eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats (u.a. Teamkoordination, Erledigung von Personalangelegenheiten, Termin- und Raumplanung, Beschaffungswesen, Pflege der Institutshomepage), Verwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln einschließlich Budgetplanung, Planung und Organisation von Veranstaltungen und Gremiensitzungen, Unterstützung des Lehr- und Studienbetriebs, z. B. Erstellung von Bescheinigungen, Datenpflege bzgl. Lehrveranstaltungen, Noten und Prüfungen, selbstständige Korrespondenz mit Mitarbeiter*innen, Wissenschaftler*innen sowie Studierenden in deutscher und englischer Sprache

Terminplanung und -vorbereitung, Korrespondenz, Schreibarbeiten und Dokumentationen, Vorbereitung und Finalisierung von Arztbriefen, Vorbereitung und Nachbereitung von Nebentätigkeiten, Dienstreisen und Fortbildungen, Planung, Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, inkl. Raumbuchungen, Unterstützung des Personalmanagements (Anträge, Arbeitszeiten u. Urlaube dokumentieren etc.), Unterstützung der Privatsprechstunde, Bestellungen und Rechnungsprüfungen

Allgemeine Büroorganisation, Bearbeitung von Korrespondenz, Verwalten von Terminen, Pflege von Datenbanken, Aktenführung, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Unterstützung bei Abrechnungen, Bearbeitung von Formularen, Vorbereitung von Berichten, Sicherstellung effizienter interner Prozesse

Unterstützung und Entlastung des Chefarztes in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Schreiben von Arztbriefen, Telefonsprechstunde, Erste Anlaufstelle für Anfragen von Mitarbeitern, ärztlichen Kollegen sowie internen und externen Partnern

Anlaufstelle für Anfragen von Lehrkräften, Kursteilnehmer:innen und externen Partnern – persönlich, telefonisch und schriftlich, Prüfung und Dokumentation von Krankmeldungen und Abwesenheiten, Pflege und Archivierung digitaler sowie analoger Akten, Raumorganisation für Veranstaltungen sowie Materialbestellungen, Erstellung von Bescheinigungen, Verträgen und Zertifikaten, Posteingang und -ausgang, Unterstützung bei Meldungen an Behörden (z. B. Jobcenter, Bundesagentur für Arbeit, BAMF), Nachfassen bei Interessent:innen via Telefon, WhatsApp oder E-Mail, Unterstützung bei der Pflege der Websiteinhalte

Erledigung der typischen Verwaltungsaufgaben eines Schulsekretariats, wie z.B. die allgemeine Korrespondenz mit den schulischen Partnern, Terminkoordination für die gesamte Schule, Ausstellen von Bescheinigungen, Telefondienst, Unterstützung und Assistenz der Schulleitung, Kommunikation mit Eltern, Schülerinnen und Schülern, dem Lehrerkollegium, Betrieben und Behörden, Bearbeitung von Schülerangelegenheiten, wie z.B. Fahrkartenbearbeitung und -abrechnung, Schüler – Unfallmeldungen, Mitarbeit bei der Schüleraufnahme und Abwicklung der Schülerverwaltung, Dateneingabe und statistische Auswertung, Überwachung des Schulhaushaltes, Bearbeitung von Rechnungen, Führen des Schuletats und der Handkasse

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Koordination von Besprechungen, Vorbereitung von Unterlagen und Nachverfolgung von Aufgaben, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Planung, Koordination und Strukturierung administrativer Abläufe, Zentrale Bearbeitung eingehender Anfragen (Telefon, E-Mail, Ticketsystem) und serviceorientierte Weiterleitung oder Bearbeitung, Reisemanagement inkl. Buchungen und Abrechnungen, Pflege von Vertragsmanagement-Tools, Erstellung von Verträgen nach Vorlage und Verfolgung des Rücklaufs, Prüfung von Eingangsrechnungen und Abstimmung mit Einkauf oder Buchhaltung, Verantwortlichkeit für Bestellungen (IT/Office) inkl. Warenannahme und Dokumentation, Koordination des Hardwaremanagements, insbesondere im Hinblick auf Leasingrückläufer und die Zusammenarbeit mit dem IT-Team

