Anlage und Pflege von Kundenstammdaten, Auftragsannahme und -erfassung im ERP-System, Überwachung der Liefertermine und Nachlieferungen, Auslagerung und Rechnungserstellung, Bearbeitung von Reklamationen und Warenretouren sowie Gutschriftenerstellung, Telefonische und schriftliche Kundenbetreuung, Bearbeitung/Prüfung von Auswertungen, z. B. aus dem Controlling oder Vertrieb, Eingabe von Preislisten und Listungen

Empfang und Betreuung von Gästen sowie Bedienung der Telefonzentrale, Organisation von Zutritts- und Besucherausweisen sowie Post- und Paketmanagement, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Obst, Pflege und Organisation des Empfangsbereichs sowie der Konferenzräume, Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen (Vorbereitung, Catering, Nachbereitung), Administrative Unterstützung, z. B. bei Rechnungsprüfung, Travel-Management (über TravelPerk) und als Schnittstelle zu Dienstleistern, Ansprechpartner:in für Kolleg:innen bei Fragen rund um Büroorganisation und Standortservices

Du bist verantwortlich für die Auftragsanlage und -bearbeitung und stehst in engem Kontakt und Austausch mit unseren Kunden, Du übernimmst die effiziente Einsatzplanung für unsere Kundendiensttechniker, Weiterhin wirst Du für die Koordination und Planung von Servicepartnern verantwortlich sein, Du organisierst die Auftragsabwicklung sowie die Betreuung von Kundenanliegen, Du bestellst das zur Auftragsabwicklung benötigte Material und überprüfst die fristgerechte Lieferung, Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften an unsere Kunden und innerhalb des Konzerns über erbrachte Lieferungen und Leistungen auf Basis der vertraglich vereinbarten Konditionen, Abstimmung und Korrespondenz mit unseren Kunden und internen Abteilungen (Konzern) zur erfolgten Rechnungslegung, Mahnläufen, Reklamationen etc., Aktive Mitarbeit an der Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse sowie entsprechender Neuentwicklungen

Direkte Zusammenarbeit mit der Klinikgeschäftsführerin bei der Bearbeitung klinikspezifischer oder Verbundprojekte, Zusammenarbeit mit Schnittstellen aller Bereiche der Klinik, Koordination von Informationsweitergabe, Organisationsaufgaben, Allgemeine administrative Tätigkeiten (Post, Korrespondenz, Terminplanung), Verbindungsstelle für externe Kommunikation

Organisation von Konsilen, Blutabnahmen, Aktenpflege, Befundanforderungen

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten (Ausstellen von Bescheinigungen, Bearbeitung von Retouren, Vorabversand von Studienmaterial, Bearbeitung von Rücktritten, Erstellen von Gebührenquittungen, Vertragsverlängerungen), Allgemeine organisatorische Unterstützung bei Arbeitsabläufen im Studienservice, Möglichkeit zur Erweiterung des Tätigkeitsbereichs nach Absprache

Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung (z. B. Unterlagensichtung, Fristenkontrolle, Ablage), Vor- und Nachbereitung von Verträgen und Dokumenten, Erstellung von Bescheinigungen, Serienbriefen und interner Korrespondenz, Ansprechperson für Kolleg*innen und externe Stellen bei organisatorischen Fragen, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Unterstützung bei internen Projekten und der Organisation von Teamevents, Aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsstrukturen

Organisation und Planung des Ausbildungsbetriebs in Zusammenarbeit im dem Team mit dem Schwerpunkt Pflegeschule, Fehlzeitenerfassung und Kontrolle der Praxisordner der Schüler*innen, Drucken von Zeugnissen und Verträgen als Seriendruck, Allg. schriftliche Korrespondenz und Ansprechpartner für Dozenten, Schüler*innen sowie Praxisbetriebe, Administrative Unterstützung unserer Praxisstellenkoordinator*innen

Begrüßen, verbinden, unterstützen – für Lernende, Lehrende und Leitung, Managen von Bewerbungen, Fehlzeiten und Zugangsdaten, Vorbereiten von Prüfungen, Planen und Buchen von Exkursionen, Mitgestalten von Events und Bewerbungsrunden, Organisieren: Material, Post, Calls und Mails, Strahlen als Herz des Campus – deine Energie hält alles zusammen

Alle Aufgaben rund ums Auftragsmanagement, von der Bearbeitung der Anfragen über die Auftragserfassung bis hin zur finalen Bestellabwicklung, Verantwortung für die Pflege und Kontrolle der Stammdaten unserer Kunden unter Berücksichtigung aller relevanten buchhalterischen Zusammenhänge sowie Archivierung der Kundenakten, Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen sowie Retouren, Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Außendienst-Team, Mitarbeit an kontinuierlicher Optimierung der Prozesse, Administrative Aufgaben

Assistenztätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben neben allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Stellvertretende Führung des Sekretariats des Klinikdirektors, Unterstützung im Personalwesen (Bewerbermanagement, Einstellungsverfahren, Zeugniserstellung), Schreiben und Verwalten von Korrespondenz, Patientenanfragen u. ä., Unterstützung des ärztlichen und pflegerischen Personals bei Terminvergabe, Befundauskunft und sonstiger Anfragen, Zuweisendenpflege, incl. Newsletter Klinik, Homepage, Arztbriefbearbeitung (Korrektur und Versand), Organisation und Management von Fortbildungen (Charité interne und externe Fortbildungen), Außendarstellung, Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Drittmittelbearbeitung und Verwaltung, Bearbeitung von konsumtiven und investiven Bestellungen, Rechnungsbearbeitung, Budgetüberwachung, Kostenerstattungen,Mitarbeit Abrechnung Privatambulanz

Terminkoordination, Terminvor- und -nachbereitung, Protokollführung sowie Wiedervorlagemanagement, Organisation von ressortinternen Abläufen, der Ablagestruktur sowie Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen und Mustern, Selbstständige Bearbeitung und Archivierung von Schriftverkehr sowie Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Beantragung von Soft- und Hardware sowie weiteren Berechtigungen, Pflege des Intranets für das Ressort FM

Erstellung von Präsentationsunterlagen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Betreuung von externen Besuchern, Sicherstellung des Informationsflusses zu anderen Organisationseinheiten, Kennzeichnung, Dokumentation und Archivierung von Unterlagen, Unterstützung bei der Durchführung von Genehmigungsverfahren (z.B. Erstellung von Antragsunterlagen und Verfolgung der Abarbeitung von Nebenbestimmungen), Erledigung von Sekretariatsarbeiten

Effiziente Bearbeitung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen, Präzise Pflege von Kundendaten, Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen, Kommunikation mit Kranken-, Pflegekassen und anderen Finanzierungsträgern, Gewissenhafte Postbearbeitung, Sachbearbeitung mit Fokus auf Detailgenauigkeit

Planung und Struktur in den täglichen Betriebsablauf bringen, Termine koordinieren, Meetings vorbereiten, betriebliche Herausforderungen strukturieren, E-Mails bearbeiten, Telefonate führen, Terminmanagement via MS Outlook, Bürotätigkeiten bedienen (Büromaterialbestellung, Dokumentenablage), an vielfältigen Themen des Betriebes mitwirken, übergreifend mit anderen Bereichen zusammenarbeiten, in Präsenz im Büro arbeiten, in unterschiedlichsten Aufgabenkonstellationen mitwirken, sich in neue Themen einarbeiten

Empfang und Betreuung von Besucher*innen in der Kernarbeitszeit von 9-15 Uhr, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Informationsauskunft, Bearbeiten der täglichen Post, Erstellen von Korrespondenzen, sowie Terminplanung und -überwachung, Konferenzraummanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Verwaltung des Büromittellagers, Bestellung von Büromaterial und Rechnungsprüfung, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Erstellen von Protokollen

Assistenz der Geschäftsbereichsleitung, u. a. Terminsteuerung u. -überwachung, Selbstständige Organisation des Geschäftsbetriebes, Organisation/Vorbereitung von Besprechungen/Sitzungen sowie Dienstreisen, Übernahme von organisatorischen Teilaufgaben nach grober Vorgabe, Planung/Vorbereitung von Arbeits- und Entscheidungsprozessen oder kleineren Projekten, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Überwachung der Beschlussausführung in Abstimmung mit Abteilungsleitungen/Geschäftsbereichsleitung, Einfache Sachbearbeitung aus verschiedenen Abteilungen des Geschäftsbereiches

Unterstützung der fünf Bereichsleitungen hinsichtlich des anfallenden Schriftverkehrs und eingehender Telefonate gemeinsam mit einer Kollegin, Terminplanung einschließlich Vorbereitung von internen Veranstaltungen (Raumreservierung und -ausstattung, Bewirtung, etc.), Sichtung und meist digitale Verteilung von Eingangspost und -rechnungen, Archivieren von Dokumenten in der Dokumentenmanagementsoftware EASY, Übernahme von Organsisations- und Dokumentationsaufgaben im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungen und betriebsärztlichen Untersuchungen unserer Klient*innen und Mitarbeiter*innen, Sachbearbeitungsaufgaben für ehrenamtlich Mitarbeitende wie Datenanlage und -pflege sowie Auszahlung der Aufwandsentschädigungen, Mitarbeit bei der Bearbeitung von Praktika (z.B. Weiterleitung von Anfragen, Archivierung von Dokumenten)

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings unter Nutzung moderner Kommunikations- und Kollaborationstechnologien, Vorbereitung von Veranstaltungen, wie dem SkF Jubiläum 2026, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien