Erstellung, Sammlung, Prüfung und Dokumentierung von Rechnungen, Bearbeitung, Prüfung, Kontierung und Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenabrechnungen inklusive Buchung der Geschäftsvorfälle, Finanzbuchhaltung und -verwaltung, Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss, Vorbereitung und Kontrolle von Zahlungsanweisungen, Kommunikation mit Dritten außerhalb der Organisation, z.B. Kunden, Ämtern und Behörden

Bearbeitung der monatlichen Entgeltabrechnung, Erstellung und Anpassungen von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen sowie Auswertungen und Statistiken, Betreuung unserer Beschäftigten in allen personalrelevanten Fragestellungen, inklusive Datenpflege und Führung der digitalen Personalakten, Umsetzung gesetzlicher Änderungen und neuer Anforderungen in unserer Abrechnungssoftware fidelis.Personal, Austausch mit internen Ansprechpartnern sowie externen Institutionen wie Behörden und Sozialversicherungsträgern, Einbringung und Entwicklung von Ideen für die Gestaltung unserer betrieblichen Sozialleistungen

Begründung, administrative Betreuung sowie Beendigung von tariflichen Beschäftigungs- und beamtenrechtlichen Dienstverhältnissen, Selbstständige Sachbearbeitung aller anfallenden arbeits- und beamtenrechtlichen Fragestellungen sowie aller sonstigen allgemeinen personalrechtlichen Vorgänge, Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Überprüfung der befristungsrechtlichen Zulässigkeit bei befristeten Arbeitsverträgen, Erstellen und Überprüfen von Zeugnissen, Erstellung von Berichten und Vorlagen zu Personalthemen, Fachliche Anleitung von Auszubildenden, Unterstützung und Beratung der Mitarbeitenden in personalbezogenen Fragestellungen, Unterstützung der Führungskräfte bei der Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher und sonstiger Vorschriften, Betreuung von Vorstellungsgesprächen im Zusammenhang mit der Personalgewinnung, Aktive Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Abläufen

Prüfung, Zuordnung und Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Allgemeine Finanzbuchhaltungsaufgaben im Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenbereich, sowie Kassen- und Bankbuchungen, Abwicklung des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens, Unterstützung bei der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse, Anlagenbuchhaltung, Reporting an die Geschäftsführung, Kostenstellenberichte und KPIs, Schnittstelle zu Steuerberatung und Wirtschaftsprüfern, Interne Schnittstelle zu den Kostenstellenverantwortlichen, Digitalisierung und Modernisierung der bestehenden Buchhaltung

Leitung des Bereichs Personal stellvertretend und Übernahme von Projektarbeit, Personalsachbearbeitung und Personalverwaltung (Einstellungen, Änderungsverträge, Abmahnungen, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Austritte, Zeugniserstellung), Vorarbeit für die Gehaltsabrechnung, die von einem externen Dienstleister erstellt wird, Koordinierung der Zeitwirtschaft, der Arbeitssicherheit und den Datenschutz, Ansprechperson für Mitarbeitende und Leitungskräfte

Unterstützung bei der Durchführung der Einzel- und Konzernabschlüsse nach HGB, Laufende Buchführung (Debitoren & Kreditoren, Anlagevermögen, Hauptbuch) und die dazugehörige Kontenabstimmung, Bankbuchungen, Pachteneinstellung (Dauerbuchungen) und Abstimmung, Erstellung und Erfassung von Rechnungen, Übernahme von Umsatzsteuervoranmeldungen

Unterstützung der Personalleitung bei konzeptionellen Aufgaben wie dem Aufbau eines Bewerber- oder Qualifizierungsmanagements, Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung unserer Personalprozesse, Unterstützung im Personalrecruiting, Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Betreuung der Führungskräfte sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei personalwirtschaftlichen und arbeitsrechtlichen Fragestellungen

