Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Erfassung und Verwaltung der Reisekosten in entsprechenden Systemen, Kommunikation mit Mitarbeitenden bezüglich Unklarheiten oder Rückfragen zu Reisekostenabrechnungen, Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben (z.B. Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentenmanagement- /erstellung inklusive Rücklauf-/Fristenkontrolle), Organisation und Koordination von Meetings, sowie Vorbereitung von Unterlagen und Protokollführung, Verwaltung von Büromaterialien und -bestellungen sowie von Mitarbeiterpräsenten, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Systemen im Bereich Reisekosten und Support, Erstellung und Auswertung von Berichten und Statistiken, Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und externen Dienstleistern, Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten und Sonderaufgaben

Durchführung aller administrativen Tätigkeiten von der Einstellung bis zum Ende eines Arbeitsverhältnisses, Erstellung von Arbeits- und Änderungsverträgen, Führen der Personalakten, Eigenverantwortliche Durchführung der Entgeltabrechnung, Melde- und Bescheinigungswesen, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende und Führungskräfte, Personalwirtschaftliche Auswertungen

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Bearbeitung und Umsetzung personaladministrativer Maßnahmen von der Einstellung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Bearbeitung der monatlichen Gehaltsabrechnung, Überwachung von Fristen und Terminen, Veranlassung notwendiger Maßnahmen, Erstellung von Bescheinigungen und relevanten Dokumenten, Ansprechperson bei Fragen für Mitarbeitende, Proaktive Einbringung von Sachkompetenz in ein professionelles und dynamisches Arbeitsumfeld

selbstständige Bearbeitung aller administrativen Personalangelegenheiten von der Einstellung bis zum Austritt, Beteiligung der internen Mitbestimmungsgremien im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit, Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten in arbeits- und tarifrechtlichen Fragen in deutscher und in englischer Sprache, Betreuung der Beschäftigten in steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten u.a. zur Gehaltsabrechnung, Mutterschutz, Elternzeiten, Monitoring von An- und Abwesenheiten, Erstellung von Personalkostenhochrechnungen von drittmittel- und haushaltsfinanziertem Personal, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung insbesondere Anlage der Personalstamm- und Gehaltsdaten bis zur Prüfung der Zahlläufe, Zahlbarmachung von Vergütungen über unser Abrechnungssystem SAP, Führen der digitalen Personalakten sowie Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, eigenständige Korrespondenz im Aufgabengebiet mit Sozialversicherungs- und Versorgungsträgern sowie Ämtern und Behörden, Mitgestaltung der Prozessoptimierung im Personalbereich sowie der Digitalisierung

Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung, Telefondienst, allgemeiner E-Mail-Versand, Terminmanagement, regelmäßige Pflege der Datenbank, bearbeiten der Abrechnungen sowie der dazugehörigen Ablage, Unterstützung bei der Organisation von Angeboten, Festen und sonstigen Veranstaltungen

Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Dienstreisemanagement sowie das Nachhalten offener Geschäftsvorgänge, Koordination des Gleichstellungsteams und der Arbeitskreise sowie Unterstützung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von verschiedenen Dokumenten, Listen und Statistiken, Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen, Aktionen und Projekten sowie Unterstützung bei deren Durchführung, Pflege und Aktualisierung von Intranet-Inhalten des Gleichstellungsbüros, Informationszusammenstellung und Recherchen zu gleichstellungsrelevanten Themen, Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Monitoring des Abteilungsbudgets sowie der Bestellvorgänge und Rechnungsbearbeitung

Organisation des Büroalltags, Übernahme administrativer Aufgaben und erste Anlaufstelle für interne sowie externe Anfragen, Koordination von Terminen für Meetings und Veranstaltungen - inklusive Vorbereitung aller Unterlagen und Information der Beteiligten, Überwachung der Finanzen, Analyse von Budgets und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten, Planung und Koordination interner Events, von Location-Auswahl bis zur Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Übernahme der kompletten Reiseplanung, Buchung sowie Abrechnung von Dienstreisen, Sicherstellen der Einhaltung von Arbeitssicherheits- und IT-Richtlinien und Unterstützung bei Schulungen, Aktive Mitarbeit an Einkaufsprojekten, Unterstützung bei der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen sowie Mitwirken an Prozessoptimierungen

