Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf, sowie Bestandskontrolle, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten (Küchen, Besprechungsräume), Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben (z. B. für Reparaturen) und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r (gemeinsam mit einer Kolleg:in in gegenseitiger Vertretung), Anforderung und Prüfung von Angeboten z. B. im Rahmen von Umbauten und Wartungen, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Stellenbeschreibungen tippen, Arbeitszeugnisse erstellen, Daten & Dokus pflegen, Beim Onboarding mitmischen

Sicherstellung der Büroorganisation sowie Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs, Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für die Lohnerfassung, Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze sowie des Bettenteams, Durchführung von Reinigungskontrollen nach Leistungsverzeichnis und vereinbarten Standards, Enge Zusammenarbeit mit und Vertretung der Objektleitung Reinigung Suhl, Erstellung und Bearbeitung von Rapporten

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Organisation der persönlichen Termine und Fristen des Bereichsleiters und weiterer Berufsträger, Steuerung und Übernahme der organisatorischen Aufgaben für den Geschäftsbereich, Betreuung von Auszubildenden, Studenten und Praktikanten sowie die Organisation des Onboarding-Prozess in der Abteilung, Berichtswesen sowie Ausarbeitung und Überwachung abteilungsinterner Prozessabläufe, Aktenführung, Postbearbeitung, Korrespondenz mit internen und externen Stellen, Typische Aufgaben einer/eines Rechtsanwaltsfachangestellten

Eigenständige Beschaffung von Arbeitsmitteln (Büromaterial, Möbel, Schulungen), Überblick über Verträge im digitalen Vertragsmanagementsystem, Bearbeitung elektronischer Rechnungen und Erstellung von Kostenübersichten, Aktive Gestaltung des Raummanagements in Zusammenarbeit mit dem Facility Management, Pflege und Aktualisierung von Raumplänen, Koordination von bereichsinternen Umzügen, Sicherstellung der Ausstattung der Mitarbeitenden mit Arbeitsmitteln und Büroausstattung, Steuerung und Überwachung organisatorischer Prozesse bei Personalveränderungen, Zentrale Ansprechperson im Office-Management für Mitarbeitende

Formale /organisatorische Qualitätskontrolle von Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von deutschen und fremdsprachlichen Verträgen mit externen Fachleuten, Unterstützung der Kolleg*innen bei Digitalisierungsprozessen, in IT-Fragen und bei Recherchen, Pflege von Datenbanken, insbesondere der Gutachterdatenbank, Ablagemanagement, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Unterstützung der Kolleg*innen im organisatorischen und administrativen Bereich (Informations- und Terminmanagement, Reisevor- und Nachbereitung, Besucherbetreuung)

Unterstützung der Geschäftsführung, Pflege des Terminkalenders sowie Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Geschäftsterminen, Eigenverantwortliche Bearbeitung aller Sekretariatsaufgaben, Erarbeiten und Erstellen von Präsentationen, Statistiken und Reports, Verwaltung des Büroalltags und zentrale Anlaufstelle für verschiedene Anliegen., Durchführung von Bestellvorgängen, einschließlich der Lieferantenauswahl, Angebotseinholung, Auftragserstellung und Prozessüberwachung, Bearbeitung der täglich eingehenden und ausgehenden Post, Sonstige administrative Aufgaben im Arbeitsalltag

Unterstützung insbesondere des CTO's und CPO's im operativen Tagesggeschäft, Planung und Koordination von Kalendern, Terminen und Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten (inkl. Protokollführung, To-do-Tracking und Follow-up), Eigenständige Pflege und Organisation der E-Mail Postfächer, Verwaltung von Bereitschaftsdiensten sowie Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen, Übernahme von ad-hoc Anliegen und Unterstützung in organisatorischen Themen

