Administration des ERP-Systems im Dezernat Personal (insbesondere HIS-SVA, HIS-RKA, HISinOne BI, HIS-ISY), Sicherstellung der Abläufe (Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Stammdatenpflege, Fehleranalyse, Test neuer Softwarereleases), Konfiguration/Programmierung nutzerspezifischer Anwendungen, Entwicklung und Erstellung regelmäßiger und individueller Auswertungen/Reports, insbesondere auch im Zusammenhang mit der Einführung und Umsetzung einer Personalkostenbudgetierung, Federführung bzw. Mitwirkung bei der Entwicklung von Schnittstellen zu externen Datenquellen und Programmen, Steuerung der Prozesse der Personalkostenverarbeitung, inkl. Fehlersuche und -behebung, Personalkostenbudgetverwaltung, -kontrolle und -steuerung, Aufbereitung externer Daten für automatisierte Buchungen, Nutzerbetreuung, Administration/Konfiguration/Programmierung weiterer IT-Systeme des Dezernates Personal, Accesstools zur Datenaufbereitung/Datenbereitstellung für Abfragen zu Personal und Stellen (hinsichtlich Kapazitäten, Flächennutzung, Personalentwicklung, Statistikmeldungen), im Zusammenhang mit der Einführung eines Data-/Businesswarehouse, Administration und Design der Websites im Bereich Personal, SQL-Abfragen

Unterstützung bei der Arbeit und Pflege im Dokumententool, Mitwirkung an der Erstellung von Musterschreiben und Vertragsunterlagen, Unterstützung bei der Qualitätsprüfung und Formatierung bestehender Dokumente, Recherche zu rechtlichen Anforderungen und aktuellen Standards

Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle, Mitwirkung bei den vorbereitenden Arbeiten zum Jahresabschluss und Durchführung der Abschlussbuchungen, Zahlungsverkehr, Führung der Barkasse und des Inventars, Durchführung der Gehaltsabrechnung, Bearbeitung von Urlaubsangelegenheiten und Arbeitsunfähigkeitsfällen, Betreuung des Zeiterfassungssystems/Gleitzeitbeauftragte, Beschaffung und Verwaltung von Ver- und Gebrauchsmaterialien, organisatorische Aufgaben

Unterstützung im gesamten Employee Life Cycle (Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Erstellung von Dokumenten wie Arbeitsverträgen, administrative und digitale Umsetzung sowie Offboarding), Eigenverantwortlichen Betreuung der Zeiterfassung, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Unterstützung bei der An- und Abmeldung zur betrieblichen Krankenzusatzversicherung, Mitwirkung bei der Aktualisierung des Organigramms, Pflege der digitalen Personalakten, Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten im Personalbereich

Unterstützung im HR-Tagegeschäft insbesondere in der Kommunikation mit den Mitarbeitenden, Aktive Unterstützung unseres HR-Teams im gesamten Recruiting-Prozess, Organisation von Interviews und Pflege der Kommunikation zu Bewerbenden, Mithilfe bei der Planung von externen und internen Seminaren, Erstellung relevanter Unterlagen für den Betriebsrat in Zusammenarbeit mit dem HR-Specialist, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Prozesse und der Einführung neuer Ansätze, Erstellung von Reports sowie administrative Aufgaben im Bereich HR

selbstständige Betreuung aller administrativen Personalprozesse entlang des Employee-Lifecycles, Vorbereitung von Betriebsratsvorlagen, Bescheinigungen, Auswertungen/ Statistiken, Beantwortung sämtlicher Fragestellungen unserer Mitarbeitenden und Führungskräfte, Datenpflege, Dokumenten- und Fristenmanagement, Vorbereitung von Vorlagen, Bescheinigungen, Auswertungen/ Statistiken, Vertretungsweise Unterstützung in anderen Aufgabenbereichen des Personalmanagements, Strikte Einhaltung aller geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften im Zuständigkeitsbereich sowie Gewährleistungen aller Anforderungen des Datenschutzes

Eigenverantwortliche und selbständige Betreuung unserer Mitarbeitenden in allen Fragen der Personalverwaltung, inklusive Entgeltabrechnung., Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei tariflichen sowie steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen., Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Übernahme des Bescheinigungswesens und Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Personalprozesse., Führung und Koordination des Teams der Personalabteilung, Strukturierung von Arbeitsabläufen und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft., Förderung des fachlichen Austauschs und kontinuierliche Weiterentwicklung der Zusammenarbeit im Team., Sicherstellung effizienter und rechtssicherer Personalprozesse sowie Optimierung interner HR-Abläufe und administrativer Prozesse.

Betreuung eines definierten Mitarbeiterkreises von der Einstellung bis zum Austritt, Kompetenter Ansprechpartner der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte in allen personalwirtschaftlichen und arbeitsrechtlichen Fragestellungen, Erstellung von Bescheinigungen, Statistiken und Auswertungen, Aktive Förderung und Umsetzung von organisatorischen und konzeptionellen Projekten im Personalbereich, Verwaltung der Zeitwirtschaft sowie Key User der HR-Software ATOSS, Termingerechte und eigenständige Vor- und Nachbearbeitung für die monatliche Entgeltabrechnung, Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Verantwortung für IT-Kundenservices im Bereich des Personalmanagements der Max-Planck-Gesellschaft, Moderation und Dokumentation der Anforderungen mit den Kunden, Definition neuer Kundenservices inklusive der Vereinbarung von Service Level Agreements, Teilprojektleitung des Transformationsprojekt SAP Success-Factros Employee Central, Bildung notwendiger Projektteams und Steuerung der internen und externen Projektmitarbeitenden sowie projektbeteiligte Mitarbeiter aus den Instituten und der Generalverwaltung, Abstimmung des neuen SOLL Prozesses in SAP Success-Factors mit den verschiedenen Stakeholder, Verantwortung für die Planung, Steuerung und Realisierung verschiedener Projekte im Zusammenhang mit der Transformation des SAP HCM Systems der MPG nach SAP Success-Factors, Entwicklung und Verfolgung der Projektpläne mit Ressourcen-, Termin- und Budgetplanung, Erarbeitung von tragfähigen Konzepten und Vorbereitung von Entscheidungsalternativen bei mehreren Lösungsmöglichkeiten, Budget- und Projektergebnis-Verantwortung mit dem notwendigen Reporting

Unterstützung in allen administrativen HR-Themen, z. B. Erstellung von Zeugnissen, Bearbeitung von Ein- und Austritten, Vorbereitung von Verträgen, Mitarbeit bei der Analyse von HR-Kennzahlen und Unterstützung im Reporting, Unterstützung im Recruiting und Bewerbermanagement, Mitwirkung im Bereich der betrieblichen Ausbildung, Mitarbeit in laufenden HR-Projekten – eigene Ideen und Gestaltungsvorschläge sind ausdrücklich willkommen

Verantwortung für IT-Kundenservices im Bereich des Personalmanagements der Max-Planck-Gesellschaft, Moderation und Dokumentation der Anforderungen mit den Kunden, Definition neuer Kundenservices inklusive der Vereinbarung von Service Level Agreements, Teilprojektleitung des Transformationsprojektes SAP Success-Factors Employee Central, Bildung notwendiger Projektteams und Steuerung der internen und externen Projektmitarbeitenden sowie projektbeteiligte Mitarbeiter aus den Instituten und der Generalverwaltung, Abstimmung des neuen SOLL-Prozesses in SAP Success-Factors mit den verschiedenen Stakeholdern, Verantwortung für die Planung, Steuerung und Realisierung verschiedener Projekte im Zusammenhang mit der Transformation des SAP HCM Systems der MPG nach SAP Success-Factors, Entwicklung und Verfolgung der Projektpläne mit Ressourcen-, Termin- und Budgetplanung, Erarbeitung von tragfähigen Konzepten und Vorbereitung von Entscheidungsalternativen bei mehreren Lösungsmöglichkeiten, Budget- und Projektergebnis-Verantwortung mit dem notwendigen Reporting