Hauptansprechpartner*in für Führungskräfte und Beschäftigte in allen Personalfragen, Mitwirkung an der Strategieentwicklung, Planung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung, über Entgeltthemen, Vertragsgestaltung und Personalfreisetzung, Begleitung von Führungskräften in deren Überlegungen und Handeln, Erkennung der HR-Wirkungsfelder, Mitwirkung an Veränderungsprozessen im Unternehmen, Umsetzung von HR-Projekten, Verantwortung für die Personalgewinnung, Zuständigkeit für das Recruiting im Ausland in Zusammenarbeit mit Agenturen, Ansprechpartner für internationale Kandidat*innen und Beschäftigte im Berufsanerkennungsverfahren, Organisation der Teilnahme an Jobmessen für die gesamte Unternehmensgruppe

Führen von Analysen in allen Feldern der Unternehmenssteuerung, Entwicklung von Lösungen zur Unternehmenssteuerung, Betreuung der Kunden vor Ort in ganz Deutschland, Arbeiten im Projektteam – mit und ohne Kund:innenbeteiligung, Leiten und Unterstützen von Workshops zu Steuerungskonzepten, Schnelles Einarbeiten und Spezialisieren in mindestens einem Fachgebiet

Sach- und termingerechte Erfassung und Pflege der Personalstamm- und Bewegungsdaten im Entgeltabrechnungssystem einschließlich der Entgeltabrechnung, Pflege der digitalen Personalakte im Entgeltabrechnungssystem, Erstellung von Arbeitsverträgen und weiteren Personaldokumenten, Bearbeitung des elektronischen Melde- und Bescheinigungswesens sowie Kommunikation mit Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern, Beratung in allen abrechnungsrelevanten lohnsteuer-, sozialversicherungs- und tarifrechtlichen Fragestellungen der Mitarbeitenden, Bearbeitung der betrieblichen Altersversorgung sowie Direktversicherung/Entgeltumwandlung, Mitarbeit in Projekten

Unterstützung bei der Durchführung der Einzel- und Konzernabschlüsse nach HGB, Laufende Buchführung (Debitoren & Kreditoren, Anlagevermögen, Hauptbuch) und die dazugehörige Kontenabstimmung, Bankbuchungen, Pachteneinstellung (Dauerbuchungen) und Abstimmung, Erstellung und Erfassung von Rechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen

Eigenständige Durchführung der laufenden Finanzbuchhaltung, Führung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Durchführung der Umsatzsteuervoranmeldungen, Erstellen von Abrechnungen (Betriebskosten, Rechnungen) und prüfen von Steuerbescheiden, Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen nach HGB, monatliche Abstimmungs- und Abschlussarbeiten, Berichtswesen, Steuerung des Zahlungsverkehrs inkl. dem Mahnwesen sowie das Finanz- und Liquiditätsmanagement, Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Ämtern und Behörden

Organisieren des Wirtschaftsplanprozesses sowie die Mitwirkung der Fachbereiche, Verantworten der termingerechten Erstellung von Plandaten, führen Kostenarten- und Kostenanalysen durch, erstellen Berichte zum Wirtschaftsplan und beraten die Geschäftsführung zu Handlungsoptionen, Durchführen des internen Berichtswesens und entwickeln es weiter, ermitteln Kennzahlen und pflegen kaufmännische Statistiken, Durchführen von Preis- und Gebührenkalkulationen im Bereich Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung, Erstellen von Prognosen sowie Simulationen und erläutern diese

Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Betreuung und Begleitung der DHBW-Studierenden während ihres Praxiseinsatzes, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten, Vorbereitung und Zusammenstellung der Eintrittsunterlagen für neue Mitarbeitende, Digitalisierung (Scannen) und Ablage von Personalunterlagen, Bearbeitung von Unfallanzeigen, Organisation und Anmeldung im Rahmen der Teilnahme an Messen, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im Personalbereich

