Referent*in der Geschäftsführung mit Projektkoordination (m/w/d)

Referent*in der Geschäftsführung mit Projektkoordination (m/w/d)

32 Stunden/Woche Berlin, KiezLab 40.000 bis 42.000 € brutto/Jahr, abhängig von Vorerfahrung und Qualifikationen ab Dezember 2026 oder Januar 2027 befristet bis 31.12.2028

Du willst die rechte Hand einer Gründerin sein und dabei Projekte mit echter Wirkung auf Kurs halten? Dann haben wir da was für Dich! aMStart ist eine gemeinnützige digitale Peer-to-Peer-Plattform für junge Erwachsene mit chronischer Erkrankung, mit Fokus auf Multiple Sklerose (MS) und im Aufbau für ME/CFS. Wir suchen eine organisationsstarke Person, die mitdenkt. Die Stelle verbindet beides: Du entlastest die Geschäftsführung und koordinierst unsere Peer-Programme, mit Schwerpunkt ME/CFS.

Deine Rolle

Du arbeitest eng mit unserer Gründerin und Geschäftsführerin Jasmin Mir zusammen und hältst ihr den Rücken frei, damit sie sich auf Strategie, Netzwerk und die Sichtbarkeit von aMStart konzentrieren kann. Dafür koordinierst Du unsere Projekte und bist Ansprechperson für Team, Ehrenamt und Partner*innen.

Etwa die Hälfte Deiner Zeit fließt in die direkte Entlastung der Geschäftsführung, die andere Hälfte in Projektkoordination.

Deine Aufgaben

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei

• Du behältst Fristen, Termine und offene Punkte im Blick und meldest früh, wenn etwas kippt
• Du bereitest Unterlagen entscheidungsreif vor und übernimmst organisatorische Korrespondenz wie Termine, Logistik und Nachfassen
• Du recherchierst Konferenzen, Panels, Calls, Awards und Netzwerke, bereitest sie mit Frist und Empfehlung auf und kümmerst Dich um Einreichungen und Briefings
• Bei Bedarf bist Du bei Events und Konferenzen dabei, begleitest die Geschäftsführung oder vertrittst aMStart eigenständig, und fasst Kontakte danach nach

Du koordinierst unsere Peer-Programme, mit Schwerpunkt ME/CFS

• Du pflegst die Projektpläne für ME/CFS und MS und behältst Meilensteine, Fristen und Verantwortlichkeiten im Blick
• Du übernimmst die Peer-Koordination: Du organisierst die Gewinnung neuer Peers, bist Ansprechperson für unsere Ehrenamtlichen und koordinierst Schulungen, Supervisionen und Intervisionen
• Du hältst die Kommunikation mit Projektpartner*innen und Förderern am Laufen

Du behältst unsere Förderungen im Blick

• Du kennst Fristen, Auflagen und Formalia unserer Förderungen und sorgst dafür, dass wir sie einhalten
• Du sammelst Kennzahlen und Meilensteine und schreibst Rohfassungen für Zwischenberichte und Verwendungsnachweise

Du schaffst Struktur

Du hältst Ablage und Tools (Drive, Notion) in Ordnung und dokumentierst Abläufe, damit Wissen nicht an einzelnen Personen hängt

Entscheidungen, Gespräche mit Förderern und Personalthemen liegen bei Jasmin. Du bereitest sie so vor, dass sie schnell gehen.

Deine ersten drei Monate

Du lernst unsere Projekte und unser Team kennen, übernimmst den Projektplan ME/CFS und entwickelst Ablage und Abläufe mit uns weiter.

Dein Hintergrund

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung, oder vergleichbare Erfahrung
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in der Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung
• Erfahrung im gemeinnützigen Bereich, zum Beispiel in geförderten Projekten mit Anträgen und Verwendungsnachweisen, in einer NGO oder in der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen
• Hohe Lernbereitschaft und Freude daran, strategisch zu denken und operativ anzupacken

Das bringst Du mit

• Du denkst mit und voraus: Du erkennst Fristen und Konflikte selbst und kommst mit Vorschlägen statt nur mit Fragen
• Du arbeitest sehr strukturiert und genau, auch bei Formalia, und denkst in Prozessen
• Du hast Erfahrung im Projektmanagement und arbeitest sicher mit Projektplänen, Meilensteinen und Fristen
• Du hast sehr gute Kenntnisse digitaler Tools, insbesondere Google Workspace, Slack, Notion und Brevo, und hast Lust auf KI-Werkzeuge
• Du schreibst klar und sorgfältig, im Du wie im Sie, und gehst warm mit Ehrenamtlichen und professionell mit Stiftungen und Kliniken um
• Du bleibst ruhig, wenn viel gleichzeitig kommt, und sagst früh, wenn es zu viel wird
• Du arbeitest absolut vertraulich und gehst diskret mit Gesundheits- und Personendaten um
• Du sprichst und schreibst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau
• Du bist bereit, gelegentlich innerhalb Deutschlands zu reisen

Was wir bieten

• Echte Verantwortung und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Sinnstiftende Arbeit mit direktem Impact für junge Menschen mit chronischer Erkrankung
• Ein Gehalt von 40.000 bis 42.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Vorerfahrung und Qualifikationen
• Arbeitsort: Coworking Space im Herzen von Berlin-Friedrichshain
• 28 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche (anteilig bei Teilzeit)
• Ein kleines, herzliches Team und eine Kultur, die Offenheit und Pausen ernst nimmt

Bewerbung

Bitte sende Deine Bewerbung direkt an die Geschäftsführerin Jasmin Mir: Apply Now Betreff: Bewerbung Referent*in der Geschäftsführung

Bitte schicke:

• CV
• Anschreiben mit Antworten auf diese Fragen:
• Warum möchtest Du bei aMStart arbeiten?
• Erzähl uns von einer Situation, in der Du Deine Leitung in einer schwierigen Phase entlastet hast. Was hast Du konkret übernommen und was hat es bewirkt?

Wir besetzen die Stelle im laufenden Verfahren und sichten Bewerbungen laufend. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung oder Alter.