive Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und Veranstaltungsmanagement, Inhaltliche und gestalterische Pflege des Internetauftritts der Forschungsschule, Konzeptionelle Entwicklung von Marketingmaßnahmen und Durchführung in Abstimmung mit der Geschäftsführung, Urlaubsvertretung für den Bereich Personal und Administration

Planung, Steuerung und Umsetzung von Bildungsprojekten (z. B. Umschulungen, Aufstiegs-BAföG), Koordination mit internen Teams, Dozierenden und externen Partnern, Sicherstellung der Einhaltung von AZAV-Richtlinien und Projektzielen, Einrichtung und Betreuung unserer Lernmanagementsysteme (LMS, z. B. Moodle), Zertifizierung neuer Bildungsprodukte, Konzeptentwicklung und Maßnahmenplanung, Erstellung von Kalkulationen und Unterstützung bei der Projektbudgetierung

Entwicklung kreativer Ideen zur Weiterentwicklung des House of Kabs als Treffpunkt für die Interior-, Kunst- und Designszene Hamburgs., Planung, Organisation und Begleitung von Events (DIY-Workshops, Design-Events, Netzwerkabende, Künstler-Vernissagen)., Pflege und Erweiterung von Beziehungen zu Architekten (m/w/d), Interior-Profis, Creators (m/w/d) und Markenpartnern (m/w/d)., Zusammenarbeit mit dem Marketing- und Kreativteam zur Einbringung neuer Impulse., Sicherstellung reibungsloser organisatorischer Abläufe rund um Events und Flächen., Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten von der Planung bis zur Umsetzung., Unterstützung im Tagesgeschäft und unternehmerisches Mitdenken., Erkennung wirtschaftlicher Zusammenhänge und Prioritätensetzung., Schaffung von Struktur im Arbeitsalltag., Koordination von Dienstleistern, Partnern und internen Abläufen., Eigenständiges Arbeiten und Finden pragmatischer Lösungen.

Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Änderungsvereinbarungen und Bescheinigungen, Pflege von Personalstammdaten in Workday und Zeiterfassungsdaten in GFOS, Mitwirkung bei der Aufbereitung von HR-Kennzahlen und Reports, Unterstützung im Tagesgeschäft sowie bei standortübergreifenden HR-Projekten, Kommunikation mit Mitarbeitenden und Führungskräften zu administrativen HR-Themen, Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten im HR-Bereich, wie zum Beispiel Datenarchivierung und das Weiterleiten der eingehend Post

Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen im Bereich Student & Alumni Affairs (v.a. Opening, Graduation, Alumni Events), Unterstützung in der Teilnehmer-Kommunikation und Bearbeitung von E-Mail-Anfragen, Vorbereitung von Eventmaterialien, Internetrecherchen zu diversen Veranstaltungsformaten und Dienstleistern, Unterstützung von Prozessen innerhalb des gesamten Teams

Planning and organizing events, projects, and seminars, Coordinating and planning continuous travel within Germany and abroad, including organizing travel plans and logistics as well as travel expense reports, Designing the lecture environment, Maintaining and updating the faculty’s website, Preparing cost statements, invoicing, invoice verification, and approval, Onboarding professors etc.

Aufnahme, Anpassung und Optimierung von Prozessen im gesamten Unternehmen, Aufbau und Weiterentwicklung eines unternehmensweiten Prozessmanagementsystems, Offene und proaktive Zusammenarbeit mit allen Bereichen des Unternehmens, Aktive Mitgestaltung des integrierten Managementsystems in enger Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Kollegen, Mitwirkung bei internen und externen Audits als Ansprechpartner für prozessbezogene Themen, Überwachung und Steuerung von Projektaktivitäten aller Kundensegmente, Folgeprozesse anstoßen und nachhalten, Mitarbeit bei der bereichsübergreifenden Erarbeitung von Businessplanungen, Kommunikationsstrategien zur Definition und Markteinführung von neuen Geschäftsfeldern/Produkten, Operative Unterstützung bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen aller Kundensegmente, Teilnahme an Arbeitsgruppen (z.B. Innovationsthemen, Geschäftsentwicklung)

