selbstständige Organisation und Abwicklung aller Sekretariatsaufgaben für den Fachbereich, allgemeine Büroorganisation, Allgemeine Sekretariatsaufgaben mit internationaler Korrespondenz, Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, Bewirtschaftung der Lehrstuhl- und Drittmittelkonten, Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, Mitwirkung bei der Abwicklung von Personalangelegenheiten, Entgegennahme und erste Bearbeitung von Studierendenanfragen

Planung, Koordination und Durchführung der administrativen Tätigkeiten u.a. Telefonzentrale, Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Planung, Bestellung und Kontrolle von Verbrauchs- und Büromaterial und Werbemittelversand, Auswahl, Beauftragung und Steuerung der externen Dienstleister z.B. Kuriere, Lieferanten, Hausmeister und Reinigung, Verwaltung des Fuhrparks

Gesamtverantwortung für den Thermenempfang und Guest-Service-Bereich, Fachliche und disziplinarische Führung des Empfangs- und Kassenteams, Verantwortung für Zahlungsprozesse, Abrechnungen und Kassenabschlüsse, Aktive Gästebetreuung, Beratung und Beschwerdemanagement, Mitarbeit bei Events, Aktionen und Marketingmaßnahmen

Unterstützung des Management Teams Realisierung bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben., Kontinuierliche Unterstützung des Personaldispositionsprozesses in der Abteilung Realisierung im Rahmen des regelmäßigen Ressourcenplanungszyklus., Aktive Rolle in der Organisation des externen Personalbeschaffungsprozesses, sowie im Onboarding und Offboarding der Mitarbeitenden der Abteilung Realisierung., Mitwirkung an abteilungsspezifischen Verbesserungsinitiativen zur Optimierung von Arbeitsweisen und Unterstützung der Workstreamleads bei der Steuerung und Überwachung laufender Verbesserungsinitiativen., Verantwortung für die Abrechnung von Veranstaltungen, Bewirtungen und Dienstreisen für das Management Team, Bearbeitung von Bestellanforderungen und Rechnungen in SAP und Überwachung des Bestellwesens für die gesamte Abteilung., Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und Veranstaltungen., Aktive Rolle in der Verwaltung und Gestaltung aller Dokumente und SharePoints für die Abteilung, wie beispielsweise Organigramme, Gremienvorbereitungen und Abteilungspräsentationen., Unterstützung des Management Teams bei der Aufbereitung und Konsolidierung von Kennzahlen (KPIs) und Mitwirkung bei deren Überführung in abteilungsübergreifende, harmonisierte Berichte.

Als Assistenz organisierst Du eigenständig die organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büro des Vorstandsvorsitzenden und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft, Du hast für unseren Präsidenten und Vorstandsvorsitzenden alle Termine sowie Fristen im Blick und arbeitest zudem aktiv bei verschiedenen Projekten mit, Du bist DIE Kommunikationsdrehscheibe zwischen dem Büro des Vorstandsvorsitzenden, den einzelnen Fachbereichen und verschiedenen Teams sowie den Mitgliedern und externen Partnern des GVB, Du bearbeitest die eingehende Korrespondenz und den Schriftverkehr u. a. mit diversen internen Fachbereichen, unseren Mitgliedern, Verbundpartnern, Ministerien sowie Landtags- u. Bundestagsabgeordneten, Du organisierst Sitzungen und Veranstaltungen des Vorstandsvorsitzenden und bereitest diese vor bzw. nach, Du bereitest Unterlagen und Präsentationen vor und übernimmst die Protokollführung bei verschiedenen Sitzungen, Du unterstützt bei bereichsübergreifenden Projekten und bringst Dich aktiv bei der Umsetzung strategischer Ziele ein

