Eigenständige Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben, Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen, Unterstützung bei der Planung, Koordination und Umsetzung von Projekten im Klinikalltag

Organisation und Bearbeitung bürowirtschaftlicher Aufgaben, Erledigung kaufmännischer Tätigkeiten in Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung, Vorbereitung auf den IHK-Abschluss als Kaufmann für Büromanagement

Unterstützung der Präsidentin in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, Eigenständige Koordination, Pflege und Überwachung von Terminen und Kalendern, Organisation sowie Abrechnung von Dienstreisen der Präsidentin, Selbständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz, auch in englischer Sprache, Funktion als Kommunikationsschnittstelle innerhalb der PTB sowie zu externen Beteiligten, Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Übersichten und Datenbanken, Begrüßung und Betreuung von Gästen des Präsidiums, Mitwirkung bei Sonderprojekten sowie Bearbeitung von kurzfristigen Anfragen

Sämtliche Verwaltungs- und Sekretariatsarbeiten eines Schulsekretariats, Koordinieren und Pflegen der Schülerdaten und Termine, Rechnungswesen und Erstellen von Statistiken, Koordinieren und Beschaffen von Verwaltungsmaterial, Ansprechpartner für die Schüler, Lehrkräfte und Eltern

Sachbearbeitung in der Haushaltsbewirtschaftung des Lehrstuhls, insbesondere Verwaltung und Überwachung der Haushalts-, Drittmittel- und Studienbeitragsmittel, Unterstützung in der Personalverwaltung, z. B. Vorbereitung von Personalmaßnahmen, Pflege personalrelevanter Unterlagen sowie administrative Begleitung von Einstellungs- und Verlängerungsprozessen, Organisation des Lehrstuhlbüros, einschließlich Korrespondenz, Terminplanung und -koordination, Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen nach den geltenden Richtlinien

Verwaltung, Abrechnung, Controlling und Budgetierung von Haushalts- und Projektkonten sowie des Bezugs (Einkauf) und der Ausgaben (Abrechnung) von Chemikalien/Betriebsmitteln der gemeinsamen Einrichtungen des gesamten Chemikums, Allgemeine Finanzverwaltung, insbesondere Verwaltung von Studienzuschüssen, Einzelprojekten und speziellen Organisationsvorgängen mit Fokus auf das Chemikum, Personal- und Stellenverwaltung, einschließlich Vorbereitung und Bearbeitung personalrelevanter Vorgänge in enger Abstimmung mit den zuständigen zentralen Stellen, Allgemeine Organisations- und Verwaltungsarbeiten, insbesondere Terminplanung, Postabwicklung, Organisation von Veranstaltungen sowie Übernahme von Schriftverkehr auf Deutsch und Englisch

Unterstützung und Entlastung der Bereichsleitung, selbständiges Management des Bereichsleitungssekretariats, Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inkl. Protokollerstellung, Erstellung von Analysen, Berichten und Präsentationen; Überwachung von Fristen, Aufgaben und Maßnahmen, Reisevor- und -nachbereitung, Vorbereitung und Organisation von Besuchen, Konferenzen und Veranstaltungen, Schnittstellenfunktion zwischen Bereichsleitung und Geschäftsführung sowie den Fachabteilungen, aber auch externen Partnern

Organisation und Verwaltung des Schulsekretariats, Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für Schülerinnen und Schüler, Begleitpersonen, Schulen und externe Stellen, Erledigung des Schriftverkehrs sowie Bearbeitung von Telefon, Post und E-Mails, Pflege und Verwaltung von Schüler- und Schuldaten, Unterstützung bei Verwaltungs-, Abrechnungs- und Organisationsaufgaben, Mitarbeit bei schulischen Abläufen, Terminen und Veranstaltungen, Enge Zusammenarbeit mit Schulleitung und Kollegium

Office-Management und Schnittstellenfunktion, Termin- und Veranstaltungskoordination: Planung, Organisation und Nachbereitung von Terminen sowie internen Veranstaltungen, Erstellung von Dokumenten: Verfassen und Bearbeiten von Schriftverkehr, Berichten und Präsentationen sowie Dokumentation von Geschäftsprozessen, Inhaltliche Zuarbeit: Recherche und Aufbereitung von Informationen, Nachverfolgung von Maßnahmen und Fristen sowie selbstständige Bearbeitung von Arbeitspaketen, Kommunikation: Kontinuierliche Pflege unseres Intranetauftritts und Erstellung von Inhalten für interne Newsletter, Videotutorials und andere Kommunikationsformate

Organisation, Koordination und Beantwortung von Veranstaltungsanfragen, Pflege des Outlook-Kalenders und der E-Mail-Postfächer, Reisekostenabrechnungen, Proaktives Büro- und Projektmanagement sowie Büroadministration, Management der Aufgabenverteilung, Unterstützung des Bundessekretariats der BSK und der Büroleitung im operativen Tagesgeschäft, Enge Kommunikation und Informationsaustausch mit den Generalsekretär*innen der Bundesschülerkonferenz, Begleitung von bundesweiten Tagungen mit dem Fokus auf Kinder- und Jugendschutz, Aufbau eines digitalen Transfer- und Wissensmanagements für die Engagierten aus der BSK, Unterstützung der Professionalisierung der BSK durch die Erstellung von Vorlagen u.Ä., Unterstützung der Bundesschülerkonferenz im Bereich Social Media (LinkedIn, Instagram, TikTok)

