Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Allgemeine Büroorganisation sowie interne Koordination von Abläufen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Betreuung der Telefonzentrale, Organisation und Verwaltung von IT-Ausstattung, Firmenhandys, Fahrzeugen und Tankkarten, Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsführung und ggf. Mitreisende, Unterstützung im Bewerbungsmanagement: Pflege und Verwaltung von Bewerbungen und -prozessen, Aufbereitung von Arbeitsverträgen sowie Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Organisation von internen Firmenveranstaltungen und Teamevents, Facility Management: Planung und Koordination gebäudebezogener Dienstleistungen, Mitwirkung an internen Projekten zur Prozessoptimierung

Unterstützung der Bereichsleitung der Einheit Marketing im Tagesgeschäft, Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen und administrativen Tätigkeiten wie Bestellungen, Rechnungsbearbeitung, Reiseorganisation, Protokollierung und Zeiterfassung, etc., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von internen Meetings, Arbeit in Teilzeit (25,0 Stunden / Woche)

Formale /organisatorische Qualitätskontrolle von Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von deutschen und fremdsprachlichen Verträgen mit externen Fachleuten, Unterstützung der Kolleg*innen bei Digitalisierungsprozessen, in IT-Fragen und bei Recherchen, Pflege von Datenbanken, insbesondere der Gutachterdatenbank, Ablagemanagement, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Unterstützung der Kolleg*innen im organisatorischen und administrativen Bereich (Informations- und Terminmanagement, Reisevor- und Nachbereitung, Besucherbetreuung)

Unterstützung der Krankenhausleitung in operativen Abläufen, Vorbereitung und Protokollführung von Sitzungen, Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen, Raummanangement, Mitwirkung im Vertragsmanagement, Eigenverantwortliche Betreuung eines eigenen Aufgabenbereichs, Auswertung von Kennzahlen zur Leistungssteuerung und Prozessoptimierung, Mitarbeit am Fusionsprozess mit dem St. Joseph-Krankenhaus, Unterstützung klinischer und administrativer Bereiche bei strategischen Projekten, Steuerung und Koordination externer Dienstleister

Support in processing purchasing and calculation, Maintenance of master data, price lists and supplier lists, Assistance in processing tender documents, Support with all commercial activities in purchasing, Partial takeover of the reception, Central contact person for customers, business partners and employees, Telephone and appointment management, Incoming mail and invoices as well as support of the electronic workflow, Support in office organization with all secretarial tasks involved

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Vorbereitung von Veranstaltungen, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Büroorganisation, Datenpflege in SAP TR/3, Auftragsanlage und Rechnungslegung, Unterstützung des Teams im Projekt- und Objektgeschäft, Kaufmännische und organisatorische Auftragsabwicklung, Bearbeitung von Kundenanfragen, Zeiterfassung

Kalenderführung und Organisation von Meetings, Terminen und Veranstaltungen (z. B. Workshops, Recruiting-Events, Lehrveranstaltungen), Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen, Administrative Unterstützung bei der Verwaltung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte sowie Budgetüberwachung, Schnittstelle und Ansprechpartner:in an beiden Standorten für interne und externe Partner:innen, insbesondere für Promovierende, Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

kaufmännische Abwicklungsaufgaben bei Projekten in der Energie- oder Gebäudetechnik, Rechnungsstellung gegenüber dem Kunden, Durchführung des Projektcontrollings und Erstellung des monatlichen Berichtswesens in Zusammenarbeit mit der Projektleitung, Bearbeiten von Leistungsverzeichnissen und Aufmaßen, Abwicklung der Nachunternehmerverträge, Rechnungsprüfung aller Eingangsrechnungen, Erstellung von Nachtragsangeboten gemeinsam mit der Projektleitung, Direkte Berichterstattung an die kaufm. Niederlassungsleitung, Projektbezogene Mitwirkung beim Einkauf von Nachunternehmerleistungen und Materialien

Verteilerpflege, Terminkoordination, Reiseplanung, Bearbeitung von Mail- und Telefonanfragen, Mitarbeit bei Protokollen und Präsentationen, Unterstützung bei Projekten der Koordinierungsstelle

Terminkoordination, Terminvor- und -nachbereitung, Protokollführung sowie Wiedervorlagemanagement, Organisation von ressortinternen Abläufen, der Ablagestruktur sowie Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen und Mustern, Selbstständige Bearbeitung und Archivierung von Schriftverkehr sowie Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Beantragung von Soft- und Hardware sowie weiteren Berechtigungen, Pflege des Intranets für das Ressort FM

allgemeine und spezielle Korrespondenz mit Kunden, Mietern und Dienstleistern, Erstellung von Immobilienexposés, Führen und Pflegen von digitalen Akten sowie der Mietinteressentendatei, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Versicherungsschäden, Verantwortung für die Zähleranmeldungen an die jeweiligen Versorger

