Selbstständige operative Abwicklung des Einkaufsprozesses für Rohstoffe (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferüberwachung), Pflege und Aktualisierung von Stammdaten im ERP-System, Termin- und Mengenüberwachung inkl. Reklamationsmanagement, Unterstützung bei Preisverhandlungen und Vertragsvorbereitungen, Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und internen Schnittstellen (Produktion, QS, Produktmanagement), Steuerung des Onboarding-Prozesses für neue Lieferanten

Telefonische und schriftliche Kundenbetreuung (Inbound), Bearbeitung von Stammdaten, Rechnungen, Reklamationen und Beschwerden, Mitwirkung bei der aktiven Sachbearbeitung unserer Kunden, Eigenverantwortliches Bearbeiten von Vorgängen aus den Bereichen Abrechnung, Marktkommunikation, Geräte- und Energiedatenmanagement, etc.

Bearbeitung von Anträgen der Krankenkassen, Sachverhaltsermittlung und –lösung in enger Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen, Schriftwechsel mit Ärzten und Krankenkassen, Vorbereitung von Arbeitsunterlagen für den Vorstand, Erstellung von Erst – und Widerspruchsbescheiden

Planung und Koordination von nationalen und internationalen Warensendungen, Disposition von Transportmitteln unter Berücksichtigung von Kosten, Laufzeiten und Kundenanforderungen, Abstimmung mit Speditionen, Paketdiensten und internen Schnittstellen, Erstellung von Versanddokumenten (z.B. Lieferscheine, Zolldokumente), Überwachung von Lieferterminen und Sicherstellung einer termingerechten Auslieferung, Pflege von Stammdaten und Versandinformationen im ERP-System

Transportmanagement & Auftragsabwicklung: Du planst und koordinierst nationale sowie internationale Transporte – insbesondere im Landverkehr – und stellst sicher, dass unsere Aufträge termingerecht und effizient abgewickelt werden., Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du arbeitest eng mit Einkauf, Projektmanagement, Lager und unseren internationalen Standorten zusammen und bist zentrale Ansprechperson für Speditionen und Dienstleister., Dokumentation & Administration: Du kümmerst dich um Versandpapiere, Lieferscheine und Auftragsdaten im ERP-System und stellst sicher, dass alles vollständig und korrekt läuft., Administrative Aufgabe n: Du prüfst Artikel (P-Artikel), bereitest das System für das Baustellenpacken vor und unterstützt dabei, dass alles reibungslos über unsere Handscanner abgewickelt werden kann., Optional: Zoll-, Export- und Importkenntnisse: Du bringst bereits Erfahrung im Zollwesen mit? Super! Wenn nicht, kein Problem – wir machen dich Schritt für Schritt fit in diesem Bereich.

Wahrnehmung von laufenden Aufgaben in der Finanzbuchhaltung, Sicherstellung der korrekten Erfassung bzw. Kontierung von Geschäftsvorfällen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Regelmäßige Kontenabstimmungen und Überwachung sowie Klärung offener Posten im Debitoren- und Kreditorenbereich inkl. Mahnwesen, Durchführung des Zahlungsverkehrs, Mitwirkung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen, Mitarbeit an der Optimierung und Digitalisierung unserer Buchhaltungsprozesse.

Erstellung von Arbeits- und Änderungsverträgen, Versetzungen, Bescheinigungen, Durchführung des Bewerbermanagements (im digitalen System rexx), Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, Sachbearbeitung nach gesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen Vorgaben, Pflege der digitalen Personalakten (vom Eintritt bis zum Austritt), Stammdatenpflege in P&I LOGA, Erstellung von Arbeitszeugnissen (im digitalen Zeugnismanager), Onboarding von neuen Mitarbeitenden, Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden vor Ort, per Mail und am Telefon

Unterstützung bei der Erstellung von medizinische Produktdatensätzen und Packlisten im Dokumentationssystem, Kontrolle des Bestands, Buchen von Artikeln für das Zentralnachlegelager, Bearbeitung von Packlisten gemäß QM-Standard, Anpassung von Packlisten bei Kundenwünschen, Dokumentation der Aufbereitung, des Versands sowie Rückläufer instand gesetzter Instrumente

Betreuung der Ver- und Anmietungen von Immobilien, Überwachung, Anpassung und Durchsetzung mietvertraglicher Rechte und Pflichten, Durchführung von Objektbegehungen nebst Protokollerstellung, Einleitung / Durchführung der Mängelbeseitigungsmaßnahmen, Steuerung und Überwachung interner und externer Dienstleister (z.B. Bestellanforderungen für Reparaturmaßnahmen), Übernahme Rechnungsprüfung / Vorkontierung und Bezahlung von Versorger- und Handwerkerrechnungen / Zusammenarbeit mit Finanzbuchhaltung, Rechnungslegung von Rechnungen für interne Energie- und Handwerkerleistungen, Erstellung von Mietverträgen – Pflege und Bereitstellung erforderlicher Vertragsdaten für das Berichtswesen, Erstellung und Prüfung von Nebenkostenabrechnungen, Meldewesen bei Medienversorger (Ver- und Entsorgungsbetriebe), Abnahme und Übergabe von Mietraum inklusive Protokollierung, Stammdatenpflege und -kontrolle im CAFM sowie digitales Dokumentenmanagement, grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, allgemeine Korrespondenz sowie projekt – und sachbezogene Sonderaufgaben

