Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Vorbereitung von Veranstaltungen, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien

Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Belangen, Termin- und Reisekoordination, Verwaltung vertraulicher Daten und Akten, Veranlassung, Prüfung und Nachverfolgung von Verträgen, Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen mit Sendern und Führungskräften, Fuhrparkmanagement Dienstwagen Geschäftsführung, Prüfung und Kontierung von Rechnungen, Erstellung der Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen, Führen der Handkasse, Externes Kontaktmanagement: Recherche und erste Kontaktaufnahme und Pflege von Kontakten, u.a. auf diversen Social-Media-Kanälen, Recherchetätigkeiten sowie inhaltliche Unterstützung der Geschäftsführung (Konzeptentwicklung), Quotenanalyse und -aufbereitung, Recherche, Einkauf und Verwaltung von internen und externen Firmenpräsenten in Eigenregie, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

allgemeine Verwaltungs- und Bürotätigkeiten im Bereich Lehre und Studium, Unterstützungstätigkeiten an der Schnittstelle zwischen Dezernaten, zentralen und dezentralen Einrichtungen sowie Fakultäten bei Anliegen im Bereich Lehre und Studium, Erstellung und Pflege von Adress- und Datenbanken, Mithilfe bei der Organisation, Dokumentation und Durchführung von (Online-)Veranstaltungen, Sitzungen und Projekten

Sachbearbeitung, beispielsweise die Prüfung und Bearbeitung von Zeitarbeitsrechnungen sowie die Erstellung von Zeugnissen, Administration und Organisation der Abläufe innerhalb des Sekretariats, Terminkoordination und Korrespondenz, Übernahme von Aufgaben im Projekt- und Qualitätsmanagement

Büromanagement für die Leitung des Datenlabors, Operative sowie administrative Unterstützung des Teams, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation, Berichtswesen, Dokumentation, einschließlich der Führung der E-Akte, Recherchetätigkeiten und inhaltliche Zuarbeit, Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Ausschreibungen und Aufträgen, Projektseitige Schnittstelle zur internen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Terminen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, teilweise Protokollführung, Vorbereitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Anträgen und Vorlagen

Planung und Struktur in den täglichen Betriebsablauf bringen, Termine koordinieren, Meetings vorbereiten, betriebliche Herausforderungen strukturieren, E-Mails bearbeiten, Telefonate führen, Terminmanagement via MS Outlook, Bürotätigkeiten bedienen (Büromaterialbestellung, Dokumentenablage), an vielfältigen Themen des Betriebes mitwirken, übergreifend mit anderen Bereichen zusammenarbeiten, in Präsenz im Büro arbeiten, in unterschiedlichsten Aufgabenkonstellationen mitwirken, sich in neue Themen einarbeiten

Effiziente Bearbeitung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen, Präzise Pflege von Kundendaten, Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen, Kommunikation mit Kranken-, Pflegekassen und anderen Finanzierungsträgern, Gewissenhafte Postbearbeitung, Sachbearbeitung mit Fokus auf Detailgenauigkeit

Überwiegend selbständige Abwicklung des Zahlungsverkehrs über Zahlungsanordnung, Bestellungen, insbesondere über SRM (SAP basierte Anwendung), Selbständige und eigenverantwortliche Bestandskontrollen und Bestellvorgänge, Controlling-Aufgaben, Mahnverfahren überprüfen, Unterstützung bei der Erstellung der Verwendungsnachweise, Führung von Personalunterlagen und Überwachung des Stellenplans, Urlaubs- und Arbeitsunfähigkeitsverwaltung, Reisekostenabrechnung, Administrative Betreuung der Azubis, Einstellung von Personal, Termin- und Veranstaltungskalender führen, Postverwaltung, Fundsachen, Unterstützung des Bereichs Veranstaltungsorganisation

Sicherstellung der Büroorganisation sowie Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs, Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für die Lohnerfassung, Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze sowie des Bettenteams, Durchführung von Reinigungskontrollen nach Leistungsverzeichnis und vereinbarten Standards, Enge Zusammenarbeit mit und Vertretung der Objektleitung Reinigung Suhl, Erstellung und Bearbeitung von Rapporten

Erstellung von Rechnungen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Meetings, Allgemeiner Schriftverkehr, Koordination administrativer Aufgaben, Ansprechpartner am Telefon und E-Mail, Prüfung eingehender Rechnungen inkl. Bearbeitung und Digitalisierung, Verwaltung der Ein- und Ausgangspost

