Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Datenpflege, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Büroorganisation etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Unterstützung der Arbeit mit den Mentorinnen und Mentoren, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe

Unterstützung der Büroleiterin sowie der Referentin bei der Koordination und Weiterentwicklung von Vorstandsangelegenheiten, Gremienarbeit und Bereichsaufgaben., Überblick über Termine behalten, interne und externe Besprechungen planen und koordinieren, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Terminmanagement)., Koordination und Anpassung von Präsentationen für Gremiensitzungen, Vorbereitung regelmäßiger Treffen mit Gremienvertretern (m/w/d)., Koordination und Organisation von Veranstaltungen und Klausurtagungen., Enge Vernetzung im Haus und im Bereich, Kontaktpflege zu Abteilungen, anderen Bereichen und externen Partnern (Kommunikation)., Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen (Reisemanagement)., Unterstützung des Bereichsleiters und Vorstands in administrativen und organisatorischen Belangen, einschließlich E-Mail-Organisation, Wiedervorlage, Beschaffung von Büromaterial und Erstellung von Kassenabrechnungen (Koordination interner Abläufe).

Organisation und Verwaltung von Büromaterial, Informationsbeschaffung und -auswertung, Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen, Organisation und Begleitung von Meetings und Events, Schriftverkehr und Dokumentation (Korrespondenz, Berichte), Unterstützung bei Marketing-Aktivitäten, Bestellung von Druckmedien zur Auslage für unsere Gäste, Pflege aller Werbeaufsteller und Aushänge im Haus, Beschwerdemanagement in Abstimmung mit der Betriebsleitung, Bearbeitung des Onlineshops, Kontrolle der Kassenabrechnungen der Bereiche Gastronomie, Therme und Massage, Unterstützung anderer Bereiche bei Bedarf

Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen für interne und externe Gremien inkl. Protokollführung, Ausarbeitung von Beschlussvorlagen für die Gremien, Abwicklung von Registerthemen und statistischen Erhebungen, Erstellung von Präsentationen, Organisation von betrieblichen Veranstaltungen

Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Eigenständige Organisation des Büroablaufs sowie Sicherstellung von professionellen und effektiven Assistenzprozessen, Koordination, Überwachung und Priorisierung von E-Mails, Terminen und Fristen, Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen als erste Anlaufstelle, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und internen Veranstaltungen einschließlich Protokollführung, Eigenverantwortliche Erstellung adressatengerechter und strukturierter Entscheidungsvorlagen, Berichte und Präsentationen, Proaktive Mitarbeit an strategisch-konzeptionellen Themen sowie Übernahme wechselnder Aufgabenpakete, Unterstützung bei Projekten, Nachverfolgung offener Punkte und Übernahme themenbezogener Sonderprojekte, Organisation und Koordination der engen Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, Führungsebene und Gremien sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Mitwirkung in der internen und externen Unternehmenskommunikation

selbstständige Büroorganisation und Koordination von Arbeitsabläufen, Dokumentenverwaltung sowie Kalender- und Terminmanagement, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Gesprächs- und Sitzungsterminen, Führen der Übersicht von Förderanträgen, Eingangskontrolle der Post und Besucherempfang, selbstständige Vorbereitung und Erledigung der Korrespondenz (Auskünfte, Abfragen, Zwischenmitteilungen etc.), Bearbeitung von Vorlagen für die Beschlussgremien, Mitarbeit bei der Erstellung und Überwachung der Vorgänge an die Beschlussgremien (Magistrat, Stadtverordnetenversammlung) und terminliche Überwachung der parlamentarischen Vorgänge, Selbstständige Leitung von anlassbezogenen Arbeitsgruppen zur Planung, Durchführung und Nachbereitung betrieblicher Veranstaltungen, Pflege der betrieblichen Homepage, der betrieblichen Seite frankfurt.de und des Sharepoints: Content-Management mit Bildbearbeitung, Erstellung von Texten, Kontrolle des Gesamt-Web-Auftritts des Betriebes, Zusammenarbeit mit der Web-Agentur und Kostencontrolling im Rahmen des Support-Vertrages mit der Web-Agentur

Effiziente Steuerung komplexer Büro- und Geschäftsprozesse, Professionelles Projektmanagement, Einsatz moderner digitaler Arbeitsmethoden, Vorbereitung auf verantwortungsvolle Aufgaben in der Büroorganisation, Informationsbewertung und -aufbereitung, Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement, Zeit- und Selbstmanagement zur Optimierung der Büro- und Arbeitsorganisation, Gestaltung und Pflege von Kundenbeziehungen in betrieblichen Leistungsprozessen, Projektorganisation und -dokumentation, Zielgruppen- und Marktanalyse, Werbemittelplanung und -koordination, Veranstaltungsplanung und -durchführung, Kundenkommunikation und Beschwerdemanagement, Führung, Betreuung, Verwaltung und Ausbildung im büro- und personalwirtschaftlichen Umfeld, Personalplanung, -beschaffung, -betreuung und -entwicklung, Ausbildungsplanung und -durchführung, Konfliktanalyse und -bewältigung, Moderation, Kommunikation und Präsentation, Steuerung von Geschäftsprozessen im bürowirtschaftlichen Umfeld, Kennzahlenaufbereitung, Einkauf und Beschaffung, Einsatz von Datenbankensystemen, Wissensmanagement, Optimierung und Steuerung administrativer Prozesse, Planung, Koordination und Durchführung von Projekten, Organisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Meetings, Führung und Entwicklung von Mitarbeitenden im Assistenzbereich, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Aufgaben, Anwendung moderner Bürokommunikations- und Projektmanagementsysteme

