administrative Bearbeitung, Koordination, Dokumentation und Ablage von Anfragen und Beratungen, interner Prozesse sowie Veranstaltungen des Innovationsbüro unter Beachtung von Fristen und Vorgaben, Ansprechpartner/in für interne und externe Belange inklusive schriftlicher und telefonischer Rückfragen (auch in englischer Sprache) zu (Beratungs-) Verfahren und internen Prozessen, Erstellung ausformulierter Schreiben, Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Erstellung von Statistiken, Koordination, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Dienstreisen im Fachgebiet, Mitwirkung bei der Erarbeitung von Konzepten, in der Prozessoptimierung und Fortschreibung des Qualitätsmanagements unter Nutzung aktueller Informations- und Kommunikationstechnologien, allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Kommunikation in der Abteilung Innovationsmanagement

Organisatorische und administrative Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft, Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, Organisation des Schulsekretariats, Ansprechpartner/in für Eltern, Lehrkräfte, Behörden und Dienstleister, Pflege von Schüler- und Verwaltungsdaten, Telefon- und Postmanagement, Unterstützung schulorganisatorischer Abläufe, Allgemeine Büroorganisation und Dokumentenmanagement, Verwaltung von Verträgen und Akten, Unterstützung bei Personalverwaltungsaufgaben, Optimierung interner Verwaltungsprozesse, Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und Budgetübersichten, Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung oder Steuerberatung

Wahrnehmung sämtlicher Aufgaben des Büromanagements, Terminkoordination (z. B. für Fachbesprechungen oder Vor-Ort-Termine), inklusive Raumbuchung und Bewirtung sowie Besuchsmanagement, Selbstständige Erstellung von Mitschriften und Protokollen sowie die Vor- und Nachbereitung der Termine, Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen für Verwaltungsverfahren sowie bei der Beantwortung von Rückfragen der Behörden, Mitarbeit bei der Sicherstellung des Informationsflusses zu anderen Organisationseinheiten, einschließlich Anlegen und Bearbeitung von Workflows (bspw. Personal, Weiterbildung)

Besetzung des Empfangs im Team (Montag bis Donnerstag 8:00-17:00 Uhr, freitags bis 15:00 Uhr), Begrüßung von Gästen und Koordination von Dienstleistern inkl. Berichtswesen sowie die Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Durchführung von Bewirtungen, das Eindecken bei Tagungen, das Auffüllen der Event-Kühlschränke, etc., Unterstützung beim logistischen Auf- und Abbau von Veranstaltungen (Durchführung von Umbaumaßnahmen bei Mobiliar und Schiebewandsystem, etc.), Übernahme von Botengängen und Botenfahrten mit dem firmeneigenen PKW, Warenannahme und Verräumung, auch von Paletten (Papier, Getränke, etc.), Mitarbeit bei allgemeinen Standardaufgaben der Arbeitsgruppe

Sorgst für einen reibungslosen Betriebsablauf, Übernimmt Schriftverkehr und Korrespondenz, Pflegst die Kundenkonten in der Belegungssoftware, Übernimmt vorbereitende Tätigkeiten der Finanzbuchhaltung, Übernimmt Check-In und Check-Out inklusive Rechnungsstellung, Bearbeitet Reservierungen, Anfragen und Reklamationen, Arbeitet eng mit den anderen Bereichen im Haus zusammen, Bist im Schichtdienst (Früh-/Spätdienst) flexibel einsetzbar

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Datenpflege, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Büroorganisation etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Unterstützung der Arbeit mit den Mentorinnen und Mentoren, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe

Allgemeine Büroorganisation in der Betriebszentrale, Bearbeiten und Dokumentieren der Postein- und ausgäng, sowie Archivierung, Empfangen und Betreuen der Besuchenden der Betriebszentrale, Unterstützung in der IT- und Telefoneinrichtung innerhalb der Betriebszentrale, Organisation der Fahrzeugflotte im Verantwortungsbereich, Sicherstellung des Materialbedarfs, sowie die Beschaffung und Bedarfsplanung, Teilnehmen an der jährlichen Inventur und Prüfen des Inventarverzeichnisses, Betreuen und Beaufsichtigen der Bibliothek, Führen der Bestandsnachweise gemäß LHO bzw. Richtlinie des LFB, Annehmen und Ausgeben des Bibliotheksbestandes, Sicherstellung des Brand- und Gesundheitsschutzes in der Betriebszentrale

Unterstützung des Abteilungs- und Büroleiters in fachlichen sowie personellen Aufgaben, Zentraler Ansprechpartner der Abteilung IT, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen, Qualitätssicherung und Erstellung von Präsentationen, Erledigung von Arbeitsaufträgen in eigener Zuständigkeit, Unterstützung des Abteilungs- und Büroleiters in der Informationsweitergabe, Personalplanung und Erstellung/Qualitätssicherung von Stellenbeschreibungen, Arbeits- und tarifrechtliche Maßnahmen abstimmen und anstoßen, Unterstützung der Führungskräfte bei der Planung der Weiter- und Fortbildung, Prozessoptimierung, Digitalisierung und Qualitätsmanagement

Telefonzentrale mit Kundenbetreuung, Allgemeine Sekretariats-, Assistenzaufgaben, Bearbeitung von Bauanträgen, Mitwirkung Zahlungsverkehr, Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten, Fuhrparkverwaltung incl. Rechnungskontrolle, Kraftstoffabrechnung, Allgemeine Rechnungsprüfung, Organisation interner Veranstaltungen, Bearbeitung Nebenkostenabrechnung Betriebswohnungen

Unterstützung der internen und externen Kommunikation, Planung, Organisation und inhaltliche Vorbereitung von Meetings und Terminen der Geschäftsführung, Professionelles Termin‑ und Kalendermanagement, Mitarbeit bei der Koordination und Umsetzung von Projekten, Unterstützung bei der Erarbeitung strategischer Initiativen, Rechercheaufgaben sowie Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen und Analysen

Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des international agierenden und ausschließlich englischsprechenden Managing Directors, Sicherstellung effizienter Abläufe sowie einer effektiven Kommunikation, auf internationaler und interkultureller Ebene, innerhalb der Division ELANTAS und mit externen Partnern, Planung, Koordination und Vorbereitung von Meetings, teilweise mit komplexen Anforderungen, Organisation des E-Mail-Postfachs und Kalenders des Managing Directors für optimales Zeit- und Prioritätenmanagement, Organisation und kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse zur Unterstützung des Managing Directors und der Divisionsziele, Organisation und Buchung von internationalen Geschäftsreisen einschließlich Reisekostenabrechnung, Erstellung von Berichten, Präsentationen und Protokollen zur Unterstützung von Entscheidungsfindung und Maßnahmennachverfolgung, Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung von Divisionsprojekten durch administrative und organisatorische Unterstützung, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement von Abteilungs- und Unternehmensveranstaltungen auf internationaler Ebene, Bearbeitung von Bestellanforderungen und Bestellungen in SAP, Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen innerhalb der ELANTAS / ALTANA zur Förderung der weltweiten Zusammenarbeit und des Informationsflusses

Erstellung von Stellenanzeigen, Kommunikation mit Bewerber:innen und Teilnahme an Vorstellungsgesprächen, Unterstützung bei der Planung von Teamevents, Company Meetings und Onboarding Days, Erstellung von Vertragsdokumenten und Zeugnissen, sowie Verwaltung der (digitalen) Personalakten und unserer HR Software, Bestellung von Büromaterialien und Getränken, Verwaltung vom Posteingang und -ausgang und Scannen und Ablage von Dokumenten, Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Unterstützung bei der Buchführung und der korrekten Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, Abwicklung der internen Auslagenerstattungen und Reisekostenabrechnungen, Einblick und Unterstützung bei der Optimierung von internen Finance Prozessen

