5 Bürotätigkeiten Jobs München

Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen der Geschäftsführung, einschließlich Buchungen und Abrechnungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Verwaltung von Büromaterialien, die Koordination externer Dienstleister sowie den Empfang von Gästen, Planung, Vorbereitung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besuche von Geschäftspartnern und Delegationen, Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Bearbeitung von E-Mails und Telefonanfragen im Namen der Geschäftsführung, Erstellung von Tagesordnungen, Organisation relevanter Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen, Verantwortung für die Integrität und Sicherheit sensibler Daten, Dokumente und Gesprächsinhalte, Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern zur Förderung einer effizienten Zusammenarbeit und reibungsloser Informationsflüsse

Koordination von beruflichen und privaten Terminen, Organisation von Meetings, Tagungen und Geschäftsreisen, Zentrale Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner, Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bei vertraulichen Themen, Sorgfältige Aufbereitung von Unterlagen und Erstellung von Präsentationen, Vorausschauendes Mitdenken, Priorisieren und Filtern, Koordination von Aufgaben und Nachverfolgung offener Punkte, Archivierung und Verwaltung von Geschäftsleitungsdokumenten, Aktive Gestaltung des Alltags der Geschäftsführung

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage, Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung., Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen., Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)

Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen), Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten im Büro, Sicherstellung, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten, Planung und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen, Unterstützung von HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Liegenschaftsverwaltung diverser Eigentums- und Mietobjekte, Beschaffung von Kfz, Energie, Geschäftsausstattung und Werbematerial, Administrative und organisatorische Aufgaben (z.B. Betreuung der zentralen Vertragsdatenbank oder des Versicherungswesens), Entwicklung weiterer Dienstleistungen für Bezirksverbände, Einrichtungen und GmbHs

Umfassende Ausbildung in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Finanzen und Einkauf, Arbeitsabläufe im Büroalltag organisieren und koordinieren, Unterstützung der Teams bei Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Organisation von Besprechungen, Projektarbeit

Lieferanten betreuen: Sie bearbeiten Bestellungen, holen Rückmeldungen ein, erinnern bei Verspätungen und kümmern sich um Reklamationen., Dokumente & Nachweise verwalten: Sie fordern technische und rechtliche Bescheinigungen an (z. B. zu Umwelt- und Materialvorgaben) und bereiten Unterlagen für unsere Kunden und die Produktion vor., Produktions- und Kundenaufträge unterstützen: Sie geben Betriebsaufträge frei, bereiten Unterlagen für die Fertigung vor und helfen im Verkauf bei der Auftragserfassung – besonders wenn viel los ist.

Unterstützung der Rechtsanwälte im Tagesgeschäft, Selbstständiges Erfassen und Überwachen von Fristen, Rechnungsvorbereitung, -erstellung und Weiterleitung (externer) Rechnungen, Erstellung und Überarbeitung von Berichten, Schriftsätzen und Präsentationen, Terminkoordination und -planung, Vorbereitung von Besprechungen, Eigenständiges Bearbeiten des Post- und Emaileingangs (Verschlagwortung, Weiterleitung, etc.), Telefonate mit Gläubigern, Gerichten, Behörden, Versicherungen, etc., Sonstige allgemeine Sekretariatsaufgaben (Aktenanlage/-pflege, etc.)

Du lernst, wie alles im Hintergrund zusammenläuft – von Kommunikation und Service bis hin zu Organisation und Projektmanagement., Du planst Termine, koordinierst Meetings und unterstützt bei Projekten., Du bist das Herzstück im Hintergrund, das alles zusammenhält und für Struktur sorgt., Mit Microsoft Teams und modernen Tools arbeitest Du so, wie Büro heute gedacht ist – vernetzt, effizient und immer einen Schritt voraus., Deine Ideen werden gehört, Dein Einsatz gesehen – Du gestaltest mit, statt nur mitzulaufen.

Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung, Telefondienst, allgemeiner E-Mail-Versand, Terminmanagement, regelmäßige Pflege der Datenbank, bearbeiten der Abrechnungen sowie der dazugehörigen Ablage, Unterstützung bei der Organisation von Angeboten, Festen und sonstigen Veranstaltungen

allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z. B. Postbearbeitung, Telefondienst, Korrespondenz, Adressen- und Terminverwaltung, Protokollerstellung, Materialbeschaffung, Raumbuchung), Erstkontakt und Anlaufstelle für Haupt- und Ehrenamtliche, Mitgliederverwaltung (z. B. Bearbeiten von Neuanmeldungen, Änderungen , Verknüpfungen und Kündigungen, Erstellen von Listen), Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Suche und Buchung von Räumlichkeiten, Vorbereiten von Unterlagen), Überprüfen, Erfassen, Vorkontieren und Weiterleiten aller Belege, Mitwirken an der Kontrolle der Buchungslisten und Haushaltsplanung, Erstellen von Rechnungen und Zahlungserinnerungen, Überwachen von Zahlungseingängen, Überweisung per Online-Banking, Abrechnung von Veranstaltungen

Unterstützung des Management Teams als vertraulich administrative/r Partner*in, Organisation und Priorisierung komplexer Kalender, inklusive Termin- und Reiseplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg, Überblick über die offenen To-dos des Management Teams und Sicherstellung der Einhaltung von Verpflichtungen und Fristen, Verantwortung für ein effizientes Meeting- und Projektmanagement – von Agenda-Setting und Briefings bis zur Vor- und Nachbereitung relevanter Management Meetings, Übernahme der Kommunikation im Namen des Management Teams mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung einer reibungslosen Office-Organisation, z. B. Koordination von Materialbestellungen, Übernahme der Geschäftskorrespondenz, und Schnittstelle zu Vermietern sowie IT-Dienstleistern, Eigenständige Gestaltung spannender Projekte – etwa die Organisation von Firmenveranstaltungen oder die Unterstützung bei vertraulichen Themen des Management Teams

Umfassende Organisation des Oberarztsekretariats (Dienstreiseplanung und -abrechnung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenerstellung, Terminmanagement), Durchführung von Bestellungen sowie Beantragung von (EDV-)Beschaffungen sowie Berechtigungen, Urlaubsvertretung für die Chefsekretärin, Unterstützung des Managementteams, z. B. in der Personalbetreuung oder der Rechnungsbearbeitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen