Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling

Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling

ID 26_30_15

Bereich

Abteilung Global Market Intelligence, Stabsstelle Entwicklung & Controlling

Arbeitsort

Berlin

Arbeitsbeginn

ab sofort

Arbeitsumfang

Vollzeit

Wir sind Germany Trade & Invest (GTAI) - die Außenwirtschaftsagentur der Bundesrepublik Deutschland. Wir informieren den deutschen Mittelstand über Chancen und Risiken in Auslandsmärkten und beraten ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland. Darüber hinaus werben wir für die Standortvorteile Deutschlands im Ausland und unterstützen die Internationalisierung der Wirtschaft in den neuen Bundesländern sowie vom Strukturwandel betroffenen Regionen.

Für die Abteilung Global Market Intelligence (GMI) und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling (E&C) an unserem Berliner Standort suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 39 Stunden pro Woche; Teilzeit ist möglich.

Sie halten der Abteilung Global Market Intelligence und der Stabstelle Entwicklung & Controlling organisatorisch den Rücken frei und übernehmen zugleich eigene fachbezogene Aufgaben: Sie recherchieren, bereiten Informationen auf und bringen Vorschläge für bessere Abläufe ein. So verbinden Sie verlässliche Assistenz mit Raum für eigene Ideen – in einem internationalen Umfeld.

Ihre Aufgaben

• Terminkoordination für die Leitungen der Abteilung, der Stabsstelle und der Bereiche, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Gesprächen sowie Festhalten der Ergebnisse in Protokollen.
• Bedarfsgerechte Recherche zu Themen der Abteilungs- und Stabsstellenleitung sowie deren verständliche Aufbereitung der Ergebnisse.
• Abteilungsübergreifende Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen und bedarfsgerechte Erarbeitung von Formulierungsvorschlägen für die Kommunikation.
• Eigenständige Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen für Abläufe, Formulare, Intranetinformationen und Ablagestrukturen unter Beachtung geltender Regelungen.
• Organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Eigenständige Vorbereitung und Koordination von Vorstellungsgesprächen.
• Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen der Leitungen.
• Bearbeitung telefonischer und allgemeiner Anfragen – auch auf Englisch – sowie Pflege von Listen, Datenbanken und CRM-Einträgen.
• Bedarfsgerechte Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache.

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf, im Bereich Bürokommunikation oder in einem angrenzenden Bereich.
• idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich.
• Kenntnisse organisatorischer Abläufe und des Prozessmanagements sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben strukturiert und serviceorientiert zu koordinieren.
• die Fähigkeit, Informationen gezielt zu recherchieren, auf Aktualität zu prüfen und verständlich aufzubereiten.
• Erfahrung mit öffentlichen Arbeitgebern bzw. der deutschen Außenwirtschaft und Wirtschaftsstruktur wünschenswert.
• sicheres Auftreten und interkulturelle Sensibilität.
• ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C1 und Englischkenntnisse mindestens auf Niveau B1.
• die Befähigung zur selbstständigen und teamorientierten Arbeit.
• einen sicheren Umgang mit digitalen Werkzeugen für Recherche, sowie die Bereitschaft, sich in GTAI-spezifische Anwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) und Travel-Managementsystem (TMS) einzuarbeiten.
• sehr gute Kenntnisse mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag.

Das erwartet Sie

• Eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit.
• Vergütung und Sozialleistungen gemäß dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund, inklusive regelmäßiger Stufenaufstiege, Weihnachtsgeld und der Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes.
• Bei einer 5-Tage-Woche haben Sie 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend und Silvester frei.
• Die Möglichkeit, im Rahmen der geltenden GTAI-Regelungen bis zu 60 % der vertraglichen Arbeitszeit mobil zu arbeiten, flexible Arbeitszeitgestaltung im Gleitzeitrahmen von 6 bis 21 Uhr, sowie bei entsprechendem Arbeitszeitkonto bis zu 15 Gleittage pro Jahr.
• Sie erhalten einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (optional).
• Wir möchten uns kontinuierlich verbessern. Daher bieten wir Ihnen Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung an.
• Vielseitige, anspruchsvolle Aufgaben in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Politik.
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld und ein tolerantes, weltoffenes Betriebsklima.
• Sie arbeiten an einem attraktiven sowie sehr zentralen Arbeitsplatz in Berlin Mitte.
• GTAI ist durch das audit berufundfamilie als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert und bietet diverse Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Germany Trade & Invest GmbH fördert die Gleichstellung aller Geschlechter und begrüßt die Bewerbung schwerbehinderter Menschen.

Für ein erstes Kennenlernen finden die Gespräche in der Regel in Form einer Videokonferenz statt.

Spricht Sie diese herausfordernde Tätigkeit an und finden Sie sich im beschriebenen Profil wieder? Dann bewerben Sie sich bitte mit Ihren vollständigen Unterlagen und unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 18.11.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.

Bei Rückfragen steht Ihnen das Recruiting-Team unter Apply Now gerne zur Verfügung.