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

Aufbau einer strukturierten Strategie zur Gewinnung von Auszubildenden in Tschechien und/ oder Polen, Kontaktaufnahme und Pflege von Kooperationen mit relevanten Institutionen (z.B. Arbeitsagenturen, Schulen), Repräsentation des Vereins auf öffentlichen Veranstaltungen, Übernahme von Vereinsaufgaben im Vertretungsfall, Aktive Mitarbeit sowie eigenständige Übernahme klar abgegrenzter Aufgabenpakete

laufende Buchhaltung, Monats- und Jahresabschlüsse vorbereiten, Personalakten pflegen, Ein- und Austritte bearbeiten, Verträge bearbeiten, Bescheinigungen bearbeiten, monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereiten und durchführen, allgemeine Verwaltungs- und Backoffice-Aufgaben erledigen, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende in Personalthemen sein, Ideen einbringen, wenn Abläufe verbessert werden sollen

Ansprechpartner für Mieter, Erstellung von Mietverträgen, Umsetzung von Mieterhöhungen, Koordinierung von Reparaturarbeiten, Pflege der Mieterkonten in der Software DOMUS

Klientenverwaltung inkl. Abrechnung mit den Kostenträgern, Personalverwaltung

Kundenservice: Bearbeitung von Anfragen zu vertraglichen und abrechnungsrelevanten Themen, Vertragsmanagement: Verantwortung für Vertragsübernahmen, -verlängerungen und Überführung neuer Verträge in die Abrechnung, Abwicklung von Kündigungen und Abmeldungen, Prüfung und Bearbeitung offener Posten sowie Monats- und Sonderabrechnungen, Einleitung notwendiger Maßnahmen bei Klärungsbedarf und Kommunikation mit Schnittstellen, Analyse und Weiterentwicklung bestehender Prozesse zur Effizienzsteigerung, Durchführung von Prozessschulungen, Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, Durchführung von Datenkorrekturen und Optimierung der Abrechnungsqualität

Unterstützung bei personalrechtlichen Fragestellungen und bei der Erstellung von Auswertungen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Schriftverkehr, selbstständige Bearbeitung personalwirtschaftlicher Vorgänge vom Eintritt bis zum Austritt (z. B. Einstellungen, Vertragsänderungen, Beendigungen), Erstellung und Prüfung von Eingruppierungen nach TV-L, Pflege der Personaldaten/-akten, selbstständige Bearbeitung von Urlaubs-, Krankheits- und Mutterschutzangelegenheiten, Bearbeitung von Maßnahmen zur Personalgewinnung und Begleitung der Verfahren, Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen, dem Personalrat und externen Stellen

Telefonische & schriftliche Kommunikation, allgemeine Administration, Leistungsabrechnung & Datenpflege in Connext Vivendi, Verordnungsmanagement in Abstimmung mit der Pflegedienstleitung, Unterstützung der Geschäftsführung in Organisation & Kommunikation, Ansprechpartner für Mitarbeitende, Kunden, Klienten & Angehörige, Zusammenarbeit mit den zentralen aiutanda-Verwaltungsstellen

Unterstützung bei der Tourenplanung, Terminierung der geplanten Touren mit unseren Kunden, Auftragsannahme, -abwicklung und -verfolgung von Reparaturen, Datenverarbeitung, Telefonische und persönliche Beratung unserer Kunden, Enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst

Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen), Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten im Büro, Sicherstellung, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten, Planung und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen, Unterstützung von HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Beratung der Bewerber und Auszubildenden zu allen Ausbildungsangelegenheiten, Bearbeitung der Personalangelegenheiten der Auszubildenden im LFB, Organisation der Auswahlverfahren, Fördermittelmanagement Ausbildung, Praktika