Sorgfältige Erfassung, Kontrolle und Pflege von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten sowie von Long-/Short-Listen, Erstellung und Versand von Auftragsbestätigungen, Erstellung u. Verwaltung von Kontrakten, Laufzeiten und Verschiffungsplänen, Erstellen von Einstandskalkulationen, Aufnahme und Bearbeitung von Reklamationen in Zusammenarbeit mit dem QM, Pflege und Aktualisierung von Lieferanten- und Artikeldaten im System, Zentrale Kommunikationsschnittstelle in der Auftragsabwicklung

Bedarf an Materialien erfassen, Plausibilität prüfen und Ursachen bei Abweichungen klären, Durchführung der operativen Produktionsplanung in Abstimmung mit der Produktion, Materialien fristgerecht disponieren, Bestellungen durchführen und Preisanpassungen vorschlagen, Auftragsbestätigungen und Liefertermine überwachen, bei Abweichungen Maßnahmen einleiten, Lieferpläne erstellen, mit Lieferanten abstimmen und Versorgungssicherheit gewährleisten, Reklamationen und Engpässe identifizieren, Lösungen entwickeln und mit Fachbereichen abstimmen, Lieferanten bewerten, Stammdaten pflegen und Inventuren unterstützen

Buchung von Lieferantenrechnungen, Prüfung, Abstimmung und Buchung von digitalen Bankbelegen, Mahnwesen und Inkassobearbeitung, Durchführung der Kreditorenzahlungen, Pflege der Sachkonten, Statistische Meldungen, Pflege der Debitorenkonten und Korrespondenzen

Fachliche Betreuung und die Administration der IT-Systeme im Personalmanagement und Auftragsmanagement, Umsetzung von Administrations- und Konfigurationserfordernissen aus dem Releasemanagement, Mitwirkung in Projekten zur Standardisierung und Automatisierung der Prozesse, Übernahme der internen Fachverantwortung für unser SAP-basiertes Entgeltabrechnungssystem PARISplus, Verantwortung für die Erstellung und Aktualisierung der internen Datenverarbeitung, Erstellung von komplexen Auswertungen und Statistiken, Weiterentwicklung und Pflege interner Standards und Wissensdokumentationen im Rahmen des Qualitäts- und Wissensmanagements, Unterstützung in unterschiedlichen IT-Projekten, Ansprechpartner für unsere IT-Dienstleister, Koordination von Aufgaben im Facilitymanagement

Anlage und Koordination der Raumplanung für BehandlerInnen und Untersuchungen, Erstellung und Anpassung von BehandlerInnen-Kalendern, Hausinterne E-Mail-Korrespondenz mit BehandlerInnen und KollegInnen, Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft und bei Verwaltungsaufgaben (auch im Sekretariatsbereich), Unterstützung des Telefonteams bei der Annahme und Weiterleitung von Anfragen

Bestellungen im Warenwirtschafts- bzw. Bestellsystem unter Berücksichtigung des Budgets, Verwaltung und Einräumen der Waren unter Berücksichtigung, Durchführung von Wareneingangskontrollen hinsichtlich Menge und Qualität, Sicherstellung der Einhaltung aller HACCP-Grundsätze, Hygiene- und Reinigungsstandards, Enge Zusammenarbeit mit der Einkaufsleitung und eigenverantwortliche Übernahme von Teilbereichen

Vermietung und Verpachtung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, Begleitung von Mietverhältnissen (Mietverträge, Wohnungsabnahmen und -übergaben, Kautionsabrechnungen), Bearbeitung von Grundstücksangelegenheiten, Erstellung und Prüfung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, Objektbegehungen und Koordination von Wartungs- sowie Reparaturmaßnahmen, Analyse und Optimierung laufender Betriebskosten

Eigenverantwortliche Anlage und Pflege von Dauermietverträgen in SAP Blue Eagle und Parkierungssystemen, Erstellung und Archivierung des Schriftverkehrs mit Vertragskunden, Kommunikation mit Kunden (persönlich, telefonisch, E-Mail), Ausgabe von Dauerparkmedien an Kunden, Durchführung von Systemauswertungen zu Dauermietverträgen, Abstimmung bei Zahlungsrückständen und Kündigungen mit dem Rechnungswesen, Erstellung monatlicher Regelberichte, Bearbeitung operativer und strategischer Themen

Abwicklung des operativen Einkaufs, Schwerpunkt indirekte Materialien und Dienstleistungen, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, Pflege der einkaufsrelevanten Stammdaten in SAP S/4HANA, Unterstützung im Bereich der regulatorischen Anforderungen (REACH / ROHS / Conflict Minerals), Vertretung im direkten Einkauf, Unterstützung bei Lieferantenverhandlungen und Preisabschlüssen, Mitarbeit bei der kaufmännischen Abwicklung von Lieferantenreklamationen

Prüfen von Zuwendungsbescheiden, Einfordern von Zahlungseingängen, Erstellen von Statistiken, Bearbeiten von immer wiederkehrenden Aufgaben, Bearbeitung von Bewilligungen öffentlicher Zuschüsse und deren Nachforderungen unter Berücksichtigung von spezifischen Förderrichtlinien, Erfassen komplexer Prozesse und Abbilden in Tabellen

Bearbeitung und Verbuchung sämtlicher Vorgänge aller Kassen der Segeberger Kliniken Gruppe, Prüfung der Barkassenabrechnung, Erstellung von Kassenbelegen, Führung der Kassenbücher und Wertsachenverwaltung, Überwachung der Zahlautomaten, Sicherstellung der Bargeldbestände in allen Kassen, Schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen Partnern, Unterstützung in der Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung, Archivierung sämtlicher Geschäftsvorfälle