Unterstützung des Landesgeschäftsführers: Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge, Vertretung des Geschäftsführers im Rahmen des Kompetenzbereichs, Projektarbeit mit Verantwortung: Mitarbeit in und eigenständige Umsetzung von Projekten im Bereich Organisation, Kommunikation und Verwaltung, Event- und Veranstaltungsmanagement: Hilfe bei der Planung, Koordination und operativen Begleitung von Veranstaltungen auf Landesebene, Schnittstelle zwischen Haupt- und Ehrenamt: Kommunikation und Informationsaustausch, Unterstützung bei Fundraising-Aufgaben, Administration und Organisation: Nachbereitung und Vorbereitung von Terminen, Korrespondenz, Terminkoordination und Erstellung von Entscheidungsgrundlagen

Unterstützung der Einrichtungsleitung in allen Belangen des Tagesgeschäfts, Übernahme administrativer Aufgaben zur Entlastung der Einrichtungsleitung, Steuerung und Durchführung von Projekten und Koordination von Arbeitsgruppen, Mitarbeit und Mitgestaltung in der Planung und Umsetzung von strukturellen und organisatorischen Änderungen, Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Besprechungen

Unterstützung im Ausbildungsmanagement (z. B. Koordinierung von Terminen der Ausbildungsleitung), Begleitung der Ausbildungsleitung bei Terminen, Veranstaltungen und Projekten (z. B., Azubi-Events, Besprechungen etc.), Organisation von Recruitingauftritten (z. B. Ausbildungsmessen oder Workshops in Schulen), Pflege und Neugestaltung der Ausbildungshomepage, Mitarbeit an Projekten sowie eigenständige Begleitung von kleinen kreativen Projekten, Erstellen von Texten mit Außenwirkung im Themenbereich Ausbildung sowie Ausbildungscontent für die sozialen Medien, Recherche und Aufbereitung von Materialien zur Modernisierung der Ausbildungsstrukturen, Neuanlage der Ordnerstrukturen in einem Digitalen Management Systems, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft (z. B. Änderungen im Zeitmanagementsystem von Auszubildenden), Bearbeitung von Personalfällen in Sachen Gastauszubildende (vom On-Boarding bis zum Ende des Praktikums)

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Mitwirkung bei der Vorbereitung von Meetings, Konferenzen & Veranstaltungen, Protokollierung und Dokumentation von Projektprozessen und -ergebnissen, Umsetzung der finanz- und verwaltungsbezogenen Vorgaben für das Projekt (z. B. Teilnehmerlisten führen, Kofinanzierung sichern, Belege weiterleiten, Vergleichsangebote einholen), Enge Kommunikation und Kooperation mit Projektleitung und Sachbearbeitung Finanzen, Unterstützung bei der Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Übernahme von Reise- und Terminkoordination, Führen der administrativen Projektakten

Selbstständige Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen für das Management, Prüfung und Verbuchung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Reports für Accounting und Behörden, Aktive Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung (z. B. On-/Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen), Pflege und Aktualisierung unserer HR-Systeme (z. B. Schulungsdatenbank), Mitarbeit bei administrativen HR-Aufgaben sowie spannenden Projekten

Mitarbeit und Unterstützung bei der Finanzverwaltung, Rechnungsbuchhaltung und Kontoführung mittels SAP, Mitarbeit und Unterstützung bei der Personalverwaltung (Erstellung von Verträgen & Verwaltung der Personalunterlagen), Mitarbeit und Unterstützung bei der Reisekostenverwaltung (Beantragung & Abrechnung von Dienstreisen), Bestellwesen (Bestellung von Büromaterial etc.), Korrespondenz in Deutsch und Englisch, allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroarbeiten, Betreuung ausländischer Gäste sowie Organisation von Veranstaltungen

Zentrale Anlaufstelle in der Verwaltung sein, Sich um reibungslose Abläufe in der Einrichtung kümmern, Allgemeine Verwaltungsaufgaben übernehmen (Rechnungen, Kasse, Korrespondenz, Kommunikation mit Buchhaltung/Personalstelle/Behörden, u.a.), Assistenz der Einrichtungsleitung bei Organisation, Koordination, administrativen Aufgaben und Schnittstellenfunktion Kommunikation und Korrespondenz, Unterstützung der Abteilungsleitungen bei administrativen Aufgaben

Organisation und Abwicklung von Anträgen bei der Kassenärztlichen Vereinigung unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben und Fristen, Unterstützung bei der Beantragung von Weiterbildungsbefugnissen, Mitwirkung bei wirtschaftlichen Planungen, Personaladministration: Zeiterfassung, Bewerbermanagement (MFA, MFA-Azubis), Fortbildungskoordination, Zentrale Ansprechperson für die ärztliche Leitung, das medizinische Personal sowie Schnittstelle zur Geschäftsführung, Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben im MVZ-Betrieb, Datenverarbeitung und Auswertung mit CGM M1 Pro, Sonderaufgaben im Rahmen der Assistenz der Geschäftsführung/Kaufmännischen Leitung des Krankenhauses

Büroorganisation (Telefondienst, Terminplanung, Ablagegestaltung zumeist in digitaler Form, Postversendung, Raumvergabe, Organisation von Dienstreisen etc.), Buchhalterische Tätigkeiten vor Ort und in Vorbereitung zur Weiterverarbeitung in die Zentralverwaltung des Trägers, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten auf der Grundlage üblicher PC-Programme; dazu gehört z. B. allgemeiner Schriftverkehr wie Einladungen, Bescheinigungen sowie Anforderung von Unterlagen bei zuständigen Behörden, Dokumentation der eigenen, Klienten bezogenen Tätigkeiten in einem Dokumentationsprogramm (digitale Aktenführung), Im Bedarfsfall Vertretung an anderen Standorten innerhalb des Sekretariatsteams, Betreuung des Empfangsbereiches für das Klientel sowie allgemeine Gästebetreuung

Selbstständige Durchführung von Service- und Instandhaltungsarbeiten, Inbetriebnahme verschiedenster Anlagentypen und Komponenten, Programmierung, Inbetriebnahme und Übergabe der Anlagen, Erfassung von Kundeninformationen über mögliche Auftragserweiterungen, Kundenwünsche und über die Kundenzufriedenheit, Zuarbeit zur Angebotserarbeitung mit dem Serviceleiter