Stiftung Preußischer Kulturbesitzpreussischer-kulturbesitz.de
Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m), 39 h / Teilzeit möglich, unbefristet
- Location
- Berlin
- Remote
- On-site
- Employment type
- Full-time
- Experience
- Mid-Level
- Field
- Administration & Secretariat
1 day ago
Im Präsidialbereich der Stiftung Preußischer Kulturbesitz – Bundesbehörde – ist bei der Präsidentin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m)
zu besetzen. Mit ihren international herausragenden Museen, Bibliotheken, Archiven und Forschungseinrichtungen zählt die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) zu den größten Kultur- und Wissenschaftsinstitutionen weltweit. Unter ihrem Dach verbindet sie in besonderer Weise Kunst und Kultur mit Wissenschaft und Forschung. Sie bewahren auch in komplexen Situationen den Überblick, agieren national und international gewandt und möchten das Präsidium einer führenden Kulturinstitution aktiv unterstützen? Als Dreh- und Angelpunkt im Vorzimmer der Präsidentin übernehmen Sie die Steuerung des operativen Tagesgeschäfts, koordinieren nationale und internationale Kontakte und sorgen für reibungslose Abläufe auf Leitungsebene. Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Position an einer zentralen Schnittstelle zwischen nationalen und internationalen Akteur*innen aus Kultur, Politik und Forschung. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie den administrativen Rahmen für Kultur und Wissenschaft entscheidend mit.
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliches Organisieren, Steuern und Koordinieren des Vorzimmers der Präsidentin: Planen und koordinieren von Terminen
- Bearbeiten des Post- und E-Mail-Eingangs einschließlich Telefon und E-Akten: Sichten, priorisieren, eigenständiges Vorbereiten von Antwortentwürfen
- Proaktives Vor-, Nachbereiten und Nachverfolgen von Gremiensitzungen und Besprechungen, inklusive des Zusammenstellens und Sichtens komplexer Sitzungsunterlagen und des Erstellens von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen bei leitungsrelevanten Besprechungen
- Eigenständiger Erstkontakt, Korrespondenz und Schnittstellenfunktion zu internationalen Partnereinrichtungen sowie Vertretungen aus Politik und Wissenschaft
- Vollständiges Vorbereiten, Buchen und Abrechnen von komplexen (internationalen) Dienstreisen der Leitung unter Beachtung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und internationaler Vorgaben
- Eigenständiges Erstellen, Überarbeiten und Korrekturlesen von Berichten und Publikationsentwürfen nach inhaltlichen Vorgaben
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