Entgegennahme, interne Zuordnung und Verteilung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Briefpost, Gerichtspost, E-Post, E-Mails, Fax- und beA-Sendungen), Begrüßung unserer Gäste und Sicherstellung eines professionellen Umfelds, inklusive der Besprechungsräume für Meetings, Gewährleistung einer funktionierenden Arbeitsinfrastruktur, Büromittelorganisation und operative Unterstützung aller Abteilungen, Erstellung von Korrespondenz sowie Telefonbetreuung und Terminkoordination, Gerichtspost, Abholung und Zustellung von Akten und Wertsachen, Erfassung, Bereitstellung und Archivierung von Akten, Verwaltung sowie Ausgabe und Rücknahme von EDV-Ausstattung, Buchung von Seminaren, Organisation von Dienstreisen und Verwaltung der Kasse

übliche Büro- und Verwaltungstätigkeit, Terminkoordination und Informationsweiterleitung, Führung der pfarramtlichen Bücher, Erstellung der kirchlichen Veröffentlichungen, Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Optimierung und Gestaltung organisatorischer Abläufe

Organisation des Chefarztsekretariats, Koordination von Sprechstunden, Organisation von internen Konferenzen und Besprechungen, Bearbeitung der privatärztlichen Abrechnungen, Erstellung von Arztbriefen, Befunden und Berichten nach Diktat, Allgemeine interne und externe Korrespondenz, Weitere administrative Tätigkeiten

Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Organisation der monatlichen Abrechnung, Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten, Telefonkommunikation mit Klienten, Angehörigen und Kooperationspartnern, Bestellwesen und Materialverwaltung

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs sowie interner und externer Anfragen, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen mit Gremien, Netzwerken und politischen Akteuren, Erstellung von Protokollen, Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Bearbeitung abteilungsübergreifender Sachthemen der Allgemeinen Verwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Vertragsangelegenheiten, Schnittstellenfunktion zur Abteilungs- und Bereichsleitung

Übernahme allgemeiner Bürotätigkeiten wie Postbearbeitung, Materialbestellungen und Terminkoordination, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Arbeitsalltags, Beantwortung schriftlicher und telefonischer Anfragen (z.T. auch auf Englisch), Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Präsentationen, Unterstützung in Projekten, Planung und Betreuung von Veranstaltungen, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Recherchearbeiten zu vorgegebenen Themen, Einholung von Informationen und Präsentation dieser an Vorgesetzte sowie Kolleginnen und Kollegen, Datenverarbeitung und adressatengerechte Aufbereitung in Diagrammen und Tabellen

Organisation der monatlichen Abrechnung, Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten, Telefonkommunikation mit Klienten, Angehörigen und Kooperationspartnern, Bestellwesen und Materialverwaltung

selbstständige Korrespondenz mit (inter)nationalen WissenschaftlerInnen, Betreuung von in- und ausländischen MitarbeiterInnen und GastwissenschaftlerInnen, Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Konferenzen mit in- und ausländischen TeilnehmerInnen, Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln, alle am Arbeitsbereich anfallenden Verwaltungsaufgaben (Finanzen, Personalangelegenheiten, Räume, Webseiten usw.)

Chefarzt-Korrespondenz, Erstellung von Arztbriefen, Anlaufstelle für Ärzte, Pflege im Dienstplanprogramm (Timeoffice), Planung und Koordinierung von Kongress- und Dienstreisen, Vor- und Nachbereitung von ärztlichen Veranstaltungen, Unterstützung bei der Chefarztabrechnung

Übernahme allgemeiner Sekretariatstätigkeiten und die Büroorganisation inkl. Telefonzentrale und Post, Erstellung von Finanzbuchhaltung, Unterstützung von Kollegen (insbesondere Buchhaltung)

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung (z. B. Unterlagensichtung, Fristenkontrolle, Ablage), Vor- und Nachbereitung von Verträgen und Dokumenten, Erstellung von Bescheinigungen, Serienbriefen und interner Korrespondenz, Ansprechperson für Kolleg*innen und externe Stellen bei organisatorischen Fragen, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Unterstützung bei internen Projekten und der Organisation von Teamevents, Aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsstrukturen