Verantwortung für die organisatorische Planung und Durchführung von medizinisch-pflegerischen Fortbildungen, Koordination von Terminen, Räumen und Catering, Pflege der Veranstaltungsdatenbank (Kufer), Enge Zusammenarbeit mit Kunden und Dozenten

Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Koordination der internen und externen Kommunikation, Unterstützung bei der Aufgabennachverfolgung und -erledigung, Mitarbeit bei der Gestaltung von Präsentationen und digitalen Medien

Lieferanten betreuen: Sie bearbeiten Bestellungen, holen Rückmeldungen ein, erinnern bei Verspätungen und kümmern sich um Reklamationen., Dokumente & Nachweise verwalten: Sie fordern technische und rechtliche Bescheinigungen an (z. B. zu Umwelt- und Materialvorgaben) und bereiten Unterlagen für unsere Kunden und die Produktion vor., Produktions- und Kundenaufträge unterstützen: Sie geben Betriebsaufträge frei, bereiten Unterlagen für die Fertigung vor und helfen im Verkauf bei der Auftragserfassung – besonders wenn viel los ist.

Unterstützung der Unternehmensbereichsleitung und der Fachbereichsleitung im Tagesgeschäft, Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen (Besprechungen, Workshops, etc.), Eigenverantwortliche interne und externe Korrespondenz sowie die Kommunikation via E-Mail, Telefon und Instant-Messaging, Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Erstellung von Präsentationen, Anfertigung von Protokollen und Aufbereitung von Unterlagen, Übernahme von Recherchetätigkeiten und Unterstützung bei der Organisation zur Zertifizierung ISO 9001:2015

Bearbeiten von Stellendokumentationen, Bearbeiten der Angelegenheiten der Stellenbewirtschaftung, Bearbeiten der allgemeinen Angelegenheiten der Organisation und des Vorschriftenwesens, Bearbeiten der Angelegenheiten der Aufbau- und Ablauforganisation, Mitwirken bei Dienstvereinbarungen, Dienstanweisungen, Hausverfügungen und Hausbekanntmachungen, Wahrnehmen der Gebäudebwirtschaftung in Zusammenarbeit mit der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Personalsachbearbeitung von ca. 200 Personalfällen, Erfassung von Mitarbeiterdaten (Urlaub und Fehlzeiten) im Zeit- und Entgeltprogramm, Stammdatenpflege, Fristen- und Terminplanung und Kontrolle, Erfassung von Dienstplänen, Mitarbeiterarchiv organisieren/verwalten, Ablage personenbezogener Unterlagen in der jeweiligen Personalakte, Postbearbeitung, Excel – Auswertungen erstellen und aufbereiten, Prüfen und Erfassen von Dienstreiseanträgen

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Terminplanung, -koordination und -überwachung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz, Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Protokollen, Unterstützung der Geschäftsführung bzw. der einzelnen Abteilungen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonmanagement, Pflege und Verwaltung von Akten und Ablagesystemen, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Dienstleistern

Empfangen von Studierenden, Dozierenden und Gästen und erste:r Ansprechpartner:in für ihre Anliegen, Bearbeiten von Anträgen und Dokumenten und Unterstützung bei administrativen Fragen, Pflegen von personenbezogenen Informationen und Sicherstellen der Aktualität, Koordinieren der zentralen Korrespondenz, vor allem per E-Mail und Telefon, Kümmern um Postbearbeitung, Materialbestellungen und die Organisation des Office-Alltags, Mitwirken bei der Vorbereitung und Durchführung unterschiedlicher Veranstaltungen

Administrative Unterstützung des Leitungsteams im täglichen Arbeiten, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen und Nachweisen im Qualitätsmanagementsystem, Vorbereitung und Unterstützung bei internen und externen Audits, Organisation von Schulungen, Fortbildungen und Unterweisungen, Beschaffungswesen und Lagerverwaltung für Verbrauchs- und Betriebsmaterialien, Kommunikation mit internen und externen Schnittstellen, Terminplanung, Schriftverkehr und allgemeine Verwaltungsaufgaben

Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie in der internen und externen Kommunikation, Schnittstelle zwischen den Teams (bereichsübergreifend) und der Abteilungsleitung, Begleitung des Abteilungsaustauschs inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben, Anfertigung von aussagekräftigen Reportings und Kennzahlenübersichten, Prüfung von Projektunterlagen, Terminplänen und Kosten, Zusammenfügen relevanter Informationen und Erarbeitung fundierter Entscheidungsvorlagen, Präsentationsunterlagen sowie Dokumentationen, Koordination bereichsübergreifender übergeordneter Projekte und maßgebliche Beteiligung an der erfolgreichen Umsetzung

Unterstützung bei operativen und strategischen Aufgaben zur effektiven Steuerung des Tagesgeschäfts und zur Umsetzung zentraler Unternehmensziele, Erstellen von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Durchführung interner und externer Recherchen zu Geschäftsvorhaben als Grundlage für fundierte Entscheidungen und strategische Planungen., Eigenständige Verantwortung, Planung und Umsetzung von kleineren Projekten im Verantwortungsbereich des COO, Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung eines effizienten Informationsflusses zwischen Standorten, COO und Abteilungen, Schnittstelle zum Marketing insbesondere für Social Media und Öffentlichkeitsarbeit, Verantwortung für das vollständige Office-Management sowie die professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft/bei operativen Verwaltungsaufgaben, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen (z.B. Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsgrundlagen), Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten – von der Planung bis zur Umsetzung, Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern, Terminkoordination, Reisemanagement und allgemeine Verwaltungsaufgaben

Vorbereitung von Unterlagen für Grundbuchämter und andere Behörden und Begleitung deren Einreichung, Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Stadtverwaltungen und anderen öffentlichen Stellen, Pflege interner Dokumentationen und Datenbanken, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben in der Immobilienabteilung

Begleitung, Abrechnung und Controlling komplexer Projekte inkl. Erstellung von Reportings, Abweichungs- und Risikoanalysen, Vorbereitung und Aufbereitung von Finanzunterlagen für Fachbereiche, Vorstand und Gremien (z. B. Quartalszahlen, Hochrechnungen, Standardkalkulationen), Durchführung von Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Dokumentation gemäß Fördervorgaben, Entwicklung, Analyse und Monitoring von Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Einführung zentraler Verfahren, Unterstützung der Wirtschaftsplanung und bei Kalkulationen neuer Projektanträge

Finanzielle Koordination von Drittmittelprojekten verschiedener Geldgeber und Sicherstellung der Einhaltung von entsprechenden Bewilligungsbestimmungen, Laufende Projektabwicklung, insbesondere Erstellen von Mittelanforderungen, Verwendungs­nachweisen, Änderungsanträgen, Selbstständiges Projektcontrolling mit Budgetüberwachung und Budgetplanung, Jahresabschluss­arbeiten, Entwicklung und Durchführung von Prozessoptimierungen im administrativen Bereich und Projektcontrolling in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Aktive Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und Veranstaltungsmanagement, Inhaltliche und gestalterische Pflege des Internetauftritts der Forschungsschule, Konzeptionelle Entwicklung von Marketingmaßnahmen und Durchführung in Abstimmung mit der Geschäftsführung, Urlaubsvertretung für den Bereich Personal und Administration

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

Unterstützung des Projektmanagements und des Projektteams, Pflege und Überwachung von Projektplänen und des Projektportfolios, Projektdokumentation und Reporting für die Geschäftsleitung, Koordination interner Abläufe und enge Abstimmung mit allen Projektbeteiligten und Schnittstellenpartnern, Termin- und Besprechungskoordination sowie deren Vor- und Nachbereitung, Teilnahme an Projektbesprechungen, Verfassen von projektbezogenen Protokollen und Berichten, Allgemeiner Schriftverkehr

Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben, Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung, Bearbeitung der Korrespondenz des Klinikdirektors, Erstellung von Power-Point Präsentationen, Drittmittelverwaltung, Schreiben nach Diktat

Ansprechpartner*in für Kollegen vor Ort und Mitarbeiter*innen des Shared Offices, Empfang von Besucher*innen und Kolleg*innen aus anderen Octopus Einheiten, Verantwortlich für die gesamte Büroorganisation, Bestellungen und Koordination von Büromaterial, Annahme von Lieferungen, Buchung von Zugtickets und Hotels für Bewerber*innen, Bereitstellung von Obst und Knabbereien, Überblick über Lager und notwendige Bestellungen (Merch, Büroequipment), Unterstützung bei internen Events und Workshops (Management von Essen, Raumbuchung, Materialien, Equipment), Unterstützung neuer Mitarbeiter*innen beim Onboarding (z.B. PC Set Up)

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen