Mitarbeit bei der Erstellung und dem Reporting von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, Kalkulation der jährlichen Wirtschaftsplanung, Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung der Budgetverhandlungen, Selbstständige Erstellung von Kosten- und Wirtschaftlichkeitsanalysen, Eigenverantwortliche Aufbereitung von internen und externen Datenanalysen, Bearbeitung von Projekten der Geschäftsführung

Unterstützung des Teams bei Berichtswesen, Wirtschaftsplanung und Jahresabschluss, Mitarbeit bei abwechslungsreichen Projekten

Organisation des Büroalltags, Anlaufstelle am Telefon & am Empfang, Unterstützung der Pflege

Weiterentwicklung und Umsetzung unserer internen und externen Kommunikationsstrategie, Erstellung zielgruppengerechter Inhalte für Presse, Print, Website, Social Media und weitere Kommunikationskanäle, Konzeption und Umsetzung kreativer Kommunikations- und Marketingkampagnen, Pflege und Ausbau unserer Social-Media-Präsenz (z.B. Content-Planung, Postings), Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Projekten und digitalen Formaten, Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Partnern wie Agenturen und Medienvertretern

Unterstützung im operativen HR-Tagesgeschäft und bei den Personalprozessen, Kennenlernen der administrativen Tätigkeiten, wie z. B. Erstellen von Bescheinigungen, Einholen von Unterschriften, Pflege der Personalakten, Pflege der Personalstammdaten in SAP und der Daten in der Zeitwirtschaft, Mitarbeit an Sonderaufgaben und Arbeit an eigenen kleinen HR-Projekten, Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung der Onboarding-Veranstaltung für neue Mitarbeiter*innen, Mitarbeit im Bewerbermanagement und in der Bewerberkorrespondenz sowie bei der Organisation von Vorstellungsgesprächen

Erfassung, Analyse und Dokumentation bestehender Vertriebs- und Marketingprozesse, Fortlaufende Identifikation und Bewertung von Optimierungspotenzialen, Entwicklung und Umsetzung von Konzepten zur Prozessverbesserung, Abbildung von Prozessen in relevanten IT-Systemen (z.B. Omnitracker, Microsoft Dynamics), Weiterentwicklung des Kennzahlensystems zur kontinuierlichen Prozesssteuerung, Leitung von und Mitarbeit in Projekten zur Weiterentwicklung unserer Prozesse und Produkte, Begleitung von Veränderungsprozessen und Sicherstellung der Akzeptanz bei allen Beteiligten, Erstellung von Schulungskonzepten und -unterlagen, Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Marketing, IT-Prozessmanagement und externen Partnern, Unterstützung bei Konzeption, Ausführung und Bewertung von Marketingmaßnahmen in enger Abstimmung mit dem/der zuständigen Marketing-Manager/in

Ansprechpartner*in für Kollegen vor Ort und Mitarbeiter*innen des Shared Offices, Empfang von Besucher*innen und Kolleg*innen aus anderen Octopus Einheiten, Verantwortlich für die gesamte Büroorganisation, Bestellungen und Koordination von Büromaterial, Annahme von Lieferungen, Buchung von Zugtickets und Hotels für Bewerber*innen, Bereitstellung von Obst und Knabbereien, Überblick über Lager und notwendige Bestellungen (Merch, Büroequipment), Unterstützung bei internen Events und Workshops (Management von Essen, Raumbuchung, Materialien, Equipment), Unterstützung neuer Mitarbeiter*innen beim Onboarding (z.B. PC Set Up)

administrative Unterstützung des ärztlichen Dienstes, Übernahme organisatorischer Aufgaben (Terminvergabe, Abteilungsorganisation, OP-Planung, Abrechnung), Planung und Vorbereitung im Ambulanzablauf, Unterstützung und Assistenz bei Untersuchungen

Eigenständige Erstellung von Marktanalysen, Begleitung von Workshops und anschließende Dokumentation, Erstellung und Durchführung von Mitarbeitenden- und Kund:innen-Befragungen, Weitere Aufgaben passend zu deinen Fähigkeiten

Eigenständige Korrespondenz mit Patienten, Zuweisern, Förderern, Partnern aus Industrie, Forschung und Lehre, Kooperationspartnern sowie Shareholdern, Administration von Kostenstellen und Personalangelegenheiten, Organisation und Unterstützung bei Kongressen, Fortbildungen und internen Veranstaltungen, Verwaltung von Nebentätigkeiten, Dienstreisen und Terminen der Privatambulanz, Projektassistenz und Unterstützung bei laufenden wissenschaftlichen und administrativen Projekten, Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Chefarztsekretariat

Unterstützung bei der Bearbeitung und Koordination von Kundenanfragen und Service-Requests, Mitwirkung an der Auftragssteuerung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Dokumentation und Nachverfolgung von Vorgängen im IT-Service-Management-System, Abstimmung mit internen Fachbereichen zur Klärung von Anforderungen, Unterstützung bei Prozessoptimierungen und Qualitätssicherung

