Assistenztätigkeiten und Sekretariatsaufgaben für den Vorstand der Blindeninstitutsstiftung, Abwicklung der Korrespondenz und Erstellung von PowerPoint-Vorlagen, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen

Financial administration of the institution, including administration of material resources, processing of payments, execution of cost center and third-party fund administration, budget administration, and fund distribution., General secretarial tasks, organization of the secretariat including correspondence, data maintenance, and inquiries on general matters., Coordination of personnel matters, including participation in job postings, new hires, and continued employment., Processing and support of study matters such as examination organization and examination administration.

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft & bei Projekten, Organisation von Terminen, Meetings und Präsentationen, Erstellung von Auswertungen, Vorlagen und Protokollen, Planung und Koordinierung von Veranstaltungen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Schnittstellenmanagement zwischen Abteilungen und externen Partnern

Eigenständige Organisation des Sekretariats (Terminmanagement, Korrespondenz, Verwaltung von Übersichten und Dokumenten sowie Bearbeitung von Dienstreisen), Raumbuchungen und Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei Einstellungsprozessen, Pflege und Ablage relevanter Unterlagen, Pflege der GRK-Homepage, Erstellung, Dokumentation und Auswertung von Evaluationen

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, Pflege von Akten und Ablagesystemen, Unterstützung der Kaufmännischen Leitung im Tagesgeschäft

Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Aufbau eines modernen Mitglieder- und Stakeholdermanagements, Verbesserung von internen Kommunikationsstrukturen und Erarbeitung von Vorlagen und Richtlinien, Mitarbeit an Projekten zur Digitalisierung und Prozessoptimierung, Sichtung und Sortierung von Dokumenten für ein digitales Dokumentenmanagement, Ansprechperson für unseren Versicherungsmakler und Administration von Versicherungsfällen, Aufbau eines zentralen Vertragsmanagements, Sicherstellung eines reibungslosen On- und Offboarding von Mitarbeitenden (Hardware, Software, Benutzer- und Accountverwaltung), Unterstützung bei weiteren administrativen Tätigkeiten im Bereich der Gesamtverwaltung

Organisation des Sitzungsmanagements des Präsidiums mit Terminplanung, Sitzungsvorbereitung, Protokollführung, Beschlussdokumentation und Informationsmanagement., Unterstützung der Präsidentin und ihrer persönlichen Referentin bei der Planung, Koordination, Durchführung und Prozessdokumentation weiterer Projekte., Übernahme organisatorischer Aufgaben wie Termin- und Raumplanung, Catering, Recherchetätigkeiten und allgemeine Sekretariatstätigkeiten., Pflege des CRM-Systems für den Präsidialbereich., Fungieren als Schnittstelle zwischen Präsidialbüro und internen Organisationseinheiten., Vertretung bei Bedarf des Vorzimmers der Präsidentin mit den dazugehörigen Aufgaben wie Terminkoordination inkl. Reiseplanung, Veranstaltungsmanagement und Administration., Anlaufstelle für Anfragen an das Präsidialbüro und Koordination von Schnittstellenprogrammen zwischen Präsidialbüro, Fachbereichen, Studierenden und Verwaltung.

Sicherstellung der Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit aller relevanten Unterlagen für Meetings., Erstellung, Aktualisierung und Optimierung von Auswertungen und Übersichten (z.B. in Excel und PowerPoint) zur Schaffung einer soliden Grundlage für Entscheidungen und ein aussagekräftiges Reporting., Selbstständige Pflege und Verwaltung des Outlook-Kalenders des Leiters Forschung und Entwicklung/Chief Innovation Officers zur Gewährleistung einer klaren und transparenten Terminübersicht., Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung von Aufgaben durch verlässliches Follow-up., Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen für den Leiter Forschung und Entwicklung inklusive der Reisekostenabrechnung., Prüfung und Abrechnung der Kreditkarte nach internen Vorgaben., Unterstützung von Projekten mit einem lösungsorientierten Ansatz und eigenständige Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten und Effizienz.

