Vor- und Nachbereiten sowie Durchführen von Ausschreibungsverfahren für Ausbildungsplätze aller Art, Betreuung der Auszubildenden im Geschäftsbereich des WSA Spree-Havel u.a. bei dienstlichen, tariflichen und rechtlichen Belangen, Führen der Ausbildungsakten, elektronische Erfassung von Personaldaten, Erstellen von Abordnungen; Umsetzungen in Zusammenhang mit der Ausbildung etc., Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung der Ausbildungsrichtlinien, Interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Auszubildenden, Ausbildenden, externen Trägern (Berufsschulen, Prüfungsämtern etc.), Zusammenarbeit mit dem betriebsärztlichen bzw. arbeitsmedizinischen Dienst und der Fachkraft für Arbeitssicherheit, Prüfen, Bearbeiten und Übermitteln von personenbezogenen Abrechnungsdaten, Begleiten von Jobmessen, Tag der offenen Türen, Einführungsveranstaltungen etc., Bearbeiten von Anträgen von Auszubildenden im Zusammenhang mit Reisekosten, Trennungsgeld, Umzugskosten etc.

Eigenständige Bearbeitung der Vorgänge in der Personalbetreuung und Personalverwaltung, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen, Ansprechpartner für Kollegen in allen Personalfragen, Betreuung von Themen zur betrieblichen Altersvorsorge, Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen, Statistiken und Auswertungen, Betreuung der Zeiterfassung, Terminbearbeitung, Kontenabstimmung, Rechnungsprüfungen, Externer Schriftverkehr, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Unterstützung der Geschäftsleitung zu verschiedenen Fragestellungen und in allen Personalthemen

Koordinieren der Kommunikation zwischen Mandant:innen, Gerichten, Gläubigern, Behörden sowie der Kanzleileitung, Überwachen von Fristen und Terminen, Organisieren von Besprechungen, Unterstützen der Verfahrensabläufe durch Büro- und Aktenorganisation, Bearbeiten des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Erfassen und Digitalisieren von Posteingängen, Sicherstellen einer sorgfältigen Ablage im Dokumentenmanagementsystem, Unterstützen bei der Erstellung, Zusammenstellung und Versendung verfahrensrelevanter Unterlagen, Sorgen für eine strukturierte Dokumentation, Koordinieren von Telefonaten und Anfragen, Beitragen zu einer professionellen und serviceorientierten Außenwirkung der Kanzlei, Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Sachbearbeitung, Unterstützen bei administrativen Aufgaben innerhalb der Insolvenzverfahren, Einbringen von Ideen zur Optimierung von Arbeitsprozessen

Betreuung und Begleitung landwirtschaftlicher Saisonarbeitskräfte von der Anreise bis zur Abreise, insbesondere in rumänischer Sprache, Durchführung der Personalsachbearbeitung von der Einstellung bis zum Austritt, einschließlich Erstellung von Arbeitsverträgen, Prüfung von Arbeitspapieren, Korrespondenz mit Ämtern und Behörden, Ausfüllen von Anträgen sowie Organisation und Begleitung von Arztterminen, Unterstützung der Saisonarbeitskräfte bei Arzt- und Behördenbesuchen sowie Übernahme von Übersetzungen in und aus der rumänischen Sprache, Erfassung, Pflege und Verwaltung der Personaldaten sowie Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation, Vor- und Nachbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Bearbeitung von Rückfragen zu Gehältern, Prämien und Vorschüssen, Übernahme weiterer administrativer Aufgaben nach Bedarf

Vorbereitende und prüfende Tätigkeiten rund um die monatliche Entgeltabrechnung, Übermittlung abrechnungsrelevanter Daten an externe Lohnbuchhaltung, Beantwortung von Rückfragen rund um die Abrechnung seitens der Mitarbeitenden, Allgemeine Personaldatenverwaltung und -pflege in digitalen Personalakten (HRworks), Fehlzeitenmanagement, Bescheinigungswesen, Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Korrespondenz mit Sozial- und Rentenversicherungsträgern, Berufsgenossenschaften, Behörden und Krankenkassen, Bereitstellung von Unterlagen für Betriebsprüfungen, Ansprechperson für Unterweisungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz, Kümmern um Schulungsbedarfe der Erst- und Brandschutzhelfer, Begleitung der externen Fachkraft für Arbeitssicherheit bei ASA-Sitzungen und Begehungen, Nachhalten der ToDos aus ASA-Sitzungen und Begehungen, Mitarbeit in HR-Projekten zur Weiterentwicklung digitaler Workflows, Einführung neuer Mitarbeiter-Benefits, Beitrag zur kontinuierlichen Optimierung der HR-Prozesse