Office- und Terminmanagement für die Bereichsleitung Personal, Organisation von Reisen, Koordination von Terminen und E-Mails, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange im Personalbereich, Unterstützung des Teams bei operativen, administrativen und Ad-hoc-Aufgaben, Mitwirkung bei Sonderaufgaben, Organisation interner Meetings und Team-Events, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Abläufen, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen

Eigenständige und termingerechte Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV, Verantwortungsübernahme für den gesamten Payroll-Prozess, Pflege von Personal- und Stammdaten sowie Verwaltung von Ein- und Austritten, Abwicklung von Sonderzahlungen (Urlaubs-/Weihnachtsgeld, Boni, Zulagen, Prämien), Betreuung von Elternzeit, Krankmeldungen, Mutterschutz und Kurzarbeit, Erstellung von Bescheinigungen sowie fristgerechte Meldungen an Behörden, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger, Mitarbeit an der finalen Implementierung und späteren Betreuung von HR-Works (Personalsoftware) im Bereich Lohn und Gehalt, Erstellung von Reportings, Statistiken und Übersichten für Management und HR-Abteilung, Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei lohn- und abrechnungsrelevanten Fragen, Enge Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung (z. B. bei Verträgen, On-/Offboarding, Benefits), Unterstützung der Finanzbuchhaltung bei administrativen und buchhalterischen Aufgaben, Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Fristen und aktueller steuer- sowie sozialversicherungsrechtlicher Bestimmungen, Pflege und Weiterentwicklung der internen Prozesse im Bereich Payroll und HR-Systeme inkl. deren Dokumentation

Finanzielle Administration von Landes-Sondermittelprojekten, Erstellung und Analyse von Standard-Berichten, Statistiken und ad-hoc-Auswertungen im Bereich Finanzen, Finanz-Berichtswesen mit MACH BI (u. a. Erhebung von Berichtsanforderungen, fachliche Konzeption und Qualitätssicherung von BI-Berichten, Konfiguration von Cockpits und Dashboards, Data Warehousing), Beteiligung bei der fachlichen Administration des ERP-Systems MACH, Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten in den Bereichen E-Rechnung / E-Beschaffung / E-Payment, Einsatz von KI zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen im Rechnungswesen

Verantwortung für HR-Administration: Pflege von Personaldaten in Personio sowie Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten, Mitarbeit bei HR-Projekten wie Umfragen oder Mitarbeitenden-Bindung, Organisation und Begleitung von Onboardings sowie Betreuung der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft, Betreuung der Arbeitssicherheit von A bis Z – von Unterweisung bis Dokumentation, Übernahme von Recherche- und Dokumentationsaufgaben im HR-Bereich, Unterstützung im Office Management: Bestellungen, Koordination von Dienstleistenden, Mitarbeit bei Teamevents und Vertretung vor Ort

Mitwirkung beim Aufbau und der Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im neuen HR Service Center, Eigenverantwortliche Durchführung der Gehaltsabrechnung mit DATEV LODAS, Ansprechperson für Führungskräfte und Mitarbeiter*innen zu abrechnungsrelevanten Fragestellungen, Sicherstellung der korrekten Abwicklung von SV- und Steuerpflichten sowie Melde- und Bescheinigungswesen, Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Berichten für interne und externe Stellen, Zusammenarbeit mit Personalreferent*innen, Personalsachbearbeiter*innen und Geschäftsleitungen

Vorbereiten, Prüfung aller Rechnungen, Erstellen und Zustellen von Heiz- und Nebenkostenabrechnungen komplexer Wohn- und Gewerbeimmobilien, Auswertung von Mietverträgen hinsichtlich umlagefähiger Kosten, Pflege der abrechnungsrelevanten Stammdaten, Eigenverantwortliche Beantwortung von Mieteranfragen, sowie Widerspruchsbearbeitung, Vorbereiten und Prüfen von Heizkostenabrechnungen, Enge Zusammenarbeit mit dem Objektmanagement und der Buchhaltung, Erstellen und Prüfen von Erwerberabrechnungen