Assistenz bei verschiedenen endoskopischen und/oder medizinischen Eingriffen, Fachgerechte Betreuung und Überwachung der Patienten vor, während und nach den Untersuchungen, Vor- und Nachbereitung der medizintechnischen Instrumente und Geräte, Übernahme administrativer Aufgaben im Bereich medizinischer Assistenz

Koordination der Ambulanz, Vor- und Nachbetreuung der Patienten, Assistenz bei den Untersuchungen, Erstellung von Arztbriefen und Gutachten nach Vorgabe, Allgemeine administrative Aufgaben

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, z.B. Postein- und -ausgang, Terminüberwachung, Beantwortung von Anfragen, Mittelverwaltung und Führung von Konten, Unterstützung bei der Koordination von Projekten, Kostenkalkulation und Budgetkoordination, Unterstützung bei Projektanträgen, Koordination von Zwischen- und Abschlussberichten, Ergänzende Personalangelegenheiten, wie Dienstreisevorgänge, Urlaubsanträge und Krankmeldungen, Verträge für wissenschaftliche Hilfskräfte

Vorbereitende Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner*in für die Mitarbeitenden der Einrichtung bei Personalthemen (Einstellungsunterlagen, Entgeltabrechnungen, Änderungsmeldungen etc.) und administrativen Fragen zur Dienstplan- und Dokumentationssoftware Medifox (Passwort-Rücksetzungen, Stammdaten-Änderungen), Enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung des AWO Bezirksverbands in Ober- und Mittelfranken, Organisation von Betriebsarztterminen und Mitarbeiterschulungen, Allgemeine Verwaltungs- und Bürotätigkeiten (Ablage, Archivierung von Unterlagen, Telefondienst etc.)

Technische Entwicklung von PV-Freiflächenanlagen, Entwicklung technischer Konzepte für Speicherlösungen, Volleinspeisung und Eigenverbrauch, Angebotskalkulation und -erstellung, Erstellung technischer Planunterlagen (Belegungspläne, Erschließungspläne, Detailzeichnungen), Abstimmung mit externen Dienstleistern, Koordination und Stellung von Netzanschlussanträgen, Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Variantenvergleichen, Bewertung der technischen Machbarkeit neuer Projekte, Steuerung und Koordination aller technischen Gewerke während der Bauphase, Erstellung und Pflege von Bauzeitenplänen und Projektunterlagen, Organisation der Baustelleneinrichtung und Abstimmung mit dem SiGeKo, Auswahl und Beschaffung technischer Komponenten, Beauftragung und Steuerung interner und externer Dienstleister, Überwachung von Qualität, Terminen und Budget, Abnahme von Anlagen gemeinsam mit Kunden sowie Erstellung der technischen Dokumentation, Übernahme der Bauleitung auf Grundlage einer Pflichtenübertragung, Ansprechpartner für Kunden, Planer und Berater bei technischen Rückfragen, Pflege langfristiger Kundenbeziehungen und Durchführung von Projektterminen, Enge Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen, Nutzung und Pflege interner Systeme (ERP- und DMS-System, analoge Ordnerstrukturen), Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsabläufen

Durchführung von Materialeinkäufen und Lieferantenmanagement, Erstellung und Überprüfung von Kalkulationen und Angeboten, Pflege von Stammdaten in unserem Warenwirtschaftssystem, Koordination und Abwicklung von Zollformalitäten, Verantwortung für den Arbeitsschutz und die Einhaltung relevanter Vorschriften, Administrative Unterstützung in weiteren kaufmännischen Bereichen

Unterstützung bei der Betreuung und Begleitung von Schüler*innen, Mitwirkung bei pädagogischen Angeboten und Gruppenaktivitäten (z.B. Ag´s), Hilfe bei der Dokumentation und Organisation von Maßnahmen, Teilnahme an Team- und Fallbesprechungen, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben im sozialpädagogischen Bereich

Mitarbeit beim Aufbau der neuen Serviceeinheit und bei der Implementierung und Weiterentwicklung der Prozesse im "Fachbereichssekretariat", Mitarbeit bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten, z.B. Budgetüberwachung und -kalkulation, Fristenmanagement, Berichtswesen, Überwachung der aus Mittelzuweisungen festgelegten Budgetierung und Koordination der Mittelverwendung, Unterstützung bei der Planung und Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Beschaffungen von Geschäftsbedarf und Ausstattung, Mitwirkung im Raummanagement des Fachbereichs, Allgemeine administrative Unterstützung der Mitarbeitenden des Fachbereichs, z. B. bei Dienstreisen, Personalangelegenheiten, Onboarding-Prozessen

Unterstützung bei der Verwaltung von Grundstücksnutzungsverträgen, Einholung von Unterschriften für verschiedene Vertragsarten, Pflege und Weiterentwicklung unserer internen Vertragsdatenbank, Prüfung und Analyse von Bedarf des Land Management Teams und verschiedenen Schnittstellen, Mitwirkung bei der Erstellung sowie Optimierung von Workflows und Prozessen, Support in the administration of land use contracts, Maintenance and further development of our internal contract database, Review and analysis of needs of the Land Management Team and interface with IT Development, Participation in the creation and optimisation of workflows and processes