Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Im Dekanat der Fakultät für Mathematik und Informatik an der Universität Heidelberg ist ab dem 01.01.2027 folgende Stelle halbtags (50%) unbefristet zu besetzen: Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Führung des Sekretariats (inkl. Post, Schlüssel und Webseiten)
• Erstellen von Sitzungsprotokollen, Serienbriefen und Excel-Listen
• Betreuung der studentischen Hilfskräfte / Tutoren
• Organisatorische Abwicklung der Lehrdeputats-Erfassung
• Unterstützung bei der Betreuung der Berufungsverfahren in der Fakultät
• Unterstützung von Fachkommissionen
• Vorbereitung von Sitzungen und Gremien (Einladungen, Raumreservierung, Bewirtung etc.)
• Bestellungen von Verbrauchsmaterialien, Betreuung der Materialschränke
• Unterstützung bei der Finanzverwaltung der Fakultät

Ihr Profil:

• Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. in der Führung eines Sekretariats
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fähigkeit zur positiven Innen- und Außenkommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Medien/Programmen, insbesondere MS-Office
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Organisationstalent und Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines Teams aus hoch motivierten und qualifizierten Mitarbeiter*innen
• Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
• Unterstützung der Mobilität durch das vergünstigte Deutschlandticket als JobTicket BW

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, , Zeugnisse etc.) bis zum 08.11.2026 in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail mit dem Stichwort Assistenz senden an . Für Rückfragen steht Ihnen der Geschäftsführer, Dr. Sigurd Weinreich, gerne zur Verfügung (Telefon: 06221/54-14021).