Personalakten verwalten, Arbeits- und Fehlzeiten Erfassung, Zuarbeiten zur Lohnabrechnung, Einblick in administrative Tätigkeiten und Geschäftsprozesse

Mitwirkung an der strategischen und operativen Personalplanung gemeinsam mit den Schul- und Abteilungsleitungen., Sicherstellung der den Arbeitsablauf sichernden personellen Ausstattung., Konzeption und Steuerung der Personalgewinnung um den notwendigen Personalbedarf zu decken., Sicherstellung der Rechtzeitigkeit und Korrektheit der Gehaltsläufe und Zahlungen sowie der gesetzlich erforderlichen Meldungen und Zahlungen zur Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, etc.; Ansprechpartner*in für Prüfungen der DRV, Konzeption, Steuerung und Implementierung von Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Mitarbeitenden und Führungskräfte in Zusammenarbeit mit unserem Geschäftsbereich Fort-, Weiterbildung und Beratung., Verantwortung für die Budgetplanung der Personalkosten und das Controlling im Personalbereich sowie die Erstellung von Kennzahlen und Reportings für den Vorstand, Aufbereiten von Personalzahlen für den Jahresabschluss

Unterstützung im operativen Tagesgeschäft im HR-Management., Vorbereitung von Anhörungen für den Betriebsrat., Prüfung von Vertragsdokumenten und Schreiben an Mitarbeitende., Gestaltung und Umsetzung des HR-Newsletters., Vorbereitung von Präsentationen zu verschiedenen HR-Themen., Pflege von Mitarbeitendendaten in HR-Systemen wie Workday., Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden.

Administrative Personalbetreuung unter Berücksichtigung der geltenden Regelungen und Tarifverträge, von der Einstellung bis zum Austritt, Ausführen des Einstellungs- und Onboarding-Prozesses, Erledigung von Schriftverkehr und allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im HR-Support und für die HR Business Partner z.B. Erstellung von BR-Anhörungen, Versetzungsschreiben, Umgruppierungen, Vertragserstellung, Bestellungen- und Beauftragungen, Unterstützung bei der Umsetzung disziplinarischer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Vorgesetzten, Ausstellung von allgemeinen Bescheinigungen z.B. Beschäftigungs- und Tätigkeitsnachweise, Erstellung von Arbeits- und Ausbildungszeugnissen, Reporting-Aufgaben, Sonderaufgaben und Unterstützung in Projekten

Unterstützung bei operativen People Themen von Onboarding bis Offboarding, Mitarbeit bei der Dokumenten- und Vertragserstellung, Kontaktpflege mit Mitarbeitenden, Einführung in das People-Tool Personio und Unterstützung bei dessen Nutzung und Pflege, Entwicklung smarter Abläufe und Automatisierung von Prozessen zur Effizienzsteigerung im People & Culture Team, Operative Einführung von KI-Potenzialen im People & Culture Team, Recherche von neuen P&C Trends und (AI-)Tools sowie Analyse deren möglichen Nutzens und Umsetzung, Pflege der P&C Seite im Intranet, Aufbau einer internen P&C Knowledge Base für People Operations-Prozesse

Unterstützung der Personalleitung im gesamten Spektrum operativer und strategischer HR-Themen, In Abstimmung mit der Personalleitung Weiterentwicklung von Strukturen, Prozessen und Instrumenten im HR-Bereich, Übernahme von Führungsverantwortung für Mitarbeitende in klar definierten Bereichen, sowie Mitarbeit bei der Organisation der Personalabteilung, Unterstützung und Vertretung der Personalleitung in allen Personalangelegenheiten an beiden Standorten, Sicherstellung der Umsetzung aller Aufgaben des Personalmanagements und der Personaladministration, Betreuung von Sonderaufgaben und Projekten, Erstellung von Statistiken