Erstellung von Stellenanzeigen, Kommunikation mit Bewerber:innen und Teilnahme an Vorstellungsgesprächen, Unterstützung bei der Planung von Teamevents, Company Meetings und Onboarding Days, Erstellung von Vertragsdokumenten und Zeugnissen, sowie Verwaltung der (digitalen) Personalakten und unserer HR Software, Bestellung von Büromaterialien und Getränken, Verwaltung vom Posteingang und -ausgang und Scannen und Ablage von Dokumenten, Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Unterstützung bei der Buchführung und der korrekten Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, Abwicklung der internen Auslagenerstattungen und Reisekostenabrechnungen, Einblick und Unterstützung bei der Optimierung von internen Finance Prozessen

Eigenständige Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (E-Mail Korrespondenz, Telefonpräsenz, Verwaltung der digitalen und physischen Dokumentenablage), Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Personalangelegenheiten, Mitwirkung bei der Organisation von Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen für Studierende und Lehrende (u. a. Teilnehmendenverwaltung, Unterstützung bei Veranstaltungsplanung und -durchführung), Unterstützung bei Materialien- und Gerätebeschaffung, Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Kostenstellenmonitoring

Besetzung des Empfangs im Team (Montag bis Donnerstag 8:00-17:00 Uhr, freitags bis 15:00 Uhr), Begrüßung von Gästen und Koordination von Dienstleistern inkl. Berichtswesen sowie die Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Durchführung von Bewirtungen, das Eindecken bei Tagungen, das Auffüllen der Event-Kühlschränke, etc., Unterstützung beim logistischen Auf- und Abbau von Veranstaltungen (Durchführung von Umbaumaßnahmen bei Mobiliar und Schiebewandsystem, etc.), Übernahme von Botengängen und Botenfahrten mit dem firmeneigenen PKW, Warenannahme und Verräumung, auch von Paletten (Papier, Getränke, etc.), Mitarbeit bei allgemeinen Standardaufgaben der Arbeitsgruppe

die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben zu unterstützen, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und Mitarbeitenden zu agieren, Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Telefonbetreuung, Terminorganisation und Postbearbeitung zuverlässig zu übernehmen, Spendengelder im Blick zu behalten und deren Verwaltung sicherzustellen, Dokumentenmanagement und Ablage effizient zu gestalten, mit unterschiedlichen Stakeholdern (z.B. Versicherungen, Stiftungen und Behörden) professionell und lösungsorientiert zusammenzuarbeiten, die Geschäftsführung bei der Beantragung von Fördergeldern zu unterstützen, mit hoher Eigenverantwortung weitere Assistenz- und Backoffice-Aufgaben zu übernehmen

Posteingang und Postausgang (manuell und digital), Abwicklung des neu einzuführenden digitalen Posteingangs, Annahme von Waren/Paketen, Annahme und Weiterversand von Sachspenden inkl. Lieferscheinerstellung, Warenbestandsverwaltung inkl. leichter Lagertätigkeiten, Führung interner Wareneingangs-, Nachentgelts- und Versandlisten, Büromaterialbestellung allgemein, Ausführung interner Druck- und Kopieraufträge, Boten- und Postfahrten, Teilweise Betreuung der Schließanlage und Programmierung Zugangstransponder, Koordination externer Dienstleister inkl. Leistungs- und Rechnungskontrolle, Durchführung von und Vertretung bei Hausmeistertätigkeiten

Terminkoordination, Allgemeine Bürotätigkeiten, Transportmittel und Übernachtungen buchen, Preisvergleiche durchführen, Vor- und Nachbereitung des Besprechungsraums inkl. der Besprechungstechnik, Organisation und Abwicklung der Bewirtungen

Management des zentralen Empfangs, Ansprechpartner für alle Fragestellungen zum operativen Bürobetrieb als Schnittstelle zur Hausverwaltung und zum Hausmeisterservice, Koordination interner und externer Dienstleister, Planung und Organisation interner Veranstaltungen sowie interner Umzüge, Erfassung, Prüfung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen, Abwicklung der in Zusammenhang mit dem Bestand an Dienstfahrzeugen anfallenden Aufgaben, Sicherstellung des internen und externen physischen Postverkehrs, Beleg- und Buchungsprüfung sowie Material- und Bestandsmanagement

Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von öffentlichen Veranstaltungen, Kompetenzseminaren und Gesprächskreisen sowie von Ausstellungen, Finanzsachbearbeitung, Projektsachbearbeitung, Pflege der Adress-/Teilnehmer_innen-Datenbank, Durchführung von Internetrecherchen, Betreuung der Herstellung und des Versands von Publikationen und Informationsmaterialien, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung der Buchhaltung, Mahnwesen, Recherche und Buchung von Tagungshotels, Büroorganisation, Bearbeitung des Posteingangs, Erstellung von Präsentationen und Werbemedien