Sie gestalten den Arbeitsalltag der Geschäftsführung aktiv mit und halten ihr organisatorisch den Rücken frei., Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die Reiseorganisation mit Weitblick und setzen dabei eigene Akzente., Sie orchestrieren Meetings, Veranstaltungen und Termine – von der Planung bis zur Durchführung., Sie kommunizieren klar, herzlich und verbindlich – intern wie extern., Sie erstellen Unterlagen und Präsentationen selbstständig und bringen dabei Ihre Ideen ein., Sie unterstützen den Geschäftsbereich Mathematik/Statistik und übernehmen Verantwortung für reibungslose Abläufe., Sie treiben administrative Aufgaben eigenständig voran und sorgen dafür, dass Dinge wirklich erledigt werden.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Ressortleitung Händler-Kooperationen & Leasing, Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Kunden und Stakeholdern, Koordination des Mailverkehrs inkl. der daraus entstehenden Aufgaben, Planung und Organisation des Arbeitsalltags, Geschäftsreisen, Meetings und Telefonkonferenzen, Konsolidierung von Informationen und Vereinbarungen sowie deren Aufarbeitung und Nachverfolgung, Verantwortung für administrative Prozesse des Gesamtbereichs, Organisation von Kundenevents und Bereichsveranstaltungen, Erstellen und vorbereiten von Präsentationen und Auswertungen für Meetings, Reviews, etc

Hält der Kaufmännischen Leitung den Rücken frei, indem Themen priorisiert und Prozesse professionell gesteuert werden, Führt das Office eigenständig und sorgt dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Ist die Schnittstelle zwischen den Abteilungen, verwaltet den Terminkalender und ist Ansprechpartner für Mitarbeiter, Institutionen und externe Partner, Vorbereitung und Koordination von Meetings und Sitzungen sowie Protokollführung, Mahnwesen und Fristenüberwachung, Teilnahme an verschiedenen administrativen und organisatorischen Projekten

Verantwortung für den reibungslosen Ablauf aller Übernachtungsleistungen und Umsetzung von Qualitäts- und Prozessstandards, Umfassende Gästebetreuung und einfühlsames, lösungsorientiertes Handeln bei Beschwerden, Fachliche und organisatorische Leitung des Front Desk, einschließlich Führung und Einsatzplanung der Rezeptionsmitarbeitenden, Schulung und Weiterentwicklung des Teams, Verantwortung für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung der PMS-Systeme sowie Kontrolle der Buchungs- und Abrechnungsprozesse, Organisation und Kontrolle des Housekeeping-Bereichs sowie Sicherstellung der Hygiene- und Sicherheitsstandards

Seminarsachbearbeitung: u. a. Flyererstellung, Bearbeitung des An- u. Abmeldeverfahrens, Auskunftserteilung, Öffentlichkeitsarbeit, Zuschussabrechnung, Adressverwaltung, Pflege der Homepage, allg. Sekretariatstätigkeiten

Aktive Mitarbeit an der Rezeption und Sicherstellung eines professionellen, herzlichen Gästeempfangs, Gewährleistung höchster Qualitätsstandards und Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinien, Unterstützung der Empfangsleitung bei der fachlichen und organisatorischen Führung des Teams, Mitwirkung bei der Dienstplanerstellung und Personalentwicklung, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Gästebeschwerden und Anliegen im Sinne der Servicekultur, Bereichsübergreifende Koordination von Gästewünschen und Kommunikationsschnittstelle zu Housekeeping, Küche und Management, Umsetzung und Mitgestaltung verkaufsfördernder Maßnahmen, Effiziente Koordination und Optimierung von Abläufen und Ressourceneinsatz, Entwicklung und Umsetzung innovativer Ideen zur Steigerung der Gästezufriedenheit („Magic Moments“), Teilnahme an internen Meetings sowie Vertretung der Empfangsleitung in deren Abwesenheit, Übernahme von Manager on Duty-Diensten und Vorleben der Unternehmensphilosophie im täglichen Tun