Unterstützung von Forschungs- und Beratungsvorhaben, insbesondere durch Literatur-, Web-, Daten- und Statistikrecherche und das Redigieren von Texten, Inhaltliche Mitarbeit bei Publikationen und Veranstaltungen, Ergebnissicherung bei Veranstaltungen und Beratungsgesprächen, Pflege der Forschungsgruppen-Website, Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation (analog und digital), Pflege der Adressdatenbank, Vertretung der Büroassistenz der Forschungsgruppe

Verantwortung für den gesamten Bereich des Vertragsmanagements, Kaufmännische Betreuung der Projekte in der Bauphase, Analyse und Monitoring der wirtschaftlichen Kennzahlen, Budgeterstellung und –überwachung, Erstellung und Aktualisierung der Liquiditäts- und Ausschüttungsplanungen, Fristenmanagement und die rechtzeitige Identifizierung von Handlungsbedarf in wirtschaftlichen und rechtlichen Bereichen, Berechnung von ertrags- bzw. verfügbarkeitsabhängigen Kosten und Erlösen, Überprüfung aller eingehenden und ausgehenden Belege der Projektgesellschaften, Anweisung der Zahlungen, Freigabe der Überweisungen, Prüfung der BWA und Jahresabschlüsse und Unterstützung bei deren Erstellung, Unterstützung bei der Erstellung der Investorenberichte, Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern, Covenant-Berechnung und Bankenreporting

Koordination von Schulträgerangelegenheiten in Absprache mit der Schulleitung, Organisation der schulinternen Umsetzung von Konzepten und Prozessen, Unterstützung der Schulleitung im Schulbetrieb und bei der Schulentwicklung, Optimierung von Prozessen zwischen Schulverwaltung, Schulbehörde und Schulen

Unterstützung bei der Prozessanalyse und der Erarbeitung von innovativen digitalen Lösungen für unsere Fachabteilungen, Mitwirkung bei der Planung und Koordination komplexer Software- und Digitalisierungsprojekte, Beteiligung an Recherchen z.B. der Suche nach aktuellen Innovationen und Trends in der Sozialwirtschaft, Unterstützung bei kreativen/redaktionellen Arbeiten wie die Erstellung von Hand-Outs, Plakaten und Erklärvideos, Praxiserfahrung in der Prozessanalyse und im Umgang mit modernen IT-Systemen, Kenntnisse in Microsoft Power Automate und Power Apps vertiefen, Einfache Skripte für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen erstellen

Erledigen der Assistenzaufgaben inkl. Terminkoordinierungen und -vorbereitungen, Selbstständige Erledigung des Schrift-, Telefon- und des E-Mail-Verkehrs, Vorbereitung, Durchführung und anteilige Betreuung der Partnerschaftsbegegnungen mit unseren vier Partnerstädten, Unterstützen und eigenverantwortliches Planen von weiteren Veranstaltungen, Aufgaben der zentralen Dienste des Rathauses wie Mobiliar, internes Leitsystem, Registratur- und Archivanfragen rechtzeitig angehen, Beauftragung vorzunehmen und deren korrekte Verbuchungen sicherzustellen

Eigenverantwortliches Leiten und Überwachen von standortbezogenen Bau- und Instandhaltungsprojekten, Sicherstellen eines reibungslosen Informationsaustauschs zwischen Bau- und Technikteams, Übernahme der Budgetverantwortung inklusive Kostenmanagement für Bauprojekte, Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung höchster Qualitätsstandards, Identifikation, Bewertung und proaktive Steuerung möglicher Risiken, Aktive Förderung nachhaltiger Baupraktiken sowie Integration innovativer Technologien

Mitarbeit und Organisation bei der Aufnahme, Behandlung, Verlegung und Entlassung von Patient*innen, Klinische Betreuung und Versorgung stationärer und ambulanter Patienten entlang des Behandlungsplanes, Adressatengerechte Kommunikation + Informationsweitergabe, Anforderung externer Befunde und Bildgebung + Vorbereitung von Tumorkonferenzvorstellungen, Vereinbarung prä- und poststationärer Patiententermine

Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben, Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung, Bearbeitung der Korrespondenz des Klinikdirektors, Erstellung von Power-Point Präsentationen, Drittmittelverwaltung, Schreiben nach Diktat