3 Bürotätigkeiten Jobs Köln

Bearbeitung der täglichen Postein- und -ausgänge, Koordination der Büroräumlichkeiten, Unterstützung der Geschäftsführung und der kaufmännischen Leitung (Recherche, Präsentationsvorbereitungen, Zuarbeiten), Fuhrparkmanagement, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Bestellwesen, Betreuung von Rahmenvertragspartnern und Lieferanten, Erster Ansprechpartner für IT-Ausstattung und Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Allgemeine administrative Aufgaben (Ablage, Terminorganisation, Dokumentenmanagement), Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung, Planung interner Veranstaltungen sowie externer Meetings, Pflege von Datenbanken und Listen (Kunden, Lieferanten, Verträge), Bearbeitung und Verwaltung der Korrespondenz (Telefon, E-Mail)

Koordination von Terminen und Sitzungen, Umfassende Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Korrespondenz für die Einrichtungsleitung (telefonisch, per E-Mail oder postalisch), Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Sicherstellung nahtloser Abläufe innerhalb des Seniorenzentrums

Allgemeine Assistenzaufgaben (Reiseplanung, Informationsmanagement, Büroorganisation), Eigenverantwortliche Koordination und Überwachung von Terminen der Geschäftsführung, Erstellung von Präsentationen, Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Selbstständige Organisation und Betreuung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen, Verantwortung und Mitarbeit bei kaufmännischen Projekten

Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams, Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Kunden, Terminkoordination und Reiseplanung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Pflege und Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen, Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation

Selbstständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (Korrespondenz, Terminorganisation, Datenbankpflege, etc.), Managen der Telefonzentrale, Bearbeiten die Ein- und Ausgangspost sowie die Kurierdienstaufträge, Enge Zusammenarbeit mit den kaufmännischen und technischen Fachabteilungen, Übernahme von Sonderaufgaben

allg. Sachbearbeiter-Tätigkeiten im Einkaufsbereich, Reklamationsbearbeitung, Auftragsannahme- und -abwicklung, Datenerfassung (z.B. Lieferscheinerfassung), Stammdatenpflege, Rechnungserstellung und –kontrolle

Ansprechstelle für vielfältige interne und externe Kooperationspartner*innen, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen, Unterstützung bei fachbezogenen administrativen Prozessen des Teams, u.a. Bewerbungsmanagement, Rechnungseingang, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Team, Assistenz der Fachbereichsleitung (v.a. Termin- und Gremienmanagement), Erstellen von Präsentationen und Dokumentationen, Veranstaltungsmanagement

Koordinierst unsere externen Dienstleister wie Reinigungsservices, Hausmeister und Handwerksfirmen., Bestellst Getränke, Lebensmittel und Büromaterialien und behältst den Überblick über Lieferungen und Lagerbestände., Organisierst den Paket- und Postversand sowie den Empfang am Front Desk., Unterstützt bei administrativen Themen wie Vertragsablage und Dokumentation., Hast Berührungspunkte mit Arbeitssicherheit und Brandschutz und übernimmst die Rolle der / des Sicherheitsbeauftragten., Löst die täglichen Herausforderungen im Office-Alltag pragmatisch und mit guter Laune.