Kommunikation mit KÜS-Partnern zur Anmeldung und Betreuung von Untersuchungsstellen für amtliche Fahrzeugprüfungen, Prüfung eingereichter Unterlagen auf Vollständigkeit, Aktualität und Anwendbarkeit, Erfassung und Pflege von Untersuchungsstellen im KÜS-internen EDV-System sowie Betreuung des Freigabeprozesses, Zusammenarbeit mit zuständigen Behörden inkl. Einreichung und Nachverfolgung erforderlicher Unterlagen, Sicherstellung der Akkreditierungsvorgaben und Mitarbeit im internen Qualitätsmanagementsystem, Erstellung von Auswertungen und Dokumentationen, Verwaltung überwachungspflichtiger Prüf- und Messmittel, Einrichtung von Werkstattvergütungen und Freigaben für KÜS-Partner, Betreuung von Genehmigungs- und Anmeldeprozessen für Prüfstellen, Dokumentation interner Auditierungsmaßnahmen, Unterstützung bei der Betreuung des Messmittel-Mietsystems, Bearbeitung von Anfragen aus Innungen und Partnerbetrieben

Selbstständige Betreuung- und Verwaltung von Einzel- und Kollektivversicherungsverträgen der betrieblichen Altersversorgung, Ansprechpartner für unsere nationalen und internationalen Kunden im Bereich der Administration komplexer versicherungsgestützter bAV-Konzepte im Back Office, Aktive Mitarbeit in sowie ggf. Leitung von Projektgruppen u.a. zu Digitalisierungsthemen oder Mitarbeit in Fachgruppen, Unterstützung der Kunden und Kollegen bei der Optimierung der Prozessabläufe und bei der Kommunikation rund um die betriebliche Altersversorgung, Unterstützung unserer Kunden bei Fragen zu versicherungsspezifischen Themen und zu steuer-, sozial- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie Korrespondenz und Abstimmungen mit unseren Versicherungspartnern

Administration, Wartung und Optimierung von Windows- und Linux-basierten Serversystemen mit Fokus auf Windows, Betreuung und Weiterentwicklung unserer virtualisierten Infrastruktur, Sicherstellung der System- und Netzwerksicherheit sowie Durchführung von Backups, Verwaltung und Verbesserung von Monitoring und Alerting-Lösungen, mit z.B. CheckMK, Dokumentation von Systemänderungen und -prozessen

Du organisierst unsere Office- und Facility-Services, kümmerst dich um Verpflegung, Ordnung und Sauberkeit und koordinierst externe Dienstleister, Du bereitest Besprechungsräume vor, unterstützt bei internen Events und organisierst kleinere Anlässe, Du übernimmst klassische Office-Administrationsaufgaben wie Bürobedarf, Post- und Paketversand sowie die strukturierte Ablage von Dokumenten, Du buchst und koordinierst Reisen (Bahn, Flug, Hotel)

Ansprechpartner:in für Führungskräfte, Mitarbeiter:innen und Betriebsrat in allen administrativen Personalfragen, Bearbeitung aller administrativen Personalvorgänge mit Beginn des Arbeitsvertrags bis zum Austritt unter Berücksichtigung der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen, Mitarbeit in Projekten im Bereich Personal, Führen und Pflegen der digitalen Personalakte, Erfassen der Stammdaten in LOGA

administrative Bearbeitung der Personalangelegenheiten für einen festgelegten Personenkreis im Bereich der nichtwissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere Vertragserstellung und Personalaktenführung, Erfassung und Pflege von Personaldaten in VIVA, Betreuung der Beschäftigten bei sämtlichen personaladministrativen Fragestellungen im Rahmen ihres Beschäftigungsverhältnisses

Integration, Betrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung der Server-Infrastruktur (Anwendungs-, File- und SQL-Cluster), Administration von Microsoft 365, Exchange, Softwareverteilung, Patchmanagement sowie automatisierten Client-Installationen – inklusive Mobile Device Management für iPadOS und Android, Anwendung und Pflege von Microsoft SQL, Bearbeitung von Tickets im Incident-, Change- und Problem-Management im 2nd- und 3rd-Level-Support, Analyse von Fehlern durch Auswertung von Traces und Logfiles sowie Planung und Dokumentation der Server-Infrastruktur, Mitwirkung bei der Einführung neuer Softwarelösungen

Administration, Konfiguration und Wartung der Collaboration- und Communication-Systeme (Microsoft 365, Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive), Sicherstellung der Verfügbarkeit, Performance und Stabilität der Kommunikationsplattformen, Unterstützung bei der Einführung, Integration und Weiterentwicklung neuer Collaboration-Tools und -Funktionen, Verwaltung von Benutzerkonten, Gruppen, Berechtigungen und Richtlinien innerhalb der M365-Umgebung, Umsetzung und Pflege von Kommunikationsrichtlinien (z. B. Teams-Governance, E-Mail-Signaturen, Chat-Richtlinien), Monitoring, Störungsbehebung und Dokumentation im Rahmen des 2nd- und 3rd-Level-Supports, Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen sowie Know-how-Transfer an interne Supporteinheiten, Mitwirkung bei der IT-Sicherstellung und Compliance im Bereich Collaboration & Communication (z. B. MFA, DLP etc.), Unterstützung bei Migrationen, Systemanbindungen und Automatisierungen (z. B. Exchange-Migrationen, SharePoint Online-Projekte) sowie bei IT-Projekten mit Kommunikationsbezug (z. B. Integration von Standorten, Unified Communications)

Steuerung der Softwareverteilung auf Windows Clientbetriebssystemen, Erstellung komplexer Softwarepakete, Erarbeitung proaktiver Lösungen für regelmäßig auftretende Störungen im Clientumfeld, Aktive Mitarbeit an der Optimierung und Automatisierung bestehender Prozesse im Windows Clientumfeld, Mitwirkung bei der Einhaltung aufsichtsrechtlicher Rahmenbedingungen sowie technischer Standards, Beteiligung bei der fachlichen Mitarbeit in Projekten, Planen, Weiterentwickeln, Dokumentieren und die Erstellung sowie Pflege komplexer Powershell-Skripte bez. Systemadministration, Monitoring und Automatisierung

Vollumfängliche Administration unseres Fuhrparks (Dienstwagen, Poolfahrzeuge), Terminkoordination für Wartungen, Reparaturen, TÜV-Termine und Reifenwechsel, Dokumentation aller Fahrzeugunterlagen und Verwaltung der Fahrzeugschlüssel, Schnittstelle zu Leasingpartnern, Versicherungen und Werkstätten, Begleitung des On- und Offboardings bei Fahrzeugzuweisungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Organisation der Meetingräume und Gemeinschaftsbereiche (Küche, Lounge, Empfang), Hospitality am Empfang für ein einladendes Arbeitsumfeld, Prozessoptimierung rund um Office Management und Fuhrparkorganisation

Vollumfängliche Administration unseres Fuhrparks (Dienstwagen, Poolfahrzeuge), Terminkoordination für Wartungen, Reparaturen, TÜV-Termine und Reifenwechsel, Dokumentation aller Fahrzeugunterlagen und Verwaltung der Fahrzeugschlüssel, Schnittstelle zu Leasingpartnern, Versicherungen und Werkstätten, Begleitung des On- und Offboardings bei Fahrzeugzuweisungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Organisation der Meetingräume und Gemeinschaftsbereiche (Küche, Lounge, Empfang), Hospitality am Empfang für ein einladendes Arbeitsumfeld, Prozessoptimierung rund um Office Management und Fuhrparkorganisation

Verantwortung für die Wartung und Pflege der eingesetzten Softwaresysteme (z.B. Baramundi, Fleetmanager), sowohl lokal als auch in der Cloud., Unterstützung der Endnutzer im Umgang mit Softwaresystemen, Kommunikation von Systemneuerungen und Sicherstellung eines effizienten Umgangs mit den betreuten Systemen., Aktive Begleitung der Einführung und Weiterentwicklung neuer Softwarelösungen., Installation, Konfiguration und Wartung von Endpoint-Hardware sowie Client-Betriebssystemen., Betreuung der eingesetzten Hard- und Software und Optimierung deren Nutzung., Dokumentation von Prozessen, Sicherheitsmaßnahmen und Systemänderungen und Erstellung von Berichten für das IT-Management.

Installation, Konfiguration und Wartung von Windows-Servern sowie von „Citrix Virtual Apps and Desktops“ (VDI und Terminal Services), Erstellung von Systemkonzepten sowie Konfigurationen und Aufbau neue IT-Systeme, Spezifizierung und Integration tech­nische Software-Installationen, Pflege technische Dokumentationen und Betriebshandbücher, Beratung und Unterstützung von Fachbereichen

Betreuung und Bewirtung von Besuchern, Reiseorganisation (Buchung von Reisen, Hotels, Pool- und Leihfahrzeugen), Unterstützung des Fuhrparkmanagements, Raumkoordination, Organisation interner Umzüge, Initiierung von Instandsetzungsarbeiten, Mitwirkung bei der Koordination der Arbeitsplätze, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Administration allgemeiner E-Mail-Postfächer, Telefonische Betreuung, Betreuung von Besprechungszimmern, Unterstützung bei der Durchführung von Events und Veranstaltungen