Eigenständige Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (E-Mail Korrespondenz, Telefonpräsenz, Verwaltung der digitalen und physischen Dokumentenablage), Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Personalangelegenheiten, Mitwirkung bei der Organisation von Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen für Studierende und Lehrende (u. a. Teilnehmendenverwaltung, Unterstützung bei Veranstaltungsplanung und -durchführung), Unterstützung bei Materialien- und Gerätebeschaffung, Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Kostenstellenmonitoring

Besetzung des Empfangs im Team (Montag bis Donnerstag 8:00-17:00 Uhr, freitags bis 15:00 Uhr), Begrüßung von Gästen und Koordination von Dienstleistern inkl. Berichtswesen sowie die Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Durchführung von Bewirtungen, das Eindecken bei Tagungen, das Auffüllen der Event-Kühlschränke, etc., Unterstützung beim logistischen Auf- und Abbau von Veranstaltungen (Durchführung von Umbaumaßnahmen bei Mobiliar und Schiebewandsystem, etc.), Übernahme von Botengängen und Botenfahrten mit dem firmeneigenen PKW, Warenannahme und Verräumung, auch von Paletten (Papier, Getränke, etc.), Mitarbeit bei allgemeinen Standardaufgaben der Arbeitsgruppe

die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben zu unterstützen, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und Mitarbeitenden zu agieren, Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Telefonbetreuung, Terminorganisation und Postbearbeitung zuverlässig zu übernehmen, Spendengelder im Blick zu behalten und deren Verwaltung sicherzustellen, Dokumentenmanagement und Ablage effizient zu gestalten, mit unterschiedlichen Stakeholdern (z.B. Versicherungen, Stiftungen und Behörden) professionell und lösungsorientiert zusammenzuarbeiten, die Geschäftsführung bei der Beantragung von Fördergeldern zu unterstützen, mit hoher Eigenverantwortung weitere Assistenz- und Backoffice-Aufgaben zu übernehmen

Posteingang und Postausgang (manuell und digital), Abwicklung des neu einzuführenden digitalen Posteingangs, Annahme von Waren/Paketen, Annahme und Weiterversand von Sachspenden inkl. Lieferscheinerstellung, Warenbestandsverwaltung inkl. leichter Lagertätigkeiten, Führung interner Wareneingangs-, Nachentgelts- und Versandlisten, Büromaterialbestellung allgemein, Ausführung interner Druck- und Kopieraufträge, Boten- und Postfahrten, Teilweise Betreuung der Schließanlage und Programmierung Zugangstransponder, Koordination externer Dienstleister inkl. Leistungs- und Rechnungskontrolle, Durchführung von und Vertretung bei Hausmeistertätigkeiten

Terminkoordination, Allgemeine Bürotätigkeiten, Transportmittel und Übernachtungen buchen, Preisvergleiche durchführen, Vor- und Nachbereitung des Besprechungsraums inkl. der Besprechungstechnik, Organisation und Abwicklung der Bewirtungen

Management des zentralen Empfangs, Ansprechpartner für alle Fragestellungen zum operativen Bürobetrieb als Schnittstelle zur Hausverwaltung und zum Hausmeisterservice, Koordination interner und externer Dienstleister, Planung und Organisation interner Veranstaltungen sowie interner Umzüge, Erfassung, Prüfung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen, Abwicklung der in Zusammenhang mit dem Bestand an Dienstfahrzeugen anfallenden Aufgaben, Sicherstellung des internen und externen physischen Postverkehrs, Beleg- und Buchungsprüfung sowie Material- und Bestandsmanagement

Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von öffentlichen Veranstaltungen, Kompetenzseminaren und Gesprächskreisen sowie von Ausstellungen, Finanzsachbearbeitung, Projektsachbearbeitung, Pflege der Adress-/Teilnehmer_innen-Datenbank, Durchführung von Internetrecherchen, Betreuung der Herstellung und des Versands von Publikationen und Informationsmaterialien, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung der Buchhaltung, Mahnwesen, Recherche und Buchung von Tagungshotels, Büroorganisation, Bearbeitung des Posteingangs, Erstellung von Präsentationen und Werbemedien