Sicherstellung der Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit aller relevanten Unterlagen für Meetings., Erstellung, Aktualisierung und Optimierung von Auswertungen und Übersichten (z.B. in Excel und PowerPoint) zur Entscheidungsfindung und für ein aussagekräftiges Reporting., Selbstständige Pflege und Verwaltung des Outlook-Kalenders des Leiters Forschung und Entwicklung/Chief Innovation Officers zur Gewährleistung einer klaren und transparenten Terminübersicht., Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung von Aufgaben durch verlässliches Follow-up., Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen für den Leiter Forschung und Entwicklung inklusive Reisekostenabrechnung., Prüfung und Abrechnung der Kreditkarte nach internen Vorgaben., Unterstützung von Projekten mit einem lösungsorientierten Ansatz und eigenständige Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten und Effizienz.

Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung (Zeit- und Prioritätenmanagement, Kommunikation, Entscheidungsunterstützung, Erstellung von Vorlagen und Materialien) inkl. gelegentliche Vertretung im Kompetenzbereich, Federführende Kommunikationsschnittstelle mit Partnern und Dienstleistern im Tagesgeschäft, End‑to‑End‑Verantwortung für Organisation komplexer Geschäftsreisen inkl. Begleitung und Koordination vor Ort, Beachtung relevanter Compliance-Richtlinien, Qualitätssicherung der Rahmenbedingungen (Verpflegung, Räumlichkeiten, Dolmetscher, relevante Unterlagen etc.) für Geschäftstermine und Bewerbergespräche vor Ort, Projekt-/Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Du sorgst für einen effizienten Meetingablauf: Von der Agenda Erstellung, rechtzeitigen Vorlage aller relevanten Unterlagen, Protokollführung bis zur Nachverfolgung von Maßnahmen., Mit deinen verlässlichen Follow-ups stellst du die zeitgerechte Bearbeitung von Aufgaben sicher und gewährleistest Ergebnissicherung durch eine strukturierte Ablage., Die Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen liegen bei dir. Du schaffst so eine solide Grundlage für Entscheidungen und ein aussagekräftiges Reporting., Du behältst den Überblick über den Outlook-Kalender des Kaufmännischen Leiters, pflegst und verwaltest ihn selbstständig, sorgst für eine klare und transparente Terminübersicht und übernimmst die Reisekoordniation für In- und Ausland., Du erledigst die interne und externe Korrespondenz (Deutsch und Englisch) und bist somit die Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Geschäftspartnern und dem Kaufmännischen Leiter., Mit deinem lösungsorientierten Ansatz bearbeitest du Teilprojekte und übernimmst eigenständig Ad-hoc-Aufgaben mit betriebswirtschaftlichem Bezug – immer mit einem Blick für Prioritäten und Effizienz.

Coordination, organization, and preparation/follow-up of meetings, Procurement and preparation of information, and support for projects, Maintenance of files and databases, and keeping overviews, Handling general administrative and organizational tasks (e.g., follow-up, monitoring, document creation), Maintaining close cooperation with all relevant interfaces

Büroadministration, Korrespondenz und Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache, Korrekturlesen und Formatieren von Texten, Pflege der Webseiten der Forschungsgruppe, Betreuung und Verwaltung des Adressen-/Kontaktnetzwerkes der Forschungsgruppe, Veranstaltungsorganisation (Gesprächskreise, Arbeitsgruppen, Konferenzen), Betreuung von Gästen sowie Praktikant:innen, Betreuung (im Vertretungsfall) der Social Media-Kanäle der Forschungsgruppe

Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Dokumentenmanagement und Digitalisierung, Daten-, Akten- und Formularverwaltung, In- und Externe Korrespondenz, Bearbeitung des allgemeinen Postverkehrs, Ganzheitliches Terminmanagement, Pflege der Ablagesysteme