Bearbeitung von Korrespondenz, Verträgen, Präsentationen und Schreiben an Gerichte und Behörden, jeweils in Deutsch und Englisch, Büroorganisation, Aktenführung und Dokumentenmanagement, Koordination von Terminen und Reisen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Zeiterfassung und Rechnungsstellung

General secretarial and administrative duties for the Research Department, including organising business trips for group members., Technical and organisational support for meetings and small events (room bookings, catering coordination, participant communication)., Maintaining regular contact with the local administrative units of the Max Planck Institute and the general administration of the Max Planck Society., Local administrative support for visitors and new group members (e.g., hiring-related processes in coordination with administration and assistance in finding accommodation)., Reporting to the Scientific Coordinator of the Department.

Eigenständige Abwicklung der administrativen und organisatorischen Aufgaben im Hinblick auf die Vorbereitung von Beschlussbefassungen des Aufsichtsrates und sonstiger Gremien, Sitzungsvor- und Nachbereitung, Eigenverantwortliche Entwicklung und Steuerung Postein-/ und Ausgangsprozesses sowie des Umlaufbeschlussprozesses, Eigenverantwortliche Durchführung des Posteingangsprozesses, Eigenverantwortliche Führung der Bar-Kasse nebst Kontierung der Ein- und Ausgaben, Eigenverantwortliche Planung und Organisation von Dienstreisen für die Geschäftsführung sowie für die Mitarbeiter der Bank einschließlich Erstellung (und Prüfung) der Reisekostenabrechnungen, Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgabenstellungen, insbesondere die Protokollierung der Geschäftsleitungssitzungen und Erstellung sonstiger Dateien und Listen sowie Powerpoint-Präsentationen, Verantwortung der Terminplanung und -überwachung der Geschäftsführung, Mitwirkung bei Personaleinstellungen/-angelegenheiten, Mitwirkung bei internen Projekten, Versierte Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern

Eigenständige Abwicklung der administrativen und organisatorischen Aufgaben im Hinblick auf die Vorbereitung von Beschlussbefassungen des Aufsichtsrates und sonstiger Gremien, Sitzungsvor- und Nachbereitung, Eigenverantwortliche Entwicklung und Steuerung Postein-/ und Ausgangsprozesses sowie des Umlaufbeschlussprozesses, Eigenverantwortliche Durchführung des Posteingangsprozesses, Eigenverantwortliche Führung der Bar-Kasse nebst Kontierung der Ein- und Ausgaben, Eigenverantwortliche Planung und Organisation von Dienstreisen für die Geschäftsführung sowie für die Mitarbeiter der Bank einschließlich Erstellung (und Prüfung) der Reisekostenabrechnungen, Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgabenstellungen, insbesondere die Protokollierung der Geschäftsleitungssitzungen und Erstellung sonstiger Dateien und Listen sowie Powerpoint-Präsentationen, Verantwortung der Terminplanung und -überwachung der Geschäftsführung, Mitwirkung bei Personaleinstellungen/-angelegenheiten, Mitwirkung bei internen Projekten, Versierte Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern

Teamkoordination der verschiedenen Abteilungen übernehmen, Unterstützung der Verwaltungsleitung und des gesamten Teams, Ausführung aller wesentlichen administrativen Tätigkeiten, Organisation des Büroalltags (Bestellungen, Korrespondenz, Telefondienst), Koordination von Meetings, Protokollführung, Effizientes Terminmanagement

Sicherstellung der Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit relevanter Unterlagen für Meetings, Erstellung, Aktualisierung und Optimierung von Auswertungen und Übersichten in Excel und PowerPoint, Überblick, Pflege und Verwaltung des Outlook-Kalenders des Leiters Forschung und Entwicklung/Chief Innovation Officers, Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung von Aufgaben durch verlässliches Follow-up, Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung, Prüfung und Abrechnung der Kreditkarte nach internen Vorgaben, Unterstützung von Projekten und Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben

Ansprechpartner:in für Austauschstudierende, Unterstützung der Austauschstudierenden bei der Erstellung des individuellen Stundenplans, Begrüßung der Austauschstudierenden und Information zum Studium am Fachbereich, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internationalen Summer Schools, Unterstützung bei der Antragserstellung von Drittmitteln bei internationalen Ausschreibungen (insb. des DAAD), Verantwortung für die Koordination notwendiger Unterlagen sowie die Kommunikation mit Förderinstitutionen und beteiligten Personen der HSBI, Verwaltung und Prüfung der Finanzierungspläne von Drittmittelprojekten, Veranlassung der Abrufmitteilungen von Drittmitteln, Koordination der drittmittelfinanzierten studentischen Hilfskräfte, Unterstützung bei der Pflege internationaler Kooperationen sowie von Projekten mit internationalem Bezug am Fachbereich Wirtschaft, Vorbereitung der Teamsitzungen, Aktive Teilnahme in der akademischen Selbstverwaltung

Sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen für Meetings vollständig und rechtzeitig vorliegen., Erstellung, Aktualisierung und Optimierung von Auswertungen und Übersichten, z. B. in Excel und PowerPoint., Überblick über den Outlook-Kalender des Leiters Forschung und Entwicklung/Chief Innovation Officers., Pflege und Verwaltung des Outlook-Kalenders., Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung von Aufgaben., Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen für den Leiter Forschung und Entwicklung inklusive der Reisekostenabrechnung., Prüfung und Abrechnung der Kreditkarte nach internen Vorgaben., Unterstützung von Projekten und Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben.

Unterstützung von Vertrieb, Projektmanagement und Buchhaltung, Erstellung von Rechnungen für Investoren, Kontrolle der Abrechnungen von Partnerfirmen, Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Übernahme administrative Aufgaben, Priorisierung eingehender Themen, Informationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Vertriebsleitung, Projektmanagement und Buchhaltung, Sicherstellung des Informationsflusses, Nachhalten von Entscheidungen

Mitarbeit an der Rezeption, Sicherstellung der Dienstleistung am Gast und Umsetzung der Qualitätsrichtlinien, Erstellung und Kontrolle der Dienstpläne, Beschwerdemanagement, Bereichsübergreifende Koordination der Bedürfnisse und Wünsche der Gäste, Enge Zusammenarbeit mit dem Housekeeping und allen anderen Abteilungen, Umsetzung und Mitarbeit bei verkaufsfördernden Maßnahmen, Verantwortlich für die fachliche Führung und Weiterentwicklung der Teammitglieder, Koordination aller Maßnahmen zur Optimierung der eingesetzten Ressourcen, Regelmäßige Umsetzung neuer, innovativer Ideen als „Magic Moments“ für die Gäste, Teilnahme an Meetings, Vorleben und Einhaltung der Unternehmensphilosophie, Manager on Duty Dienste

Sorge für einen reibungslosen Büroalltag und unterstütze Kolleg*innen bei alltäglichen Herausforderungen vor Ort., Koordiniere externe Dienstleister, bearbeite die Post und behalte den Überblick über Büro- und Raumausstattung., Unterstütze bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte., Supporte bei Reisebuchungen, Umbuchungen und Preisvergleichen., Betreue organisatorisch Fortbildungsformate und kümmere dich um alles, was rundherum benötigt wird., Behalte stets den Überblick über Fristen, Abläufe, Dokumente oder organisatorische Details., Reagiere flexibel & schnell auf Fragestellungen im Büroalltag., Unterstütze im HR-Bereich bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben., Begleite On- und Offboardings, bereite Unterlagen vor und organisiere die technische Ausstattung.

Office & Terminmanagement: Du planst und koordinierst Termine, Kalender und Dienstreisen und stellst die Terminverfolgung sicher, Eventplanung: Du kümmerst dich um die gesamte Organisation von internen Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen, verfasst Protokolle und hältst die Ergebnisse nach, Dokumentenmanagement: Du bearbeitest E-Mails, Post und Abrechnungen und stellst wichtige geschäftliche Schriftstücke und Unterlagen bereit, Zentrale Schnittstelle: Du agierst als zentrale Ansprechperson zwischen der Bereichsleitung, dem operativen Personalmanagement und dem Vorstand, Kommunikation: Du bereitest Präsentationen und Entscheidungsvorlagen vor, wobei dein Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Informationen gefragt ist, Betriebsrat & Mitbestimmung: Du arbeitest intensiv mit dem Sekretariat / Referent des (Konzern)Betriebsrates zusammen und unterstützt die Abstimmungsprozesse, Projektsupport: Du begleitest und steuerst eigenständig kleinere, bereichsinterne Projekte und unterstützt bei der Umsetzung strategischer Entscheidungen und Initiativen

