Unterstütze den täglichen IT-Betrieb und übernimm erste Aufgaben im Support unserer Benutzer:innen, Überwache die Leistung unserer zentralen Systeme und informiere die Geschäftsführung bei Unregelmäßigkeiten, Biete First-Level-Support für Kolleg:innen – z. B. bei Passwortzurücksetzungen, Anmeldeproblemen oder Zugriffsanfragen, Unterstütze bei der Fehlerdiagnose von Hardware-, Software- und Netzwerkproblemen, Pflege und verwalte die Konten der Benutzer:innen in unseren Systemen und Anwendungen – von der Einrichtung bis zur Deaktivierung, Behalte potenzielle Sicherheitsvorfälle im Blick und melde auffällige Zugriffsversuche, Dokumentiere Systemkonfigurationen, Abläufe und Vorfälle strukturiert und nachvollziehbar, Erfasse wiederkehrende Probleme im IT-Support und entwickle Vorschläge zur Optimierung, Unterstütze bei der Erstellung einfacher technischer Anleitungen für unsere Nutzer:innen, Richte Arbeitsplätze, Drucker und mobile Geräte für neue Kolleg:innen ein und hilf bei Fragen zur IT-Grundausstattung, Arbeite bei Bedarf an kleineren IT-Projekten mit – z. B. bei Netzwerk-Upgrades, Software-Rollouts oder Migrationen

Du wickelst den Schriftverkehr der JOBLINGE gAG Rheinland ab, beschaffst Materialien und bereitest Daten für die laufende Erfolgskontrolle auf., Du übernimmst die Einrichtung und Wartung von Notebooks, führst weiterer Hardware- und Softwareinstallationen durch und managest die Einrichtung und Pflege von Benutzer-Accounts., Du übernimmst die Betreuung von Supportfällen und Desktop-Anwendungen (MS Office, etc.) für unsere Mitarbeiter*innen und Teilnehmenden., Du bereitest Unterlagen für die Buchhaltung und die Fördermittelabrechnungen vor., Du übernimmst Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung und Prüfung von Kassen- und Rechnungsbüchern., Du verwaltest die Räumlichkeiten des Standorts Köln und organisierst die Instandhaltung und Reparatur der technischen Anlagen., Du pflegst die JOBLINGE-Datenbank und unterstützt bei der projektbezogenen Dokumentation und der Erstellung von Berichten., Du unterstützt bei der Abrechnung von Fördergeldern sowie bei der Erstellung von Anträgen und Meldungen., Du unterstützt im Büromanagement und übernimmst Verwaltungsaufgaben und Recherche, sowie die Anfertigung von Arbeits- und Kommunikationsmaterialien., Du unterstützt bei der Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Veranstaltungen., Du unterstützt bedarfsweise funktionsübergreifend das JOBLINGE-Team in den Bereichen Kommunikation, Workshopvorbereitung, Dokumentation u. a.

Umsetzung sämtlicher Personalmaßnahmen und Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt, Erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen personalrelevanten Themen, Eigenständige Vorbereitung und Kontrolle der Entgeltabrechnung in Abstimmung mit unseren externen Lohnabrechnungsanbietern (internationales Umfeld), Betreuung und Pflege unseres HR-Managementsystems (Personio), Bewerbermanagement inkl. Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Terminierung und Führung von Vorstellungsgesprächen, Mitarbeit an der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und aktive Beteiligung an HR-Projekten, Unterstützung im Employer Branding (z. B. Messeauftritte)

Steering and monitoring operational logistics and warehouse processes at the site, Planning and ensuring necessary infrastructure, operating resources, and IT requirements, Coordination of all goods movements including loading and unloading, intralogistics, and put-away and retrieval, Analysis, documentation, and optimization of logistics processes along the supply chain, Ensuring compliance with standards, processes, and key performance indicators, Support of ramp-up phases and international locations, Collaboration with internal and external interfaces for process improvement, Key figure analysis and reporting with ERP and BI systems (e.g., Microsoft D365, Power BI), Technical support of operational employees and active knowledge management, Handling of customs, dangerous goods, and inventory processes including documentation, Administrative and operational support in daily business operations, Physical and systemic inventory maintenance