Bearbeitung und Erstzuordnung der Post, Statistische Erfassung, Telefonservice für Anfragen, Assistenz der Fachbereichsleitung, Administrative Unterstützung des techn. Dienstes, Tabellen- und Fristenverwaltung, Durchführung von fachbereichsinternen Abfragen, Koordination der Fortbildungen, Vorselektion, Fristenüberwachung und Anmeldung, Betreuung der Papierregistratur und elektronischen Akten (enaio), Mitarbeit bei der Bearbeitung des elektronischen Anlagenkatasters (ANKA), Korrespondenz mit Anlagenbetreibern

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Posteingänge, Fristen und Ablagen verwalten, Rechnungen, Fördermittel und Haushaltspläne managen, Termine, Sitzungen und Protokolle organisieren, Projekte planen, steuern und koordinieren, Pressemitteilungen schreiben, Webseite aktuell und spannend halten, Bürger über aktuelle Themen informieren, Ansprechperson für Bürger beim VVS-Ticketverkauf sein, Energieberatung gemeinsam mit Partnern organisieren und bewerben

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Unterstützung im Bereich der Zeiterfassung, Mitarbeit bei anstehenden Digitalisierungsprojekten, Verwaltung der regelmäßigen arbeitsmedizinischen Untersuchungen, Seminarverwaltung

Erstellung von Auftragsbestätigungen, Erstellung von Präsentationen, Auftragsanlage, -verwaltung und Rechnungserstellung mit DATEV, Unterstützung bei der Berichterstellung mit AP Comfort, Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs vorwiegend in deutscher Sprache, Koordination und Überwachung von Terminen inkl. Vor- und Nachbereitung, Erledigung von administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung von Schriftsätzen und selbständige Vorbereitung der Korrespondenz, Überwachung von Fristen und Terminen, Recherchetätigkeiten (u.a. Handelsregister, Veröffentlichungen, Datenbanken), Systematische digitale Aktenführung und strukturierte Ablage

Projektmanagement, insbesondere Ressourcenplanung und -überwachung, Erstellung und Überwachung von Arbeits- und Zeitplänen, Unterstützung bei der Beantragung von Drittmittelprojekten in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Mitarbeitenden und Beobachtung relevanter Förderprogramme, Bewirtschaftung von zugewiesenen Haushalts- und Drittmitteln inkl. Verwaltung der Projektbudgets, insbesondere Überwachung des Einsatzes von Personalkapazitäten und des Mittelabflusses, fortlaufende Budgetkontrolle, Auflistung und Prüfung der Belege für projektbezogene Ausgaben, Erstellung von Verwendungsnachweisen und Abschlussberichten gemäß Vorgaben der Drittmittelgeber, Vorbereitung und organisatorische Betreuung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Workshops, Verbundtreffen, internationalen Konferenzen), Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen, allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben (auch in englischer Sprache), insbesondere Terminkoordination, Post- und Mailbearbeitung, Büroorganisation; Pflege der Homepage der Professur, Führen von Statistiken und Dokumentationen, studienbezogene Aufgaben, wie Erteilung von einfachen Auskünften in Studien- und Prüfungsangelegenheiten, organisatorische Prüfungsvor- und -nachbereitungen

Unterstützung der Leitung in allgemeinen Bürotätigkeiten, Mailkorrespondenz, Aktenablage und Sortiertätigkeiten, Beantworten von Telefonanfragen, Listenpflege

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Entlastung der Leitung durch engen Austausch, Organisation und Leitung des BackOffice/Sekretariats der Abteilung Bau und Technik, Koordinierung und Organisation von zentralen Aufgaben, Unterstützung bei der Vorbereitung von Geschäftsvorhaben und Entscheidungen sowie bei Mitarbeiterthemen, Mitwirkung der Strukturierungsmaßnahmen der Abteilung und der damit zusammengehörigen Optimierung der Prozessabläufe, Projektassistenzaufgaben für anstehende Großprojekte in der Abteilung Bau & Technik, Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Angebotsanfragen / -einholung, Angebotsauswertung / Preisspiegel, Erstellen von Aufträgen / Werkverträgen über PEGASOS-Software, Rechnungsbearbeitung über Pegasos, Erstellen von Wartungsverträgen