Assist with creating and processing invoices and keep track of incoming payments, Maintain customer and company data in our systems and ensure that the data is up-to-date and well-organized, Help ensure that administrative processes are carried out efficiently and reliably, Maintain our internal databases and help ensure that our processes run smoothly, Help optimize and improve internal processes, Ensure that information is accurately documented and easily accessible, Support the executive board and management on operational and strategic projects, Be responsible for research, analysis, and organizational tasks as part of your day-to-day work, Work closely with Sales, Tech, and Management to ensure a smooth flow of information—both internally and externally with our customers

Serve as the first point of contact for phone calls and email orders, returns, and credits, coordinating customer inquiries for sales and the marketing team., Support the management of suppliers and service providers, ensuring the smooth handling of mail, office supplies, and the purchase of office materials and ingredients for shared lunches., Act as the primary contact for inquiries from customers and (potential) partners regarding collaborations via the office mailbox., Review and forward incoming and outgoing invoices to the tax office using DATEV Unternehmen online, manage the dunning process, and monitor internal accounting to ensure correct payment processing by key accounts.

Administrative und organisatorische Aufgaben, Assistenz der Sicherheitsfachkraft im Arbeitsschutz, Haushaltsangelegenheiten - Beschaffungen für die Gruppe, Raumangelegenheiten - Verwaltung und Koordinierung der Nutzung von Besprechungsräumen inkl. Vermietung von Räumen an Externe, Unterstützung bei der Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Zentrale Betreuung der Mobilfunkvertragsbedarfe

Vollständige Buchhaltung der Weinmüller GmbH sowie der zugehörigen Besitzgesellschaft, Kreditoren-, Debitoren- und Sachkontenbuchhaltung inkl. Kontenabstimmung, Monatliche BWA-Erstellung in DATEV zur Vorlage bei der Geschäftsleitung, Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie Überwachung und Zahlung sämtlicher Steuern, Vorbereitung des Jahresabschlusses in enger Zusammenarbeit mit unserem Wirtschaftsprüfer, Führung der Personalakten, Erste Ansprechperson für Personalfragen unserer Mitarbeitenden, Pflege des Tisoware-Zeiterfassungssystems (Krank-, Urlaubs-, Fehlzeiten), Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit externem Verrechnungszentrum, Erstellung von Auftragsbestätigungen und Ausgangsrechnungen, Mahnwesen und Forderungsmanagement, Projektneuanlage für eingehende Kundenbestellungen, Schriftverkehr und Telefonzentrale, Erstellung amtlicher Statistiken (Bundes- und Landesamt), Anforderung und Überwachung von Bankbürgschaften, Unterstützung bei internen Meetings

Unterstützung bei der operativen Planung und Steuerung des Migrationsprojektes., Koordination von Abstimmungsterminen zwischen IT-Experten, Fachabteilungen und externen Partnern., Vorbereitung von Projektsitzungen und Workshops, teilweise Moderation und Erstellung von Ergebnisprotokollen., Pflege von Projektplänen, Überwachung von Meilensteinen und Unterstützung bei der Erstellung von Statusberichten für die IT-Leitung., Unterstützung bei der internen Kommunikation zur Information betroffener Anwender und Abteilungen über Migrationsschritte., Sicherstellung der Aktualität und Zugänglichkeit der Projektdokumentation.

Support with administration such as creating/changing employment contracts, Preparatory payroll accounting, Office orders (fruits/drinks/office supplies/whatever is needed), Help organize team events and bi-yearly onsites

Operative Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft, Koordination und Steuerung von internen sowie externen Kommunikations- und Informationsflüssen, Selbstständige Organisation von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen, Erstellung und Aufbereitung von Geschäftskorrespondenz, Unterlagen und Präsentationen, Effizientes Office- und Aufgabenmanagement sowie Übernahme administrativer Tätigkeiten

Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Belangen des operativen Tagesgeschäfts, Aktive Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und externen Ansprechpartnern, Protokollierung von Terminen sowie Vor-/Nachbereitung, Teilweise Unterstützung bei der Zeiterfassung zur monatlichen Stundenabrechnung und Rechnungsprüfung, Urlaubsvertretung, Sekretariatsaufgaben, wie allgemeine Kundenkorrespondenz, Wiedervorlage und Terminvereinbarungen runden Ihre Tätigkeit ab

Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen Aufgaben wie Terminvereinbarungen, Kalenderpflege und Reisebuchungen., Hilfe bei der Planung und Koordination von Meetings, Projekten, Messebesuchen und Veranstaltungen und Sorge für eine reibungslose Vorbereitung und Nachbereitung., Entgegennahme von Telefonaten und schriftlichen Anfragen und Weiterleitung an die entsprechenden Stellen., Unterstützung bei administrativen Aufgaben, beispielsweise bei Buchhaltungsprozessen, sowie bei allgemeinen Büroaufgaben., Mitwirkung bei der Gestaltung des Arbeitsumfelds – von der Umgestaltung der Büroräumlichkeiten bis hin zu verschiedenen „Feel Good“-Maßnahmen im Büro., Aktive Einbringung in weitere interne Projekte bei Interesse und Eignung.