Unterstützung des Sekretariats der Technikerschule Augsburg, Übernahme organisatorischer und administrative Aufgaben, Koordination von Abläufen und Terminen, Kommunikation mit Schülern, Lehrkräften und Ansprechpartnern, Pflege von Daten, Kontakten und Informationen, Nutzung von Office-Programmen und Kommunikationssystemen, Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Zentrale Anlaufstelle im Office: Erste Kontaktperson für alle Office-Themen und Fragen aus dem Team, Besuchermanagement: Professioneller Empfang, Gästebetreuung und Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks, Allgemeine Korrespondenz: Betreuung von E-Mail-, Telefon- und Posteingang und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Büroversorgung: Verantwortung für Büromaterial, Snacks und Getränke, damit dem Team im Arbeitsalltag nichts fehlt, Facility Management: Koordination externer Dienstleister wie Wartung, Handwerker, Reinigungsfirma, Sicherheitsdienst und weitere Partner, Onboarding Support: Vorbereitung der Arbeitsplätze, Orientierung im Office und Liebe zum Detail für einen gelungenen Start neuer Kolleg*innen, Office Look and Feel: Sicherstellung eines ordentlichen, einladenden und professionellen Erscheinungsbildes des Büros, Team Events: Organisation, Planung und Unterstützung bei der Durchführung vor Ort, Allgemeine Orga Unterstützung: Flexibles Einspringen bei Bedarf und Schaffen von Struktur, wo sie gebraucht wird

Bearbeitung offener Posten und Zuordnung von Debitoren- und Kreditorenvorgängen, Grundlegende Tätigkeiten im Zahlungsverkehr (Verbuchung von Zahlungseingängen, Klärung von Unstimmigkeiten), Inkassotätigkeiten und Beobachtung offener Zahlungen, Unterstützung der Backoffice Managerin bei kaufmännisch-verwaltenden Aufgaben (Korrespondenz, Dokumentation, etc.), Administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts (Erstellung von Weiterbildungsbestätigungen, Einkäufe für das Büro, Reisen buchen, Unterstützung bei Erweiterung des Büros, etc.)

Gestaltung und Organisation von Büroprozessen, Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge, Auftragsbearbeitung inklusive Beantwortung von Anfragen und Erstellung von Angeboten, Planung, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsprozessen, Organisation und Dokumentation interner und externer Veranstaltungen sowie Dienstreisen

Sorgfältige Datenerfassung sowie strukturierte Dokumentation im Hausservice, Empfang und Betreuung externer Kund*innen und Servicedienstleister am Standort Hannover, Annahme, Versand, Zusammenstellung und Verteilung der internen und externen Post, Ausgabe und Verwaltung von Zugangsmitteln sowie Betreuung von Betriebsressourcen, Erteilung kompetenter Auskünfte sowie Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Hausservice

Überwachung, Steuerung und Nachverfolgung des Projektfortschritts (Projekttracking), Projektplanung (Zeit-, Ressourcen- und Meilensteinplanung), Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten und Management-Reports, Durchführung von Soll-/Ist-Vergleichen (Termine, Aufwände, Budgets), Projektcontrolling sowie bei Risiko- und Abweichungsanalysen, Aufbereitung, Strukturierung und Pflege der Projektdokumentation, Terminvorbereitung, Protokollführung, To-do-Tracking und Maßnahmenverfolgung, Projektmanagement

Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft, Termin-, Reise- und Meetingmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Partnern, Abwicklung Versicherungsmanagement und Leasing, Schriftverkehr mit dem Steuerbüro, Organisation und Koordination von Projekten, Tagungen und Veranstaltungen, Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen, Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

allgemeine Administrationsaufgaben, koordinieren und organisieren Termine der Geschäftsführung, Sitzungen der Gesellschafter, Klausuren der Führungskräfte und Veranstaltungen, proaktives Nachhalten und setzen Fristen zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung bei festgelegten Maßnahmen, bearbeiten in enger Abstimmung mit den Häusern die Versicherungsfälle unserer Bewohner, übernehmen in Abstimmung mit der Geschäftsführung selbständig Sonderaufgaben

Verantwortung für den gesamten Kassen- und Empfangsbereich der Johannesbad Therme, Erstellung der Dienst- und Schichtpläne sowie Pflege und Kontrolle der Arbeitszeiten im System ATOSS, Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs an den Kassensystemen (POS), Verantwortung für die ordnungsgemäße Abwicklung aller Zahlungsarten (Bar-, EC-/Kreditkarte, kontaktloses und mobiles Bezahlen) unter Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben, Durchführung von Tagesumsatzabrechnungen, Kassenabschlüssen sowie Klärung von Kassendifferenzen, Aktive Gästebetreuung inklusive kompetenter Beratung zu Tarifen, Tickets und Zusatzleistungen, Professionelle Bearbeitung von Reklamationen und Beschwerden, Mitarbeit bei Sonderaktionen, Veranstaltungen und Marketingmaßnahmen, Enge Zusammenarbeit mit der operativen Betriebsleitung, insbesondere in den Bereichen Budgetplanung, Kostenkontrolle und Prozessoptimierung, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Schulungen

Working closely with the academy management on all personnel matters and independently managing the application processes, Designing the seminar and course logistics for training and further education with the team, Coordinating office management and guiding trainees, Supporting the prioritization of tasks, optimizing processes and ensuring a smooth flow of information within the team, Responsible for process optimization and quality management and accompanying the implementation into existing software solutions, Designing marketing measures, Organizing events and representing the entire educational portfolio of the academy

Selbstständige Büro- und Projektorganisation sowie Backoffice-Aufgaben, Verwaltung, Ablage, Fristenkontrolle und Bearbeitung von Korrespondenz, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Konto- und Kassenführung, Organisatorische Unterstützung der Leitung und Geschäftsführung, Optimierung von Abläufen und aktive Mitgestaltung von Arbeitsprozessen, Versierter Umgang mit digitalen Tools (Homepage, Social Media, …)