Executive Management Assistant/ Vorstandsassistenz (w/m/d)

Deine Aufgaben

• Eigenständige Steuerung des Kalender-, Termin- und Reisemanagements inklusive professioneller Vor- und Nachbereitung
• Strukturierung eingehender Themen nach Priorität, Dringlichkeit und Entscheidungsbedarf – inklusive Pflege von Wiedervorlagen und offenen Punkten
• Erstellung von Agenden, Briefings, Protokollen, Präsentationen und prägnanten Entscheidungsvorlagen
• Recherche, Analyse und adressatengerechte Aufbereitung komplexer Sachverhalte
• Konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen
• Koordination und Korrespondenz mit Vorstand, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern – auf Deutsch und Englisch
• Vorbereitung und Begleitung internationaler Termine und Geschäftsreisen
• Aufbereitung und Plausibilisierung von Kennzahlen, Budgets, Angeboten und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sowie Unterstützung bei Planung, Reporting und bereichsübergreifenden Projekten
• Analyse bestehender Abläufe und Entwicklung einfacher, skalierbarer Standards und Prozesse – dokumentiert in Notion und Microsoft 365, unterstützt durch moderne KI-Werkzeuge

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit betriebswirtschaftlichem Bezug, alternativ mehrjährige passende Berufserfahrung
• Erfahrung in Assistenz, Projektkoordination, Prozessmanagement oder einer vergleichbaren verantwortungsvollen Funktion
• Gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie hohe Affinität zu KI-Werkzeugen; Notion-Erfahrung ist ein Plus
• Besonders strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung
• Ausgeprägte Priorisierungs-, Organisations- und Problemlösungskompetenz
• Offene, kommunikationsstarke Persönlichkeit, die souverän auf Menschen zugeht, Themen durchsetzt und professionelles Stakeholder-Management lebt
• Verbindlichkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Reisebereitschaft von ca. 30–40 % (v. a. nach Wels)

Das bieten wir Dir

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen, nachhaltigen Unternehmen
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
• Ein dynamisches, wachsendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur
• Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten
• Exzellente Verkehrsanbindung und kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Attraktive Corporate Benefits inkl. Kaffee-Flatrate und Wellness-Water
• Modernes, helles Office mit top ausgestatteten Arbeitsplätzen und State-of-the-art Technologie
• Echter Teamspirit mit regelmäßigen After-Work- und gemeinsamen Sport-Events