Administrative Anlauf-, Informations- und Koordinationsstelle für den/die Vorgesetzte/n, die Mitarbeiter:innen der Organisationseinheit sowie für Besucher:innen und Anrufer:innen, Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (z. B. Termine, Anrufe, Postverteilung, Schreibarbeiten, Führung von Statistiken, Aktenführung und -ablage, Bereitstellung von Büromaterial und Bearbeitung der gesamten Kopier- und Druckaufträge), Entlastung und Unterstützung des/der Vorgesetzten sowie der Mitarbeiter:innen der Organisationseinheit in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten (z. B. in der sach- und termingerechten Vor- und Nachbereitung von Schulungen, Besprechungen, (Video-)Konferenzen, Klausurtagungen, Veranstaltungen etc.), Erstellen von Dokumentationen, Prozessabläufen und digitalen Verfahren

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, Terminkoordination inklusive Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung von Anfragen, Annahme, Vorqualifizierung und Weiterleitung von Telefonaten, Erstellung und Überarbeitung von Korrespondenz und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen und internen Abläufen, Mitarbeit und Unterstützung an bereichsübergreifenden Themen, Allgemeine Büroorganisation und Administration

erste Ansprechperson für Auszubildende, Pädagog:innen, Dozent:innen, externe Partner, interne Abteilungen sowie die Schulaufsichtsbehörde, Übernahme einer vertrauensvollen Schnittstellenfunktion in der Kommunikation mit internen und externen Partnern, eigenverantwortliche Organisation des Office- und Fehlzeitenmanagements inklusive Bestell- und Reparaturwesen, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Prüfungen, Organisation und Koordination der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Bewerbertagen einschließlich Catering- und Raumbuchungen, Verwaltung, Auswertung und Sicherung von Daten sowie Zusammenstellung von Unterlagen und Erstellung von Präsentationen, Mitwirkung im Rahmen der internen Buchhaltung und des Rechnungswesens, insbesondere Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen sowie Abgleich von Rechnungen, Terminkoordination für das gesamte Schulteam mit internen und externen Partnern, enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung sowie Übernahme der Berichterstattung

Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Aktionen, Pflege und Vorbereitung von Material für Bürobetrieb, Öffentlichkeitsarbeit und Freiwilligendienste, Datenpflege und Versandaktionen, Beteiligung an der Vorbereitung der ausreisenden Freiwilligen

Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation von Seminaren und internen Veranstaltungen, Pflege und Vorbereitung von Material für Seminare und Bürobetrieb, Datenpflege und Versandaktionen

Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Steuerung und Überwachung von Projektphasen und Meilensteinen., Mitwirkung bei der Erstellung von Statusberichten, Präsentationen für Lenkungsausschüsse und der Aufbereitung von Kennzahlen im Projektcontrolling & Reporting., Organisation von Projekt-Meetings und Workshops, Erstellung von Protokollen und Aufgabenlisten sowie On- und Offboarding neuer Mitarbeitenden., Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb des Transformationsprojekts durch enge Zusammenarbeit mit Teilprojekten und Fachbereichen (Schnittstellenmanagement)., Strukturierung und Pflege der Projektablage (z. B. in MS Teams, JIRA und Confluence) im Dokumentationsmanagement., Übernahme einer Vertretungsfunktion für die Werkstudentenrolle im Bereich Prozessmanagement.

Unterstützung der Büroleitung des Kaufmännischen Vorstands bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben und organisatorischen Tätigkeiten, Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Terminen und Reisen, Führung der Büroablage und Steuerung der Wiedervorlagen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Mitorganisation von Veranstaltungen und Tagungen

Terminkoordination für den Vorstand, Unterstützung des Vorstandsbereiches im Tagesgeschäft (z.B. Terminvereinbarungen, Vor- und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen), Allgemeine Bürotätigkeiten und Organisationsaufgaben, Unterstützung bei der Koordination und Begleitung von Schulungen für unsere Mitarbeitenden, internen Veranstaltungen und Meetings, Kontakt mit in- und externen Partnern und Dienstleistern als zentrale Anlaufstelle, Schnittstelle zu allen Vorstandsbereichen (Mitwirkung interne und externe Kommunikation, Recht & Compliance sowie Controlling), Mitarbeit in diversen Projekten

Effiziente und sorgfältige Verwaltung aller organisatorischen Tätigkeiten rund um unser Bildungsangebot, wie z.B. die Bearbeitung von Teilnehmer- und Kursunterlagen, Pflege des Datenbestandes und Dokumentation, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Schriftverkehr, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und -kontrolle, Terminplanung und Vorbereitung von Veranstaltungen, Enge Zusammenarbeit und projektbezogene Unterstützung der Lehrgangsleitungen, Freundlicher Empfang und Begrüßung unserer Besucher und Gäste, Kompetente Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anrufe, Verwaltung der allgemeinen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Durchführung aller gängigen Verwaltungsaufgaben

Telefondienst, Schreibarbeiten, allgemeine Verwaltungsarbeiten, Postein- und Ausgang, Mithilfe bei Kursen, Akten beschriften, ordnen, einscannen, digitalisieren, Mithilfe im allgemeinen Dienstbetrieb

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Datenpflege, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Büroorganisation etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Unterstützung der Arbeit mit den Mentorinnen und Mentoren, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe