Personal- und Organisationsentwicklung im Sinne der Projektziele, Planung und Durchführung von Aktivitäten, Workshops, Veranstaltungen, Arbeitsgemeinschaften ggf. unter Einbindung externer Dienstleistender, Prozesseinführung, -Begleitung und -Optimierung, Dokumentation und Evaluation der Teilprojekte und des Projektfortschritts im Besonderen unter Beachtung der Projektrichtlinie und -vorgaben, Erstellung regelmäßiger Statusberichte und Ergebnispräsentationen, Qualitätssicherung und Verbreitung der Ergebnisse und Erfahrungen, Vertretungsweise Übernahme administrativer Aufgaben, Führen und Pflegen projektbezogener Daten und Dokumente sowie Sicherstellung, der ordnungsgemäßen Archivierung, Mitwirken bei der Tarifeinführung, Schnittstelle zwischen der fachlich vorgesetzten Personalabteilung und dem Bereich Bildung und Kultur als enger internen Partner in der Durchführung

die Erstellung sämtlicher Arbeitsverträge der festangestellten Kräfte (zurzeit 80 Pers.) entsprechend der unterschiedlichen Vertragstypsierungen zu erstellen und auf Aktualität zu prüfen, bei Bedarf zu überarbeiten und fortlaufend zu erneuern., die fortlaufende Aktualisierung der internen Personalkostenverteilungsliste, die Überprüfung der Gehaltsleistung auf die tarifrechtlich korrekte Bemessung, die Verwaltung aller Personalunterlagen unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlich relevanten Belange, die monatlichen Meldungen an das Lohnabrechnungsbüro, die Erfassung aller Daten in der Personaldatenbank, selbständige Bearbeitung aller Fehlzeitenmeldungen (krank, Urlaub, unbezahlter Urlaub, Bildungszeit, Elternzeit, Rehabilitationsmaßnahmen, Arbeitsunfälle etc.), bereichsübergreifende Mitarbeiterqualifizierung, die korrekte Erstellung und Verwaltung aller Honorarverträge, die regelmäßige Überprüfung des gesamten Vertragswesens der Organisation

Pflege von Kundenkontakten per Telefon und per E-Mail, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Wesenstests und Tiervermittlungen, Unterstützung der Tierpfleger*innen bei administrativen Aufgaben, Schnittstelle zwischen internen und externen Kontakten, z.B. Behörden und anderen Tierschutzvereinen, Etablierung und Pflege von Ablagesystemen

Vorantreiben der Entwicklung der Öffis in zentralen Projekten mit den Schwerpunkten Betrieb / Technik / Querschnitt, (Teil-)projektleitung verschiedener Themen (Haltestellen, DFI, E-Mobilität, Organisation), Übernahme von Schnittstellenfunktionen, intern wie extern, Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung / Betriebsleitung bei der Planung und Durchführung von operativen, konzeptionellen und strategischen Aufgaben, Analyse und Optimierung bestehender Prozesse, Vorbereitung, Koordinierung sowie Nachbereitung von Terminen der Geschäftsführung / Betriebsleitung

Büroorganisation, Sekretariatsaufgaben, insb. Terminkoordination, Kopierarbeiten, Bearbeitung von Postein- und -ausgang in analoger und digitaler Form, Büromittelbewirtschaftung für die Abteilung, Assistenz der Abteilungsleitung, Terminplanung und -überwachung, Organisation des Ablage- und Wiedervorlagesystems, Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Organisation, Vorbereitung und Protokollierung von Dienstberatungen und Abstimmungen, Mitwirkung an organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, insb. bei Neueinstellungen, Mitwirkung an Aufgaben der Arbeitsplatzorganisation, bspw. Umzugsmanagement, Bündelung und Koordination von Zuarbeiten der Referate, Führen von Korrespondenz in der Landkreisverwaltung und mit anderen staatlichen Stellen, Vertragsmanagement für die Abteilung in eigener Verantwortung, Informationsbeschaffung und Recherche zu ausgewählten Sachverhalten, Mitwirkung bei der Gremientätigkeit, z. B., Anlage und Bearbeitung von Vorlagen mit Grunddaten im Ratsinformationssystem für Ausschüsse und Kreistag inkl. Terminüberwachung, Vorbereitung von Vorlagen bzw. Erstellung von Entwürfen, Führen von Beschlussübersichten für politische Gremien