Configuration, maintenance, and optimization of the existing Salesforce environment (Sales Cloud, possibly Service/Marketing Cloud), Management of user profiles, roles, permissions, and data quality, Implementation of workflows, validation rules, reports, and dashboards, Direct 1st and 2nd level support for users, Conducting training sessions and actively promoting user acceptance, Ensuring smooth system operation in close cooperation with IT and external partners, Support with system integrations (ERP, E-commerce, Marketing Automation)

Erarbeiten und Implementieren innovativer Netzwerkkonzepte im internationalen Unternehmensumfeld, Konfigurieren und Warten von Netzwerkkomponenten sowie Verantwortung des Betriebs und des Monitorings, Ansprechpartner rund um Themen wie Netzwerksicherheit, VPN, Firewalls, NAC, Kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung unserer Erbe Netzwerkinfrastruktur, um einen idealen Service zu gewährleisten, Mitarbeit in verschiedenen IT-Projekten

Erstellung von Korrespondenzen, Organisation und Terminkoordination von Besprechungen, Einholen und Vergleichen von Angeboten, Erstellung, Bearbeiten und Reklamation von Bestellungen, Überwachung und Sicherstellen und Dokumentation der Einhaltungen von UVV Prüfungen aller Anlagen und Werkzeuge, Organisation der Arbeitskleidung/ Persönlicher Schutzausrüstung, Unterstützung arbeitssicherheitstechnischer Aufgaben/Prozesse (ArbmedVV, PSA, Meldungen BGHM, Unfallstatistik usw.…), Vorbereitung der Arbeitsschutzausschuss–Sitzungen und Erstellung von Gesprächs- und Aktennotizen und Protokollen, Unterstützung arbeitssicherheitstechnischer Aufgaben/Prozesse (Betriebsanweisungen, Interne Erste-Hilfe Schulungen, Brand- und Räumungshelfer Schulungen, Defibrillator- Unterweisungen, Unfallanalyse, Standortbegehungen), Aktualisierung des Gefahrstoffkatasters, sowie von internen Plänen und Beschilderungen, Mitwirkung /Organisation einer Havarie Übung, Unterstützung und Vorbereitungsarbeiten für interne und externe Audits, Unterstützung bei Projekten und Erstellung von Präsentationsunterlagen

Active contribution to international projects in the areas of reimbursement and market access, including coordination, analysis, and substantive input on strategic topics, Planning, conducting, and evaluating systematic literature searches, as well as structured evidence synthesis to support HTA dossiers and market access strategies, Preparation of clear project documentation and internal reports that present complex information in a concise, comprehensible, and audience-appropriate manner, Conducting assessments of the reimbursement landscape and performing analyses in the field of Health Technology Assessment (HTA)

Begrüßung von Teilnehmern am Empfang, Koordination standortbezogener Informationen, Schaffung einer einladenden und professionellen Atmosphäre, Aufnahme und Weiterleitung von Teilnehmeranliegen, Pflege des Standorts, Übernahme administrativer Aufgaben im Anwesenheitsmanagement

Unterstützung der Abteilungsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungseingang und Rechnungsausgang, Unterstützung in der Personalverwaltung (z. B. Pflege von Personalunterlagen, Terminorganisation), Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Organisation und Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Telefonservice und zentrale Ansprechstelle für Anfragen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken, z. B. in Content- und Lernmanagementsystemen

Sicherstellung des laufenden Betriebs des Haus der Familie, Organisation aller Themen rund um das Gebäude und Koordination externer Dienstleister, Steuerung des IT-Dienstleisters, Formulierung von Anforderungen zur Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur und Nachhalten der Umsetzung, Verantwortung für Personalverwaltung sowie Recruiting- und Onboarding-Prozesse, Prüfung und Koordination von Verträgen, Sicherstellung von Datenschutz, Brandschutz und Arbeitssicherheit, Analyse und Verbesserung interner Abläufe zur Unterstützung der Fachbereiche

Archivierung von diversen weiteren Unterlagen in der Dokumentenorganisation, Erfassen der Eingangs- und Ausgangspost, Unterstützung bei der Erstellung von Anträgen, Unterstützung bei der Digitalisierung von Prozessen mit MS Office 365 Produkten, Weitere das Sekretariat und die Fachbereiche unterstützende Tätigkeiten