Übernahme allgemeiner Organisations- und Assistenzaufgaben, einschließlich Terminplanung, Korrespondenz und Büroorganisation, Übernahme von klinikinternen Projekten im Gesundheitswesen, Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen Tätigkeiten, Vorbereitung, Abstimmung und Erstellung von internen und externen Geschäftsunterlagen, Koordination und Kommunikation mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern und Dienstleistern, Zentrale Schnittstelle innerhalb des Unternehmens

Unterstützung bei allen administrativen Aufgaben rund um die Planung und Prüfung von PV-Anlagen, Einholen von Bau- und Planungsunterlagen bei Behörden, Ämtern oder Kund:innen und Pflege der Ergebnisse in die Systeme, Koordinierung externer Dienstleister und Fachgutachter und Übernahme der Terminvorbereitung für Vor-Ort-Begehungen, Unterstützung bei Netzanschluss-Anfragen und der Kommunikation mit Netzbetreibern, Dokumentation aller Prüfungsergebnisse im CRM-System, Sicherstellung von Vollständigkeit und Datenqualität und Erstellung von Statusberichten im Projektmanagement-Tool, Vorbereitung von Prüfberichten und Begleitung der Projektübergabe an das Bauteam, Enge Zusammenarbeit mit dem Machbarkeitsteam, dem Customer Success Management und den technischen Projektmanager:innen, Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse, Aktive Beteiligung daran, dass Projekte schneller realisiert und CO₂-Einsparungen messbar werden

den Arbeitsalltag unseres Teams managen und für den Wohlfühlfaktor sorgen, Büro funktionsfähig halten und zu einem Ort machen, an dem sich alle gerne aufhalten, Team bei organisatorischen und administrativen Themen unterstützen, Ansprechpartner*in für das Facility Management und externe Dienstleister sein, Team-Events und Aktionen planen und organisieren, sicherstellen, dass alles läuft, bei Sonderprojekten mitwirken

Übernahme organisatorischer und administrativer Tätigkeiten des Tagesgeschäfts sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Präsentationen, Unterstützung bei der Analyse bestehender Prozesse und Identifizierung von Optimierungspotential, Recherchearbeit für diverse Projekte, Erstellung von Reports und Präsentationen in Excel, Powerpoint etc.

Organisation und Koordination laufender Projekte, Kommunikation mit Partnerorganisationen, Dienstleistern und internen Teams, Recherche zu Gegebenheiten in Projektländern (politisch, sozial, wirtschaftlich), Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und Auswertungen, Unterstützung bei Dokumentation, Evaluation und Nachbereitung der Projekte, Administrative und organisatorische Tätigkeiten im Projektteam, Unterstützung bei der Prozessoptimierung & Digitalisierung

Erstellung von Ausführungsunterlagen, Leistungsverzeichnissen und Terminplänen, Koordination von Dienstleistern, Fachplanern und Gutachtern im Rahmen der Umsetzung, Vorbereitung und Begleitung von Bauabläufen inklusive Dokumentation, Unterstützung bei der Einholung und Koordination baurelevanter Genehmigungen und Zustimmungen, Pflege interner Projektübersichten, Schnittstellenkoordination mit Projektentwicklung, Netzplanung und Betriebsführung

Steuerung und Überwachung von Projekten anhand von Statuslisten und Meilensteinplänen, Zentrale:r Ansprechpartner:in für Projektanfragen, Bewertung und Festlegung der Projektleitung, Unterstützung bei der Projektverfolgung und Vorbereitung von Reviews, Mitwirkung an der Standardisierung und Qualitätssicherung von Projektunterlagen, Eigenverantwortliche Koordination und Nachverfolgung teamübergreifender Aufgaben, Termine und To-Dos, Planung, Organisation und Verantwortung von Meetings und Arbeitsgruppen, Enge Zusammenarbeit bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit der Führungskraft, Zentrale:r Ansprechpartner:in für technische Fragen, Kritische Eskalation innerhalb des Teams und zu Schnittstellen, Aufbereitung und Weitergabe relevanter Informationen an Führungskraft und Teammitglieder, Etablierung und Weiterentwicklung von Wissensdatenbanken und Prozessoptimierungen, Weiterentwicklung und Neueinführung von digitalen Projektmanagement-Tools

Du managst die Kalender unserer Geschäftsführung, behältst den Überblick über Termine und koordinierst interne wie externe Anfragen zuverlässig., Du übernimmst das operative Tagesgeschäft, wie z.B. die Geschäftsreiseplanung, Anmeldung und Empfang externer Gäste oder die Koordination von Unterschriftenläufen., Du planst und begleitest geschäftliche Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder digital., Du unterstützt unsere:n Chief of Staff bei wiederkehrenden Aufgaben, wie z. B. der Erstellung und Pflege von Präsentationen oder Reports., Du bist die erste Ansprechperson für organisatorische Anliegen rund um das Management-Team – vorausschauend, lösungsorientiert und freundlich.