Organisation und Koordination des Geschäftsführungssekretariats inkl. Terminmanagement, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Eigenverantwortliche Korrespondenz (intern & extern), Erstellen von Präsentationsunterlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Geschäftsreisen, Vorbereitung und Unterstützung von Buchhaltungsprozessen, Verwaltung von Anlagegütern, Vertrags- und Compliance-Management, Unterstützung der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung und Abstimmung mit internen Schnittstellen-/Projektpartnern

Unterstützung bei der Vorbereitung der Ausschreibungsbekanntmachungen, Pflege der Plattformen (AI-Vergabemanager und Confluence), Kommunikation, z. B. Beantwortung von Bieterfragen, Schriftverkehr mit den Rechtsanwälten etc., Unterstützung bei der Angebotswertung, Nachbereitung der Vergaben

Unterstützung bei der Erfassung sämtlicher Gefahrstoffe, Mitwirkung bei der Erstellung eines umfassenden Gefahrstoffverzeichnisses, Unterstützung bei der Implementierung des neuen Gefahrstoffsystems, Eigenständige Dokumentation und Pflege der Projektdaten mit MS Word und Excel, Kommunikation und Abstimmung mit verschiedenen Fachabteilungen

Betriebliche Postbearbeitung in elektronischer Form, Veranstaltungsmanagement (Organisation der Bewirtung, Bestellung des Catering, Vorbereitung der Veranstaltungsräume), Verwaltung der Lagerbestände, allgemeiner Verbrauchsartikel und Büromaterialien, Elektronische Beleg- und Rechnungserfassung

Aktiver Beitrag zum Ausbau neuer Geschäftsfelder, Mitgestaltung der digitalen Transformation (inkl. Einführung neuer Softwarelösungen), Entwicklung und Optimierung kaufmännischer Abläufe (insbesondere im Rahmen der Digitalisierung), Übernahme klassischer kaufmännischer Aufgaben (Schriftverkehr, Telefondienst, Rechnungserstellung)

Allgemeine Büroorganisation, Allgemeine Korrespondenz mit diversen Einrichtungen, Unterstützung des pädagogischen Teams und der Leitung bei anfallenden Verwaltungsaufgaben, Pflege und Bearbeitung aller Daten der elektronischen Akten der Klient*innen (Excel/Sofia), Kostenbeantragungen bei verschiedenen Kostenträgern, Büroartikelbestellung und -verwaltung, Zusammenarbeit / Kommunikation mit Arztpraxen, Eltern, Therapeuten (Anforderung von Förder- und Behandlungsplänen, Heilmittelverordnungen etc.)

Beratung und Betreuung der Studierenden, Organisation der praktischen Studiensemester, Sie wirken bei Evaluierungen und Befragungen mit, Allgemeine Sekretariats- und Serviceaufgaben

Organisation und Koordination von internen und externen Weiterbildungsmaßnahmen, Unterstützung bei der Bedarfserhebung und -analyse in Abstimmung mit Führungskräften und Mitarbeitenden, Pflege und Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Fortbildungsprogramms, Mitwirkung bei HR-Projekten

Kommunikationsschnittstellen zwischen Teamleitung Gebäudemanagement, Verwaltung, Finanzbuchhaltung und externen Firmen, Vorbereitung, Organisation und Dokumentation von Terminen, Besprechungen und Abstimmungen, Pflege und Strukturierung projektbezogener Unterlagen, Unterstützung bei der termingerechten Nachverfolgung von Aufgaben und Zuarbeiten, Organisatorische Betreuung von Instandhaltungs- und kleineren Umbaumaßnahmen, Koordination und Kommunikation mit Dienstleistern im Rahmen von Wartungen und Reparaturen, Dokumentation technischer Abläufe nach den Vorgaben unseres Qualitätsmanagementsystems, Unterstützung bei der Einhaltung von Prüf-, Wartungs- und Sicherheitspflichten, Vertretung der Teamleitung Gebäudemanagement bei Abwesenheit in ausgewählten Aufgabenbereichen

Bearbeitung von Anfragen/Ausschreibungen und Erstellung von Logistikkonzepten für Kunden und Partner im Bereich der Projektlogistik/klassischen Seefracht, Komplette operative Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Abrechnung, Frachteneinkauf bei Dienstleistern, Kompetenter Ansprechpartner für Kunden, Kollegen und Partner, Betreuung von Bestandskunden

Kaufmännische Aufgaben in der Finanzbuchhaltung kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Einkauf kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Vertriebsinnendienst kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben in der Personalabteilung kennenlernen, Umgang mit Telefon, E-Mail, Terminkalender, Word, Excel, PowerPoint und Softwareprogrammen lernen, Begleitung von spannenden Projekten