Bürokommunikation (z.B. Erstellen von (Serien-) Briefen und Präsentationen, Führen von Telefonaten sowie Planung und Überwachung von Terminen), Büroorganisation (z.B. Beschaffung von Büromaterial, Vorbereitung von Veranstaltungen und Planung von Dienstreisen), Rechnungsbearbeitung, Buchführung und Kostenrechnung (z.B. Rechnungsprüfung sowie die Erstellung von Statistiken), Personalverwaltung (z.B. Bewerbermanagement), Projektarbeit

Konzeption, Erstellung und Betreuung des Intranet-Auftritts (IC) der ProLeiT Academy sowie des Service Managements (Microsoft SharePoint), Implementierung und Betreuung der Schulungsverwaltung der Academy im Seminarverwaltungstool TC Manager, Unterstützung der ProLeiT Academy und des Service Managements im Tagesgeschäft durch Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben

Erstelle eigenständig Verträge z.B. für Auszubildende und Festangestellte, Unterstütze die HR-Business Partner im Tagesgeschäft (z.B. Administration von Mitarbeiterdaten, Personalentwicklung), Bereite aktiv verschiedene Kampagnen vor (z.B. Salary Review, Talent Review etc.), Unterstütze die Mitarbeitenden bei Rückfragen zu ihren Dokumenten (z.B. Arbeitsverträge etc.) als kompetente:r Ansprechpartner:in

Vorbereitung der Entgeltabrechnungen, Unterstützung bei der Durchführung der Entgeltabrechnungen, Selbstständige Durchführung der Entgeltabrechnungen im Vertretungsfall (nach einiger Zeit), Tägliche Pflege der elektronischen Zeiterfassung, Personalverwaltung von der Bewerbung bis zum Renteneintritt, Betreuung zukünftiger, bestehender und ausgeschiedener Kolleginnen und Kollegen

Serve as the central point of contact for office operations., Act as the first point of contact for guests, colleagues, service providers, and applicants., Manage reception duties, including in-person, phone, and email interactions., Maintain office operations and coordinate internal processes and service providers., Handle ordering processes, including inventory checks, expiration date controls, and special orders., Ensure all necessary office supplies are available., Coordinate the processing and follow-up of maintenance and optimization tasks via an internal app., Maintain order, cleanliness, and a pleasant atmosphere in the office., Process inquiries through a ticketing system., Serve as a reliable interface for internal matters., Provide support for in-house events, including preparation and execution of meetings and functions.

Sicherstellung des laufenden Betriebs des Haus der Familie, Organisation aller Themen rund um das Gebäude und Koordination externer Dienstleister, Steuerung des IT-Dienstleisters, Formulierung von Anforderungen zur Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur und Nachhalten der Umsetzung, Verantwortung für Personalverwaltung sowie Recruiting- und Onboarding-Prozesse, Prüfung und Koordination von Verträgen, Sicherstellung von Datenschutz, Brandschutz und Arbeitssicherheit, Analyse und Verbesserung interner Abläufe zur Unterstützung der Fachbereiche

Leitung der Abteilung Personalwesen und Allgemeine Verwaltung, Beratung und Unterstützung der Betriebs- und Einrichtungsleitungen sowie der weiteren Führungskräfte der Einrichtungen in allen tarif-, arbeits- und personalvertretungsrechtlichen Fragestellungen, Steuerung und Optimierung der HR-Prozesse sowie Gesamtverantwortung für die strategische und operative Weiterentwicklung der Personalabteilung, Nachhaltige Weiterentwicklung strategisch relevanter Personalthemen mit der Personalentwicklung, wie z. B. Mitarbeiterbindung, BGM, Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Sicherstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung, Mitwirkung bei der qualitativen und quantitativen Personalplanung, Erstellung und Steuerung des Personalbudgets, Weiterentwicklung der Positionierung des Regionalen LWL-Netzes als attraktive Arbeitgebermarke, Gestaltung einer vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den Personalräten

Controlling, Kostenstellen- und Personalverwaltung, Administration von Drittmittelprojekten, Administrative Lehrorganisation, Organisation von Dienstreisen und Bestellungen (B2B/SAP), Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben