Sekretär/in (m/w/d)

Stellenanzeige: Sekretär/in (m/w/d)

Gesellschaft für Wirtschaft und Tourismus Gera mbH

Gestalten Sie mit uns Zukunft! In Gera!

Gemeinsam mit Partnern aus Wirtschaft, Handel, Kultur, Politik und Stadtgesellschaft entwickeln und realisieren wir vielseitige Konzepte zur Stärkung des Standorts Gera. Als Gesellschaft für die Wirtschafts- und Tourismusförderung in Gera suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens jedoch zum 01. April 2027 eine/n engagierte/n Sekretär/in (m/w/d) für unser zentrales Sekretariat.

Bereich: Zentrales Sekretariat Standort: Gera, Ernst-Toller-Straße 14 Anstellungsart: Vollzeit / Teilzeit (unbefristet) Eintrittsdatum: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 01. April 2027

Ihre Aufgaben

Als Sekretär/in (m/w/d) sind Sie die zentrale organisatorische Drehscheibe in unserem Haus. Mit Umsicht und Verlässlichkeit unterstützen Sie im operativen Tagesgeschäft:

Termin- und Organisationsmanagement:

• Eigenverantwortliche Koordinierung und Priorisierung von Terminen, Besprechungen und Reisen
• Zusammenstellung strukturierter Briefings aus den Fachabteilungen
• Unterstützung bei Repräsentations- und Dienstterminen
• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen

Zentrales Sekretariat:

• Zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Anfragen an die Geschäftsführung
• Organisation des postalischen und digitalen Postein- und Postausgangs
• Termingerechte Protokollführung und Nachverfolgung von Fristen und offenen Aufgaben
• Erstellung von Gratulationsschreiben zu verschiedenen Jubiläen

Schnittstellen- und Informationskoordination:

• Bündelung des Informationsflusses zwischen der Geschäftsführung und den einzelnen Fachbereichen (Wirtschaftsförderung, Tourismusentwicklung, Gera-Information, Citymanagement)
• Koordinierung des Informationsflusses gegenüber Ämtern und Behörden
• Organisation des täglichen Bürobetriebs der digitalen Dokumentenablage sowie der Materialbeschaffung