Allgemeine (administrative) Unterstützung des Teams um für eine reibungslose Abwicklung der Kundenprojekte zu sorgen, Pflege des CRM-Systems und allgemeine Datenpflege, Angebots- und Präsentationserstellung für Kunden, Eigenverantwortliche Betreuung individueller Projekte je nach individuellen Interessen, Kennenlernen der Zusammenarbeit mit Konzernkunden und Unterstützung bei der Koordination von Schulungsmaßnahmen und -angeboten

Schriftverkehr mit Projektpartnern, Austausch von Projektdokumenten, Monitoring des fristgerechten Eingangs von Unterlagen; Ablage und Weiterleitung, Erstellung von Dokumenten und einfachen Kalkulationen auf Basis existierender Vorlagen und Prüfung auf Vollständigkeit, Aussagekraft und Plausibilität, Prüfung von Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit, Übernahme sonstiger administrativer Tätigkeiten im Bereich Projektassistenz (Bestellungen, Terminierungen, Reisekostenabrechnungen etc.)

Technische Organisation von Projekten im Bereich Bautechnik (Baubegleitendes Qualitätscontrolling), Erstellung und Pflege von (technischen) Präsentationen (PowerPoint), Unterstützung bei IT- und organisatorischen Themen innerhalb der Abteilung, Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Sachverständigen und Verwaltung

Organisation des Team- und Office-Alltags, Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Meetings, Koordination interner Projekte: Zeitpläne, Prioritäten, Abhängigkeiten und Stakeholder im Blick behalten, Planung und Durchführung von Kundenmeetings (Status-Updates, Abstimmungen, offene Punkte klären), Erstellung von Reports und Präsentationen (Projektstatus, KPIs, Entscheidungsgrundlagen) und Vorstellung im Termin, Pflege von Vorlagen und Übersichten sowie kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen

Vorbereitung der Montage- und Materialplanung, Interne und externe Koordination mit Kunden, Gewerken, Projektleitern und weiteren Schnittstellen, Steuerung und Kontrolle von Subunternehmern, Zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Montagetechnikern und Innendienst, Durchführung von EHS‑Inspektionen (Environment, Health & Safety), Organisation und Abstimmung von Terminen mit Ingenieurbüros, Fachplanern und Auftraggebern, Einholen von Angeboten zu Gerätemieten, Leitung des Maschinenparks sowie Disposition von Werkzeugen, Leitern und Maschinen, Vorbereitung der internen Rechnungsstellung, Verantwortung für Qualität, Kosten und termingerechte Ausführung der Lieferaufträge, Prozessübergreifende Unterstützung der Bereiche Vertrieb und Anlagenbau

Übernahme allgemeiner Bürotätigkeiten, Unterstützung des Teams bei der Planung und Umsetzung von Workshops, Veranstaltungen und Messebesuchen (Kursbetreuung mit Catering, Materialvorbereitung), Vorbereitung von verantwortungsvollen Dokumenten, wie z.B. Verträge, Hilfe bei der Weiterentwicklung von Produkten und deren Inhalten

Unterstützung bei der Erstellung und Veröffentlichung von Informationsmaterial für Anlieger*innen., Eigenverantwortliche Pflege von Datenbanken zu laufenden und geplanten Baumaßnahmen., Mitwirkung bei der Erstellung von Stakeholder-Analysen., Qualitätssicherung bei der Verteilung von Informationsmaterial an Anlieger*innen., Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Öffentlichkeitsveranstaltungen.

Mitarbeit im Projektmanagement von Webtalks sowie in der operativen Projektorganisation, Unterstützung des Teams bei der Abwicklung der Korrespondenz mit Referent:innen, Teilnehmer:innen und Sponsor:innen sowie die Terminplanung mit Referent:innen, Mitarbeit bei der telefonischen Betreuung von Referent:innen, Kund:innen und Interessent:innen, Unterstützung des Teams mit kleineren Tätigkeiten rund um die Einrichtung, Planung und Koordination verschiedener Remote-Veranstaltungsplattformen und Streaming-Lösungen, Mitarbeit bei der Betreuung und Steuerung des audiovisuellen Equipments, Organisatorische Abwicklung von Veranstaltungen, inklusive der Koordination der Dienstleister

Unterstützung des Managements in ressortspezifischen Sachverhalten (Projektarbeit, Begleitung der Transformation), Durchführung von Analysen und anschauliche Aufbereitung von Daten, Aktive Mitgestaltung von Maßnahmen im Ressort und Einbringung eigener Impulse, Einblick in das zentrale Vendor Management und aktive Mitarbeit an Lösungen mit der Vendor Managerin, Mitarbeit an der Weiterentwicklung der internen Kommunikation und Einbringung eigener Ideen, Erstellung von Konzepten, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen zu ressortinternen Themen, Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung von (virtuellen) Workshops

Unterstützung bei der Auftragsabwicklung zur Telematikinfrastruktur, Pflege und Aktualisierung von Kundendaten im CRM-System (Salesforce), Unterstützung bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen, Eigenständige Kommunikation mit externen Kunden sowie abteilungsübergreifende interne Kommunikation, Organisation des Bestellwesens und Koordination von Lieferungen an Kunden sowie Mitarbeit und Pflege des internen Wissensmanagement zur Telematikinfrastruktur