Schnittstellenfunktion & Standortkoordination: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, IT, Marketing und der Geschäftsführung, Organisation: Eigenständige Übernahme administrativer Aufgaben, Terminplanung und -vorbereitung für die Geschäftsführung sowie Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Personalaufgaben (HR): Betreuung personalbezogener Themen wie Vertragserstellung, Pflege von Personalunterlagen, Bearbeitung von Anträgen (z. B. Fortbildung, Elternzeit) und Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Eventmanagement: Organisation von Events von der Ideenfindung bis hin zur Umsetzung, Gebäudemanagement: Übernahme aller Aufgaben zur Instandhaltung der Immobilie z.B. Mängel melden, Beauftragung der Instandsetzung, Ansprechperson vor Ort, Bestell-/ und Einkaufswesen, wie z.B. Einkaufstätigkeiten von Materialien, Inventar, MA-Gifts, Finanzen: Buchhaltung und Verwaltung von Finanzen im Standort

Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs, Koordination von Vermietern, Dienstleistern und Bestellungen, Organisation von Meetingräumen, Post und Büroalltag, Reise- und Unterkunftsorganisation, Unterstützung von Onboarding-Prozessen, Accounting & Administration, Prüfung, Verwaltung und Freigabe von Rechnungen inkl. Zahlungsanstoß, Pflege von Finanz- und Admin-Tools (z. B. DATEV, Qonto, GetMyInvoice, perspektivisch ERP), Überblick über Verträge, laufende Kosten und Dokumente

Übernahme sämtlicher organisatorischer und administrativer Büroabläufe im Tagesgeschäft, Koordination des Fuhrparks mit ca. 20 Fahrzeugen (Termine, Prüfungen, Dokumentation, Kommunikation mit Werkstätten), Betreuung des Frontoffice und erste Ansprechperson für Besucher, Kunden und Telefonanfragen, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost sowie des zentralen E-Mail-Eingangs, Bestellungen und Materialbeschaffung für das Büro, Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung (Kreditoren/Debitoren, Rechnungsprüfung, Ablage), Enge Zusammenarbeit mit Projektleitern und Betriebsleitungen zur organisatorischen Entlastung (bei Vollzeit), Erstellung von Kundenrechnungen nach Vorgaben der Projektleitung (bei Vollzeit), Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumentenstrukturen, Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen, Arbeit in einer Position mit hoher Eigenverantwortung und echtem Vertrauen, Zentrale Schnittstelle im Unternehmen und aktive Mitgestaltung von Abläufen

Organisation und Verwaltung interner Abläufe, Unterstützung im Rechnungswesen und in der Buchhaltung, Rechnungsstellung sowie Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen, Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Unterstützung bei der Betreuung unserer Auszubildenden, Mitarbeit in der Auftragsabwicklung, Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

Assistenztätigkeiten und Sekretariatsaufgaben für den Vorstand der Blindeninstitutsstiftung, Abwicklung der Korrespondenz und Erstellung von PowerPoint-Vorlagen, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen

Financial administration of the institution, including administration of material resources, processing of payments, execution of cost center and third-party fund administration, budget administration, and fund distribution., General secretarial tasks, organization of the secretariat including correspondence, data maintenance, and inquiries on general matters., Coordination of personnel matters, including participation in job postings, new hires, and continued employment., Processing and support of study matters such as examination organization and examination administration.

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft & bei Projekten, Organisation von Terminen, Meetings und Präsentationen, Erstellung von Auswertungen, Vorlagen und Protokollen, Planung und Koordinierung von Veranstaltungen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Schnittstellenmanagement zwischen Abteilungen und externen Partnern

Eigenständige Organisation des Sekretariats (Terminmanagement, Korrespondenz, Verwaltung von Übersichten und Dokumenten sowie Bearbeitung von Dienstreisen), Raumbuchungen und Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei Einstellungsprozessen, Pflege und Ablage relevanter Unterlagen, Pflege der GRK-Homepage, Erstellung, Dokumentation und Auswertung von Evaluationen

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, Pflege von Akten und Ablagesystemen, Unterstützung der Kaufmännischen Leitung im Tagesgeschäft

Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Aufbau eines modernen Mitglieder- und Stakeholdermanagements, Verbesserung von internen Kommunikationsstrukturen und Erarbeitung von Vorlagen und Richtlinien, Mitarbeit an Projekten zur Digitalisierung und Prozessoptimierung, Sichtung und Sortierung von Dokumenten für ein digitales Dokumentenmanagement, Ansprechperson für unseren Versicherungsmakler und Administration von Versicherungsfällen, Aufbau eines zentralen Vertragsmanagements, Sicherstellung eines reibungslosen On- und Offboarding von Mitarbeitenden (Hardware, Software, Benutzer- und Accountverwaltung), Unterstützung bei weiteren administrativen Tätigkeiten im Bereich der Gesamtverwaltung

Organizing appointments as well as small and large events, Receiving calls, Preparation and follow-up of appointments (creation of presentations and minutes), Setting and monitoring follow-ups, Conducting research and preparing information

Organisation des Sitzungsmanagements des Präsidiums mit Terminplanung, Sitzungsvorbereitung, Protokollführung, Beschlussdokumentation und Informationsmanagement., Unterstützung der Präsidentin und ihrer persönlichen Referentin bei der Planung, Koordination, Durchführung und Prozessdokumentation weiterer Projekte., Übernahme organisatorischer Aufgaben wie Termin- und Raumplanung, Catering, Recherchetätigkeiten und allgemeine Sekretariatstätigkeiten., Pflege des CRM-Systems für den Präsidialbereich., Fungieren als Schnittstelle zwischen Präsidialbüro und internen Organisationseinheiten., Vertretung bei Bedarf des Vorzimmers der Präsidentin mit den dazugehörigen Aufgaben wie Terminkoordination inkl. Reiseplanung, Veranstaltungsmanagement und Administration., Anlaufstelle für Anfragen an das Präsidialbüro und Koordination von Schnittstellenprogrammen zwischen Präsidialbüro, Fachbereichen, Studierenden und Verwaltung.

Sicherstellung der Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit aller relevanten Unterlagen für Meetings., Erstellung, Aktualisierung und Optimierung von Auswertungen und Übersichten (z.B. in Excel und PowerPoint) zur Schaffung einer soliden Grundlage für Entscheidungen und ein aussagekräftiges Reporting., Selbstständige Pflege und Verwaltung des Outlook-Kalenders des Leiters Forschung und Entwicklung/Chief Innovation Officers zur Gewährleistung einer klaren und transparenten Terminübersicht., Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung von Aufgaben durch verlässliches Follow-up., Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen für den Leiter Forschung und Entwicklung inklusive der Reisekostenabrechnung., Prüfung und Abrechnung der Kreditkarte nach internen Vorgaben., Unterstützung von Projekten mit einem lösungsorientierten Ansatz und eigenständige Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten und Effizienz.

Sie gestalten den Arbeitsalltag der Geschäftsführung aktiv mit und halten ihr organisatorisch den Rücken frei., Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die Reiseorganisation mit Weitblick und setzen dabei eigene Akzente., Sie orchestrieren Meetings, Veranstaltungen und Termine – von der Planung bis zur Durchführung., Sie kommunizieren klar, herzlich und verbindlich – intern wie extern., Sie erstellen Unterlagen und Präsentationen selbstständig und bringen dabei Ihre Ideen ein., Sie unterstützen den Geschäftsbereich Mathematik/Statistik und übernehmen Verantwortung für reibungslose Abläufe., Sie treiben administrative Aufgaben eigenständig voran und sorgen dafür, dass Dinge wirklich erledigt werden.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Ressortleitung Händler-Kooperationen & Leasing, Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Kunden und Stakeholdern, Koordination des Mailverkehrs inkl. der daraus entstehenden Aufgaben, Planung und Organisation des Arbeitsalltags, Geschäftsreisen, Meetings und Telefonkonferenzen, Konsolidierung von Informationen und Vereinbarungen sowie deren Aufarbeitung und Nachverfolgung, Verantwortung für administrative Prozesse des Gesamtbereichs, Organisation von Kundenevents und Bereichsveranstaltungen, Erstellen und vorbereiten von Präsentationen und Auswertungen für Meetings, Reviews, etc