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Office Manager*in (m/w/d)
- Location
- Berlin
- Remote
- On-site
- Employment type
- Part-time, Temporary Work
- Experience
- Mid-Level
- Field
- Administration & Secretariat
- Application deadline
- Nov 10, 2026
Requirements at a glance
- Kaufmännische Ausbildung (Required)
- Berufserfahrung Office Management (Required)
- MS Office (Required)
- Buchhaltung (Required)
RequiredPreferred
Today
Stellenausschreibung Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit mit 30 Stunden/Woche
Teilzeit (30 Std./Woche) · befristet auf 2 Jahre · Berlin
Die Bundesgeschäftsstelle der Deutsch-Israelischen Gesellschaft e. V. (DIG) in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager*in.
Ihre Aufgaben:
- Selbständige Organisation und Steuerung des laufenden Office-Managements der Bundesgeschäftsstelle einschließlich Festlegung geeigneter Bearbeitungswege
- Eigenständige Koordination interner Verwaltungsabläufe einschließlich Bewertung, Priorisierung, Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Telefonmanagement
- Versand und Logistik von Materialien
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und internen Abstimmungen
- Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Protokollen, Beschlüssen und Vorgängen
- Pflege und Verwaltung der Dokumentenablage einschließlich eigenständiger Zuordnung und Strukturierung von Vorgängen
- Analyse der Verwaltungs-, Ablage- und Kommunikationsabläufe, Erarbeitung und Abwägung von Lösungsalternativen sowie eigenständige Gestaltung der Abläufe im übertragenen Verantwortungsbereich
- Koordination externer Dienstleister sowie allgemeiner Büro- und Beschaffungsvorgänge einschließlich Bedarfsermittlung sowie Einholung und vergleichender Bewertung von Angeboten
- Eigenständige Bearbeitung interner und externer Anfragen einschließlich abschließender Beantwortung sowie Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb der Bundesgeschäftsstelle
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Unterstützung bei der Buchhaltung und Mitgliederverwaltung
Ihr Profil:
- Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie Erfahrung in der selbständigen Steuerung von Verwaltungs- und Büroprozessen, in der Analyse administrativer Abläufe und in der Erarbeitung eigener Lösungsvorschläge
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