Führung des Sekretariats und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, Koordination von Terminen, Wiedervorlagen sowie Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Gremien und Veranstaltungen, Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen, Präsentationen und Protokolle, Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Mitwirkung bei strategischen Themen, Organisationsentwicklung sowie Unterstützung in Datenschutz- und Einkaufsangelegenheiten

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie in operativen und organisatorischen Aufgaben, Inhaltliche Planung und Koordination von Terminen der Geschäftsführung, Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und weiteren unternehmensrelevanten Unterlagen, Unterstützung bei der technischen Umsetzung von Strategien und Konzepten, Mitwirkung an internen Projekten, Kompetenter Ansprechpartner und Koordinator für Stakeholder, Vor- und Nachbereitung interner und externer Meetings, Vor-Ort Betreuung inklusive Bewirtung von Besuchern der Geschäftsführung mit gelegentlichen Wochenendeinsätzen, Buchungen der Dienstreisen der Mitarbeitenden sowie für Besucher des Standorts einschließlich der Rechnungsprüfung

Enge Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Dienstreisen, Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsunterlagen, Vorbereitung interner Abstimmungen sowie Koordination von Informationen zwischen Geschäftsleitung, Einrichtungen und Fachabteilungen, Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Eigenständige Koordination von Projekten sowie administrativen Abläufen, Übernahme allgemeiner Office-, Organisations- und Assistenzaufgaben

Selbständige Büroorganisation inklusive der Erledigung deutschsprachiger Korrespondenz, Terminkoordinationen und Reiseplanungen, Präsentationen ansprechend und zielgerichtet aufbereiten, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings, Aktive Mitgestaltung bei der Weiterentwicklung und Pflege interner und externer SharePoint-Seiten, Sicherstellung klarer Absprachen und eines entspannten Tagesablaufs, Mitgestaltung von Zukunftsthemen wie Digitalisierung und Prozessoptimierung

Planung und Organisation von Tagungen inklusive Protokollführung (Hotelbuchungen, Flüge, etc.), Unterstützung der Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Abläufe, Ansprechpartner für alle Gesellschafter, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Dokumentationen, Schriftverkehr, Stammdatenpflege, vorbereitende Buchhaltung)

Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Koordination und Überwachung von Terminen, Postbearbeitung, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern

Organisation und Koordination des Sekretariats, Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen, Weiterleiten von Informationen an die Bereiche, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie E-Mail-Verwaltung / Dokumentenablage, Pflege und Verwaltung von Akten, Datenbanken und Dokumenten, Terminplanung, -koordination und -überwachung, Vorbereiten, Organisieren und Nachbereiten von Beratungen und Gremiensitzungen, Unterstützung bei der Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationen, Organisation von Dienstreisen, Fortbildungen und Veranstaltungen, Mitwirkung bei administrativen Abläufen und Projekten der Geschäftsstelle

Einleitung und Begleitung von Rekrutierungsprozessen inkl. Erstellen von Personalangelegenheiten wie bspw. Stellenbeschreibungen, Einstellungsmaßnahmen oder Krankmeldungen, Jahresplanung und laufende Überwachung von Budgets sowie Sach- und Investionskosten, Übermittlung von Änderungen von Arbeitszeitmodellen, Überprüfung von Dienstreiseanträgen, Priorisierung von Beschaffungsvorgängen inkl. Einholen von Angeboten und Beantragung von Vergabeverfahren, Koordinierung und Bearbeitung von Rechnungen und Beantragung von Leihverträgen inkl. Organisation der Umsetzung, weitere Organisation und Koordination verwaltungstechnischer Aufgaben

Büroorganisation, Schreib- und Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen, Bearbeiten des Postein- und Postausgangs, Erledigen allgemeiner Bürotätigkeiten und Botengänge, Bearbeitung der anfallenden Druckaufträge

Als erste Anlaufstelle am Empfang begrüßt du unsere Gäste und nimmst Anrufe in unserer Zentrale entgegen., Du hast Freude daran, sowohl regelmäßige administrative Aufgaben (z.B. Posteingang und -ausgang, Barkasse, Spendenbescheinigungen) als auch besondere Projekte und kurzfristige Aufgaben der Geschäftsleitung zu übernehmen., Du organisierst Veranstaltungen und Fortbildungen und verantwortest die Vor- und Nachbereitung (u.a. Einladungen, Anmeldelisten, Teilnahmezertifikate)., Du unterstützt tatkräftig bei der Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Bereitstellung von Verpflegung, Auf- und Abbau, Richten von Tischen und Stühlen).

allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Korrespondenz, Terminüberwachung und Koordinierung, sowie Personalverwaltung, Mitarbeit in der Organisation und Dokumentation der Lehre der Fächer Entwicklungsbiologie und Neurobiologie, Verwaltung der Infrastruktur der beiden Abteilungen, Beschaffungen und Abrechnung, Abrechnung von Dienstreisen, Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmittelprojekten

Übernahme klassischer Sekretariatsaufgaben und proaktive Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im operativen Tagesgeschäft, Eigenverantwortliche Organisation der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Gesellschafterversammlungen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Mitwirkung bei Veranstaltungen im Hintergrund, Organisation von Dienstreisen, Enge Zusammenarbeit mit anderen Vorstandssekretärinnen zur Bildung eines professionellen Sekretariatspools, Sicherstellung des reibungslosen Informationsflusses zwischen Vorstand, internen und externen Gesprächspartner*innen sowie Mitarbeitenden, Pflege der internen Kontaktdatenbank, Dokumentenmanagement, Bearbeitung der täglichen Korrespondenz / Post, Empfang und Bewirtung von Gästen des Vorstands, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Sonderaufträgen des Vorstands, Unterstützung bei der Erstellung und Abstimmung des Gottesdienstplanes

Zentrale Ansprechperson für Mitglieder, Partnerorganisationen, Dienstleister und das Team, Organisation des Sekretariats (Terminmanagement, Korrespondenz, Bestellungen,Datenbankpflege), Unterstützung in Buchhaltung und Budgetüberwachung, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen, Protokollen und Berichten, Mitgliederverwaltung und Mitgliederkommunikation, Mitarbeit in internationalen Projekten (Koordination, Dokumentation, Administration), Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Pflege der Website, Social-Media-Kanäle und Erstellung des monatlichen Newsletters, Organisation und Protokollierung von Meetings (inkl. gelegentlicher Teilnahme)

Finanzplanung und -verwaltung der Einrichtung, insbesondere Finanzdisposition, Abwicklung des laufenden Zahlungsverkehrs und Controlling sowie Verwaltung von Drittmittelprojekten unter Beachtung der geltenden Richtlinien, Organisation des Sekretariats einschließlich Bearbeitung der Korrespondenz, Pflege von Daten, Erteilung von Auskünften in allgemeinen Angelegenheiten, organisatorische Betreuung von Gastwissenschaftler/-innen sowie Verwaltung von Prüfungsangelegenheiten, Sachbearbeitung in der Personal- und Stellenverwaltung, insbesondere Unterstützung bei Personalvorgängen (z. B. Einstellungen, Vertragsänderungen, Weiterbeschäftigungen) und Pflege personalrelevanter Daten und Unterlagen, Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen und internationalen Tagungen sowie Betreuung und Pflege der Homepage

Organisationsassistenz der Schule für medizinisch-technische Berufe, Statistische Erfassung die Ausbildung betreffender Daten, Korrespondenz mit Bewerbern, Praxiseinrichtungen, Aussichtsbehörden, Telefon- und Videokonferenzen, Vorbereitung der Dokumente zur Prüfungszulassung, Administrative Unterstützung des gesamten Prüfungsprozesses aller Berufsabschlüsse des Bereichs, Unterstützung des Teams der Organisationsassistentinnen, Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit des NBZ

Organisation und Betreuung von Lehrveranstaltungen inklusive Vorbereitung, Pflege und Gestaltung der Moodle-Kursseiten, Unterstützung bei der Notenverwaltung und Eingabe von Prüfungsergebnissen, Qualitätssicherung durch Korrekturlesen von Dokumenten (z. B. Präsentationen, Berichte, Schreiben), Koordination des Lehrstuhlteams (Planung gemeinsamer Aktivitäten, interne Abstimmung, Förderung des Teamzusammenhalts – auch in einem hybriden Arbeitsumfeld), Reisemanagement für Konferenzen und dienstliche Termine sowie Abrechnung von Reisen und Lehrtätigkeiten, Kostenkontrolle auf Lehrstuhlebene, inkl. Budgetüberblick, Kontrolle von Sachmitteln und Planung bzw. Verrechnung von Ausgaben, Unterstützung bei der Organisation des Master in Entrepreneurship, insbesondere bei Social Events und studienbegleitenden Aktivitäten, Mitarbeit beim Aufbau und Management eines neuen Centers im Bereich _Entrepreneurship_

telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mitarbeiter*innen, Partnern und Dienstleistern, Termin- und Kalenderverwaltung, Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, zentraler Anlaufpunkt für interne und externe Kontakte der Geschäftsführung

Schriftliche Korrespondenz mit Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften sowie Erziehungsberechtigten, Telefondienst und direkte Kommunikation mit den verschiedenen Anspruchsgruppen, Anwendung und Pflege von Schulverwaltungsprogrammen, Akten- und Listenführung, Terminkoordination und Verwaltung von schulischen Veranstaltungen, Bearbeitung von An-, Ab- und Ummeldungen von Schülerinnen und Schülern, Unterstützung in Haushaltsangelegenheiten und weiteren administrativen Aufgaben im Bereich der Schulverwaltung

Teil des Assistenzteams der Vorstände der N-ERGIE, VAG und StWN, Übernahme aller Aufgaben des Tagesgeschäfts und Verantwortung für eigenständige Aufgabengebiete sowie vielfältige organisatorische Themen, Zuverlässige Durchführung von Vorstandsveranstaltungen (Planung, Koordination und Nachbereitung), Unterstützung bei der Organisation von Aufsichtsratssitzungen sowie bei der Vorstandskorrespondenz, Reisevor- und Nachbereitung (Buchungen, Unterlagenmanagement und Abstimmungen), Steuerung des Termin- und Büromanagements, Prioritäten und Fristen im Blick behalten

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Koordination diverser Angelegenheiten, Eigenständiges Management des Terminkalenders und der Korrespondenz der Geschäftsführung, Allgemeine Organisations- und Büroarbeiten/ Terminkoordination / Vor- und Nachbereitung von Fach- und Führungskonferenzen, Enge Zusammenarbeit mit den Einrichtungen und den zentralen Diensten der EVIM Geschäftsstelle, Sicherstellung des Informationsflusses nach innen und außen sowie eigenständige Informationsverwaltung, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen, Nutzerverwaltung, Erfassung und Steuerung von Stellenanzeigen sowie Talentpool im Bewerbermanagement-Programm, Zentrale Koordination der Elektrogeräteprüfung im Geschäftsbereich, Postbearbeitung/selbständige Korrespondenz, Büroorganisation inklusive Materialbeschaffung