Eigenverantwortliche administrative Aufgaben des Posteingangs (digital & analog) sowie die Archivierung und Pflege relevanter Daten, Koordination von Unterschriftenläufen und Unterstützung bei der Korrespondenz mit internen Fachbereichen sowie bei der Vorbereitung, Prüfung und Nachverfolgung von Kundenverträgen und Vereinbarungen, Sorgfältige Pflege und Verwaltung vertragsrelevanter Daten in internen Systemen, Dokumentation, Monitoring sowie strukturierte Nachbereitung von Terminen, Enge Zusammenarbeit mit dem Kundenmanagement-Team im operativen Tagesgeschäft und Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Meetings und Jour Fixes, Dokumentation von Besprechungsergebnissen, Überwachung von Follow-up-Themen und Unterstützung bei offenen Themen, Unterstützung des Teams im operativen und administrativen Vertragsmanagement (Fristenkontrolle, Monitoring, Anpassung von Verträgen, Schriftverkehr, etc.), Pflege und Nutzung des CRM-Systems und weiterer gängiger Office-Tools, Aktive Mitwirkung an der Einführung digitaler Prozesse (z.B.: elektronische Signatur), Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Hilfe bei der effizienten Gestaltung und Optimierung allgemeiner Abläufe sowie Ablagestrukturen

Unterstützung der Büroorganisation und Verwaltungsabläufe, Projektentwicklung und ggf. Projektleitung, Personalverwaltung sowie Begleitung der Personalentwicklung, Vertragsmanagement (Mitarbeiter*innen, Projekte, Partner*innen etc.), Zuarbeit und Unterstützung der ehrenamtlichen Vorstandsarbeit

Fachliche Beratung und administrative Unterstützung der Wissenschaftler_innen bei der Abwicklung von bewilligten nationalen und internationalen Drittmittelprojekten, Abrechnung und das finanzielle und terminliche Projektcontrolling (einschließlich der Anlage von Förderprojekten in SAP und Betreuung von Projektkonten, Unterstützung bei der Kostenkalkulation und Budgetierung von Förderprojekten, Beantragung von Änderungen und Mittelabrufe etc.), Vorbereitung, Erstellung und Abwicklung von Finanzreport und Audits, Beratung der Projektleitung zur sachgerechten Verwendung der Projektmittel, Kommunikation mit den öffentlichen und privaten Mittelgebern und ggf. weiteren Forschungspartnern, Unterstützung bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Zuge der Projektdurchführung

Personalsachbearbeitung (Erstellen von Arbeits-, Honorar- und Werkverträgen, Vorbereitung und Prüfung der Gehaltsabrechnungen, Führung Personalakten, Digitales An- und Abwesenheitsmanagement, Anwendung des HR Systems PERSONIO in enger Zusammenarbeit mit der INA Geschäftsstelle), Finanzmanagement und Controlling (Mitarbeit in der vorbereitenden Buchhaltung, Finanzmonitoring für laufende Projekte, Budgetplanungen von Projekten, Überprüfung der monatlichen Abrechnungen und Jahresabschlüsse des Steuerbüros), enge Zusammenarbeit mit dem ISTA-Team und der INA-Geschäftsführung, Mitarbeit in den ISTA-Teamsitzungen, der AG Finanzen und AG Personal

Leitung des Bereichs Personal stellvertretend und Übernahme von Projektarbeit, Personalsachbearbeitung und Personalverwaltung (Einstellungen, Änderungsverträge, Abmahnungen, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Austritte, Zeugniserstellung), Vorarbeit für die Gehaltsabrechnung, die von einem externen Dienstleister erstellt wird, Koordinierung der Zeitwirtschaft, der Arbeitssicherheit und den Datenschutz, Ansprechperson für Mitarbeitende und Leitungskräfte