Vorbereitung von Trainings & Workshops, Unterstützung bei der Vorbereitung, Koordination und Umsetzung von Workshops und Trainings, Projektmanagement, Aufgaben im Bereich der Projektplanung und -steuerung übernehmen, Unterstützung der Berater:innen durch die Erstellung ansprechender Präsentationen und dem Lektorat von Angeboten und Berichten, Weiterentwicklung des Geschäftsfeldes, Unterstützung bei der Recherche, Angebotserstellung und der Akquise neuer Kund:innen, Einblicke in Pitch Decks und Stakeholder:innen Kommunikation, Organisationsentwicklung, Auseinandersetzung mit Fragestellungen rund um die Bereiche Strategieentwicklung, Organisationsdesign, Digitalisierung, Team- und Führungskräfteentwicklung, Unternehmenskultur sowie Talent Management, Recherche zu neuen Inhalten

Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden in personalrelevanten Fragestellungen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen, Pflege und Verwaltung von Personalakten und Stammdaten, Bearbeitung der Ein- und Austritte sowie Vertragsänderungen, Mitwirkung bei der Entgeltabrechnung, Unterstützung bei Recruiting-Prozessen und Onboarding neuer Mitarbeitender, Betreuung der Zeiterfassung, Allgemeine administrative Tätigkeiten im Personalwesen

Allgemeine Vertrags- und Verwaltungsangelegenheiten, Dokumentation und Pflege von Prozessabläufen und Prozessbeschreibungen, unterstützende Tätigkeiten in der Pflege und Verwaltung der Aufbau- und Ablauforganisation, Unterstützung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Unterstützende Tätigkeit im Bereich nichttechnischer Einkauf, Durchführung von Vergabeverfahren

Unterstützung bei der fachlichen und organisatorischen Leitung des Personalcontrollings, Analyse und Aufbereitung personalwirtschaftlicher Kennzahlen für Management, Fachbereiche und Gremien, Weiterentwicklung der Reporting- und Steuerungsinstrumente – von der Datenquelle bis zur Präsentation, Mitwirkung an der strategischen Personalkostenplanung und Erstellung von Forecasts, Aufbau und Optimierung datenbasierter Planungs- und Controllingprozesse, Mitwirkung an Quartals- und Jahresabschlüssen sowie Wirtschaftsplanung, Sparringspartner*in für Vorstand, Bereichsleitungen und andere Stakeholder

Auftragsabwicklung im Bereich ISFH CalTeC – Solarzellen, Durchführung standardisierter Messungen an Solarzellen und Strahlungssensoren, Management der zur Vermessung eingehenden Solarzellen und Proben

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Budgetplanung und Finanzverwaltung sowie in allen administrativen Angelegenheiten, Organisation des Sekretariats inkl. Termin- und Reiseplanung für Forschende und wissenschaftliche Koordination, Assistenz bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, Seminaren und Sitzungen, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen, Anträgen und Berichten, Organisation administrativer Abläufe innerhalb des Clusters, Eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Schriftverkehr mit Drittmittelgebern, Forschungseinrichtungen, u.a. Verwaltungstechnische Betreuung von Gästen und Vorbereitung von Personalangelegenheiten

Sie entlasten die Regionalbereichsleitung Unternehmenskommunikation im Tagesgeschäft, insbesondere bei der Umsetzung des Corporate Design und der Koordination von Veranstaltungen, Sie koordinieren die Gestaltung und Produktion von Informationsmedien in Zusammenarbeit mit der Werbeagentur, Sie unterstützen das Social-Media-Team bei redaktionellen und organisatorischen Aufgaben, Sie erstellen regelmäßig den Pressespiegel und dokumentieren relevante Veröffentlichungen, Sie bearbeiten und verfolgen Rechnungen, Angebote und Bestellungen, Sie übernehmen allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben (Telefonate, E-Mails, Postbearbeitung, Terminplanung usw.)

Aktenführung (Akten anlegen, beschriften, vervollständigen, erneuern, archivieren), Dokumente anfordern, drucken, scannen, Posteingang sichten, Postausgänge vorbereiten und versenden, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Postrücklauf, einfache Anordnungen fertigen, z.B. Adressenänderungen, Änderungen von Bankverbindungen, Formulare und Standardbriefe nach Anweisung ausfüllen und anfertigen und zum Versand aufbereiten

Kaufmännische Betreuung und Steuerung von öffentlich geförderten Projekten und Industrieprojekten, Erstellung von Angeboten sowie Abwicklung von Bestellungen für unsere Industriekunden, Beratung und Unterstützung der Projektleitungen in finanziellen und zuwendungsrechtlichen Fragen, Fakturierung, Überprüfung von Zahlungseingängen und Abwicklung des Mahnwesens, Administration und Betreuung des Zeitnachweissystems CATS im SAP-System, Mitwirkung bei den Hochrechnungen und Jahresabschlüssen, Vertretung der Kreditorenbuchhaltung