Verwaltungsmitarbeiter / -mitarbeiterin (m/w/d) im Sekretariat

Kennziffer: L 59 32 09 26 Befristung: unbefristet Beginn: 01.01.2027 Standort: Landau Umfang: Teilzeit 50 % (19,5 Std. / Woche) Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L Fachbereich: Kultur- und Sozialwissenschaften "Institut für Katholische Theologie"

Erledigung von Sekretariatstätigkeiten für alle Arbeitsbereiche des Instituts; z. B. Ansprechperson sein für Studierende und Mitarbeitende, Erledigung von Dienst­reise­anträgen und Reisekostenabrechnungen etc.

• Beschaffungen: Bestellungen, Kontrolle von Lieferscheinen, Bearbeitung von Rechnungen über universitätseigene Programme (MACH, OpenOrdering), Vor­be­rei­tung von Umbuchungsanträgen

• Unterstützung bei der Kontrolle von Haushaltsfinanzen und der Verwaltung von Drittmitteln

• Unterstützung bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden, Lehrbeauftragten und studentischer Hilfskräfte, z. B. Vorbereitung der Unterlagen

• Universitätsinterne Kommunikation mit Mitarbeitenden der Universitätsverwaltung, z. B. im Kontext von Finanz- und Personalangelegenheiten

• Übernahme von organisatorischen Aufgaben, die die Lehre betreffen, z. B. die Verwaltung von Prüfungsterminen und das Anlegen von Lehrveranstaltungen in KLIPS.

• eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z. B. als Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation) oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Büroorganisation, gerne im Hochschulkontext

• sehr gute EDV-Kenntnisse (Internet, E-Mail) und sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (insbes. Excel und Word)

• persönliche Voraussetzungen: Sie sind freundlich, hilfsbereit, serviceorientiert, teamfähig, flexibel, belastbar. Sie arbeiten sorgfältig, selbstständig, können gut organisieren und freuen sich über neue Aufgaben und Herausforderungen.