Unterstützung des Veranstaltungsteams bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (in Präsenz und online), Anfertigen und Zusammenstellen benötigter Veranstaltungsmaterialien, Analysen und Datenaufbereitung rund um die Veranstaltungen, Unterstützung bei Fundraising-Aufgaben, Rechercheaufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau eines Project Management Office (PMO) und Einführung einer Softwarelösung, Systematisierung und Weiterentwicklung der HR-Prozesse, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung der internen Kommunikation, Unterstützung der kommunikativen Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Gremien sowie externen Partner _innen und Stakeholder_ innen, Organisation und Nachbereitung von Gremien-, Team- sowie externen Meetings, Vor- und Nachbereitung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Pflege und Organisation digitaler und physischer Dokumentationen und Ablagen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Analysen, Protokollen und Korrespondenz für die Geschäftsführung, Unterstützung in der Netzwerkarbeit, Mitarbeit in interdisziplinären Projekten, Durchführung von Recherchearbeit zu strategischen Fragestellungen sowie Aufbereitung von Handlungsempfehlungen/Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung und Gremien

Mitwirkung an verschiedenen Projekten wie z.B. der Zertifizierung der INA, Fortbildungen planen und durchführen, Vor- und Nachbereitung der Patientenakten für die Privatabrechnung, Organisation z.B. E-Mails bearbeiten und Termine vereinbaren, Telefonate mit Patient*innen, Aufbereitung von Patientenakten, Schriftverkehr mit Kostenträgern

Unterstützung der Chefärztin in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen, Koordination und Terminplanung für die Chefärztin, inklusive interner und externer Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen, Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und interdisziplinären Konferenzen, Schriftverkehr und Korrespondenz mit Patient*innen, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit, Führung der Korrespondenz in fließender englischer Sprache mit nationalen und internationalen Partnern, Planung und Organisation klinikinterner Projekte und Qualitätsmanagementmaßnahmen, Mitwirkung im Qualitätsmanagement klinischer Studien innerhalb der Klinik, Abwicklung der Personaladministration für die Chefärztin, z. B. Urlaubsplanung, Dienstpläne und Reisemanagement, Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken, Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Bereich der ärztlichen Leitung, Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Fachabteilungen und externen Partnern (z. B. Labor, Forschungseinrichtungen, Kostenträger), Organisation und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen sowie Veranstaltungen der Klinik, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat der Chefärztin

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Unterstützung der Zentralen Dienste Personal bei den vielfältigen Tätigkeiten, Telefonischer First-Level-Support für Mitarbeitende, Bearbeitung von kleinen Projekten

Personalwirtschaftliche Sachbearbeitung, Personalbetreuungsangelegenheiten, Unterstützung der Finanzbuchhaltung, Vertretung am Empfang

Sie übernehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten im Vorzimmer der Dienststellenleitung insbesondere die Terminplanung und -koordination, Sie betreuen die Telefonzentrale und sorgen für eine freundliche und serviceorientierte Kommunikation, Sie wirken bei Aufgaben der Personalsachbearbeitung mit, Sie betreuen die elektronische Zeiterfassung und stehen den Mitarbeitenden als Ansprechperson zur Verfügung, Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen rund um den Arbeitsschutz und nehmen die Funktion des Sicherheitsbeauftragten wahr. In dieser Rolle unterstützen Sie die Dienststellenleitung bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zum Arbeitsschutz, Sie bearbeiten Rechnungen und unterstützen im Vertragsmanagement

Empfang, Betreuung und Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden und Gästen, Organisation und Koordination von Meetings sowie Vorbereitung- und Nachbereitung der Konferenzräume, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails in deutscher und englischer Sprache, Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost sowie Postverteilung und Versand, Koordinierung verschiedener Dienstleister wie z.B. Handwerker, Lieferanten, Kuriere und Besucher, Organisation des allgemeinen Büroablaufs, Einkauf und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Unterstützung der Kollegen bei der Erstellung von Präsentationen, Einholen von Angeboten

Sie übernehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten im Vorzimmer der Dienststellenleitung insbesondere die Terminplanung und -koordination, Sie betreuen die Telefonzentrale und sorgen für eine freundliche und serviceorientierte Kommunikation, Sie wirken bei Aufgaben der Personalsachbearbeitung mit, Sie betreuen die elektronische Zeiterfassung und stehen den Mitarbeitenden als Ansprechperson zur Verfügung, Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen rund um den Arbeitsschutz und nehmen die Funktion des Sicherheitsbeauftragten wahr. In dieser Rolle unterstützen Sie die Dienststellenleitung bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zum Arbeitsschutz, Sie bearbeiten Rechnungen und unterstützen im Vertragsmanagement