Zentrale Anlaufstelle für Kunden, Kostenträger, IHKs, lokale Arbeitsmarktakteure, Lieferanten und Kooperationspartner., Sicherstellung einer reibungslosen Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern zur Erreichung von Standortzielen., Verfolgung und Begleitung von Maßnahmen zur Erfolgssicherung und aktive Einholung von Unterstützung bei Zentralabteilungen., Persönliche Ansprechperson für Kundenanliegen mit dem Ziel einer individuellen und engagierten Betreuung., Sicherstellung eines gut organisierten und einladenden Standorts und Empfangsbereichs., Tandempartner für den/die Area Manager/in und Zusammenarbeit mit einem Team aus 5-6 Standortkoordinatoren zur Umsetzung von Area-Zielen., Analyse von Standortkennzahlen zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen und Ableitung von Maßnahmen., Vorbereitung von Veranstaltungen wie Messen, Konferenzen und Austauschformaten mit dem/der Area Manager/in., Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Audits., Übernahme standortspezifischer Aufgaben wie Empfang und Hosting, Prüfungsaufsicht und Kassenführung.

Planung, Koordination und Organisation von Treffen, Sitzungen und Terminen des Bundesvorstandes (inkl. Vor- und Nachbereitung)., Administrative Zuarbeit für den Bundesvorstand, einschließlich Terminmanagement, Korrespondenz und Dokumentenorganisation., Recherche zu relevanten Themen, Personen und Ansprechpartner*innen zur Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und Briefings., Vorbereitung von Vorlagen für den Bundesvorstand, z. B. durch Recherche, Erarbeitung von Vorschlägen sowie Erstellung von Entwürfen und Zusammenfassungen., Unterstützung bei der Strukturierung und Aufbereitung von Informationen mit Fokus auf administrative Abläufe und Entscheidungsgrundlagen.

Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen mit internationalen Teilnehmern, Unterstützung bei der Bearbeitung von Projekten, Abwicklung des Bestellwesen und der Rechnungsstellung über SAP, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Nachverfolgung von Maßnahmen, Eigenständige Korrespondenz mit internationalen Geschäftspartnern und Behörden, Management von Dienstreisen und Terminkoordination

Organisation des Büroalltags, Pflege und Verwaltung von Ablagen und Dokumenten, Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination (Termine koordinieren, Räume buchen, Technik und Bewirtung organisieren), Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen (Vorlagen, Protokolle, Serienbriefe, Formulare), Zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontaktanfragen per Telefon, E-Mail und Post; freundliche Erstberatung und zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Kolleg*innen, Vorbereitung, Einholung und Nachverfolgung von Rückmeldungen/Unterlagen bei Behörden und externen Stellen (z. B. Antragsunterlagen, Bescheinigungen, Genehmigungen), inklusive Termin- und Fristenmonitoring, Vorbereitung von Besprechungen durch Einholen, Strukturieren und Vorab-Versand der relevanten Unterlagen an die Teilnehmenden, Protokollführung in Meetings, Jour-fixes und Projektterminen, inklusive Festhalten von Beschlüssen, Verantwortlichkeiten und Fristen, Nachbereitung von Terminen: Versand der Protokolle, Pflege von Aufgabenlisten sowie Nachverfolgung offener Punkte in Abstimmung mit den Verantwortlichen, Terminplanung und Ablaufkoordination der Geschäftsführerin, Kalenderführung der Geschäftsführerin (abgestimmte Wochenplanung, Terminpriorisierung), Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

Organisatorische und administrative Unterstützung der Standort- und Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Koordination und Organisation von Besucherterminen sowie Sicherstellung einer professionellen Besucherexperience am Standort, Planung, Organisation und ggf Abrechnung von Dienstreisen (inkl. Buchungen, Unterlagen und Nachverfolgung), Terminplanung, -koordination und -nachverfolgung für standortbezogene Themen, Organisation, Verwaltung und Koordination des Fuhrparks (Fahrzeuge, Dienstleister, Termine, Dokumentation), Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen (Operations, HSE, Finance, HR) sowie externen Dienstleistern, Unterstützung bei standortbezogenen organisatorischen Sonderthemen und Ad-hoc-Anfragen, Sicherstellung strukturierter Abläufe, Dokumentation und administrativer Ordnung am Standort Höchst

