Check-In und Check-Out unserer Gäste, Gästebetreuung und -beratung, Annahme von Reservierungen und Schriftwechsel jeglicher Art, Kassenverantwortung, Spätschicht eine Woche im Monat, Bereitschaft zur Wochenend-, Sonn- und Feiertagsarbeit

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten, Organisation von Terminen, Meetings und Präsentationen, Erstellung von Auswertungen, Vorlagen und Protokolle, Planung und Koordinierung von Veranstaltungen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Schnittstellenmanagement zwischen Abteilungen und externen Partnern

Ausbildung zum Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung eingehender Anfragen und Kommunikation mit Kunden, Koordination von Terminen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Dokumentation und Ablage von Unterlagen

Datenverarbeitung für kaufmännische Anwendungen inkl. Statistiken, Bürowirtschaftliche Abläufe, Bürokommunikationstechniken, Personalverwaltung mit Entgeltabrechnung, Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

Mitwirkung im PMO des Zahlungsservice, Unterstützung der Projektleitenden bei administrativen Prozessen (Verwaltung von Zutrittskarten, IT-Berechtigungen, Berater-Bestellungen, Software-Lizenzen und Wareneingangsbuchungen), Bearbeitung von Leistungsnachweisen und Zeiterfassungen der externen Berater, Kontrolle und Freigabe von Rechnungen und Reklamationen, Unterstützung der Projektleitenden, Führungskräfte und Projektmitarbeitenden bei Fragen rund um Projekte, Ersterfassung und Qualitätssicherung von Projekten

Unterstützung bei den täglich anfallenden Verwaltungstätigkeiten wie Ablage oder Kopieren, Datenerfassung und -pflege in dem internen Verwaltungssystem, Besucherempfang und -betreuung

Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirtschaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen

Interesse an Verwaltungsaufgaben und bürowirtschaftliche Abläufe

Projektplanung und -unterstützung: Du erstellst und pflegst Projekt- und Budgetpläne basierend auf den Anforderungen aus dem Team und passt diese flexibel an, etwa bei Stundenbuchungen, Teamwechseln oder Budgetänderungen durch Projektpartner:innen, Prozessverbesserung: Du analysierst bestehende Arbeitsabläufe und identifizierst Potenziale für effizientere Prozesse, die du gemeinsam mit dem Team umsetzt., Organisation und Dokumentation: Du sorgst für eine strukturierte Ablage aller wichtigen Projektunterlagen, pflegst Listen offener Punkte und stellst sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind., Sitzungsvorbereitung und Berichterstattung: Du bereitest Präsentationen und Berichte vor, die sowohl intern als auch extern genutzt werden und trägst so zur Transparenz des Projektfortschritts bei., Zusammenarbeit und Kommunikation: Du arbeitest eng mit Bereichs- und Projektleitungen zusammen und übernimmst eine aktive Rolle bei der operativen Unterstützung der Leitungsebene., Tools: Du hältst alle relevanten Daten in unseren Tools (z. B. Confluence, Jira, Asana) aktuell und sorgst dafür, dass die richtigen Informationen jederzeit für alle Beteiligten zugänglich sind.

Abwicklung von internem und externem Schriftverkehr sowie Terminplanung und -überwachung, Reisemanagement: optimale Verkehrsverbindungen ermitteln, Hotelbuchungen vornehmen und Reiseunterlagen vorbereiten, Personalakten verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen sowie Einblicke in die Recruitingprozesse und Unterstützung beim Bewerbermanagementsystem, Unterstützung bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Eventorganisation im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Beschaffung und Verwaltung von Materialien, Kennenlernen von Finanzwirtschaft, Klinikaufnahme/ Leistungsabrechnung, Qualitätsmanagement

Operatives Tagesgeschäft: Z.B. Korrespondenzen, Dokumentenmanagement, Bestell- und Abrechnungswesen, Reisemanagement, Unterstützung der Abteilungsleitung in Personal- und Finanzangelegenheiten, Koordination und Pflege des abteilungsinternen Forschungsmanagements (z.B. in Bezug auf Publikationen und Drittmittel), Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Sitzungen und Terminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung, Verwaltung der studentischen Abschlussarbeiten, Hilfskräften und PraktikantInnen, Koordination und Pflege von Inhalten des Web-Auftritts, von Social-Media-Aktivitäten und Pressetätigkeiten der Abteilung, Selbstständige Bearbeitung administrativer Aufgaben und Unterstützung bei der Sachbearbeitung, Verlässliche Kommunikation mit internen und externen Partnern national sowie international (in englischer Sprache)

Bürotätigkeiten in Buchhaltung und Rechnungswesen, Kundenkommunikation, Sekretariatsaufgaben, Organisation des Büroalltags, Schriftverkehr, Verfassen und Verschicken von Geschäftsbriefen, Terminplanung und -erstellung, Bearbeitung der eingehenden Post, Rechnungserstellung, Organisation von Geschäftsreisen, Empfang von Besuchern und Kunden, Assistenz bei Besprechungen (Protokoll), Verwaltung des Materiallagers

freundliche Begrüßung und Verabschiedung der Klienten am Empfang, Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Anrufen, Organisation von Terminen, Abwicklung der Post, Erledigung kleinerer Schreibarbeiten und allgemeiner Bürotätigkeiten

Independently manage and coordinate the CEO’s calendar, appointments, meetings, and business trips., Serve as the primary contact for internal and external stakeholders, ensuring clear and professional communication in both German and English., Prepare meeting materials, take minutes, and ensure timely follow-up on action items., Handle confidential information and documents with absolute discretion and maintaining structured records., Organize travel itineraries, company events, and logistics, including occasional driving or transport support for the CEO., Proactively anticipate needs, solve challenges before they arise, and enable the CEO to focus on strategic priorities., Oversee smooth daily operations within the CEO Office with exceptional attention to detail and structure.

Unterstützung des Teams im Tages- und Projektgeschäft, Eigenverantwortliche Organisation im Backoffice, Erstellung von Angeboten, Erstellung von Präsentationen oder Berichten, Kommunikation mit Projektpartner*innen, Verantwortung für allgemeine administrative Aufgaben der Niederlassung in Stuttgart, Unterstützung bei organisatorischen Themen, Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse im deutschlandweiten Assistenz-Team

Organisation und Koordination der administrativen Abläufe in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung, Pflege und Verwaltung von Schülerdaten, Akten und Dokumenten, Vorbereitung und Unterstützung bei Prüfungen, Konferenzen und Sitzungen, Erstellung von Zeugnissen und amtlichen Statistiken, Freundliche Ansprechperson für Schüler:innen, Eltern und Besucher:innen – am Telefon und vor Ort

Kommunikation mit Schülern, Mitarbeitern, Kooperationspartnern, Verwaltung und Überwachung der Ausbildungsnachweise, Mitarbeit bei den Abschlussprüfungen und Veranstaltungen, allgemeine Sekretariatsaufgaben

Unterstützung bei den täglich anfallenden Verwaltungstätigkeiten wie Ablage oder Kopieren, Datenerfassung und -pflege, Besucherempfang und -betreuung

Ausarbeitung, Fortschreibung und Aktualisierung der Terminpläne, Soll/ Ist-Abgleiche und Terminkritische-Pfad-Analysen, Sicherstellung der kontinuierlichen Fortschreibung und Aktualisierung des Gesamtterminplanes, Steuerung von (Szenario-)Analysen von Terminplanabweichungen, Erarbeitung von terminlichen Kompensations- oder Ersatzmaßnahmen, Frühzeitige Identifikation von Terminrisiken und -konflikten, Mitwirkung bei Tätigkeiten des Projektmanagements, insbesondere bei der Kostenplanung und dem Projektrisikomanagement

Organisation des Büroalltags, Anlaufstelle am Telefon & am Empfang, Unterstützung der Pflege