Bewerber- und Teilnehmermanagement, Betreuung von Auszubildenden, Gästen und Ausbildungspartnern, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, wie persönliche Auskunftserteilung, Telefonate, Postbearbeitung, Aktenverwaltung, Publikumsverkehr und Terminorganisation, Unterstützung bei der Organisation von Prüfungen sowie bei der Verwaltung von Zeugnissen und Ausbildungsunterlagen, Beschaffung und Verwaltung von Lehr- und Lernmitteln, Datenerfassung und Datenpflege

Unterstützung der IT‑Leitung bei operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben, Dokumentation, Überwachung und Aktualisierung der internen und externen IT‑Verträge, Beratung und organisatorische Unterstützung der IT‑Fachbereiche sowie Beschaffung benötigter Materialien und Dienstleistungen, Sicherstellung einer reibungslosen Office‑Organisation inklusive Koordination des Posteingangs, Zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen der Mitarbeitenden der AGAcareIT zur Entlastung der IT‑Leitung, Vorbereitung und Protokollierung von Terminen sowie Erstellung von Präsentationen und Workshop‑Unterlagen, Mitarbeit in IT‑Projekten und Übernahme von Sonderthemen

Übernahme vielfältiger Aufgaben und Verantwortung für eigene Projekte, Durchlaufen verschiedener Abteilungen und Schwerpunkte der Ärztekammer Berlin, Erlernen von Sekretariats-, Buchhaltungs-/Rechnungswesen-, Einkaufs- und Personalwesen-Aufgaben

Telefonate, Schriftsätze, elektronische Korrespondenz

Zentrale Anlaufstelle am Standort für Kunden, Kostenträger, IHKs, Lieferanten und Kooperationspartner sein., Sicherstellen, dass Abläufe, Termine und Projekte reibungslos funktionieren und der Standort jederzeit strukturiert und einladend ist., Begleitung von Maßnahmen zur Erfolgssicherung und Einholung von Unterstützung von Zentralabteilungen., Persönliche Ansprechperson für Kundenanliegen sein und individuelle Betreuung sowie eine positive Kundenerfahrung schaffen., Unterstützung des/der Area Manager/in bei vertrieblichen Aufgaben und Aufbereitung von Berichten sowie Standortkennzahlen., Enge Zusammenarbeit mit einem Team aus 5 - 6 Standortkoordinatoren, Unterstützung der Umsetzung von Area-Zielen und Mitwirkung bei Veranstaltungen, Audits oder standortspezifischen Projekten., Übernahme von Empfang, Hosting, Prüfungsaufsicht und Kassenführung zur Sicherstellung einer professionellen Standortführung.

Kommunikation mit den Einsatzstellen und den Teilnehmenden sowie dem Vertragspartner/Betreiber des Bildungszentrums, Beantwortung von Fragen rund um die Seminarwochen, Vorbereitung der Seminarwochen, Prüfung von Buchungsunterlagen, Erstellung von Einladungen und Seminarbescheinigungen und Führung der Abrechnungs- und Stornierungslisten, Organisatorische Begleitung der Seminarwochen, Vorbereitung des An- und Abreisetags, Überprüfung der Teilnehmendenlisten und Nachhalten der An- und Abwesenheiten, Wahrnehmung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und Vorbereitung von Veranstaltungen, Telefonzentrale

Unterstützung des Teams im BackOffice in allen kaufmännischen Bereichen, die zur Planung, Steuerung und digitalen Dokumentation erforderlich sind., Verantwortung für die Organisation rund um die Bürotechnik (Bestellerfassung Hardware PCs und Telefone)., Rechnungsprüfung und -bearbeitung., Pflege der Projektsoftware., Organisation der Außendarstellung auf der Homepage (Aktualisierung des Contents), in den sozialen Netzwerken und auf Messen im Marketing., Organisation von regelmäßigen Webinaren und firmeninternen Workshops., Erstellung interner Newsletter.

Unterstützung des Bereichsleiters Facility Management (FM) im operativen Alltag – Organisation, Koordination, Kommunikation., Allgemeine administrative Aufgaben zur Entlastung des Bereichs FM., Eigenständige Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen, sowie Termin- und Kalendermanagement., Erstellung von Präsentationen und Auswertungen, vor allem in PowerPoint und Excel., Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Meetings., Schnittstelle zu internen Bereichen und externen Partnern, inkl. Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungsvorlagen.

Verantwortliche Verwaltung von Förder- und Adressdatenbanken, Führung nationaler und internationaler Korrespondenz und Mailings, Angebotseinholung und Beauftragung von Dienstleistern, Koordination der Büroorganisation und Büroausstattung, Assistenz des Teams in Logistik, Koordination und Beratungstätigkeiten, Management und Logistik für nationale und internationale Veranstaltungen, Rechnerische Prüfung von Förderanträgen und Verwendungsnachweisen, Vorbereitende Buchhaltung/Buchhaltung, Kassenführung, Organisation von nationalen/internationalen Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen, Bearbeitung von Bewerbungen

Organisation des Dienstbetriebes, Posteingangs- und -ausgangsdienst, Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten, Vorbereiten der Prüfung von Rechnungen, Zusammenstellen und Erarbeiten von Daten zur Geltendmachung von Schadensersatz bei Unfällen, Sachverhaltsermittlung bei Verkehrsunfällen unter Beteiligung verwaltungseigener Fahrzeuge und Geräte, Verwaltung der Einrichtungsgegenstände, PKW und Geräte