Unterstützung der Fachbereiche bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, Betreuung von internen und externen Anfragen per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Kontakt, Erstellung und Kontrolle von Statistiken und Unterstützung bei Prozessabläufen, Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen

Terminkoordination und -organisation, Informationsmanagement für die Amtsleitung, Zentrale Anlaufstelle für Telefonate, Korrespondenz der Amtsleitung, Verwaltung der Ein- und Ausgangspost, Internetrecherchen, Abrechnung von Einsätzen, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (z.B. Führen von Statistiken, Erstellen von Formularen), Führen der Krankheitsdatei, Bearbeitung von Unfallmeldungen, Übernahme von Sonderaufgaben der Amtsleitung

Büroorganisation und allgemeiner Schriftverkehr, Datenpflege im internen Verwaltungsprogramm, Sachbearbeitung und Abwicklung der Buchhaltung, Missio canonica Anträge, Versand der Zuweisungen an Schulen und Lehrkräfte, Vorbereitung von Veranstaltungen sowie regionale Fortbildungen, Gestaltung Homepage, Erstkontakte und Ansprechperson für Besucher und Anrufe, Terminkoordination und Informationsweiterleitung, Führung der pfarramtlichen Bücher, Vertretung bei der Erstellung der kirchlichen Veröffentlichung, Mitwirken bei der Organisation von Veranstaltungen sowie die Optimierung und Gestaltung organisatorischer Abläufe

Büroorganisation und allgemeiner Schriftverkehr, Datenpflege im internen Verwaltungsprogramm, Sachbearbeitung und Abwicklung der Buchhaltung, Missio canonica Anträge, Versand der Zuweisungen an Schulen und Lehrkräfte, Vorbereitung von Veranstaltungen sowie regionale Fortbildungen, Gestaltung Homepage, Erstkontakte und Ansprechperson für Besucher und Anrufe, Terminkoordination und Informationsweiterleitung, Führung der pfarramtlichen Bücher, Vertretung bei der Erstellung der kirchlichen Veröffentlichung, Mitwirken bei der Organisation von Veranstaltungen sowie die Optimierung und Gestaltung organisatorischer Abläufe

Organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft., Erstellung und Versand von interner und externer Korrespondenz, Vorbereitung von Präsentationen und Protokollen., Erstellung, Pflege und Archivierung von wichtigen Unterlagen, Berichten und Präsentationen., Planung und Organisation von Vorstandssitzungen,Workshops, Veranstaltungen und Gremiensitzungen., Sicherstellung der Vertraulichkeit sensibler Informationen und der Einhaltung der Rotkreuz-Grundsätze im täglichen Arbeiten.

Führung des Sekretariats und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, Koordination von Terminen, Wiedervorlagen sowie Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Gremien und Veranstaltungen, Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen, Präsentationen und Protokolle, Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Mitwirkung bei strategischen Themen, Organisationsentwicklung sowie Unterstützung in Datenschutz- und Einkaufsangelegenheiten

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie in operativen und organisatorischen Aufgaben, Inhaltliche Planung und Koordination von Terminen der Geschäftsführung, Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und weiteren unternehmensrelevanten Unterlagen, Unterstützung bei der technischen Umsetzung von Strategien und Konzepten, Mitwirkung an internen Projekten, Kompetenter Ansprechpartner und Koordinator für Stakeholder, Vor- und Nachbereitung interner und externer Meetings, Vor-Ort Betreuung inklusive Bewirtung von Besuchern der Geschäftsführung mit gelegentlichen Wochenendeinsätzen, Buchungen der Dienstreisen der Mitarbeitenden sowie für Besucher des Standorts einschließlich der Rechnungsprüfung

Enge Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Dienstreisen, Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsunterlagen, Vorbereitung interner Abstimmungen sowie Koordination von Informationen zwischen Geschäftsleitung, Einrichtungen und Fachabteilungen, Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Eigenständige Koordination von Projekten sowie administrativen Abläufen, Übernahme allgemeiner Office-, Organisations- und Assistenzaufgaben