Unterstützung der beiden Geschäftsführer in operativen und administrativen Belangen, Administratives Personal- und Bewerbungsmanagement inkl. Social Media Recruiting, Organisation von Meetings und Besprechungen, Administration des Firmen-Fuhrparks, der Versicherungen und öffentlichen Register, Kommunikation mit Banken, Vermietern und Geschäftspartnern, Führen von internen Listen und Statistiken

Planung, Durchführung und Dokumentation aller administrativen Tätigkeiten im Büromanagement., Termin- und Reiseplanung., Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen., Bestellungen erledigen., Dokumentenmanagement., Mitarbeit in diversen Projekten., Pflege der Intranetseiten der Abteilung.

Als erste Anlaufstelle für alle administrativen Belange unseres Vorstands, übernehmen Sie die klassischen Sekretariatsaufgaben und sorgen proaktiv für einen reibungslosen Ablauf im operativen Tagesgeschäft mit einem hohen Maß an Koordination, Sie organisieren eigenverantwortlich die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Gesellschafterversammlungen und Veranstaltungen, unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, wirken bei Veranstaltungen im Hintergrund mit und organisieren Dienstreisen, In Ihrer Tätigkeit arbeiten Sie eng mit den anderen Vorstandssekretärinnen zusammen, bilden gemeinsam einen professionellen Sekretariatspool und stellen zudem den reibungslosen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen und externen Gesprächspartner*innen sowie unseren Mitarbeitenden sicher, Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben wie die Pflege der internen Kontaktdatenbank, das Dokumentenmanagement, die Bearbeitung der täglichen Korrespondenz / Post sowie den Empfang und die Bewirtung von Gästen des Vorstands, Darüber hinaus bearbeiten Sie eigenverantwortlich Sonderaufträge des Vorstands, Sie unterstützen bei der Erstellung und Abstimmung des Gottesdienstplanes

Make the office a place where the team enjoys working., Maintain the meeting room, keep an eye on supplies (coffee!), and ensure a tidy work environment., Process mail and fulfill orders., Support the planning of small team events and promote team cohesion., Maintain an overview of the office and manage filing., Handle the distribution or exchange of IT equipment in coordination with the administration team., Act as the first point of contact on the phone, answer initial questions, or connect callers to the appropriate team member., Manage the general email inbox, answer customer inquiries directly, or forward them to the relevant departments., Ensure professional and attentive service for all contacts, including customers, suppliers, and partners., Support the team with internal projects, manage to-do lists, and monitor deadlines., Independently undertake and reliably implement smaller projects such as organizing the summer party, researching new office furniture, or introducing a new team app., Assist with preparations by researching information, obtaining quotes, or preparing documents for use.

Selbstständige Erledigung von Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Organisation und Koordination von Terminen des Vorstandes, Vorbereitung von Besprechungsräumen und Meetings, Annahme von Telefonanrufen, Schreibtätigkeiten, Kommunikationsstrukturen optimieren

Strukturierung des Büroalltags, Terminorganisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz sowie Zusammenführen von Informationen und Anliegen, Entlastung der Einrichtungsleitung im Tagesgeschäft, Vorfiltern von Themen und Sicherstellen eines gute Überblick, Mitdenken und Mitwirken bei der Weiterentwicklung interner Abläufe, Mitarbeit bei der Vorbereitung und Umsetzung besonderer Anlässe und Termine

Unterstützung des Teams des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit in organisatorischen, administrativen und digitalen Prozessen rund um Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Veranstaltungen, Zentrale Schnittstelle zwischen Teilnehmenden, TrainerInnen, externen Partnern und internen Fachabteilungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. E-Mail- und Telefonsupport für Teilnehmende, Firmenkunden und Partner, Digitaler Support für Schulungsprogramme (z. B. Zoom, MS Teams, Moodle) sowie Unterstützung digitaler Prozesse und ggf. App-Entwicklung, Unterstützung im Auftrags- und Vertragsmanagement inkl. Vorbereitung und Ablage relevanter Unterlagen, Mitorganisation und Koordination von Veranstaltungen (digital und vor Ort), Pflege von Kursanfragen sowie Rechnungsvorbereitung für die Finanzbuchhaltung inkl. Debitorenprüfung in SAP S/4HANA, Mitwirkung bei internen Prozessen, insbesondere beim On- und Offboarding sowie bei der Entwicklung neuer Weiterbildungs- und Produktangebote

Annahme und Weiterleitung von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache, Sicherstellung eines reibungslosen und schnellen Serviceablaufs (unter anderem Empfangsbereich, Poststelle, Beschaffung, Kommunikation mit Dienstleistern), Empfang und Bewirtung unserer Kund:innen und Besucher:innen, Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Eigenständige Kund:innenkommunikation und -betreuung, Übernahme des Reisemanagements sowie des Liegenschaftsmanagement für alle Niederlassungen