Unterstützung bei der Betreuung der Projekte des Bereichs, Evaluation von Veranstaltungen und Unterstützung bei der Durchführung, Recherche zu bereichsrelevanten Themen, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Korrespondenz mit Stipendiaten und Projektpartnern, Datenpflege, Allgemeine administrative Bürotätigkeiten

Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung projektbezogener Veranstaltungen (digital und in Präsenz), Redaktionelle Mitarbeit bei Social Media und Website (Text, Bild und Pflege von Inhalten), Erstellung kurzer Texte, Filmbeiträge und Fotodokumentationen für Veranstaltungsankündigungen, Unterstützung bei der grafischen und digitalen Aufbereitung von Präsentationen und anderen Kommunikationsmitteln, Unterstützung bei der Recherche projektbezogener Informationen sowie redaktionelle Mitarbeit bei der Berichterstattung

Unterstützung bei der Erhebung, Dokumentation und Steuerung von IT-Anforderungen, Koordination und Nachverfolgung der IT-Projekte, Erstellung von Projektplänen, Berichten und Präsentationen, Kommunikation mit Fachbereichen, IT-Teams und Dienstleistern, Analyse und Optimierung von Prozessen sowie Unterstützung bei neuen IT-Lösungen, Mitarbeit bei Priorisierung, Qualitätssicherung und Abnahme von IT-Projekten, Organisation von und Teilnahme an Meetings, Workshops und Schulungen, Dokumentation und Weiterentwicklung des Anforderungsmanagements

Unterstützung bei der Organisation von Seminaren und Veranstaltungen und der Durchführung von Wettbewerben, Bearbeitung von Fragen und Anliegen zur (digitalen) Wettbewerbsorganisation, insbesondere Auskunft und Information für Schulen und Koordinatoren, Pflege und Aktualisierung des Internetauftritts, Recherche und Informationsaufbereitung sowie Pflege von Listen in Excel und Word, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Unterstützung des Programmteams und des in Berlin ansässigen Director als organisatorische Schnittstelle, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Koordination von Terminen, Unterstützung des Projektes „Resilienz und Sicherheit in Europa herstellen“, Unterstützung bei der Veröffentlichung von Publikationen, Aufbereitung von Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen und die Planung von Reisen, Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen in den Stabsabteilungen, Unterstützung bei der Einführung neuer Tools im Team, wie z.B. dem Rollout von KI-Anwendungen

Unterstützung bei internationalen Trainingsprojekten und Kommunikation mit Trainingsteilnehmenden, Projektpartnern, und Zuwendungsgebern, Abwicklung von Fördermitteln inklusive Mitarbeit bei der Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen gemäß den Förderrichtlinien sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von finanziellen Audits, regelmäßige Aktualisierung von Daten, u. a. zur Abrechnung von Fördermitteln und zum Projektmanagement, Organisation von Veranstaltungen (sowohl digital als auch vor Ort in Berlin) sowie Koordination von internationalen Besuchergruppen, Terminplanung und -organisation, Vor- und Nachbereitung von internen Sitzungen, Unterstützung bei Reiseangelegenheiten und -abwicklung, Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung

Unterstützung bei der Erstellung von Transformationsplänen und Machbarkeitsstudien für die Fernwärme, u.a. Datenrecherchen, (Potenzial-)Analysen, grafische Aufbereitung (GIS), Berichtserstellung, Recherchen zu Wärmenetzen und Fernwärmetechnologien, Anfertigung von technischen Zeichnungen und Fließschemata, Unterstützung beim Projektmanagement

Unterstützung beim Ausbau und Koordination des NRW-weiten 3R-Kompetenznetzwerkes, Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Protokollführung bei Gremium-Sitzungen, Mitgestaltung bei der Optierung von Organisationsabläufen und Verwaltungsprozessen, Mitarbeit bei Planung, Koordination und Durchführung von verschiedenen Netzwerkveranstaltungen, Terminplanung, Aktenverwaltung, allgemeine Büroarbeiten

Unterstützung bei der administrativen Vorbereitung von Bewerbungsverfahren neuer Mitarbeitender, Unterstützung bei der Verwaltung, Pflege und Auswertung von Projektdaten im FAU-Forschungsinformationssystem (CRIS), Unterstützung bei der Koordination von Projekten sowie bei der strukturierten Erfassung und Aufbereitung von Aktivitäten, Evaluations- und Berichtspflichten, Erstellung von anschaulichen Darstellungen, Tabellen und Abbildungen zur Dokumentation und Präsentation von Projektergebnissen

Administrative Betreuung des Projekts (Terminplanung, Dokumentation und Datenpflege), Kommunikation und Abstimmung mit Projektpartner*innen (z.B. Kommunen, ehrenamtliche Netzwerke), Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Erstellung von Informationsmaterialien, Mithilfe bei der Erstellung von Berichten und Anträgen, Unterstützung bei der Organisation und Koordination der Schulungen für die Ehrenamtlichen, Organisatorische Vorbereitung und Koordination von Workshops und Veranstaltungen