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Dokumentationsmanagement, Auftragsabwicklung und -überwachung, Telefonische und persönliche Kund*innenberatung, Datenerfassung und –pflege von Kund*inneninformationen in MSSV, Mitwirkung bei der Optimierung von internen Prozessen, Effiziente, anforderungsgerechte und effektive Erledigung aller anfallenden administrativen Prozesse, Aktenverwaltung, Unterstützung des Teams vor Ort

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Dokumentationsmanagement, Auftragsabwicklung und -überwachung, Telefonische und persönliche Kund*innenberatung, Datenerfassung und –pflege von Kund*inneninformationen in MSSV, Mitwirkung bei der Optimierung von internen Prozessen, Effiziente, anforderungsgerechte und effektive Erledigung aller anfallenden administrativen Prozesse, Aktenverwaltung, Unterstützung des Teams vor Ort

Selbständige und termingerechte Bearbeitung laufender Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung inkl. Kontenabstimmung (u.a. Banken, Debitoren, Kreditoren, Sachkonten), Rechnungskontrolle, Kassenführung, Zahlungsverkehr, Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten nach HGB, Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfer und Fachabteilungen, Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der bestehenden Buchhaltungsprozesse, Erstellen von Statistiken, Abwicklung und Überwachung des Beschaffungsprozesses, Unterstützung des Datenschutzbeauftragten im Tagesgeschäft, Bearbeitung von allg. Verwaltungsaufgaben

Koordinierung von Terminen, bspw. Teamsitzungen, Schriftarbeiten, bspw. das Schreiben von Protokollen oder Unterweisungen, Kommunikation via E-Mail, Post, Telefon oder Intranet (Microsoft Teams) mit unseren Klient*innen, Mitarbeiter*innen sowie Dritten, Dokumenten- und Informationsmanagement, bspw. das pflegen interner Akten, Mitwirkung bei Social Media, bspw. Schreiben von Newsletter-Artikeln oder kreative Arbeit beim Posten von Beiträgen, Unterstützung / Begleitung bei der Personal- und Einsatzplanung, bspw. das Schreiben von Touren- oder Dienstplänen, Allgemeine Unterstützung der Geschäftsführung und des Unternehmens

Allgemeine Datenerfassung für den Bereich der Paten- und Spenderbetreuung mit der hausinternen Software, Bearbeitung der Eingangspost aus unseren Programmländern, Bearbeitung von Brief- und Geschenksendungen unserer Paten an die Patenkinder, Erfassen von Neu-Paten und -Spendern, Verwalten von Patenkind-Dokumenten, Versenden von Informationsmaterial und Patenschaftsunterlagen

allg. Sachbearbeiter-Tätigkeiten im Einkaufsbereich, Reklamationsbearbeitung, Auftragsannahme- und -abwicklung, Datenerfassung (z.B. Lieferscheinerfassung), Stammdatenpflege, Rechnungserstellung und –kontrolle

Selbstständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (Korrespondenz, Terminorganisation, Datenbankpflege, etc.), Managen der Telefonzentrale, Bearbeiten die Ein- und Ausgangspost sowie die Kurierdienstaufträge, Enge Zusammenarbeit mit den kaufmännischen und technischen Fachabteilungen, Übernahme von Sonderaufgaben

Unterstützung der Personalbetreuung bei administrativen Aufgaben, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten in Personalsystemen, Erstellung von Standard-Schriftstücken (z. B. Bescheinigungen, Schreiben, Zeugnisse), Ablage und Verwaltung von Personalakten (digital und in Papierform), Vor- und Nachbereitung von Vertragsunterlagen, Mitwirkung bei der Terminorganisation und -koordination, Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Meldungen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Personalprozessen, Unterstützung bei Projekten aus dem Personalbereich

Vorort-Präsenz sowie Besetzung der Telefonzentrale in der Geschäftsstelle zu den Kernarbeitszeiten, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Sicherstellen des Bürobedarfs sowie des Verbrauchsmaterials für die Geschäftsstelle, Vertretung Sekretariat im Rahmen des Tagesgeschäfts

Professionelles Beziehungs- und Arbeitsmanagement zu den relevanten Stakeholdern, Souveräne und eigenverantwortliche Übernahme des gesamten Büromanagements, Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Kommunikation/Abstimmung mit Fachabteilungen, Eigenverantwortliche Unterstützung bei Einzelthemen und inhaltlichen Terminvorbereitungen durch Recherche, Analysen und Aufbereitung von Informationen, Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, Mitwirkung bei der Vorbereitung unternehmensinterner und -externer Veranstaltungen, Erstellen und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen, Koordination und Unterstützung bei ressortübergreifenden Themen sowie Schnittstellenkoordination nach innen und extern, Temporäre Vertretung bei Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen